Come fare un piano di gestione dell'ambito
Pubblicato: 2022-08-23L'ambito può creare o distruggere un progetto. Se non stai tenendo un dito sull'ambito del progetto, può andare rapidamente fuori strada, rovinando il tuo programma e esaurendo il budget. Ecco quanti progetti falliscono.
Sì, la gestione dell'ambito è un altro vincolo che un project manager deve padroneggiare, ma poi i project manager adorano fare piani per superare le sfide. Un piano di gestione dell'ambito è solo un altro pezzo importante del progetto in cui ogni project manager adorerà affondare i denti.
Dopotutto, il project manager ha il compito di garantire che il progetto raggiunga una conclusione soddisfacente. Ciò non può essere fatto senza disporre di un piano di gestione dell'ambito. Ma prima, qual è lo scopo del progetto?
Che cos'è l'ambito del progetto?
L'ambito del progetto è il modo in cui vengono definiti gli obiettivi e gli obiettivi di un progetto. La dichiarazione sull'ambito del progetto elenca quegli obiettivi, quali saranno i risultati finali, i compiti necessari per realizzare i risultati finali, quali saranno i costi e le scadenze. Sono, infatti, i parametri dell'intero progetto.
Scope aiuta non solo con i confini del progetto, ma con chi sarà responsabile delle attività che compongono il progetto e del processo che verrà applicato per assicurarsi che tutto sia svolto correttamente e approvato. Queste informazioni vengono generalmente raccolte in una dichiarazione di ambito, nota anche come dichiarazione di lavoro.
La dichiarazione di lavoro è una pietra miliare per i project manager. Le modifiche avverranno in un progetto, ma la gestione di tali modifiche per rimanere nell'ambito deve avvenire o il successo del progetto è minacciato. L'ambito di un progetto può essere modificato solo inviando una richiesta di modifica alla scheda di controllo delle modifiche del progetto.
Nei progetti di costruzione, un modulo d'ordine di modifica viene utilizzato quando si modifica l'ambito di un progetto e deve essere approvato dal proprietario e dall'appaltatore.
Che cos'è Scope Creep?
Se pensi che lo scope creep suoni sgradevole, avresti ragione. Lo scope creep è ciò che accade quando si verificano cambiamenti nel progetto senza essere gestiti e controllati. Pensa a un progetto in cui vengono aggiunti nuovi requisiti dopo che il progetto è già stato eseguito. Se questi nuovi requisiti non possono essere esaminati e forniti con le stesse risorse e allo stesso tempo originariamente pianificato, allora hai scope creep.
Un altro esempio di scope creep proveniente dalla direzione opposta è quando ci sono molte modifiche in un progetto e tutte queste modifiche vengono approvate. Suona bene, vero? Bene, non se quei cambiamenti, approvati o meno, creano un progetto senza fine senza una fine in vista.
Un modo per assicurarti che il tuo progetto non abbia lo scope creep è pianificare contro di esso. Questo ci riporta all'importanza di un piano di gestione dell'ambito.
Che cos'è un piano di gestione dell'ambito?
Come ogni piano, un piano di gestione dell'ambito è un insieme di processi in atto per assicurarsi che il progetto includa tutte le attività necessarie. Il piano di gestione dell'ambito riguarda principalmente la definizione di come l'ambito viene spiegato, sviluppato, strutturato e verificato.
Utilizzando un piano di gestione dell'ambito, i project manager possono definire e mappare il proprio progetto, in modo che rimanga all'interno dell'ambito pianificato. Il piano di gestione dell'ambito aiuta i project manager ad allocare le risorse in modo tale che il progetto possa finire in tempo, nel rispetto del budget e con la qualità attesa dagli stakeholder.
La gestione dell'ambito del progetto riguarda:
- Pianificazione del processo per definire il lavoro che deve essere svolto durante tutto il progetto
- Controllo e monitoraggio di tali processi
- Documentazione e monitoraggio per evitare l'oscillazione dell'ambito durante l'approvazione o la disapprovazione delle modifiche
- Chiusura, compreso un audit dei risultati finali e valutazione del risultato rispetto al piano
Come fare un piano di gestione dell'ambito
Per iniziare, devi avere una serie di input, a partire da una carta del progetto. Questo definisce l'obiettivo del progetto. Stabilisce gli obiettivi, i ruoli e le responsabilità del progetto. A questo punto vengono individuati anche gli stakeholder. La carta è una descrizione di alto livello del progetto.
Il piano di gestione del progetto è fondamentale per creare il piano dell'ambito del progetto. Il piano di gestione del progetto è una linea di base rispetto alla quale è possibile misurare il piano dell'ambito del progetto. Ciò include il piano di gestione della qualità, una descrizione del ciclo di vita del progetto e la metodologia che verrà utilizzata.
È importante pensare anche alla cultura dell'organizzazione, poiché ciò avrà un impatto sul progetto. Anche le infrastrutture avranno un grande impatto sulla portata del progetto e pertanto devono essere incluse nel piano. Poi c'è l'amministrazione del personale da considerare come una risorsa qualificata o bisognosa di formazione. Naturalmente, le condizioni del mercato influenzano l'ambito del progetto, quindi tienilo a mente.
Altri fattori da considerare sono i processi e le procedure, che sono fondamentali per il successo di qualsiasi progetto, e la base di conoscenza aziendale. Ciò include politiche, database finanziari, dati storici e altro ancora. Tutti questi con buon giudizio, analisi dei dati e riunioni, sono i materiali che aiuteranno un project manager a creare un piano di gestione dell'ambito.
Passaggi per un piano di gestione dell'ambito
I passaggi per realizzare un piano di gestione dell'ambito sono i seguenti:
- Identificare le parti interessate e ottenere da loro i requisiti.
- Creare una dichiarazione dettagliata sull'ambito del progetto che identifichi gli obiettivi e gli obiettivi del progetto.
- Crea una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) per mappare tutte le attività necessarie.
- Sviluppare il processo mediante il quale la WBS sarà mantenuta e approvata.
- Elencare i ruoli e le responsabilità del team di progetto.
- Stabilire il processo per l'accettazione formale dei risultati finali del progetto.
- Determinare come controllare e documentare le richieste di modifica rispetto all'istruzione dell'ambito.
Modelli per aiutare il tuo piano di gestione dell'ambito
Ci sono molti pezzi da assemblare per costruire un buon piano di gestione dell'ambito. Avere gli strumenti per aiutarti a raccogliere tutti questi dati è utile. È qui che entrano in gioco i modelli. Sebbene i modelli siano documenti statici che offrono solo una mano, possono comunque semplificare il processo e assicurarsi di non tralasciare alcuna informazione preziosa.
Abbiamo selezionato alcuni dei modelli di progetto gratuiti per iniziare il tuo piano di gestione dell'ambito:
Modello di piano di progetto
Piano è la parola chiave in un piano di gestione dell'ambito e il modello del piano di progetto ti darà un posto dove raccogliere le attività e le risorse di cui avrai bisogno nel progetto. La prima parte del modello affronta l'ambito e fornisce spazio per ribadire l'ambito del progetto come definito nella carta del progetto.
Modello di registro dei rischi
Niente può cambiare l'ambito di un progetto più rapidamente di un rischio realizzato. Essere in grado di identificare e quindi monitorare la risoluzione di quei rischi che si presentano nel progetto dovrebbe far parte di qualsiasi piano di gestione dell'ambito. Il modello di registro dei rischi gratuito consente di definire la priorità di ciascun rischio, assegnare un membro del team a possedere il processo e monitorare i progressi nell'affrontarlo.
Cambia modello di registro
La gestione del rischio è importante, ma il cambiamento può provenire da più di una direzione. Cosa succede se uno stakeholder adegua le proprie aspettative nel bel mezzo del progetto? È necessario un processo per gestire tale modifica dall'approvazione al completamento. È qui che torna utile il modello di registro delle modifiche gratuito. Ora puoi catturare quel cambiamento e seguirlo durante tutto il ciclo di vita del tuo progetto.
ProjectManager può tenere traccia e creare report sul piano di gestione dell'ambito
Ci sono molti punti nello sviluppo del piano di gestione dell'ambito in cui ProjectManager può rendere il processo più semplice ed efficace.
Diagrammi di Gantt per la pianificazione
ProjectManager ha una solida funzione del diagramma di Gantt. Quando inserisci tutte le attività del tuo progetto, il nostro software crea automaticamente un diagramma di Gantt con un elenco a sinistra e una sequenza temporale a destra. Successivamente, aggiungerai le date di inizio e fine a ciascuna attività, che mostrerà la durata di ciascuna attività.
Poiché alcune attività non possono essere avviate prima del completamento dell'attività, queste attività dipendenti possono essere facilmente collegate nel diagramma di Gantt. L'impostazione di attività dipendenti può fare molto quando si tratta di prevenire lo scorrimento dell'ambito.
Dashboard per il monitoraggio
Poiché ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud, gli aggiornamenti di stato vengono riflessi istantaneamente e i progressi vengono visualizzati in tempo reale sulla dashboard del nostro progetto. La dashboard in tempo reale dispone di metriche per l'avanzamento, il carico di lavoro, le attività e altro, che elaborano automaticamente i numeri dei progetti e li visualizzano in grafici e grafici colorati di facile lettura.
Quando si utilizza un piano di gestione dell'ambito, il monitoraggio e il reporting sono fondamentali. La dashboard in tempo reale tiene traccia dei progressi man mano che si verificano, quindi se le cose vanno fuori strada, sarai in grado di rispondere in modo rapido ed efficace. Parte di ciò significa riferire sullo stato di avanzamento del progetto, ed è qui che la nostra dashboard in tempo reale ti dà le spalle.
Kanban per la gestione delle attività
ProjectManager ha anche più viste, quindi se il tuo team vuole solo vedere il proprio elenco di attività, può farlo. Oppure, se desideri uno strumento visivo per tenere traccia del flusso di lavoro, puoi visualizzare il progetto come una bacheca kanban, in cui le attività sono schede sotto colonne che rappresentano le fasi del tuo progetto.
Puoi anche visualizzare il progetto su un calendario. L'oscillazione dell'ambito non avrà il tempo di impostare ProjectManager offrendoti più viste sul progetto in tempo reale.
Non lasciare che l'ambito minacci il tuo progetto, gestiscilo con ProjectManager. Il nostro software di gestione dei progetti basato su cloud ha gli strumenti per implementare il tuo piano di gestione dell'ambito e tenere a bada l'oscillazione dell'ambito. Provalo ora gratuitamente con questa prova gratuita di 30 giorni.