Sette semplici regole per una comunicazione e-mail più efficace

Indipendentemente dal tuo settore, campo, carriera, responsabilità quotidiane o doveri, la comunicazione è parte integrante del tuo successo.

Ciò è particolarmente vero nella SEO e nella creazione di link, dove la comunicazione è fondamentale per educare i clienti, eseguire campagne, proteggere i link e presentare i risultati.

La posta elettronica è forse la principale modalità di comunicazione nel mondo digitale di oggi. Se non riesci a comunicare bene tramite e-mail, è probabile che tu abbia difficoltà.

Vantaggi di una comunicazione efficace

1. Stabilisce la fiducia, definisce l'ambito del progetto e definisce le aspettative.
2. Trasmette ed enfatizza le informazioni corrette.
3. Identifica gli ostacoli del team e facilita la risoluzione dei problemi.
4. Consente a entrambe le parti di essere comprese.
5. Garantisce la soddisfazione del cliente, del team e della persona.

La tua capacità di presentarti bene, comunicare idee e presentare è fondamentale per il successo.

Sia chiaro, la conoscenza, l'abilità e l'integrità sono vitali per qualsiasi attività commerciale. Ma essere in grado di comunicare bene è fondamentale in tutti gli aspetti del lavoro.

Una buona comunicazione aumenta il valore, infonde fiducia, crea fiducia, risolve problemi, rivela ostacoli e facilita praticamente ogni parte di una campagna SEO e delle relazioni con clienti, supervisori e membri del team.

La comunicazione è doppiamente preziosa nella creazione di collegamenti, che richiede una comunicazione uno a uno con altri proprietari di siti per proteggere i collegamenti. Devi comunicare in modo efficace PERCHÉ è nel loro interesse (o in quello del loro pubblico) collegare.

Regole per un'efficace comunicazione e-mail (e sensibilizzazione)

1. Usa modelli per il formato.
2. Conosci il tuo pubblico.
3. Guida con valore.
4. Sii chiaro e conciso.
5. La lingua attiva vince.
6. Invia email complete.
7. Azione supplementare.

Qual è l'obiettivo della tua email? Ogni singolo elemento della tua email (riga dell'oggetto, struttura, scelta della parola) dovrebbe supportarlo.

1) Modelli: come formattare le email

Tutti hanno ricevuto terribili e-mail prodotte in serie con un modello contenente zero personalizzazioni.

Se ricevo un'altra email "Gentile Webmaster" ...

Nonostante questo, credo fermamente nel valore dei modelli. I modelli portano a sistemi e processi, che portano a e-mail ben formattate che sono facili da leggere e comprendere (per non parlare della produzione).

La mia regola empirica per decidere se utilizzare o meno un modello è:

1. Sto inviando più email a un pubblico simile?
2. Invierò un'e-mail simile in futuro?
3. Esiste un modo ottimale per strutturare le informazioni per trasmettere il mio messaggio?

Il segreto per un buon modello è la segmentazione degli elenchi. Il tuo modello dovrebbe essere personalizzato per il tuo pubblico, lasciando abbastanza spazio per la varianza secondo necessità.

A meno che non risponda a un thread o invii un'e-mail univoca, è molto probabile che io stia utilizzando una qualche forma di modello.

Anche le email scritte a mano seguono un formato generale (modello AKA). Pensa alle varie email che devi inviare ogni giorno. Scommetto che ci sono una manciata di modelli generali che segui, anche se stai componendo ogni email individualmente.

Ecco un esempio di un modello che uso spesso:

Questo è ciò che uso quando includo una menzione positiva di qualcuno o della sua azienda in un post. Questo mi aiuta a creare una connessione, li avvisa del fatto che sono stati menzionati e perché, e forse mi fa anche guadagnare un paio di condivisioni sui social.

La creazione di processi è la chiave per l'efficacia. Questa idea di ottimizzazione non dovrebbe essere nuova per il pubblico SEO

2) Conosci il tuo pubblico

La regola più importante della comunicazione è basare l'intera conversazione attorno al tuo pubblico.

Pensaci:

Come si dialoga con un collega? Un supervisore? Un cliente? Un buon amico? Il tuo genitore?

Stile, tono, scelta delle parole e modalità di comunicazione variano a seconda del pubblico. È comunicazione 101: devi strutturare la conversazione che ha senso ed è efficace per quel pubblico.

Ecco cosa dovresti sapere sul tuo contatto prima di scrivere un'email:

1. Nome
2. Posizione del titolo
3. Personalità
4. Autorità/influenza
5. Il loro stile di comunicazione
6. Quante volte vengono lanciati
7. Il tuo rapporto professionale.

Se invii email simili, indipendentemente dal pubblico, stai comunicando in modo inefficace.

3) Comunicazione incentrata sul valore

C'è sempre un motivo per cui stai inviando un'e-mail.

Per comunicare in modo efficace, dovrebbe essere chiaro il motivo per cui hai inviato un'e-mail e perché è importante per la persona a cui stai inviando l'e-mail.

È l'ultima parte, perché la tua e-mail è importante per il tuo contatto, che è la cosa più importante. Guidare con questo è il modo in cui stabilisci valore e ottieni considerazione.

Non hai bisogno di scrivere una lunga introduzione su chi sei o perché quello che stai facendo è importante per il mondo. Guida con il valore per il tuo pubblico.

Perché dovrebbero interessarsene?

Prima puoi rispondere a questa domanda in un'e-mail, meglio è.

Quando modifico un modello, il mio primo passo è sempre quello di spostare l'istruzione "perché questo è importante per te" in alto (o il più vicino possibile all'inizio).

Ecco un'email che ricevo spesso:

Ecco come renderei prioritaria questa e-mail.

Ciao Cory,

Stai lavorando per migliorare la tua larghezza di banda di vendita e marketing?

(linea personalizzata che parla direttamente alla posizione della persona o all'azienda).

In [redatto] ti forniamo un elenco B2B su misura per i tuoi potenziali account, generazione di lead e servizi di gestione dei dati, in modo che tu possieda il cliente mentre facciamo tutte le ricerche.

Siamo specializzati in:

• Libro bianco sulla generazione di lead.
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Discutiamo di come [redatto] può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

È perfetto? No, non sono affari miei, quindi non posso rielaborare il messaggio o il posizionamento. Inoltre, non sto cercando di acquistare o esternalizzare la creazione di elenchi, quindi sono il pubblico sbagliato.

Tuttavia, questa versione riformattata ha un valore. Non perde tempo. Se non è la misura giusta, possono andare avanti subito. Se lo è, è più probabile che lo leggano e rispondano effettivamente.

Dovrebbe esserci sempre un motivo per cui stai inviando l'e-mail.

Non seppellire il tuo lede.

4) Chiaro e conciso

Il segreto per una buona scrittura è l'editing liberale.

Scrivi la tua email, quindi tagliane il più possibile. Quindi tagliare un po' di più.

Amo tagliare:

• Parole spazzatura: che, molto, cosa, come, si sente,
• Eufemismi: ottenere il senso, ascoltare, aiutare, prendersi il tempo, fammi sapere, guardare avanti, cose del genere, mantenere la rotta, ecc.
• Avverbi: totalmente, specificamente, completamente, specialmente, ecc.
• Pronomi impropri: ogni passaggio non necessario. Mantienilo il più possibile in prima persona.
• Tutto: se posso tagliarlo, lo farò.

Non rileggere ossessivamente le email prima di inviarle. Invece, taglia tutto finché non SAPPI che non sono rimaste cianfrusaglie. Tutti saranno più felici per questo.

5) La voce attiva è per gli umani

La voce attiva comunica la prospettiva e la catena di eventi corrette tramite e-mail.

I rapporti e-mail si basano particolarmente sulla voce attiva, poiché la voce passiva potrebbe travisare il lavoro.

Il linguaggio passivo priva la comunicazione di causa ed effetto, rendendo poco chiaro quale azione ha portato a quale risultato e sminuisce il valore nella comunicazione e-mail.

Se lotti con la voce attiva rispetto a quella passiva, cerca frasi imbarazzanti e pensa a chi ha fatto cosa. Assicurati di non offuscare le informazioni, per nessun motivo.

Alcuni esempi di passivo contro attivo:

"La pagina è stata ottimizzata dal SEO." vs "Il SEO ha ottimizzato la pagina".

"Otto collegamenti sono stati creati dal team durante il mese". vs "Il team ha creato otto collegamenti questo mese".

"Le classifiche sono migliorate e il traffico di ricerca è stato aumentato dai nostri sforzi combinati di SEO". vs "I nostri sforzi SEO hanno migliorato il posizionamento e aumentato il traffico di ricerca".

La voce passiva minerà il tuo tono, confonderà il tuo significato e indebolirà la tua posizione.

6) Includi la tua presentazione

Non presentare una richiesta di presentazione. Non farlo.

Succede spesso:

Lo scenario migliore è un "sì, invia un passo". Quella stessa risposta potrebbe essere stata il tuo obiettivo REALE: un link, una pubblicazione, una copertura, una riunione, ecc.

Non rendere la vita più difficile di quanto dovrebbe essere. Tutti sono occupati e tutti ricevono troppe email. La pseudo educazione non aumenterà le probabilità che il tuo discorso abbia successo, specialmente se segui la regola n. 2 e invii e-mail solo quando hai valore da aggiungere.

Le migliori e-mail rispondono a qualsiasi domanda nell'e-mail iniziale. Considera il tuo pubblico e assicurati di coprire tutto entro limiti ragionevoli.

7) Follow-up – È educato

Se stai creando collegamenti o inviando e-mail promozionali, non stai facendo il tuo lavoro se non segui.

Non è scortese inviare e-mail di follow-up: è educato.

L'e-mail di follow-up è una buona cartina di tornasole per il valore della tua e-mail.

Se ritieni di avere qualcosa di valore da offrire, non dovresti essere timido nell'inviare un promemoria per assicurarti che la persona abbia la possibilità di rivedere la tua email.

In realtà gli stai facendo un favore assicurandoti che non perdano un'opportunità ragionevole. Se non ti senti in questo modo, non hai affinato abbastanza il tuo approccio. Devi credere nel valore del tuo messaggio, nella brevità del raggio d'azione, negli obiettivi del tuo contatto.

Il limite massimo che manderò è quattro. L'originale, con tre messaggi in thread.

Questo non è per i contatti con cui ho una relazione chiaramente definita, solo quando penso che a qualcuno manchino davvero le mie e-mail e ho una valida ragione per contattarli.

Non posso dirti quante volte ho ricevuto una risposta positiva alla mia terza (o addirittura quarta) email. Le persone sono OCCUPATE.

Se non segui affatto la tua email iniziale, stai perdendo un'enorme opportunità.