Six Sigma nella gestione dei progetti: una guida rapida

È in circolazione da tre decenni, ma Six Sigma può ancora essere un po' un enigma. Questa metodologia può significare cose diverse all'interno di varie organizzazioni o circostanze, ma c'è un modo per delineare ampiamente questa metodologia di miglioramento dei processi aziendali e definirne l'inizio, la crescita, l'uso e l'implementazione.

Negli ultimi anni c'è stato un contraccolpo contro il Six Sigma, alcuni dei quali sono garantiti e saranno discussi, ma il processo nel suo insieme si rivela uno strumento prezioso per ridurre i difetti nella produzione dei prodotti, soprattutto se abbinato a pensiero agile, produzione snella e capacità strumenti di gestione del progetto.

Cos'è il Six Sigma?

Per cominciare, definiamo il termine Six Sigma. Come notato, è una metodologia utilizzata per migliorare la qualità dell'output in un processo. Lo fa identificando prima e poi rimuovendo le cause dei difetti. Ciò si ottiene attraverso una serie di metodi di gestione della qualità che presentano approcci sia empirici che statistici. Di solito viene assunto anche un membro del personale con esperienza Six Sigma per monitorare il processo.

Six Sigma è stato introdotto per la prima volta dall'ingegnere Motorola Bill Smith nel 1986 quando è stato registrato come marchio. Ma è stato 10 anni dopo, quando Jack Welch ha reso centrale la sua strategia aziendale presso General Electric, che è diventato popolare nel mondo degli affari più ampio.

Il software di gestione del progetto viene utilizzato per l'approvazione e la revisione delle prestazioni del progetto in conformità con le pratiche Six Sigma. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che offre più viste del progetto con una vista particolarmente ideale per Six Sigma; la vista della scheda. La scheda kanban consente ai manager di visualizzare il flusso di lavoro dei propri team ed è ideale per l'automazione del flusso di lavoro e l'approvazione delle attività. Ciò consente ai team di rivedere e approvare solo i risultati che soddisfano i loro standard di qualità. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Storia

Mentre Six Sigma potrebbe essere stato registrato negli anni '80, la sua storia risale a molto più indietro. Il concetto fu introdotto, anche se con un altro nome, come curva normale da Carl Friedrich Gauss (1777-1855). Si sviluppò ulteriormente nella variazione del prodotto negli anni '20, quando Walter Shewhart dimostrò che il processo a tre sigma necessitava di una correzione. L'ingegnere Bill Smith alla fine ha registrato il marchio Six Sigma ed è stato questo sviluppo che ha portato Motorola a documentare oltre 16 miliardi di dollari di risparmi.

Dagli anni '80, l'uso del Six Sigma è stato adottato da aziende di tutto il mondo e si è evoluto in più di un sistema di qualità, ma in un modo di fare affari. È stato descritto come una visione, una filosofia, un simbolo, una metrica, un obiettivo, una metodologia e altro ancora.

Metodologie Six Sigma

Per i nostri scopi, diamo un'occhiata al Six Sigma come metodologia. La metodologia Six Sigma viene utilizzata per migliorare le pratiche commerciali con dati statistici e analisi al fine di prendere decisioni migliori basate sui fatti piuttosto che sulle migliori ipotesi. Questo viene fatto controllando le variazioni e comprendendo cosa le causa.

I processi sono quindi resi più prevedibili e, quindi, redditizi per le imprese. La metodologia six sigma non è solo una sessione di formazione, ma un approccio basato sui dati e mirato a progetti con risultati aziendali quantificabili. Questo approccio si è dimostrato valido in quanto è stato implementato in molti settori che hanno documentato risparmi e soddisfazione dei clienti.

Metodologia DMAIC

Lo strumento principale dell'approccio Six Sigma è la roadmap DMAIC, un metodo più scientifico per lo sviluppo del progetto. È un processo di risoluzione dei problemi flessibile e formalizzato che include i seguenti cinque passaggi:

1. Definisci: questo passaggio viene utilizzato per capire il problema aziendale, qual è l'obiettivo, le risorse potenziali, l'ambito del progetto e la sequenza temporale per il completamento. Questo è spesso dettagliato nella carta del progetto, dove viene raccolto ciò che si sa sul progetto e vengono definiti tutti i fatti relativi al lavoro, vengono stabiliti gli obiettivi e viene stabilito il team di progetto.
2. Misura: ora vorrai stabilire una linea di base per avere qualcosa su cui misurare quando stai migliorando i processi. È qui che raccogli i dati per contestualizzare il lavoro. La squadra poi deciderà cosa sarà misurato e come. Migliori sono i dati, migliori saranno le prestazioni di questo sistema.
3. Analizza: Poi viene l'identificazione di ciò che impedisce l'avanzamento del processo in modo che possa essere eliminato. Ancora una volta, utilizzerai un piano di raccolta dati fino a quando non scoprirai le cause principali del problema. Questo processo coinvolge strumenti analitici complessi, alcuni dei quali includono: elencare e dare priorità alle potenziali cause del problema, dare priorità alle cause principali per migliorare i passaggi, identificare come gli input del processo influiscono sugli output del processo e creare mappe dettagliate del processo.
4. Migliora: testa e implementa soluzioni ai problemi identificati utilizzando soluzioni creative per eliminare le cause alla radice e impedire che si ripresentino. Questo viene fatto con varie tecniche di brainstorming e altri metodi di risoluzione dei problemi. Si suggerisce che concentrarsi sulla soluzione più semplice e facile sia la cosa migliore. Testa queste soluzioni e scopri quali rischi sono intrinseci. Quindi crea un piano di implementazione ed esegui i miglioramenti. Un diagramma SIPOC viene spesso utilizzato in Six Sigma per eseguire questo passaggio.
5. Controllo: per garantire che questi miglioramenti siano sostenibili, monitorarli creando un piano di controllo. Assicurati di aggiornare il piano secondo necessità. È possibile sviluppare una tabella di controllo per valutare la stabilità dei miglioramenti man mano che il progetto va avanti.

C'è una R silenziosa che alcune organizzazioni aggiungono al DMAIC, che sta per Riconosci. Questa è una questione di priorità, il che significa che il team riconosce il problema giusto su cui concentrarsi al momento giusto.

Questi passaggi DMAIC dovrebbero fungere da ciclo in quanto è necessario ripeterli e applicare le modifiche ad altri processi nel progetto. Condividi i risultati con tutti i partecipanti al progetto e anche al di fuori dell'organizzazione per sviluppare una rete di supporto. È anche intelligente ringraziare i partecipanti per mantenere un buon morale riguardo al lavoro approfondito e difficile.

Metodologia DMADV

Una variazione su DMAIC è la metodologia DMADV. Sebbene meno noto, è una metodologia ideale per il processo di progettazione di nuovi prodotti. Come il DMAIC, condivide i primi tre passaggi, sebbene li definisca in termini leggermente diversi.

• Definisci: definisci il processo e gli obiettivi di progettazione del tuo progetto.
• Misurare: quindi identificare e misurare le caratteristiche critiche per la qualità del prodotto, servizio o processo. Assicurati di non trascurare il rischio e le capacità di produzione.
• Analizza: è qui che scegli il design migliore dopo aver analizzato i dati raccolti nei primi due passaggi.
• Design: una volta che hai un progetto, inizia a costruire e testare il prodotto, il servizio o il processo.
• Verifica: è necessaria la verifica e la convalida per garantire che l'output di progettazione soddisfi i requisiti di input di progettazione e che il prodotto funzioni come progettato in un ambiente reale o in condizioni simulate intese a simulare tale ambiente.

Proprio come con DMAIC, vuoi guardare alla metodologia non come un fine ma come un ciclo continuo di revisione e miglioramento. Seguire questa metodologia dall'inizio alla fine ti aiuterà a sviluppare i più alti standard di qualità. Ciò porta a una migliore soddisfazione del cliente e maggiori profitti per l'azienda.

Perché Six Sigma?

Il credo del Six Sigma può essere suddiviso in tre affermazioni:

1. Lo sforzo continuo per ottenere stabilità e un risultato prevedibile da un processo è ciò che rende un'azienda di successo.
2. Ci sono caratteristiche dei processi produttivi e aziendali che sono definibili e misurabili. Queste caratteristiche possono essere analizzate per controllare e migliorare i processi.
3. Dall'alto verso il basso, l'intera organizzazione deve impegnarsi a sostenere i miglioramenti della qualità per il loro raggiungimento.

Quali sono le caratteristiche del Six Sigma?

Il Six Sigma non è la prima tecnica sviluppata per migliorare i processi, ma si differenzia dalle altre in tre modi significativi:

1. Si concentra su rendimenti finanziari misurabili e quantificabili.
2. La leadership è fondamentale.
3. Dati e statistiche sono la base del processo decisionale anziché supposizioni o supposizioni.

Correlati: 20 modelli di progetto e lavoro gratuiti per Excel

Lean Six Sigma

Six Sigma si è dimostrato abile nel lavorare con team collaborativi sin dall'anno 2000, quando si è sviluppato in Lean Six Sigma. Questo è stato codificato per la prima volta nel libro Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma di Barbara Wheat, Chuck Mills e Mike Carnell. Da allora, Lean Six Sigma è stato utilizzato in una varietà di settori economici, come la sanità, la finanza e la catena di approvvigionamento.

Lean Six Sigma trova la sinergia tra questi due stili manageriali. La gestione snella del progetto si concentra sull'eliminazione di otto aree di spreco: difetti, sovrapproduzione, attesa, talento non utilizzato, trasporto, inventario, movimento ed elaborazione extra. Six Sigma, d'altra parte, cerca di migliorare la qualità degli output di processo identificando e rimuovendo la causa degli errori per ridurre al minimo la variabilità nella produzione.

Insieme, i due stili si completano a vicenda facendo in modo che Lean esponga da dove proviene il problema in un processo, mentre Six Sigma sta lavorando per ridurre quel problema. Questo produce un ciclo positivo di miglioramenti e flusso continuo.

Lean Six Sigma lavora quindi insieme per ridurre i costi di produzione migliorando al contempo la qualità e la velocità di produzione, mantenendo l'organizzazione competitiva. Six Sigma riduce le variazioni e Lean ha gli occhi su dove ci sono sprechi e su come ridurli, entrambi fattori che aiutano a risparmiare denaro. I due funzionano bene in termini di efficienza, produttività e controllo finanziario sano.

Sei Sigma e Agile

Poiché i metodi agili continuano a crescere dall'uovo di sviluppo del software in cui sono stati schiusi, lo stile si è ritrovato ad essere sellato con Six Sigma.

Il Manifesto Agile afferma come suo dodicesimo principio che "a intervalli regolari, il team riflette su come diventare più efficace, quindi sintonizza e regola il suo comportamento di conseguenza". I team Agile si stanno concentrando su miglioramenti continui, che si adattano di pari passo al credo del Six Sigma.

I team agili possono utilizzare Six Sigma per risolvere i problemi attraverso dati empirici poiché la metodologia fornisce una serie di strumenti per fare esattamente questo. Stai certo che agile e Six Sigma si mescolano bene.

Certificazioni Six Sigma

Come altre metodologie, puoi ottenere una certificazione Six Sigma. Verifica la tua padronanza del metodo delle abilità professionali e viene assegnato secondo un livello di conoscenza che segue una classificazione da cintura simile a quella utilizzata nelle arti marziali.

• Cintura Nera Master certificata (CMBB)

Il livello più alto della certificazione Six Sigma è la cintura nera certificata master. Questa persona può dare forma alla strategia, sviluppare metriche chiave, agire come consulente e istruire chi è cintura nera e verde. Devi avere almeno cinque anni di cintura nera Six Sigma.

• Cintura nera Six Sigma certificata (CSSBB)

Scendere di livello ci porta alla cintura nera certificata Six Sigma. Questi sono esperti nella metodologia e sono in grado di guidare o formare team con cinture inferiori alle loro. Per coloro che hanno questa cintura, la gestione dei progetti Six Sigma è il loro lavoro a tempo pieno e hanno una piena comprensione dell'analisi statistica e del miglioramento dei processi.

• Cintura verde certificata Six Sigma (CSSGB)

Coloro che hanno una cintura Six Sigma Green creano, identificano ed eseguono processi. Conoscono i principi Lean Six Sigma ma anche DMAIC. Possono guidare squadre su progetti più piccoli e assistere coloro che detengono lo status di cintura nera. Il loro obiettivo è il miglioramento della qualità, la riduzione degli sprechi e degli errori durante la raccolta e l'analisi dei dati.

• Cintura gialla Six Sigma certificata (CSSYB)

Una cintura gialla Six Sigma significa che sai come utilizzare Six Sigma sul posto di lavoro. Hai iniziato a migliorare i processi e creare mappe di processo per delineare i passaggi di un processo. Conosci i principi della raccolta delle informazioni. Non puoi guidare una squadra ma puoi sostenere una cintura più alta.

• Cintura bianca certificata Six Sigma (CSSWB)

La cintura bianca Six Sigma si concentra sui fondamentali. Capiscono i ruoli di coloro che fanno parte del team e come questi membri possono migliorare l'efficienza. Imparano il DMAIC e tendono a concentrarsi sulla riduzione dei rifiuti.

Critica al Six Sigma

Non tutti sono venduti su Six Sigma. L'esperto di qualità Joseph M. Juran afferma che Six Sigma non è una novità. Per lui sono cambiati solo i termini, ma l'approccio di base al miglioramento della qualità rimane lo stesso.

L'Harvard Business Review rileva ciò che vede come carenze della tecnica. Per uno, non incorpora la tecnologia dell'informazione. Ritengono anche che sia elitario perché designa persone chiamate "cinture nere" che sono esperte nell'analisi e nella progettazione rispetto all'inclusione dell'intero team.

C'è anche un problema con il suo processo di miglioramenti incrementali, che alcuni ritengono impedisca miglioramenti radicali. Inoltre, non si adatta bene al lavoro orientato alla ricerca di nuovi metodi e processi innovativi.

Fin dalla sua creazione, anche un praticante fedele come Jack Welsh è venuto ad ammettere che non è un approccio olistico per qualsiasi parte dell'azienda. Ma nella produzione di prodotti, la sua capacità di ridurre i difetti a una deviazione standard su sei rimane standard e fornisce risultati. La decisione di applicarlo al tuo progetto dipende, ovviamente, da te.

Come ProjectManager aiuta con Six Sigma

Quando si arriva al punto, Six Sigma è semplicemente un altro modo per gestire un progetto. Misura i dati per trovare percorsi più efficienti per raggiungere il risultato finale. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione del lavoro e dei progetti che fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni più approfondite. Ha più viste del progetto per consentire ai team interfunzionali di collaborare e mantiene tutti sulla stessa pagina con un'unica fonte di verità.

Imposta le linee di base sui diagrammi di Gantt

Per sfruttare questi dati in tempo reale devi creare un piano. Una delle nostre viste di progetto, il diagramma di Gantt, è uno strumento ideale che mostra l'intero progetto su una sequenza temporale. È possibile impostare dipendenze, pietre miliari e una linea di base per acquisire la pianificazione e i costi per confrontarli con il proprio impegno effettivo una volta eseguito il progetto. Ora hai dati in tempo reale per tenere traccia di tutto, dalle risorse al carico di lavoro.

Monitora sei metriche di progetto con dashboard in tempo reale

Data esegue Six Sigma e una volta impostata la linea di base nel tuo Gantt, puoi visualizzare i dati in tempo reale attraverso il software. Ottieni una visione di alto livello della dashboard live e non è richiesta alcuna configurazione. Automatizziamo la raccolta e il calcolo dei dati, che vengono poi visualizzati in grafici e grafici colorati che possono essere letti a colpo d'occhio. Visualizza i dati in tempo reale sullo stato di salute del tuo progetto, attività, avanzamento, tempo, costi e carico di lavoro, tutto in un unico posto.

Immergiti nei dati con i rapporti con un clic che ti consentono di filtrare per vedere solo ciò che vuoi vedere. Tutte le nostre visualizzazioni di progetto tengono traccia della percentuale di completamento delle singole attività. Offriamo agli utenti Six Sigma una vasta gamma di dati per migliorare la qualità dei loro output in un processo, utilizzando l'automazione per aggiungere efficienza e approvazioni delle attività per mantenere risultati di qualità durante tutto il progetto.

A causa dell'uso di metriche da parte di Six Sigma per misurare rispetto a una linea di base per vedere dove ci sono problemi che possono essere risolti per rendere i processi più efficienti, la necessità di un software dinamico di gestione dei progetti è essenziale. ProjectManager è uno strumento basato su cloud che monitora i progressi con la sua dashboard in tempo reale, facilitando l'individuazione dei problemi e l'implementazione più rapida delle soluzioni. Provalo gratuitamente per 30 giorni e verifica di persona con questa versione di prova.