La guida dell'imprenditore alla finanza delle piccole imprese

La maggior parte dei consigli per il finanziamento delle piccole imprese rientra in due scuole di pensiero.

Uno ti incoraggia a dare il via alla tua attività: abbassa la testa, scarica i tuoi risparmi personali, investi tutti i soldi delle tue prime vendite e, con un po' di duro lavoro, ce la farai.

L'altra scuola è più tradizionale: vai in una grande banca, firma la casa e, se hai una buona storia creditizia, otterrai un bel prestito con un alto tasso di interesse.

Entrambe le strategie sono ragionevoli, ma ci sono altri modi in cui funziona il finanziamento delle piccole imprese.

In questo articolo parleremo dei prestiti alle imprese e della gestione finanziaria. Per prima cosa, parleremo delle tue opzioni di finanziamento. Quindi, vedremo come gestire le finanze delle piccole imprese una volta che hai soldi in banca. Se sei qui per le basi della finanza per le piccole imprese, consulta la nostra sezione su come gestire le tue finanze.

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Comprendere i prestiti alle piccole imprese e le opzioni di finanziamento

Il finanziamento è una delle prime cose a cui pensare quando si tratta della tua attività. È anche la scelta finanziaria più importante che farai nel tuo viaggio. Il modo in cui finanzia la tua attività può influire sul modo in cui la gestisci.

Tipi di opzioni di finanziamento per le piccole imprese

Diamo un'occhiata ad alcuni modi comuni per finanziare un'impresa:

• Prestiti a termine
• Anticipi in contanti del commerciante
• Finanziamento delle attrezzature
• Linee di credito
• Prestiti SBA

Prestiti a termine

Un prestito a termine è un prestito bancario per un importo specifico che viene rimborsato a intervalli regolari in un determinato periodo di tempo. I prestiti a termine sono fissati a un tasso di interesse fisso o variabile. Questi prestiti possono richiedere un grande acconto per ridurre i pagamenti del prestito e i costi totali del prestito.

Le piccole imprese consolidate, in genere con due anni di attività, optano per prestiti a termine. Usano prestiti a termine per acquistare beni (come attrezzature) o investimenti di crescita, invece di utilizzarli per coprire le spese quotidiane.

I prestiti a condizioni hanno alcune cose che li distinguono dalle altre opzioni di finanziamento:

1. Tassi di interesse più bassi
2. Flessibilità nell'utilizzo dei fondi
3. Scadenzario dei pagamenti prevedibile

Sono inoltre disponibili in tre diverse opzioni di prestito, ognuna con uno scopo diverso per la tua attività:

1. A breve termine (rimborsato entro un anno) . Le aziende scelgono questi prestiti rispetto agli anticipi di cassa del commerciante perché hanno tassi di interesse più bassi e sono più facili da ottenere. Potresti utilizzare un prestito a breve termine per acquistare inventario per le vacanze, approfittare di un accordo sull'inventario o coprire le buste paga se stai riscontrando una mancanza di fondi.
2. Durata intermedia (restituita tra uno e cinque anni) . Questi prestiti sono utili per progetti su larga scala, come l'acquisto di attrezzature o il rifinanziamento di vecchi debiti aziendali. Ti consigliamo di utilizzare questi prestiti per progetti che potrebbero richiedere alcuni mesi o anni per guadagnare un ritorno sul tuo investimento.
3. Lungo termine (rimborsato tra sei e 20 anni). I prestiti a lungo termine sono orientati verso opportunità di crescita, come un nuovo edificio o l'acquisto di attrezzature pesanti per la produzione. Sono supportati dalle garanzie della tua azienda o dalle risorse esistenti. Questi prestiti di solito vengono con regole rigide su ciò che puoi e non puoi fare con i soldi.

Il processo di sottoscrizione presso le banche tradizionali può essere goffo e oscuro. Ecco perché Shopify offre finanziamenti semplici e veloci per i commercianti. Attraverso Shopify Capital, i commercianti possono ottenere finanziamenti entro pochi giorni dall'approvazione. Una volta che i commercianti accettano un'offerta e viene approvata, i fondi vengono depositati in appena due giorni e i prestiti possono essere rimborsati mentre effettuano le vendite. Puoi utilizzare il prestito per finanziare buste paga, inventario, campagne di marketing o altre cose che possono alimentare la crescita della tua attività.

Semplicemente non volevo occuparmi dell'intero processo di passare attraverso una banca, volevo concentrarmi sull'attività. Un prestito tradizionale sembrava ingombrante e più restrittivo. Shopify Capital ha una mentalità diversa. È così facile.

La parte migliore? Puoi evitare le lunghe procedure di richiesta con scartoffie minime e nessun controllo del credito. Grazie ai finanziamenti tramite Shopify Capital, puoi ottenere il supporto finanziario di cui hai bisogno in modo rapido e semplice.

Leggi di più: Come ottenere un prestito per piccole imprese e cosa sapere prima di presentare domanda

Anticipi in contanti del commerciante

Un anticipo in contanti commerciante è una somma forfettaria di denaro che puoi ricevere a una tariffa fissa. In questo modello, il finanziatore acquista una percentuale delle tue vendite future, quindi raccoglie una percentuale delle vendite ogni giorno trattenendo una parte delle vendite con carta di credito o di debito. Poiché le vendite possono essere elevate in alcuni giorni e basse in altri, non esiste una durata prestabilita.

Shopify Capital offre finanziamenti alle piccole imprese sotto forma di anticipi in contanti ai commercianti idonei nel Regno Unito.

Finanziamento delle attrezzature

Ad un certo punto della tua attività, dovrai acquistare, aggiornare o sostituire diverse apparecchiature. È qui che entrano in gioco i prestiti per le attrezzature.

Il finanziamento delle attrezzature è un tipo di prestito per piccole imprese progettato per aiutarti ad acquistare attrezzature per la tua attività. Questi prestiti coprono qualsiasi numero di cose, inclusi mobili per ufficio, forni commerciali, apparecchiature mediche, computer, apparecchiature di produzione pesanti e altro ancora.

Ogni prestatore avrà termini diversi. Ma in generale, puoi finanziare circa l'80% del prezzo totale di acquisto di un articolo. Di solito è richiesto un acconto del 20% per un prestito di attrezzature per piccole imprese. Possiedi l'attrezzatura dal primo giorno.

Linee di credito

Adattarsi al cambiamento è una parte normale del possedere una piccola impresa. A volte, se c'è un'opportunità di crescita che vuoi cogliere, potresti aver bisogno di contanti velocemente, con termini di pagamento mensili flessibili. Una linea di credito non garantita può essere una soluzione.

Pensa a una linea di credito per piccole imprese come a una carta di credito più che a un prestito. Ti offre accesso a denaro che puoi utilizzare per soddisfare qualsiasi esigenza aziendale che si presenta. Non c'è alcuna erogazione forfettaria (nel senso che ricevi tutti i contanti in una volta) effettuata quando apri la linea di credito.

Simile a una carta di credito, una volta prelevati contanti dalla linea di credito, gli interessi iniziano a maturare. L'importo che puoi spendere dipende dal credito disponibile che hai lasciato. Man mano che rimborsi i fondi prelevati, il tuo credito aumenta. I finanziatori fisseranno un limite all'importo che puoi prendere in prestito.

Prestiti SBA

La Small Business Association (SBA) collabora con istituti di credito per concedere prestiti ai proprietari di piccole imprese. L'SBA non presta denaro direttamente al mutuatario. Stabilisce le linee guida per i prestiti concessi dai suoi partner. L'SBA aiuta i proprietari di piccole imprese che lottano per ottenere l'approvazione per altri programmi di prestito.

Ad esempio, se una banca ritiene che la tua attività sia troppo rischiosa per prestare denaro a causa del tuo cattivo credito, l'SBA può garantire il prestito. La banca ha quindi meno rischi ed è più disposta a fornire il prestito d'affari. I prestiti SBA possono essere utilizzati per la maggior parte delle esigenze aziendali e di importo variabile. Alcuni programmi hanno limitazioni e requisiti per qualificarsi.

Interessato ad ottenere un prestito SBA? Ulteriori informazioni sui requisiti di idoneità sul sito Web della US Small Business Administration.

Opzioni di finanziamento alternative

Molti istituti di credito ti richiederanno di offrire garanzie reali o personali per essere approvati per il finanziamento. La garanzia reale si riferisce a un bene che può garantire il pagamento del prestito, come la tua casa o un'altra proprietà di alto valore.

In caso di mancato pagamento del prestito, la banca si riprenderà la proprietà a titolo di rimborso. Questo è un processo comune per il prestito, ma non è l'unico modo.

Le opzioni di finanziamento alternative includono:

• Amici e famiglia
• Investitori di capitale
• Raccolta di fondi
• Investire nella tua attività

Amici e famiglia

Gli imprenditori spesso si rivolgono ad amici e parenti per ottenere finanziamenti quando iniziano una nuova impresa. Puoi raccogliere fondi da loro prima di creare un piano aziendale o avere una prova del valore. Il denaro può aiutare a finanziare gli ordini iniziali per le azioni o lo sviluppo iniziale del prodotto.

Il percorso degli amici e della famiglia è molto meno formale rispetto all'ottenimento di un prestito bancario o di un investimento di capitale. Alcuni potrebbero essere disposti a investire denaro nella tua azienda senza interessi. Ti consentirà inoltre di mantenere il pieno controllo della tua attività.

Due tipi principali di investimenti tra amici e familiari sono i finanziamenti azionari e i prestiti alle imprese. Nel finanziamento azionario, dai agli investitori una partecipazione azionaria nell'attività. Man mano che la tua attività cresce di valore, aumenta anche il loro investimento. Con i prestiti alle imprese, prometti di ripagare gli investitori con gli interessi per un certo periodo di tempo o quando raggiungi uno specifico punto di redditività.

Investitori di capitale

Gli investitori di capitale si presentano sotto forma di un investitore angelo o di un fondo di capitale di rischio. Questi investitori accreditati forniscono finanziamenti per piccole startup o aziende in fase iniziale. In cambio di un investimento di capitale, questi investitori ricevono la proprietà del capitale o il debito convertibile, che è un prestito che può essere convertito in capitale in futuro.

Gli importi del prestito possono variare da $ 5.000 a oltre $ 1 milione, a seconda dell'importo della proprietà e delle dimensioni dell'avvio. Questo tipo di finanziamento è normalmente riservato alle startup ad alta crescita e alto potenziale. Le banche di solito non ci investiranno perché non comprendono la tecnologia o il modello di business.

Raccolta di fondi

Il crowdfunding si riferisce alla raccolta di piccole somme di denaro da un gran numero di persone, spesso in cambio di ricompense. È simile agli amici e alla famiglia e agli investimenti di capitale, tuttavia, il crowdfunding raccoglie capitali dal pubblico.

Piattaforme come Kickstarter, Indiegogo e GoFundMe sono diventate popolari negli ultimi anni. Questi siti aiutano le persone a raccogliere fondi per una nuova attività, un prodotto, un'organizzazione no profit o una causa di beneficenza. C'è poca barriera all'ingresso per lanciare una campagna di crowdfunding. Un vantaggio collaterale del crowdfunding è che aiuta ad attirare un nuovo pubblico verso la tua attività di e-commerce che potresti non aver raggiunto altrimenti.

Investire nella propria attività

Un'altra opzione per finanziare la tua attività è investire in essa con i tuoi fondi. Molti imprenditori reinvestiranno i primi profitti in campagne di marketing e pubblicitarie, rinunciando al proprio stipendio. C'è un po' di matematica dietro questa strategia. Quindi, se sei interessato, leggi Investire nella tua attività: cosa devi sapere prima di iniziare.

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Come gestire le finanze della tua piccola impresa

C'è un detto familiare: “Dai un pesce a un uomo e mangerà per un giorno. Insegna a un uomo a pescare e lo nutrirai per tutta la vita. Ma cosa succede se quell'uomo non sa cosa fare con il pesce una volta catturato?

Quando capirai come funzionano le finanze delle piccole imprese, saprai cosa fare con il pesce, in altre parole, tutti i soldi che stai facendo e spendendo. Ciò significa più che avviare un'attività a basso investimento. Significa che sapere come gestire correttamente le tue finanze offre alla tua azienda una possibilità di lotta per sopravvivere e crescere.

Diamo un'occhiata alle competenze finanziarie essenziali per le piccole imprese per gli imprenditori di successo, inclusa la creazione di un budget, il monitoraggio delle spese e la creazione di rendiconti finanziari di facile comprensione.

1. Separare le tue finanze personali e aziendali
2. La scelta di una banca
3. Come creare un budget
4. Comprensione di contabilità, contabilità e tenuta dei registri
5. Come iniziare con la contabilità
6. Contabilità fai-da-te (fai da te).
7. Esternalizzare la tua contabilità
8. Tenere in ordine i documenti aziendali
9. Creazione e lettura di bilanci

Separa le tue finanze personali e aziendali

La prima e più semplice cosa da fare per il benessere finanziario della tua azienda è separare le tue finanze. Tenere le tue finanze personali separate dalle tue finanze aziendali offre molti vantaggi, dalla semplificazione della contabilità alla protezione della tua proprietà personale e di altri beni.

Separare le tue finanze ha anche altri vantaggi. Calcolare le detrazioni fiscali e la preparazione complessiva delle tasse è molto più semplice quando la tua azienda ha un proprio conto bancario. È anche più facile capire se quel pranzo del mercoledì pomeriggio era con un cliente o un amico quando le tue ricevute personali e di lavoro non sono mescolate insieme. Anche se riesci a distinguere facilmente una serie di spese da un'altra, smistare una pila di carta durante la stagione delle tasse fa perdere tempo prezioso e pagare un commercialista professionista che lo faccia per te può essere costoso.

Quando la tua piccola impresa inizia a crescere, potresti prendere in considerazione l'idea di incorporarla. Quando un'azienda si incorpora, diventa una persona giuridica. Ciò significa che se la tua azienda dovesse mai affrontare problemi finanziari o legali, i tuoi beni personali, come la tua casa o un fondo universitario per i tuoi figli, sono, nella maggior parte dei casi, protetti.

È importante sapere quando incorporare. Se rendi la tua azienda una persona giuridica mentre è ancora nelle sue fasi iniziali, non sarai più in grado di rivendicare le perdite che incorre sulle tue tasse personali. Allo stesso tempo, più un'azienda diventa matura e più risorse ha, più scartoffie sono necessarie per incorporarla. In entrambi i casi, aspettati che il costo di incorporazione sia compreso tra $ 1.000 e $ 2.000.

Scegliere la banca giusta

Non tutte le banche offrono gli stessi servizi. Alcuni hanno app mobili, ad esempio, altri no. Alcuni adatteranno i loro servizi alla tua piccola impresa, mentre altri avranno un approccio più standardizzato.

I conti aziendali sono leggermente diversi dai conti personali, quindi ecco alcune cose che dovresti considerare quando scegli una banca per la tua attività:

• Offre attività bancarie online?
• Quali sono le sue commissioni per le transazioni commerciali?
• Che tipo di tassi di interesse ha per i prestiti alle imprese?
• Può offrirti una carta di credito aziendale?
• Puoi aggiungere altre persone e autorizzazioni al tuo account man mano che la tua attività cresce?

Fare tutte le operazioni bancarie in un istituto semplifica le cose, ma tieni presente che non è necessario. Se la tua banca preferita non ha tassi competitivi sui prestiti, ad esempio, va bene cercare un prestito da un'altra banca.

Tipi di conti

Quando apri un conto bancario per la tua attività, considera di aprire sia un conto corrente che un conto di risparmio. Il primo ti darà un posto dove gestire le tue entrate e spese quotidiane, mentre il secondo può essere utilizzato per mettere da parte denaro per cose come tasse o investimenti futuri nella tua attività.

Commissioni di transazione

I conti bancari aziendali, come i conti personali, sono disponibili in diversi livelli che consentono un certo numero di transazioni a un canone mensile. Avere un'idea di come la tua azienda riceverà i pagamenti e quanti acquisti mensili effettuerai tramite il tuo account è un'informazione utile da sapere quando decidi quale tipo di account impostare.

Ad esempio, se hai a che fare regolarmente con diversi fornitori, ti consigliamo di assicurarti di avere una commissione di transazione bassa (o nessuna) sugli acquisti. Potresti anche voler vedere se la tua banca può offrirti un conto senza limiti giornalieri per gli acquisti con addebito.

Prestiti e linee di credito

Anche se in questo momento non hai bisogno di un prestito o di un finanziamento aggiuntivo per la tua attività, potresti farlo in futuro. Usa un calcolatore di prestiti commerciali per calcolare facilmente i prestiti a tasso fisso e quindi discutere le tue opzioni con la tua banca. Poni alcune domande in anticipo sui requisiti di prestito della banca. Chiedi anche i suoi tassi di interesse sui prestiti, i termini dei suoi prestiti commerciali e linee di credito e di cosa avrebbe bisogno la tua piccola impresa per beneficiare di un prestito.

Carte di credito aziendali

Una carta di credito è un ottimo modo per costruire il rating di credito della tua attività, offrendoti maggiori possibilità di ottenere prestiti e tassi di interesse bassi in futuro. Avere una carta di credito aziendale può anche darti accesso a premi, protezione dalle frodi e garanzie estese sugli acquisti.

Come creare un budget

Come si suol dire, se non pianifichi, prevedi di fallire. Non sarai mai in grado di vedere ogni ostacolo sulla strada finanziaria che ti aspetta, ma puoi evitare sorprese e mantenere in salute la tua attività costruendo un budget solido e tenendo traccia dei tuoi soldi.

La creazione di un budget campione ti darà un'idea generale di cosa aspettarti nei tuoi primi mesi e anni di attività. Nel tempo, i tuoi budget diventeranno più facili da creare e migliorerai nel prevedere le spese e le entrate durante tutto l'anno. Per ora, diamo un'occhiata ai tipi di cose da includere nel tuo budget iniziale.

Ulteriori informazioni: quanto costa davvero avviare un'impresa?

Spese

Un ottimo modo per iniziare il tuo budget è scrivere un elenco di tutti i possibili articoli di cui pensi che la tua azienda avrà bisogno, dalla tecnologia utilizzata per creare il tuo inventario agli articoli quotidiani nel tuo ufficio. Una rapida ricerca su Google per esempi di budget nel tuo settore può aiutarti a capire tutto ciò che potresti esserti perso.

Spese una tantum

Le spese una tantum di solito sono articoli di grandi dimensioni che acquisti una volta (o talvolta ogni pochi anni). Questo può includere laptop, macchinari e mobili per ufficio. Può anche includere servizi come la progettazione di loghi o lo sviluppo di siti Web.

Spese fisse

Le spese fisse sono costi che puoi aspettarti di pagare in modo affidabile ogni mese e che non variano troppo nel prezzo. Ciò può includere l'affitto, l'assicurazione, il servizio Internet, l'hosting di siti Web, le bollette telefoniche e gli abbonamenti software.

Spese variabili

Le spese variabili rientrano tra le spese fisse e le spese una tantum: si verificano più di una volta ma variano in importo e vengono pagate a intervalli irregolari. Ciò potrebbe includere materiali per realizzare i tuoi prodotti, costi di marketing, viaggi di lavoro, un contabile per presentare le tasse o spese di elaborazione delle carte di credito.

Strategia di prezzo del prodotto

Trovare il prezzo giusto per i tuoi prodotti è una parte importante del tuo budget. Ecco alcuni dei fattori da considerare quando si imposta il prezzo.

Costo delle merci

I costi pesanti degli articoli che stai vendendo sono generalmente semplici. Ad esempio, se gestisci un negozio di magliette stampate a mano, i costi del materiale potrebbero essere di $ 8 per maglietta e $ 3 per l'inchiostro. Ma c'è di più per fissare un prezzo che sommare i costi pesanti.

Lavoro

Paghi le persone per realizzare il tuo prodotto o per fornire il tuo servizio? Quel costo deve entrare nel costo delle merci vendute. Anche se non hai ancora assunto personale, assicurati di includere il valore del tuo lavoro per aiutarti a valutare l'efficienza della tua attività. (Se il tuo "salario" orario finisce per essere insostenibilmente basso, la tua attività avrà bisogno di una messa a punto.) Può anche darti una buona idea di quando è il momento di iniziare a esternalizzare le attività a qualcun altro.

Confezione

Se la tua attività prevede la spedizione di prodotti ai clienti, l'imballaggio e l'unboxing svolgeranno un ruolo significativo nel modo in cui un cliente sperimenta il tuo marchio. Il tuo pacco è un'estensione del tuo prodotto, quindi dovrai tenerne conto nel costo delle merci vendute.

Spedizione

La spedizione è un altro elemento fondamentale per portare il tuo prodotto ai clienti e non riuscire a stimare correttamente il suo costo può far perdere il tuo budget. Cose come dimensioni, peso, posizione e velocità influiscono sui costi di spedizione. Visita l'ufficio postale locale per ricevere assistenza nella stima della spedizione.

Ancora una volta, non dimenticare di considerare il tuo tempo nei costi di spedizione. Tecnicamente potresti essere in grado di offrire la spedizione entro cinque giorni, ma imballare il prodotto e correre all'ufficio postale ogni giorno non è un uso efficiente del tempo e renderà la spedizione più costosa allontanandoti da altre attività.

Gli acquirenti online si aspettano di vedere un addebito di spedizione aggiunto alla fine del processo di acquisto, ma mantengono questo costo ragionevole. I clienti che devono affrontare un costo di spedizione esorbitante potrebbero benissimo abbandonare il carrello e non tornare più.

Commissioni di elaborazione

Se accetti carte di credito, probabilmente pagherai una commissione di elaborazione fissa per transazione e una commissione aggiuntiva di circa il 3% del prezzo dell'ordine. Questi addebiti variano in base al servizio di elaborazione che utilizzi, quindi cercane uno che abbia senso in base al volume del tuo ordine. Se il tuo negozio accetterà ordini internazionali, tieni presente che il pagamento proveniente dall'esterno del tuo paese di origine potrebbe comportare commissioni più elevate da parte tua.

Accetta carte di credito direttamente con Shopify

Shopify Payments è il modo più semplice per accettare pagamenti online. Elimina il fastidio di configurare un fornitore di servizi di pagamento di terze parti o un account commerciante e di dover inserire le credenziali in Shopify.

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Danno

A volte gli articoli vengono danneggiati, sia durante il tragitto verso di te che durante il tragitto da te a un cliente. Si spera che la spesa per la sostituzione di questi beni sia un costo minimo per te, ma è importante tenere conto della quantità prevista di inventario danneggiato nel tuo prezzo. Una ricerca su Google ti darà un'idea approssimativa di ciò che è comune per il tuo tipo di attività. Moltiplica la percentuale media di perdita nel tuo settore per il costo del tuo prodotto per ottenere una stima della perdita, quindi calcola la media di quella stima nel prezzo.

ritorna

Puoi o meno scegliere di accettare resi. Se vendi artigianato, ad esempio, i resi potrebbero non essere adatti a te. Se scegli di accettare i resi, puoi fare una delle tre cose seguenti:

• Addebitare una "commissione di rifornimento" separata per recuperare parte della perdita
• Aumenta leggermente i prezzi per tenere conto delle perdite derivanti dai rendimenti
• Lascia i tuoi prezzi invariati e confida che una generosa politica di restituzione significherà un aumento delle vendite

Tieni presente che dovrai sostenere anche il costo degli storni di addebito sulla carta di credito per transazioni fraudolente o contestate.

Marchio e mercato di riferimento

Il modo in cui presenti il ​​tuo marchio contribuirà direttamente alla tua strategia di prezzo. Sei un'azienda di lusso che vende prodotti a un premio? Sei un discount che cerca la fascia bassa del mercato? Il modo in cui posizioni la tua attività è un fattore meno tangibile nella definizione del prezzo, ma è sicuramente un fattore.

A volte, l'aumento dei prezzi può, controintuitivamente, aumentare le vendite trasmettendo qualità. Altre volte, vincerà sempre il prezzo più basso. Conosci il tuo mercato e il prezzo di conseguenza.

concorrenza

Molto probabilmente ci saranno altre aziende là fuori che offrono prodotti o servizi simili ai tuoi. Ricerca alcuni di loro per avere un'idea di come stanno valutando i loro articoli. Potresti voler offrire un prezzo inferiore rispetto alla concorrenza per attirare più clienti, oppure potresti voler utilizzare il tuo marchio per elevare il valore del tuo prodotto rispetto al loro.

Entrate di proiezione

All'inizio, la previsione delle vendite è in parte ricerca, in parte supposizione educata. Più a lungo sarai in attività, migliore sarai nel prevedere questi numeri e sapere quando saranno i tuoi picchi e le tue valli durante tutto l'anno. Come le spese, le tue vendite varieranno in base al settore.

Se la tua attività è iniziata come un trambusto secondario, potresti già avere alcuni dati preliminari sulle vendite. Anche pochi numeri possono aiutarti a capire quali dei tuoi prodotti sono i più venduti e in quali periodi dell'anno le tue vendite saranno alte o basse.

Se non disponi di dati con cui iniziare, puoi comunque raccogliere informazioni utili parlando con altri imprenditori del tuo settore (se non ne conosci, il tuo commercialista potrebbe) e facendo qualche ricerca online. È probabile che, con un po' di ricerca, sarai in grado di trovare alcuni numeri approssimativi sul livello di crescita che ti aspetti nel tuo primo anno e quali mesi faranno il lavoro pesante in termini di vendite.

Comprensione di contabilità, contabilità e tenuta dei registri

In questa sezione, esamineremo tre aree fondamentali per mantenere in carreggiata la salute finanziaria della tua azienda.

La contabilità è il monitoraggio quotidiano delle transazioni della tua attività, come le vendite effettuate e le spese pagate. La contabilità delle piccole imprese interpreta tali transazioni per periodi di tempo più lunghi. Ti consente di vedere se la tua attività è redditizia, quali parti della tua attività stanno andando bene (o non così bene), il valore della tua attività e il tuo flusso di cassa. E la tenuta dei registri è l'organizzazione di tutti i documenti che rendono possibile la contabilità e la contabilità.

Esaminiamo più in dettaglio le differenze tra ciascuna di queste attività finanziarie, perché ne hai bisogno e come gestirle in un modo adatto alla tua attività.

Contabilità

Esistono due metodi contabili che le piccole imprese possono utilizzare: contanti e ratei. Dovrai scegliere un sistema prima della fine del tuo primo anno fiscale e poi attenersi ad esso ogni anno successivo.

Contanti contro competenza

La contabilità di cassa registra le transazioni solo quando il denaro passa di mano. Quindi, se fatturerai a un cliente, non riconosceresti quel ricavo fino a quando il suo pagamento non sarà cancellato. Nella contabilità per competenza, le vendite, gli acquisti e le spese vengono rilevati non appena vengono fatturati.

Quale metodo dovresti scegliere? La contabilità di cassa è più semplice da monitorare perché le transazioni vengono registrate quando si riceve o si effettua il pagamento. Non è necessario tenere traccia dei conti attivi o passivi e hai sempre un'idea chiara di quanti soldi hai esattamente. In altre parole, i tuoi libri corrisponderanno sempre ai tuoi conti bancari.

Poiché la contabilità per competenza registra i conti attivi e passivi, può essere più difficile tenere traccia del flusso di cassa, ma aiuta anche a prevedere meglio le finanze della tua azienda per i mesi e gli anni a venire.

In genere, puoi scegliere il sistema che funziona meglio per te, ma ci sono delle eccezioni. Negli Stati Uniti, un'azienda è tenuta a utilizzare il metodo di competenza se possiede scorte o genera un reddito superiore a $ 25 milioni all'anno. In Canada, qualsiasi reddito da lavoro autonomo (a meno che non provenga da agricoltura, pesca o commissioni di lavoro autonomo) deve essere registrato utilizzando il metodo della competenza.

Quando dovresti parlare con un CPA

Se la tua attività è ancora più un trambusto secondario, o se le sue finanze sono semplici, probabilmente puoi saltare l'aiuto di un CPA per ora. Ci sono molte risorse finanziarie per le piccole imprese online a cui puoi fare riferimento.

Ma se la tua piccola impresa inizia a mettere in ombra il tuo lavoro quotidiano, è altamente raccomandato parlare con un CPA per assicurarti di essere sulla buona strada. I CPA non solo registrano le tue tasse, ma possono anche aiutarti con la pianificazione finanziaria, la pianificazione fiscale, le negoziazioni di locazione, la rendicontazione finanziaria, la conformità fiscale e la gestione della tesoreria.

Un CPA può esaminare il tuo piano aziendale e il tuo budget, aiutarti a far luce su tutto ciò che potresti esserti perso e prepararti con un processo di contabilità su misura per il tuo settore. Se hai bisogno di aiuto per scrivere il tuo piano, usa il nostro modello di piano aziendale gratuito come guida.

La scelta di un CPA è simile alla scelta di una banca. Devono essere la soluzione giusta per te e per la tua attività. Un ottimo modo per ottenere consigli per i CPA è chiedere ad altri imprenditori che conosci e di cui ti fidi nel tuo settore. Assicurati di parlare con il CPA uno contro uno per avere un'idea se è o meno il CPA giusto per te.

Il tuo CPA può aiutarti a evitare sorprese in futuro, aiutandoti a capire quante tasse devi riscuotere e accantonare, quali spese monitorare e detrarre e quale struttura legale dovrebbe utilizzare la tua attività.

Gratuito: modello di piano aziendale

La pianificazione aziendale viene spesso utilizzata per assicurarsi finanziamenti, ma molti imprenditori trovano utile scrivere un piano, anche se non lavorano mai con un investitore. Ecco perché abbiamo creato un modello di piano aziendale gratuito per aiutarti a iniziare.

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Contabilità

La contabilità è il monitoraggio delle entrate e delle spese di un'azienda. Ti consente di tenere sotto controllo la salute finanziaria della tua azienda e semplifica il lavoro del tuo CPA al momento delle tasse. Fondamentalmente, la contabilità comporta l'inserimento delle vendite e delle spese in un foglio di calcolo e l'archiviazione delle ricevute come backup.

Se vuoi assicurarti un finanziamento per la tua attività in futuro, mantenere aggiornati i tuoi libri contabili può aiutare a rafforzare una richiesta di prestito o una proposta di investimento. Finanze ben gestite e registri chiari consentono a potenziali finanziatori e investitori di fare proiezioni realistiche della salute finanziaria della tua azienda e dare loro fiducia per investire in te.

I libri ben gestiti aiutano anche il tuo CPA a trarre vantaggio da tutte le detrazioni fiscali idonee e a rilevare gli errori bancari in modo tempestivo. Ma il più grande vantaggio di tenere sotto controllo la tua contabilità è avere sempre un quadro chiaro di dove si trova finanziariamente la tua attività in questo momento.

Libri ben tenuti possono darti un'idea di dove saranno gli alti e bassi della tua attività nel corso dell'anno. Possono mostrarti se i tuoi costi di imballaggio sono troppo alti o se stai spendendo troppo per il marketing.

Il monitoraggio dei tuoi libri ti consente di vedere in tempo reale cosa funziona bene e cosa deve essere modificato.

Come iniziare con la contabilità

Ora che sai perché devi tenere sotto controllo la tua contabilità, diamo un'occhiata a come farlo.

Passaggio 1: scegli un metodo di contabilità

Esistono due tipi di sistemi di contabilità: partita singola e partita doppia. Decidere quale sistema utilizzare dipende da quanto sono complicate le tue finanze.

Entrata singola

Se la tua attività è piccola e non stai effettuando molte transazioni, la partita singola è il modo più semplice per tenere i tuoi libri contabili. In questo metodo, le voci vengono registrate una sola volta, contrassegnate come input (ricavi) o output (spese), mentre elementi come scorte e capitale circolante vengono tracciati in modo più casuale. La partita singola non offre tutti i controlli ei saldi della partita doppia, ma se stai facendo la tua contabilità, questo è probabilmente il sistema da scegliere.

Doppia entrata

Con il sistema a partita doppia, ogni transazione viene inserita due volte nei tuoi libri. È più complicato della voce singola, ma fornisce più informazioni sulla tua attività. A differenza della partita singola, la contabilità in partita doppia tiene traccia delle tue attività e passività oltre a entrate e spese e dispone dei controlli e dei saldi necessari per ridurre gli errori. La contabilità in partita doppia ti fornisce anche le informazioni necessarie per creare rendiconti finanziari dettagliati che mostrino quali aree delle entrate della tua attività confluiscono in entrata e in uscita.

La doppia entrata è un sistema più robusto. Se speri di ottenere un prestito aziendale o attirare investitori, o se stai assumendo personale e trasportando un grande inventario, è altamente raccomandato utilizzare la partita doppia.

La doppia immissione è un po' complicata, quindi esaminiamo un esempio. Supponiamo che tu gestisca un negozio di t-shirt online. Ordini t-shirt vuote da un fornitore, le stampi tu stesso a mano e poi le spedisci ai tuoi clienti.

Quando ricevi una spedizione dal tuo fornitore, devi inserire quella spesa addebitata sul tuo conto in contanti e come credito sul tuo conto del prodotto. Quando le colonne di credito e di debito del tuo libro mastro vengono sommate, dovrebbero essere uguali a zero. Questo è ciò che significa quando qualcuno si riferisce a libri che sono "bilanciati".

Passaggio 2: mantenere buoni registri

Al momento delle tasse, spetta a te dimostrare la validità di tutte le tue spese, quindi è fondamentale conservare i documenti giustificativi come ricevute e fatture.

L'IRS accetta record digitali, quindi se utilizzi un sistema basato su cloud come Dropbox, Evernote o Google Drive per caricare i tuoi documenti, non dovrai mai avere a che fare con ricevute macchiate. Puoi anche utilizzare un'app di monitoraggio delle ricevute, come Shoeboxed.

Parleremo di più sulla tenuta dei registri più avanti in questa guida.

Passaggio 3: inserisci tutte le tue transazioni da qualche parte

La contabilità implica tenere traccia delle tue finanze su un foglio di calcolo. Sia che utilizzi Excel, un software di contabilità per piccole imprese online o una buona carta e penna vecchio stile, dovrai scegliere un sistema che ti renda facile inserire ogni vendita e acquisto. Come minimo, devi tenere traccia di importi, date, fornitori e clienti.

Passaggio 4: classifica le tue transazioni

Classificare le tue transazioni è l'ultimo pezzo del puzzle della contabilità.

La prima e più semplice parte della categorizzazione delle transazioni è quella che probabilmente conosci: crediti e debiti. Dovrai anche classificare le tue ricevute per "account". Gli account aiutano ad aggiungere più contesto alla tua contabilità.

Gli account sono generalmente suddivisi in cinque tipi:

• Risorse. Una risorsa è qualcosa che la tua azienda possiede, come denaro, un edificio, un computer, inventario o persino proprietà intellettuale. Fondamentalmente, le risorse sono qualsiasi cosa la tua azienda potrebbe vendere se necessario.
• Passività. La forma più comune di responsabilità aziendale è il debito. Quindi, se hai un prestito aziendale, questo andrebbe nella categoria della responsabilità. Anche i conti dovuti sarebbero conteggiati come passività.
• Equità. L'equità è qualsiasi investimento in contanti o prelievo effettuato dal proprietario di una società.
• Reddito. I ricavi sono tutti i proventi ricevuti dalla vendita di beni o servizi.
• Spese. Le spese sono i soldi pagati per la gestione quotidiana della tua azienda. This could include internet service, printing supplies, and office space rental. Expenses are different from assets because they generally hold no potential for resale or are consumable (like office stationery).

There's lots of flexibility in the way financial transactions can be categorized in your books. The most important thing is to decide on a system and stick to it consistently. If you haven't done this before, consulting a professional bookkeeper can make the task of categorizing your transactions run smoothly and also help ensure your categories are in line with those of other businesses working in the same space as you.

Depending on how big your business is and how complicated your financial needs are, you have a couple of options for how you handle your bookkeeping.

Do-it-yourself (DIY) bookkeeping

If your business is more of a side hustle, if your finances are tight, or if your bookkeeping needs are simple, it's worth considering the DIY approach.

That said, even if you plan to keep your own books, it's a good idea to consult a CPA before you start. It's possible to make errors with even the simplest bookkeeping, and those errors could cost you at tax time. Money spent getting a CPA to help you set up your books is money you'll save paying a CPA to sort through and correct errors later.

When taking the DIY approach, you can use a basic spreadsheet to track your finances, or you can use online accounting software like Quickbooks, Xero, or Wave.

Using a spreadsheet is free, but you'll have to work a bit to create financial reports. Online accounting software has a monthly cost, but it can create reports for you.

Outsourcing your bookkeeping

If your business is a little more complicated, or has moved out of the side-hustle stage, it might be time to outsource your bookkeeping. We recommend hiring someone else to do your bookkeeping if:

• You don't have the time to keep on top of it
• Your finances have gotten too complicated for you to confidently maintain your books
• Your efforts would be better spent working on a different part of your business
• You've missed deductions at tax time or have accidentally kept your books incorrectly in the past

When you outsource your bookkeeping, you can hire a freelance bookkeeper, a bookkeeping firm, or an online bookkeeping service.

Hiring a local bookkeeper is a good option if most of your records are on paper or if you feel more comfortable meeting with your bookkeeper face to face. Hiring an online service, like Bench, could be the right choice for your business if you prefer to work online and your business isn't cash-heavy.

At Bench, our bookkeepers do your books for you. We create the necessary monthly financial statements you need—all of which are accessible online—and provide you with everything you'll need to hand to your CPA at tax time.

Keeping your business records in order

Without records—the documents that show what your company has been spending and earning over the course of a year—there'd be nothing for bookkeepers or accountants to do.

Records are legally required as proof that the information included in your tax return is accurate. To maintain comprehensive records, you'll need to keep:

• Receipts
• Bank and credit card statements
• Bills
• Canceled checks
• Invoices
• Proof of payments
• Financial statements from an online service or your bookkeeper
• Previous tax returns

Depending on where you live and the type of business you run, there might be other records you're legally required to keep or additional tax forms you need to file. Talk to a CPA at the beginning of your tax year to get a clear idea of how best to maintain your records.

Ok, here we go:

Stay on top of things. Waiting to organize your information every six months, or worse, yearly at tax time, is a drag. You'll put it off until the last minute because it feels overwhelming. But setting recurring time in your calendar to handle administrative tasks ensures you'll have everything where it needs to be without causing yourself unnecessary stress. Set aside a couple of hours every Friday afternoon to do admin work.

A good general rule is: if in doubt, keep it. It's a lot easier to throw out a receipt later once you're sure you don't need it than it is to frantically dig through your recycling.

How to store your records

The good old shoebox is a classic trope for receipt and record storage, but it's not the most effective system. An accordion folder is a step up, but accidents still can happen. Paper receipts can be damaged by water, fire, or a loyal (if excitable) canine friend. Paper can also fade over time, especially cash register receipts, and the last thing you want is to open your shoebox at tax time and find a lot of blank scraps.

There are myriad services available to track and store your documents digitally. Taking photos of receipts and uploading them, along with electronic bills and invoices, into a Dropbox or Google Docs folder is the online version of keeping an accordion folder. There also are lots of online services designed specifically to help make your recordkeeping as painless as possible:

• Shoeboxed lets you scan receipts and digitally organizes their information. It also has a feature that auto-generates expense reports.
• FileThis automatically gathers information from electronic documents (like bills), saving you the trouble of uploading them.
• Expensify lets you scan and email receipts and electronic documents to create simple expense reports.

Creating and reading financial statements

Financial statements are reports created from your books. They're a great way to check in on how your business is doing, make predictions about upcoming revenue and expenses, and decide when to invest in growing your business.

Financial statements might seem intimidating at first, but once you get a handle on them you'll love the peace of mind that comes with having a strong grasp of your business' finances.

Bilanci

A balance sheet is a snapshot overview of your finances at any given point in time. It looks something like the online banking dashboard page, but instead of showing your checking and savings accounts, the snapshot shows your company's assets, liabilities, and equity.

Essentially, a balance sheet shows the formula Assets = Liabilities + Equity.

In the example of our t-shirt company, a simple balance sheet might look like this:

Income statement

An income statement takes a closer look at—you guessed it—your business' income, breaking it down into expenses and revenue, then further breaking those amounts down into individual line items.

Income statements look at things like:

• Revenue: how much money you brought in selling goods (like a t-shirt).
• Cost of goods sold: the amount of money you spent on those goods before selling them.
• Operating expenses: other costs associated with running your business, like electricity, internet, marketing, and business cards.

You can use the above values to calculate your gross profit (Revenue - Cost of Goods Sold) and your net profit (Gross Profit - Operating Expenses).

Gross profit shows you how much income you're bringing in on specific items. If your gross profit is low, you might want to consider increasing the price of each item sold.

Net profit margin tells you how much income your business is bringing in after expenses and gives you a picture of the overall profitability of your business. It's a way of factoring all of the other expenses your business incurs into the cost of your product. If your net profit is low, you might need either to decrease your operating expenses or increase the cost of your product.

A simple income statement might look something like this:

If you're doing your own bookkeeping, you can find a simple income statement template here.

Cash-flow statement

Cash-flow statements show you how much cash your business has earned or used during a specific time period. If you're using the cash accounting method, you can already see how much cash you have available.

While it's important to monitor your business's revenue, it's equally (if not more) important to monitor cash flow.

Le entrate sono il profitto complessivo che ottieni nella tua attività a lungo termine. Il flusso di cassa è la quantità di denaro liquido a cui hai accesso in un dato momento. Il flusso di cassa è utile se devi pagare i materiali in anticipo. Anche se genererai molte entrate dalle vendite, hai comunque bisogno di denaro disponibile per pagare i tuoi fornitori.

La finanza aziendale separa il mito dalla matematica

Anche se la tua azienda ha il miglior prodotto nel tuo settore e un marketing pluripremiato, può comunque fallire per mancanza di consapevolezza finanziaria. Tenere in ordine documenti, libri e contabilità ti darà un quadro chiaro della salute e delle esigenze finanziarie della tua azienda. Questo, a sua volta, ti consentirà di prendere le decisioni migliori per il futuro della tua azienda.

Che tu stia andando da solo o assumendo un professionista finanziario, aiuta sempre chiedere consiglio ad altri imprenditori di successo nel tuo campo o consultare un buon CPA.

Sapere come monitorare e gestire le tue finanze ti darà la tranquillità che più che compensare le sfide che potresti dover affrontare per costruire l'abilità. E più impari a gestire il denaro, più facile e intuitivo diventerà.

Illustrazioni di Francesco Ciccolella