Come ottimizzare il processo di approvazione dei social media della tua agenzia

Il social media marketing richiede un'attenta pianificazione e considerazione.

Quando qualcosa di piccolo come un singolo Tweet mal formulato potrebbe essere sufficiente per metterti in seri problemi con la reputazione del tuo marchio, un solido processo di approvazione sui social media diventa una parte fondamentale di qualsiasi strategia di marketing. Il problema è che è difficile mantenere un programma di pubblicazione coerente su tutti i tuoi canali social quando sei costantemente in attesa di un pollice in su dal tuo team di approvazione.

Può essere un incubo sia per i creatori di contenuti che per gli strateghi di marketing quando gestiscono il flusso di lavoro dei contenuti social. Anche con tutti i grandi strumenti social sul mercato, gestire il processo di approvazione può essere una sfida senza il giusto piano.

Ci sono buone notizie: non deve essere così.

Ci sono molte parti in movimento a cui pensare quando si mette insieme un processo di approvazione dei social media. Avere il processo e gli strumenti giusti in atto potrebbe aiutare a ridurre la pressione sulla tua attività in pochissimo tempo.

Allora, da dove inizi?

Passaggio 1: definisci il processo di approvazione

Prima di iniziare a semplificare il processo di approvazione dei social media, devi prendere una decisione sulle priorità della tua attività prima che un post venga pubblicato. Chiedilo a te stesso:

• Chi sarà responsabile della creazione dei contenuti?
• Chi è responsabile dell'approvazione di quel contenuto?
• Chi si assicurerà che i contenuti escano in tempo?
• Quali linee guida devi seguire da parte di creatori e approvatori?
• Cosa succede se qualcosa scivola attraverso le fessure?

Se hai bisogno di inviare contenuti social al tuo capo ogni volta che ha bisogno di approvazione, ci vorrà del tempo per portare a termine le cose. Ciò significa che dovrai pianificare in anticipo per evitare che diventino un collo di bottiglia quando desideri condividere contenuti. Più sai cosa comporta il tuo processo di approvazione sui social media, meglio pianificherai.

Tieni presente che il 70% delle agenzie vede i propri contenuti approvati circa due settimane prima della pubblicazione.

Un esempio del flusso di lavoro di approvazione dei contenuti potrebbe essere simile al seguente:

Creatore di contenuti > Social media manager > Brand executive > Team di pianificazione

Passaggio 2: calcola le scadenze

Una volta che sai chi sarà coinvolto nel processo di approvazione dei social media, inizia a stabilire le scadenze per ogni attività. Tieni presente che le tue scadenze non dovrebbero includere solo guide sui tempi dei Tweet, ma anche:

• Quando è necessario creare ogni post, immagine o video
• Quanto tempo dovrebbe richiedere la correzione di bozze
• Quando il contenuto deve essere consegnato ai dirigenti o ai comitati di approvazione

Avere strumenti di pubblicazione sui social media come Sprout Social semplifica la pubblicazione di contenuti approvati su più reti in base a scadenze rigorose. La finestra "Componi" consente agli utenti di pianificare e distribuire in modo efficace i messaggi su una rete di social media, il tutto da un'unica piattaforma. C'è anche una soluzione di approvazione dei messaggi integrata in modo che le persone possano essere taggate per rivedere e approvare ogni post prima che venga pubblicato.

Passaggio 3: formare i dipendenti sulle aspettative di contenuto

Se tutti i membri del tuo team di creazione, approvazione e pubblicazione dei social media conoscono le aspettative del proprio gruppo con ogni post, la tua esperienza di pubblicazione andrà più agevolmente.

Mostrando a ciascun team come correggere il proprio lavoro mentre lo crea e prende decisioni senza guida, le aziende autorizzano i team sociali a fare di più. La domanda è: come si forma il proprio personale per risparmiare più tempo possibile quando si tratta di approvare contenuti social di valore?

L'opzione più semplice è creare una guida di stile. Una guida all'identità per il tuo marchio dovrebbe includere dettagli su:

• Tono di voce: come parli con i clienti?
• Colori e immagini: che tipo di immagini o loghi usi?
• Condivisione multimediale: quando i creatori dovrebbero utilizzare testo, video, immagini o altri contenuti?
• Hashtag e citazioni del marchio: come puoi marcare ogni campagna?

AirBnb pubblica regolarmente immagini accattivanti su tutti i canali. Ma il punto principale è che i colori, i temi e gli hashtag corrispondono su ogni rete. Le loro decisioni seguono ovviamente le linee guida interne per il loro marchio.

Passaggio 4: addestrare i team a individuare i problemi in anticipo

Sebbene la creazione di una guida di stile sia un modo fantastico per mantenere il tuo team sui social media al passo, c'è sempre il rischio che qualcosa possa sfuggire alle crepe. Ciò è particolarmente vero quando stai portando nuovi produttori di contenuti nel team. Con questo in mente, assicurati che il tuo team di approvazione sappia come individuare le correzioni in anticipo per rendere il processo il più rapido ed efficiente possibile.

Non esiste una guida valida per tutti per l'aspetto e il suono dei tuoi contenuti, ma il tuo team di approvazione dovrebbe probabilmente cercare i seguenti problemi:

• Linguaggio controverso: alcune aziende sono più informali con i loro post sui social rispetto ad altre. Tuttavia, qualsiasi termine o frase controverso che potrebbe turbare i tuoi follower deve essere evitato a tutti i costi. Prendi in considerazione l'aggiunta di termini da evitare alla tua guida di stile.
• Contenuti di bassa qualità: le foto che non corrispondono al tuo tema Instagram esistente o i video che vengono riprodotti male su Facebook potrebbero danneggiare la tua reputazione. Assicurati che i contenuti che pubblichi mettano in risalto l'immagine del tuo marchio in modo positivo.
• Scarsa ottimizzazione: diversi social network richiedono ai produttori di contenuti di seguire regole diverse. Prendi in considerazione la possibilità di fornire una lista di controllo per ogni canale che utilizzi per mantenere i team in carreggiata.
• Errori: Ci sono errori ortografici o grammaticali? Uno strumento come Grammarly potrebbe aiutare qui.

Passaggio 5: utilizza gli strumenti per supportare il tuo team

Uno dei maggiori problemi che le aziende hanno con i processi di approvazione dei social media è rimanere al passo con tutto il lavoro di una strategia sociale. Per un team molto piccolo, un foglio di calcolo e una revisione settimanale potrebbero essere sufficienti per tenere traccia di ciò che viene creato e di ciò che deve ancora essere approvato nell'ambiente sociale.

Tuttavia, se la tua azienda ha più di un canale o profilo social, hai bisogno di un'opzione più avanzata. Ricorda, meno tempo il tuo team dedica al processo di approvazione, più tempo ha a disposizione per coinvolgere il tuo pubblico, rispondere ai messaggi chiave e creare contenuti più interessanti.

Uno strumento di advocacy sociale come Bambu aiuta ad allineare la messaggistica sul marchio fornendo un sistema di approvazione dell'interfaccia singola in cui i team possono ordinare i contenuti più interessanti per i messaggi del tuo marchio. Inoltre, consente ai team di curare i contenuti pre-approvati per consentire ai sostenitori di condividere e accedere a importanti informazioni a livello aziendale su linee guida, contesto della campagna e altro ancora.

Passaggio 6: esegui l'autopsia sul tuo post

Una volta che un'azienda ha definito il processo di approvazione dei contenuti, il duro lavoro non si ferma. È fondamentale per le aziende rivalutare il proprio flusso di lavoro su base regolare per verificare la presenza di segni di problemi o di debolezza. Più esamini il tuo processo di approvazione dei social media, più facile sarà vedere gli ostacoli che potrebbero danneggiare l'efficienza.

Non solo il tuo processo di approvazione dovrebbe funzionare in modo efficiente, ma vorrai anche monitorare e misurare le prestazioni dei tuoi post sui social media per adattare le tue linee guida di conseguenza. Il problema è che il semplice atto di misurare le tue prestazioni sui social può aggiungere più complessità alla tua strategia di social media marketing.

Dopotutto, ci vuole tempo per sviluppare un forte rapporto sui social media che offra tutta la guida di cui hai bisogno per prendere decisioni informate sulle tue pratiche di condivisione. Ancora una volta, gli strumenti giusti potrebbero essere la risposta qui. Ad esempio, Sprout fornisce report pronti per la presentazione sulle prestazioni dei social media, dai report settimanali ai feedback mensili.

Passaggio 7: automatizza dove puoi

Infine, una volta definito e creato un processo di approvazione dei social media, è il momento di cercare modi per semplificare ulteriormente l'esperienza con gli strumenti di automazione. Ad esempio, non dovresti dover inviare messaggi di chat ed e-mail per avvisare i membri del team quando il tuo contenuto è pronto per l'approvazione. Più velocemente riuscirai a sbarazzarti di queste inutili perdite di tempo, più efficace sarà la tua strategia social.

Con Sprout, tutto ciò che devi fare è collegare le persone del tuo team responsabili dell'approvazione di un post al contenuto e riceveranno automaticamente un aggiornamento. Ricorda, più puoi evitare di coinvolgere dirigenti di alto livello nel processo di approvazione, meglio è. Il livello C della tua squadra sarà probabilmente impegnato con una serie di attività ogni giorno. Ciò significa che non avranno sempre il tempo di approvare ogni post di Instagram.

Prendi in considerazione la possibilità di scegliere leader di campagna ben addestrati nel tuo team di marketing per supervisionare invece il processo di approvazione.

Semplificare l'approvazione dei social media

L'approvazione dei social media è una parte importante per assicurarti di mantenere la stessa voce e immagine del marchio su ogni canale che utilizzi per interagire con il tuo pubblico. Sfortunatamente, senza la giusta strategia in atto, questo processo può richiedere molto tempo e essere complesso. La buona notizia è che gli strumenti e le metodologie giusti possono semplificare la semplificazione dell'approvazione per il tuo team e accelerare le tue campagne social.