Cosa devono sapere gli enti governativi sull'archiviazione sui social media

C'è la gestione dei social media, poi c'è la gestione dei social media per le agenzie governative. Dopotutto, chi altro può dire che i propri post contano come documenti pubblici ai sensi del Freedom of Information Act (FOIA)?

Per mantenere la conformità alla legge, le organizzazioni governative devono implementare pratiche approfondite di archiviazione sui social media. Non è il lavoro più entusiasmante, ma è fondamentale per proteggere la tua agenzia da rischi futuri. Esistono numerosi strumenti di social media che aiutano le agenzie governative a gestire questo processo, ma prima di fare una scelta, è necessario comprendere l'approccio unico del proprio stato alla conservazione dei record sui social media.

In questo articolo tratteremo le nozioni di base dell'archiviazione sui social media in modo che tu possa prendere la decisione più informata possibile.

Nota: le informazioni fornite in questo articolo non costituiscono e non intendono costituire una consulenza legale formale. Si prega di rivedere il nostro disclaimer completo prima di leggere oltre.

• Cos’è l’archiviazione sui social media?
• Perché l’archiviazione sui social media è importante per gli enti governativi?
• Come e quando archiviare i contenuti dei social media
• Best practice per l'archiviazione sui social media
• Strumenti di archiviazione sui social media per facilitare il processo

Cos’è l’archiviazione sui social media?

L'archiviazione dei social media è la pratica di eseguire il backup dei contenuti condivisi da e con un'organizzazione in modo che sia possibile farvi riferimento in un secondo momento. Questi backup vengono archiviati localmente da un'organizzazione in modo da mantenere la conformità con le leggi sui registri pubblici.

A differenza dei registri pubblici tradizionali, i registri dei social media sono immediatamente visibili al pubblico una volta creati dalla tua agenzia e dai tuoi elettori. Commenti, risposte, menzioni e messaggi diretti legittimi (ovvero, non spam) possono tutti contare come record pubblici una volta pubblicati sui tuoi profili social.

Molti stati, ma non tutti, hanno emanato linee guida specifiche sui registri pubblici dei social media e sulla loro archiviazione. Vai al sito web del tuo dipartimento di stato per le linee guida più aggiornate per le tue pratiche di archiviazione sui social media.

Perché l’archiviazione sui social media è importante per gli enti governativi?

L’archiviazione dei contenuti dei social media è una pratica fondamentale per mantenere la trasparenza. Senza un processo di conservazione dei dati specifico per i social media, la tua organizzazione potrebbe non essere in grado di soddisfare le richieste FOIA relative a tali informazioni.

La FOIA potrebbe essere stata emanata nel 1966, ma le sue applicazioni sono sufficientemente ampie da poter essere applicate alla tecnologia moderna attraverso la definizione del termine “record”. Secondo FOIA, un documento è considerato qualsiasi scritto creato o ottenuto da un'agenzia o sotto il controllo dell'agenzia al momento della richiesta. Ciò include libri, documenti, fotografie, video e, naturalmente, contenuti dei social media.

Nell'ambito dei social media, include più del semplice contenuto di un post stesso. Anche commenti, risposte e Mi piace contano come record ottenuti che devono essere archiviati sotto FOIA. Anche gli aggiornamenti semplici, come questo post della pagina Facebook della città di Las Vegas, sono soggetti alle pratiche di archiviazione sui social media.

Le agenzie governative sono responsabili della definizione dei propri processi di archiviazione sui social media. Le piattaforme conservano i contenuti dei social media, ma solo per un certo periodo. I social network, come Facebook, X (precedentemente noto come Twitter), Instagram o LinkedIn, sono società private. Non sono vincolati dal FOIA, pertanto non è necessario che conservino i contenuti degli utenti a tempo indeterminato. Una volta che il contenuto è scomparso, probabilmente è andato per sempre.

Come e quando archiviare i contenuti dei social media

I social media sono considerati registri pubblici negli Stati Uniti, ma alcuni stati hanno leggi uniche sulla conservazione dei registri pubblici che hanno implicazioni su come e quando archiviare i contenuti sociali.

Se il tuo stato non dispone di una legislazione specifica su come gestire l'archiviazione dei social media, la National Archives and Record Administration offre linee guida su come farlo correttamente. Questi metodi includono:

• Utilizzo di feed RSS, aggregatori o metodi manuali per acquisire contenuti.
• Utilizzo di strumenti integrati in alcune piattaforme di social media per esportare contenuti.
• Utilizzo di interfacce di programmazione delle applicazioni specifiche della piattaforma (altrimenti note come API) per estrarre i contenuti.

Se la tua agenzia utilizza regolarmente i social media su più piattaforme, ti consigliamo di adottare l'approccio API. Sembra complicato, ma questi strumenti e servizi di terze parti semplificano lo sforzo manuale, altrimenti dispendioso in termini di tempo, di aggregazione e organizzazione dei contenuti in entrata e in uscita.

L'aspetto "quando" dell'archiviazione sui social media dipende in gran parte dal metodo scelto. Se prevedi di archiviare i contenuti manualmente, ti consigliamo di farlo su base settimanale o addirittura giornaliera per evitare che il lavoro diventi troppo opprimente. Tuttavia, se archivi con il supporto di uno strumento, puoi archiviare su base trimestrale.

Best practice per l'archiviazione sui social media

L'idea di registrare e conservare ogni post, commento e interazione sulla presenza sui social media della tua agenzia può sembrare scoraggiante, ma niente panico. Utilizza queste best practice per rimanere conforme senza essere sommerso.

Definire ruoli e responsabilità per la gestione dei record

Consentire che l'archiviazione sui social media sia una responsabilità di tutti senza renderla il lavoro di nessuno espone la tua agenzia a molti rischi. Ciò è particolarmente vero per le organizzazioni che gestiscono diversi profili su più piattaforme. Più informazioni condividi sui social, più facile sarà che un record vada perduto.

Evita questo destino definendo ruoli e responsabilità di archiviazione insieme ai principali stakeholder dei social media. Lavorare insieme per identificare quanto segue:

• Chi sarà la persona di riferimento per l’archiviazione sui social media? Questa persona è responsabile dello sviluppo e del mantenimento di processi di tenuta dei registri aggiornati in relazione ai social media. Sono inoltre responsabili dell'esecuzione o della delega delle attività di archiviazione secondo la cadenza stabilita dall'organizzazione.
• Con quale frequenza dovrebbero essere archiviati i post? Come accennato in precedenza, ciò dipende in gran parte dal metodo di archiviazione preferito.
• Dove verranno archiviati i contenuti archiviati e chi potrà accedervi? I file aperti nello spazio di archiviazione condiviso lasciano le agenzie responsabili per eventuali malintenzionati che potrebbero manomettere i contenuti archiviati. Per sicurezza, designa dove i record (e i relativi backup) possono essere archiviati in modo sicuro.

Rafforzare ciò che conta come documento pubblico in anticipo e spesso

Quando le persone pensano al "FOIA", immaginano documenti, foto ed e-mail. I post sui social media, d'altro canto, di solito non sono la cosa più importante. Spetta al tuo team garantire che ogni membro dello staff della tua organizzazione comprenda la vera definizione di registro pubblico e dove i social media rientrano nel mix.

Incorpora informazioni sui tipi di contenuti considerati di dominio pubblico nel tuo stato durante le sessioni di formazione e inserimento del personale. Aggiorna la tua politica sui social media per includere cose da fare e da non fare esplicite sulla conformità dei social media. A volte può sembrare che la comunicazione sia eccessiva, ma quando si tratta del settore pubblico è sempre meglio prevenire che curare.

Rivedi regolarmente la tua politica sui social media

Le reti di social media cambiano spesso e tali cambiamenti possono assomigliare a qualsiasi cosa, dai nuovi termini di servizio alle nuove funzionalità. Tutti questi aggiornamenti possono comportare cambiamenti nell'approccio della tua organizzazione al processo di archiviazione dei social media. Ecco perché è fondamentale rivedere regolarmente la politica sui social media.

Una buona politica sui social media affronta una serie di argomenti, tra cui le linee guida per gli account personali, le regole di associazione delle organizzazioni e le linee guida legali. Questi argomenti sono tutt'altro che statici, quindi è meglio rivisitarli regolarmente o quando si verifica un cambiamento importante della piattaforma.

Strumenti di archiviazione sui social media per facilitare il processo

Ora che hai alcune best practice a cui fare riferimento, sei pronto per provare alcuni strumenti. Le seguenti piattaforme ti aiuteranno a gestire le tue esigenze di conformità senza sacrificare l'efficienza.

1. Germoglio sociale

Sprout Social unifica la pianificazione, il reporting, l'ascolto e l'archiviazione dei social media in un unico strumento centralizzato, supportando flussi di lavoro più snelli per le agenzie governative. In caso di richiesta di record, gli esperti di marketing possono far emergere post specifici utilizzando lo strumento di ricerca nella sezione Pubblicazione . È possibile trovare commenti e risposte pertinenti utilizzando lo strumento di ricerca nella Smart Inbox.

Le agenzie governative possono anche utilizzare Inbox Export di Sprout per esportare rapidamente post, messaggi e recensioni dalla Smart Inbox in un file CSV a scopo di tenuta dei registri. Queste esportazioni forniscono una documentazione chiara dei metadati granulari, inclusi il tipo di messaggio e i timestamp, l'utente Sprout che ha inviato o modificato ciascun messaggio e i permalink al messaggio sulla rete originale.

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3. Archivio Social

ArchiveSocial è una soluzione di archiviazione dei social media fornita da CivicPlus. Questo strumento supporta gli operatori di marketing degli enti governativi con la conservazione dei record in tempo reale in conformità con le leggi sui registri pubblici. Mentre CivicPlus offre un portafoglio di soluzioni per le organizzazioni del settore pubblico, ArchiveSocial è una soluzione mirata interamente focalizzata sull'archiviazione.

3. Congelatore pagine

Pagefreezer è un'altra soluzione di archiviazione digitale in tempo reale che supporta la corretta conservazione dell'attività sul web e sui social media. Lo strumento consente alle organizzazioni di qualsiasi dimensione di preservare in modo permanente i contenuti digitali sui social e non solo, quindi accedere a tali archivi e riprodurli come se fossero ancora live. Sebbene Pagefreezer offra molto più della semplice archiviazione social, non offre alcuna funzionalità di pianificazione, reporting o ascolto dei social media.

Semplifica il tuo approccio all'archiviazione sui social media con Sprout

Con Sprout Social, le agenzie governative possono consolidare la gestione e l'archiviazione dei social media in un'unica voce di budget, il tutto mantenendo un solido livello di conformità.

Per saperne di più su come Sprout aiuta le agenzie governative a creare relazioni più forti con i loro elettori attraverso il potere dei social media, programma una demo oggi stesso.

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