5 suggerimenti per ospitare una conferenza o un evento virtuale di successo

Con la pandemia di COVID-19 che limita i viaggi e le affollate riunioni di persona, le conferenze e gli eventi virtuali hanno sostituito le loro controparti di persona. Piuttosto che queste interruzioni che rallentano la pianificazione, sembra che ci siano più eventi che mai, tra webinar ed eventi di lancio e conferenze di settore.

A causa della diffusione di questi eventi virtuali ora, la preparazione e una strategia consolidata sono fondamentali per distinguersi dalla massa. Gli eventi virtuali non sono un concetto nuovo. Le aziende direct-to-consumer spesso hanno lanci di prodotti solo digitali e le funzionalità dei social media li rendono sempre più facili.

Se stai ospitando una conferenza o un evento virtuale per la prima volta, armati di questi suggerimenti per un'esperienza di successo.

Tipi di conferenze ed eventi virtuali

Una buona parte degli eventi di persona possono essere convertiti in esperienze digitali purché tu metta in atto la pianificazione necessaria in anticipo. Le conferenze di settore piene di presentazioni e relatori funzionano in un ambiente virtuale, ma dovrai anche riflettere su come funzionerà virtualmente il solito pezzo di rete di un evento di persona. Le persone partecipano a questi tipi di eventi in parte per conversazioni improvvisate e eventi di networking satellitare che si verificano.

Oltre alle conferenze del settore, abbiamo visto molti esempi di eventi virtuali tra cui festival, concerti, lanci di prodotti, riunioni aziendali e persino happy hour. C'è un'alternativa virtuale disponibile per quasi ogni tipo di evento là fuori.

1. Budget, budget, budget

Solo perché ora è un evento virtuale non significa che puoi buttare via il tuo budget. Sì, sarai in grado di risparmiare su stampa, supporto tecnico di persona, prenotazione della sede e segnaletica, ma non grattare del tutto il marketing. Gli eventi virtuali hanno un sovraccarico inferiore rispetto a quelli di persona, ma maggiore è l'attività e la partecipazione, maggiore sarà la necessità di budget, soprattutto per la tecnologia di supporto.

La sostituzione di una sede dell'evento è il software o l'app che utilizzerai per ospitare l'evento. Il numero di partecipanti, sia relatori che partecipanti, e il livello di interazione desiderato determineranno il tipo di piattaforma di gestione che utilizzerai. Alcuni eventi si sono svolti interamente su Instagram Live mentre altri sono video preregistrati che vengono rilasciati ad orari prestabiliti.

La sponsorizzazione è una parte importante della pianificazione degli eventi, quindi se desideri comunque inviare gadget o ospitare happy hour virtuali, assicurati di modificare il tuo piano di sponsorizzazione in base a ciò di cui potrebbe aver bisogno un evento virtuale. Quel negozio di persona che sarebbe stato all'evento? Ora può essere un negozio online dropship con offerte speciali o offerte per i partecipanti..

Altri elementi di budget da considerare correlati agli eventi virtuali includono: forte promozione sui social media, sottotitoli dal vivo, moderazione dei commenti e hosting di video e documenti al termine dell'evento. Gli eventi più piccoli come i webinar e lo streaming live per tutto il giorno non avranno bisogno di tutto questo, quindi rivedi a cosa dovresti dare la priorità e cosa puoi tagliare dal tuo budget.

2. Mescola streaming live e video preregistrati

Decidere il programma e dirigersi verso i discorsi da non perdere sono parti importanti di una conferenza. Il vantaggio di un evento virtuale è che di solito sei in grado di guardare i discorsi che ti mancano. Ma allora, che senso ha partecipare se potrai guardarlo più tardi? Rafforza i tuoi eventi e rendili più attraenti per i partecipanti dal vivo con divertenti live streaming, breakout room virtuali o chat di discussione e altro materiale interattivo.

I video preregistrati consentono ai tuoi altoparlanti di essere liberi da qualsiasi problema tecnologico e consentono anche la modifica, se necessario. Alla fine di ciascuna delle loro sessioni, puoi fare in modo che i relatori si uniscano a un video dal vivo o nella chat room per rispondere alle domande, proprio come in un evento di persona.

La California Academy of Sciences teneva un evento NightLive settimanale. Ogni evento aveva un argomento e includeva relatori e dimostrazioni rilevanti. Durante la pandemia, il museo ha convertito questi eventi settimanali in Virtual NightLife e NightSchool, che sono entrambi eventi in live streaming che rispecchiano quelli di persona. Avere questi su Facebook Live incoraggia i commenti e salva anche il video per i futuri partecipanti da guardare.

I livestream, che siano su Facebook Live, Instagram o un'altra piattaforma di streaming, sono molto più interattivi per tutti e un valore aggiunto se i partecipanti devono pagare per partecipare.

Mescolare i due tipi di video in un unico evento lo rende divertente e memorabile, superando il fattore di stantio che possono avere i video rigorosamente preregistrati.

3. Prepara i tuoi altoparlanti

Per un evento interamente virtuale, assicurati che i tuoi relatori siano completamente preparati. Eventi più grandi dovrebbero eseguire test per la velocità di Internet, il livello di comfort con la tecnologia e i controlli del microfono. Il live streaming e l'utilizzo della piattaforma per eventi che scegli potrebbe essere una nuova esperienza per i tuoi relatori, quindi è meglio prepararli a ciò che potrebbero incontrare. Sarà loro richiesto di moderare i commenti stessi? Hanno bisogno di condividere il loro schermo per una presentazione di diapositive?

Alcuni scenari comuni per cui prepararsi includono:

• Trovare l'ambiente fisico migliore per il tuo altoparlante per ridurre al minimo le interruzioni e avere un suono nitido. Testare, esercitarsi e preparare le apparecchiature per garantire che tutti gli altoparlanti trasmettano all'incirca allo stesso livello sonoro per evitare variazioni di volume a sorpresa per gli spettatori.
• Se condividi uno schermo o un live streaming, consigli su cosa disattivare sul tuo computer, ad esempio mettere tutte le notifiche in attesa.
• Commentare o non commentare? Idealmente, avrai una persona separata che modera i commenti in modo che l'oratore possa concentrarsi sul discorso. In ogni caso, assicurati che conoscano il codice di condotta dell'evento e come gestire i commentatori offensivi
• Problemi tecnologici. Cosa succede se la tecnologia dell'oratore non riesce o se i problemi del software o le diapositive non funzionano? Prepara piani di backup per tutti questi possibili problemi.

Infine, i relatori sono un'altra fonte di promozione per il tuo evento. Vuoi che pubblicizzino il loro discorso in modo che il loro pubblico attuale senta che vale la pena partecipare all'evento. Per rendere tutto più facile per i relatori, prepara diversi materiali promozionali nelle dimensioni ideali dei social media e didascalie suggerite. In questo modo, tutto ciò che devono fare è pianificare il contenuto e incollare le didascalie.

4. Stabilisci le aspettative per i partecipanti

Che si tratti di una grande conferenza di settore o di un live streaming su un singolo argomento, è necessario comunicare in modo efficace ciò che i partecipanti dovrebbero aspettarsi. Fa schifo mettere da parte del tempo per partecipare a un evento solo per rendersi conto che l'argomento è troppo ampio o adatto a un pubblico diverso. Sii chiaro in cosa è l'evento ea chi è rivolto. Come si distingue da tutti gli altri eventi virtuali là fuori?

Se stai convertendo un evento di persona in virtuale, dovresti parlare di come appariranno online le principali funzionalità. Che aspetto hanno un ricevimento di benvenuto e una parte del relatore principale per i partecipanti? Come ogni evento, pubblica un programma. Fai sapere loro se è preregistrata, se sono disponibili commenti, se la presentazione verrà salvata e che aspetto avrà l'interazione. I video dei partecipanti saranno attivati ​​o disattivati? Gli hashtag sono disponibili in modo che sia possibile twittare dal vivo o chat supplementari su Twitter?

Il Comic-Con, un evento che storicamente ha attratto più di 130.000 partecipanti, è diventato tutto virtuale nel 2020. Per replicare l'esperienza di persona, l'evento ha programmato concorsi, molti discorsi, una sala espositiva online, feste di osservazione e altro ancora.

Rendi molto facile per i partecipanti creare un programma di eventi e avere i link giusti a cui andare quando è il momento di partecipare. Se viene utilizzata una piattaforma per eventi, inviare guide su come utilizzarla e se sono necessari download. Dovrebbero essere prese in considerazione anche le funzionalità di accessibilità come i sottotitoli in tempo reale e le traduzioni. Con un evento virtuale, hai la possibilità di espandere la tua base di presenze e generare in modo efficace più potenziali contatti e un coinvolgimento significativo. Coloro che non hanno potuto recarsi all'evento possono ora partecipare a quello virtuale.

Infine, dedica tempo al networking, soprattutto se si tratta di una conferenza di settore che di solito ha questo componente. Gli happy hour ospitati dagli sponsor, le conversazioni rapide uno contro uno e le breakout room di attualità sono modi per incoraggiare il networking. Indipendentemente dalla piattaforma su cui decidi di ospitare l'evento, incoraggia i partecipanti a compilare completamente il proprio profilo in modo che possano connettersi più facilmente con i colleghi del settore.

5. Pianifica la promozione: prima, durante e dopo

Il marketing, in particolare sui social media, sarà una parte importante della tua preparazione. Il pagamento per gli annunci sui social media è un must per gli eventi digitali, ma non dimenticare le pagine di destinazione degli eventi e gli invii di newsletter. Eventi come Sprout Sessions Digital 2020 hanno un programma promozionale completo che inizia prima dell'evento. Lo sforzo non finisce nemmeno con il giorno dell'evento: gli eventi virtuali offrono molte opportunità per riutilizzare il live streaming e i contenuti digitali per settimane dopo il fatto.

Fortunatamente per te, gli eventi virtuali semplificano il monitoraggio del tuo ROI. Tra l'ascolto dei social media, i report di analisi delle parole chiave e dei tag e l'analisi della pubblicità digitale, sei pronto a sapere quanto sta andando la tua campagna.

MozCon, un evento di persona, è diventato digitale nel 2020. La pagina di destinazione è chiara in ciò che i partecipanti possono aspettarsi dall'aspetto virtuale. Ancora meglio, la loro promozione post-evento include un pacchetto video a pagamento che puoi acquistare se ti sei perso la partecipazione.

Ospitare eventi virtuali con sessioni video significa che ora hai un tesoro di contenuti a tua disposizione. Riproponi il contenuto in altri formati come episodi di podcast, citazioni grafiche e articoli di lunga durata.

Al termine dell'evento, ringrazia tutte le persone coinvolte e utilizza i sondaggi di follow-up per capire su cosa puoi lavorare per la prossima volta. Questi risultati del sondaggio possono anche diventare testimonianze per la promozione dell'evento del prossimo anno.

Conclusione

La pianificazione e la preparazione sono pilastri per ospitare una conferenza o un evento virtuale di successo. Quando tutte le persone coinvolte, relatori, partecipanti, moderatori, sanno cosa aspettarsi e come partecipare, l'esperienza è molto più fluida. Gli eventi virtuali hanno il vantaggio di essere a costi inferiori, una partecipazione del pubblico più ampia e analisi facili da monitorare, ma ciò non significa che dovresti lesinare su altri elementi necessari.

Il campo degli eventi virtuali diventa sempre più affollato di anno in anno, quindi è necessario comunicare in modo efficace perché è il tuo a partecipare e non gli altri. Funzionalità extra come streaming live e domande e risposte dal vivo aumenteranno la partecipazione dei partecipanti.

Sei entusiasta di ospitare la tua conferenza o evento virtuale ma hai bisogno di ispirazione? Usa l'ascolto sociale per vedere quali lacune di attualità possono essere colmate.