Gli eventi di successo iniziano con i social

Cosa hanno in comune i team di eventi e i team sociali? Entrambi sono chiamati a "fare la loro magia". Ma per entrambi i team, quella magia percepita è l'azione radicata nella strategia, nei dati e nell'esperienza dell'utente.

Ascolta di seguito e continua a leggere per ascoltare il manager degli eventi di Sprout, Alysha Daytner, e il Senior Manager dei social media, Rachael Samuels, parlare di come collaborano per produrre esperienze eccezionali.

Alysha: Mi piace che se ne parli in dettaglio, perché la nostra collaborazione è così organica. Anche se entrambi i nostri team possono essere dei grandi contributori dietro le quinte, stanno succedendo molte cose! Gli eventi non potrebbero creare esperienze senza la tua intuizione.

Rachele: Giusto? La tua squadra ci coinvolge fin dall'inizio, e questo è importante per entrambi i lati di questa equazione.

Alysha: Quando costruiamo un evento, lo costruiamo per un pubblico definito. Questo è qualcosa che la tua squadra fa così bene, motivo per cui chiediamo sempre il tuo contributo, ma può essere un punto di partenza intimidatorio. Come convalidi il tuo istinto per ciò che vuole un pubblico?

Rachael: Per fortuna Sprout lo rende facile. Come professionisti dei social media, siamo costantemente sintonizzati con il nostro pubblico... non solo dalla gestione dei nostri canali giorno per giorno, ma utilizzando l' Ascolto per scoprire le conversazioni che il nostro pubblico sta avendo in tempo reale. Possiamo approfondire argomenti specifici, comprendere il sentimento e far emergere cose che potremmo perdere facendo affidamento solo sull'istinto.

Alysha: Questo è il modo in cui, ad esempio, sappiamo quando il nostro pubblico è affaticato da eventi digitali e questo ci aiuta a fare scelte come progettare sessioni più brevi o eventi più brevi.

Rachael: Sono qui per sessioni più brevi!

Alysha: Ma questa è anche una spinta incredibile per lo sviluppo del nostro programma. Prendiamo decisioni più intelligenti e strategiche sui tipi di sessioni che costruiamo (ad esempio, un relatore principale rispetto a workshop più approfonditi) quando esaminiamo i bisogni e i desideri del nostro pubblico utilizzando i dati sociali.

Alysha: Parliamo di promozione. Facciamo affidamento su diversi canali per promuovere le nostre esperienze, ovviamente questo include i social. In che modo i team di eventi possono essere partner eccellenti con i team social quando si tratta di creare entusiasmo prima di un evento?

Rachael: Poiché la strategia sociale ha così tanti input, prima abbiamo informazioni su un evento, meglio è.

Alysha: Giusto, non ti mollerei mai una settimana prima di un evento e ti chiederei di "fare la tua magia".

Rachael: A nome di tutti i professionisti dei social media, lo apprezzo! Tutto, dai dettagli logistici di un evento ai messaggi chiave per il pubblico di destinazione, ci aiuta a prendere decisioni su quali canali e strategie utilizzare. I team degli eventi possono anche aiutare i team sociali condividendo la propria visione per la promozione, che aiuta a darci un punto di partenza. OK tocca a me fare una domanda...

Alysha: …Sì, per favore!

Rachael: Cosa possono chiedere i team sociali ai team degli eventi? Sappiamo che avete molto da fare quando si tratta di produrre un evento. Come possiamo essere partner premurosi mentre navighi di tutto, dalla promozione agli altoparlanti, al branding... a quelle playlist killer che crei?

Alysha: Le playlist! Un vero vantaggio del lavoro! Mi piace che tu me lo stia chiedendo, comunque. So di essere stato colpevole solo di fidarmi della tua esperienza, senza conoscere i dettagli di ciò di cui hai bisogno. Diventa reale con me: dimmi che devi capire la visione dell'evento o che hai bisogno di immagini o citazioni entro scadenze specifiche... e condividi l'impatto sul tuo lavoro se non te le porto. Non c'è nessuna "magia" qui!

Rachael: Stiamo facendo di questo il nostro nuovo motto.

Alysha: Sai che ci sto.

Alysha: A proposito di tempi, i team degli eventi (e lo dico per me stesso) devono ricordare che i team sociali devono essere informati se un evento necessita di una copertura in diretta.

Rachel: Al cento per cento. Ci consideriamo parte del team di produzione, quindi portarci in documenti relativi allo spettacolo, messaggi chiave e cosa aspettarsi è fondamentale per la copertura del giorno dell'evento.

Alysha: Aspetta, vuoi dire che non stai solo aspettando con le tue storie di Instagram aperte, pronto per creare contenuti?

Rachael: Voglio dire... lo siamo... ma come in ogni area di lavoro, più pianificazione e strategia ci mettiamo dietro, meglio è.

Alysha: Dico sempre "Odio le sorprese che non conosco". Sembra rilevante.

Rachael: Aspetta, è Alysha: Questa è la partnership di cui sto parlando! L'hai capito!

Rachael: Un'ultima cosa, che riguarda le sorprese... fare un piano su come le nostre squadre comunicheranno durante un evento dal vivo, specialmente quando ci troviamo in luoghi fisici diversi, è un altro modo in cui possiamo essere partner forti.

Alysha: Questo è un ottimo punto. Se qualcosa cambia, l'intero team di produzione, inclusi i social, ha bisogno di un messaggio chiaro su cosa è cambiato e su come affrontarlo. Questo potrebbe essere qualsiasi cosa, da un problema tecnico (il mio incubo) a come gestire i thread di Twitter che decollano.

Alysha: In sintesi, i nostri team lavorano meglio quando lavorano insieme. Collaborare in anticipo, utilizzare i dati per prendere decisioni, essere chiari su ciò di cui ciascuna parte ha bisogno per avere successo e comunicare aiuta tutti noi!

Rachael: Vorrei che potessimo dare il cinque attraverso lo schermo!

Alysha: Grazie per la conversazione. Sono entusiasta quando posso condividere di più sul prossimo evento che stiamo preparando.

Rachele: Lo stesso. Grazie!

Vuoi maggiori informazioni su come l'ascolto sociale può aiutarti a massimizzare la tua spesa di marketing? Leggi la nostra guida al ROI dell'ascolto sui social media.