Sprout on Sprout: come comunicare le priorità del social media marketing agli stakeholder esterni

La gestione dei social media non è un'impresa facile. I marketer dei social media sanno che il lavoro va oltre la semplice pianificazione di un post con GIF divertenti o la creazione di contenuti virali. Molti team sociali, incluso il nostro, sono generalmente più piccoli, ma il loro impatto sul business è grande.

LinkedIn ha riferito che i social media manager sono la terza posizione di marketing più richiesta per volume di annunci di lavoro nel 2022, mentre i ruoli di coordinatore dei social media hanno la terza crescita anno su anno di tutti i titoli di marketing.

I team dei social media interagiscono spesso con più stakeholder di tutti i livelli e dipartimenti di un'intera organizzazione. Ciò rende difficile gestire le richieste o le esigenze di tutti, rimanendo fedele alla tua strategia sociale e alle priorità di marketing.

Ecco perché è fondamentale stabilire le priorità e comunicare in modo efficace ciò che hai nel piatto al di fuori del tuo team sociale. Ma come puoi sviluppare una strategia di definizione delle priorità che funzioni per te e il tuo team? Come parli quando la richiesta di uno stakeholder non è in linea con i tuoi obiettivi? E come spieghi che sei sopraffatto dal tuo carico di lavoro a causa di un eccesso di richieste?

Ecco una rapida occhiata a come il team social di Sprout gestisce le priorità di marketing per ispirare i tuoi processi. Lascerò anche gemme su quali metodi e rapporti sui dati in Sprout Social ti consentiranno di comunicare le tue priorità e mantenere la tua posizione.

Proprietà sulle priorità di marketing individuali

Il nostro team di social media è composto da tre persone, un senior manager e due strateghi. Il mio compagno di squadra, Jonathan Zuluaga, e io siamo entrambi Social Media Strategist. Il nostro modello di team utilizza un approccio platform-specific: Jonathan gestisce le reti di coinvolgimento (Twitter, LinkedIn, Facebook e app di messaggistica come WhatsApp) mentre io gestisco il lato awareness della nostra strategia (YouTube, Instagram, Pinterest e TikTok). Il nostro manager, Rachael Samuels, supervisiona l'intera strategia sociale.

Questa configurazione ci consente di possedere il nostro carico di lavoro e i metodi per gestire le nostre priorità di marketing. Spiegherò i nostri quattro metodi per realizzare i nostri obiettivi di marketing: divisione delle responsabilità, utilizzo della matrice delle priorità dell'azione, blocco del tempo e pianificazione del progetto.

Dividere le responsabilità

La divisione delle responsabilità facilita la definizione delle priorità. Per maggiore visibilità, io e Jonathan aggiungeremo delle note nel calendario di Sprout, dicendo: "questa è un'iniziativa che possiedo ed ecco la data di pubblicazione". In questo modo possiamo vedere su cosa stiamo lavorando.

Avere uno stratega designato per ogni serie di reti rende anche più facile per le parti interessate che hanno domande e richieste. Sono in grado di ottenere le loro risposte più velocemente con l'esperienza di cui hanno bisogno per andare avanti. Se qualcuno di un team esterno vuole promuovere un webinar su Twitter, sa a chi rivolgersi e il processo di collaborazione può iniziare immediatamente.

Utilizzo della matrice delle priorità di azione

Poiché ogni persona possiede un pezzo della nostra strategia, siamo in grado di creare metodi personalizzati per raggiungere i nostri obiettivi. Tuttavia, tutti utilizziamo la matrice delle priorità dell'azione per aiutare a completare attività e progetti. La matrice delle priorità dell'azione è uno strumento di produttività che classifica le attività e/o i progetti in base al loro impatto sull'azienda e alla quantità di tempo necessaria per completarli. Innanzitutto, ci concentriamo su attività ad alto impatto e a basso sforzo e partiamo da lì.

Per noi, un alto impatto è qualsiasi tipo di progetto che si collega ai nostri obiettivi di marketing generali o qualsiasi cosa che ci aiuti a raggiungere risultati su un progetto che è dietro o che necessita di attenzione immediata. I progetti di riduzione dell'ascensore potrebbero richiedere solo un'ora del nostro tempo, ma avranno un impatto significativo. In poche parole, tutto ciò che facciamo è guidato dall'organizzazione più ampia.

In qualità di manager, Rachael deve bilanciare il completamento del proprio lavoro mantenendo le esigenze aziendali al primo posto.

Rachael dice: “Mi chiedo: cosa muoverà l'ago per il business quel giorno? E cosa ha bisogno di un'attenzione costante rispetto a ciò che ha bisogno di una breve esplosione di energia?"

“Qualunque cosa sia ad alto impatto, basso sforzo, lo faccio per primo. Quindi completo le attività a medio impatto ea basso sforzo. Se qualcosa ha un impatto elevato, uno sforzo elevato, esamino e vedo se riesco a eliminarlo in blocchi e quindi dò la priorità a quei blocchi per un periodo di tempo più lungo", aggiunge.

Blocco del tempo e pianificazione del progetto

Il blocco del tempo è uno dei maggiori suggerimenti di Rachael per la definizione delle priorità per i social media marketer.

“Non c'è proprio niente di simile. Forzati a spegnere e smettere di multitasking. Non è utile per nessuno”, spiega.

Insieme al blocco del tempo, implementa la pianificazione del progetto. Stabilisce un piano con elementi d'azione per ogni giorno della settimana, non importa quanto piccolo sia il compito.

“La pianificazione del progetto è così importante. Se stabilisci le date di ogni piccola cosa che devi fare in anticipo, in realtà rende le cose molto più facili", afferma Rachael.

Simile a Rachael, mi piace usare la pianificazione del progetto per gestire il mio carico di lavoro. Uso un foglio di calcolo per disporre tutte le cose che voglio pubblicare quel mese e lo uso per tenerne traccia, come un rapporto sullo stato di avanzamento. I miei “input” provengono da varie iniziative e li utilizzo per pianificare i contenuti social. Includerò tutto ciò di cui ho bisogno per pubblicare sui social, come video o risorse creative. Mi dirò: "Ok, ho prodotto cinque dei nostri video di lancio di TikTok pianificati per il mese" e lo segnalo sul calendario per tenere traccia di ogni contenuto.

Il foglio di calcolo offre flessibilità perché posso adattarmi se si verifica un turno. Il nostro team tiene a mente l'adattabilità durante la pianificazione del progetto perché il sociale è intrinsecamente in continua evoluzione. L'adattabilità nei social media è necessaria, ma Rachael osserva che diventa più facile quando c'è un piano in atto.

“I social si muovono molto velocemente, quindi le priorità cambiano molto rapidamente, come ogni giorno o anche di minuto in minuto. Qualcosa potrebbe diventare virale e devi saltare subito. Va bene. Ma devi creare un universo in cui va bene. Creare sacche di tempo per il lavoro stabile, sapere che potresti avere dei disgregatori e capire che aspetto ha per te è davvero importante", spiega.

Allineamento delle priorità di marketing del team

Abbiamo anche tattiche di definizione delle priorità a livello di team e reparto. Ad esempio, ci incontriamo con team e leader all'inizio del trimestre per discutere le priorità di ciascun team. Comunicare l'importanza della nostra strategia sociale agli stakeholder è essenziale per collaborare efficacemente con altri team.

“È importante che gli stakeholder dell'organizzazione comprendano che abbiamo una strategia specifica in cui abbiamo queste reti multiple e quelle sono quelle disponibili per la distribuzione. È anche importante capire chi stiamo cercando di raggiungere su ogni rete”, dice Rachael.

Nota che è fondamentale comunicare i pilastri della nostra strategia alle parti interessate in modo che possano avere una comprensione dei nostri obiettivi. Se una richiesta non rientra in questi pilastri, esaminiamo se rientra nella nostra strategia.

Ci manteniamo aperti alla collaborazione offrendo un modulo interno, che gli stakeholder utilizzano per presentare idee e richieste. È un framework che aiuta il nostro team a comprendere meglio l'idea o l'iniziativa in modo da poter esplorare come collegarla alla nostra strategia. Il modulo mostra anche agli altri come il nostro team si avvicina ai progetti perché comunichiamo il nostro processo di pensiero e come si collega alla nostra strategia e agli obiettivi generali.

Sebbene apprezziamo la collaborazione, a volte dobbiamo respingere e il nostro team ha diversi metodi per queste situazioni.

Come sostenere le tue priorità di social media marketing

Molti esperti di social media hanno familiarità con l'esperienza di avere una marea di richieste provenienti da vari dipartimenti. È comune per una varietà di team contribuire alla strategia sociale della propria organizzazione.

Ma, siamo onesti, non tutte le richieste dovrebbero essere aggiunte in cima alla tua lista di cose da fare. Potresti anche dover affrontare qualche respingimento se rifiuti.

Molto probabilmente se stai respingendo qualcosa, è perché sai che non avrà successo. Se qualcuno vuole davvero che tu promuova un webinar o un determinato evento e non pensi che sia in linea con il tuo pubblico di Instagram o TikTok, va bene dire di no.

In quanto esperti di social media marketer, sappiamo meglio cosa vuole il nostro pubblico su ogni rete.

Ecco alcune tattiche che ci piace usare che possono aiutarti a sostenere le tue priorità di marketing senza bruciare ponti:

1) Trova un punto di compromesso

Jonathan afferma che la scelta del compromesso ti aiuterà a navigare nelle relazioni necessarie e a costruire un rapporto. Data la natura di come funzionano i social, è estremamente importante che i gestori dei social media costruiscano relazioni tra i vari dipartimenti per ottenere visibilità e rispetto. Avere quelle relazioni forti e usarle per stabilire competenze ti consentirà di avere una conversazione aperta quando ti respingi.

“Puoi lanciare un biscotto a qualcuno una volta ogni tanto. Dirò loro: "Va bene, questa volta ci proverò, ma tocchiamo la base e vediamo se funziona in base ai dati". Questo potrebbe aiutarti a dimostrare che sei in grado di costruire relazioni, ma hai anche dati che forse non funzionano, perché il social è tutto test e apprendimento", dice.

Usa il test A/B come mezzo di compromesso. Se qualcuno insiste su un'iniziativa, puoi proporre un test A/B per vedere quale contenuto funziona meglio. Questo mostra la tua apertura, ma offre anche l'opportunità ai dati di mostrare se si tratta di un approccio efficace.

Se trovi qualcosa che non risuona con il tuo pubblico su una rete, forse si adatterebbe meglio su un'altra rete. Puoi selezionare quali segmenti di pubblico e reti si adatterebbero meglio a diverse iniziative. Riduce l'aumento da parte tua perché non stai creando contenuti per ogni rete, pur continuando a supportare un importante stakeholder.

2) Cogli l'opportunità di educare

In alcuni casi, Rachael consiglia di non considerarlo come respingere una richiesta, ma di esaminare l'opportunità come un modo per educare lo stakeholder. Spiega perché l'attività non ha una priorità elevata in termini di carico di lavoro del team o considera la possibilità di fornire un'alternativa che aumenterebbe l'opportunità. È una misura proattiva che aiuterà entrambe le parti su tutta la linea.

"Se qualcuno dice, 'Voglio pubblicare un post su questo webinar', ma non ha davvero senso per noi farlo... Si tratta meno di respingere e più di educare sul perché qualcosa funzionerebbe o qualcosa non funzionerebbe, " lei dice.

Se non rifiuti completamente e finisci per scendere a compromessi, esorta i marketer dei social media a promuovere questa educazione.

"Puoi dire: 'Ecco cosa avremmo potuto fare se avessimo avuto più tempo' o 'Ecco cosa avremmo potuto fare se avessimo avuto più informazioni o più contesto o più immagini.' Basta essere sinceri su questo in modo che le persone non ripetano il comportamento in futuro.

Incoraggia anche a essere onesta riguardo al tuo impegno di tempo, aggiungendo "Puoi anche dire qualcosa sulla falsariga di 'Ehi, so che i social sembrano facili, ma possono essere necessarie tre ore per mettere insieme una storia. E non è qualcosa che posso svegliare entro le 11.' Questo è in realtà un ottimo modo educativo per avvicinarsi alla gestione sociale e mitigare quel tipo di comportamento da parte di altre persone”.

Più le parti interessate istruite diventeranno nel mestiere, più fiducioso diventerai nel mantenere la tua posizione.

3) Sii una risorsa di verità per le altre squadre

Poiché i marketer dei social media hanno una migliore comprensione dei social, usa la tua esperienza nella gestione delle richieste degli stakeholder.

“Avere un forte ragionamento sul motivo per cui stai respingendo o perché non puoi fare un certo progetto. I social finiscono per essere il punto di riferimento per molte organizzazioni. L'ho sperimentato in passato nella mia carriera, ma al giorno d'oggi non è così perché stiamo costruendo strategie più sofisticate e abbiamo una migliore comprensione del nostro pubblico. Assicurati di capire qual è la tua strategia, quali sono i tuoi obiettivi e chi è il tuo pubblico ti darà un caso migliore del perché qualcosa non funzionerà e perché stai respingendo", dice Jonathan.

In sostanza, sii aperto su ciò a cui stai dando la priorità e su ciò che il tuo pubblico sta cercando sui social, in modo che possa informare gli altri team e anche a cosa danno la priorità.

4) Sii onesto e connettiti con il tuo manager

Se ti trovi in ​​una situazione in cui ti senti sopraffatto, non esitare a difendere te stesso.

Non puoi lanciare un biscotto a tutti. Alcuni vorranno un sapore completamente diverso da quello che hai preparato, mentre altri potrebbero voler prendere più della loro parte dal barattolo.

“Si tratta solo di essere sinceri con te stesso. Quanto aiuterà e ha bisogno di essere fatto in questo momento? È solo un progetto di passione? O mi aiuterà a raggiungere i risultati e gli obiettivi per le nostre esigenze aziendali?" dice Jonathan.

L'altro passo è essere onesti con il tuo manager su cosa c'è nel tuo piatto e perché stai respingendo qualcosa. Se qualcuno sta cercando di promuovere un'iniziativa e vuole davvero un supporto sociale, verifica con il tuo manager e chiedi: "Ehi, ho tutte queste altre cose che sono priorità in questo momento. Allora cosa posso togliere dal mio piatto?

È impossibile destreggiarsi tra tutto senza bruciarsi. Sii onesto su ciò che puoi affrontare e su ciò che non puoi.

Usa i dati per eseguire il backup delle tue priorità di marketing

I dati sono i tuoi migliori amici quando si tratta di comunicare le tue priorità. È difficile combattere contro i dati perché i numeri non mentono. Abbi fiducia nel tuo discernimento sociale e quindi radica tutto ciò che puoi nei dati per supportare le tue decisioni e il processo di pensiero.

“Per noi, il reporting dei dati guida il modo in cui diamo priorità ai progetti. Ci aiuta a capire cosa sta muovendo l'ago e cosa no, così possiamo valutare dove dovremmo concentrare il nostro tempo o spingere un po' di più”, dice Jonathan.

Oltre all'utilizzo dei dati, tieni presente che, poiché le priorità del tuo team social si basano su ciò che il loro pubblico desidera, questa intuizione può aiutare a informare su ciò su cui si concentra anche il resto della tua azienda. Più puoi commercializzare il tuo lavoro per informare gli altri team della tua organizzazione, meglio è.

Il nostro team social utilizza i vari report di Sprout per guidare le nostre priorità di marketing e illustrare le nostre iniziative. Di seguito sono riportati alcuni dei rapporti che utilizziamo che possono aiutarti anche ad ancorare il tuo ragionamento nei dati:

Rapporti personalizzati

I rapporti personalizzati sono probabilmente i più utili per mostrare ai leader cosa stai facendo, a causa della loro condivisibilità.

Se il tuo leader desidera una visione olistica di ciò che stai facendo sui social, i rapporti personalizzati possono essere condivisi come punti salienti in un'e-mail, esportati come PDF interattivi o come collegamento condivisibile diretto a Sprout per un'istantanea completa. Inoltre, puoi annotare e lasciare note in diverse parti del rapporto per spiegare ulteriormente il significato dei dati.

“Direi che il rapporto più vantaggioso sarebbe il rapporto personalizzato perché conterrà dati di ascolto. Puoi includere informazioni su pagamento, organico e includere dati sulle prestazioni post. C'è una storia completa da raccontare,” dice Rachael.

“L'ascolto è davvero fantastico perché le tue priorità possono cambiare in base a ciò che sentiamo dal nostro pubblico. L'ascolto può essere utile perché mette in discussione le ipotesi", aggiunge.

Rapporti di profilo

Usiamo questi rapporti frequentemente. I rapporti sul profilo di rete ci aiutano a vedere come sta andando la nostra strategia, perché possiamo guardare i nostri KPI per rete per ottenere un controllo istintivo sui nostri progressi verso gli obiettivi.

“Il rapporto sul profilo di rete risponde: quale rete tirerà più leve? Dove dovremmo investire in modo più specifico? Può anche aiutare con la pianificazione. Che tipo di investimento in apparecchiature video dovrai fare? Che tipo di budget devi avere per i creatori o gli influencer? I rapporti sul profilo della rete possono essere utili per quel tipo di discussione con la leadership", afferma Rachael.

Pubblica i rapporti sulle prestazioni

Usiamo molto il Post Performance Report perché è davvero un potente strumento di monitoraggio. Il rapporto ci aiuta a capire quali contenuti stanno risuonando con il nostro pubblico estraendo il "perché" e il "come". Indica quante persone si impegnano attivamente tramite commenti, Mi piace e condivisioni.

È un ottimo modo per illustrare l'impatto attraverso i dati. Se qualcuno chiede: "Questa specifica iniziativa sta avendo il massimo impatto per quelli che sono i nostri obiettivi?" Il tuo team può estrarre diversi post che illustrano perché e come sta creando un impatto.

Ci piace anche usarlo quando stiamo sperimentando, perché possiamo filtrare in base a varie metriche e utilizzare i tag per monitorare le campagne.

Utilizziamo i filtri per vedere quali post hanno creato più consapevolezza, ottenuto il maggior numero di interazioni o avuto il tasso di coinvolgimento più alto. Regoliamo questi filtri in base alle metriche che stiamo cercando e utilizziamo tali informazioni per riflettere e fare brainstorming sui passaggi successivi.

Ad esempio, se un video su un particolare argomento ha ottenuto il maggior numero di visualizzazioni e impressioni, il nostro team pensa a come ricreare l'idea in un modo diverso. Cerchiamo di individuare ciò che secondo noi ha fatto guadagnare così tante visualizzazioni al video.

Il Post Performance Report include anche dati qualitativi. Puoi vedere le reazioni, i commenti delle persone e il modo in cui interagiscono con quel tipo di contenuto. I dati qualitativi sono preziosi quando si comunica agli stakeholder perché sono in grado di vedere i punti di successo a colpo d'occhio. È anche utile se uno stakeholder non è fluente al 100% nelle metriche dei social media.

Usare i dati per influenzare le future priorità di marketing

Oltre a utilizzare i dati per eseguire il backup delle tue affermazioni, utilizza i dati per informare o modificare le tue priorità future. I numeri informano costantemente che tipo di contenuto vogliamo creare.

Abbiamo visto che su Twitter e Instagram, le visualizzazioni dei video stavano spazzando via dall'acqua i sei mesi precedenti. Era chiaro che il video era qualcosa su cui dovevamo investire molto e continuare a testare.

Sapevamo che dovevamo iterare su come creare video di maggior impatto basati su quell'intuizione. Abbiamo anche dovuto considerare quali altre serie di video stavamo facendo per assicurarci di non allungarci troppo.

L'obiettivo qui è lasciare che i numeri ispirino i tuoi prossimi passi e usarlo come un'opportunità per sperimentare e far crescere la tua rete.

Perché dovresti comunicare in modo eccessivo le priorità di marketing

La comunicazione eccessiva è molto importante quando si tratta di collaborare con più stakeholder, in particolare la leadership. Potrebbe sembrare che tu stia condividendo troppo o che non hai abbastanza informazioni, ma anche solo far conoscere a qualcuno lo stato di un progetto può fare molto.

Se sto aspettando un pezzo di creatività e dico che è un ostacolo prima di poter andare avanti, dà alla leadership una buona idea di ciò di cui ho bisogno per avere successo. Definire i blocchi li aiuta a supportarti un po' meglio perché sanno se hai bisogno di più risorse o meno.

Rachael consiglia ai marketer dei social media di fissare scadenze per gli aggiornamenti sui progressi e di comunicarle per evitare confusione lungo la strada. Evita di aspettare che le persone facciano domande per comunicare sul tuo lavoro perché può creare backup.

“Dal punto di vista della definizione delle priorità, è qui che le persone si incasinano molto. Avevano i blocchi temporali, avevano tutto pianificato, ma poi qualcuno ha avuto una domanda. Quindi, quindi, hanno dovuto inviare un rapporto e interrompere ciò che stavano facendo. La prossima cosa che sai, ci sono volute cinque ore per pubblicare un post di cui nessuno sapeva. Cose del genere possono essere estremamente dirompenti", dice.

Fornire aggiornamenti frequenti avvantaggia l'intero team a lungo termine perché offre agli stakeholder maggiori opportunità di raggiungere e porre domande prima.

Utilizzo di Sprout per gestire le priorità di marketing

Abbiamo analizzato la strategia di definizione delle priorità del nostro team social e il modo in cui utilizziamo Sprout per supportare e informare la nostra strategia. Se vuoi saperne di più sui nostri rapporti e provare questi suggerimenti da solo, iscriviti oggi stesso per un mese di prova gratuito.