Cosa possono imparare i team sociali dalle comunicazioni interne sull'efficacia della messaggistica COVID-19

Se c'è una cosa che è vera, è che i social marketer sanno come tirare con i pugni. Dato il numero di ostacoli che il 2020 ci ha lanciato finora, è più importante che mai per i marketer mantenere la propria agilità e adattabilità.

La crisi del COVID-19 ha sicuramente messo alla prova la flessibilità del social marketer. Di fronte a una crisi globale, i social marketer hanno dovuto ripensare le loro intere strategie e persino scartare intere campagne che non sembrano più rilevanti. E senza un playbook con chiari passi successivi su cosa fare in una pandemia, i social marketer si rivolgono ai loro colleghi per chiedere consiglio in un momento in cui poche persone hanno tutte le risposte. Abbiamo chiesto alla nostra community quali domande hanno e di quali risorse hanno bisogno per affrontare il COVID-19 e le risposte spaziano da come rimanere motivati ​​a capire il tono giusto da assumere con i post sui social.

Oltre a imparare da altri social marketer e brand, c'è un altro team a cui i social marketer possono rivolgersi per avere consigli su come affrontare la crisi del COVID-19: le comunicazioni interne. I comunicatori interni hanno una visione a volo d'uccello di tutto ciò che accade all'interno dell'organizzazione e hanno la responsabilità di tenere informati i dipendenti sulle novità aziendali. Mentre i team sociali continuano a perfezionare e adattare le loro strategie sociali durante il COVID-19, prendi in considerazione la possibilità di prendere in prestito le seguenti lezioni dal team di comunicazione interna.

Crea una fonte centrale di verità

Il problema con una crisi di questa portata è che può facilmente portare alla diffusione di disinformazione, creando confusione per tutti, compresi il tuo team e il tuo pubblico. Per i social marketer, può essere difficile sapere dove condividere le informazioni relative alla pandemia e come consolidare le domande e il feedback del tuo pubblico.

Un modo in cui i comunicatori interni mitigano la disinformazione è creare una singola fonte di verità o designare una posizione centrale in cui le informazioni vengono regolarmente aggiornate. In Sprout, ad esempio, il nostro team ha creato una pagina Wiki dedicata all'emergenza COVID-19, contenente informazioni sulla disponibilità degli uffici, le politiche di lavoro a distanza e le risorse sanitarie per i dipendenti. Abbiamo anche una posizione centrale in cui i dipendenti possono porre domande e dubbi su tutto ciò che riguarda COVID-19.

Allo stesso modo, i team social dovrebbero prendere in considerazione l'utilizzo di piattaforme come Twitter per pubblicare aggiornamenti frequenti rilevanti per il tuo pubblico. Alcuni marchi stanno fissando Tweet con informazioni cruciali sul COVID-19, che da allora sono state sostituite con le dichiarazioni del marchio Black Lives Matter. Se sei un'attività di vendita al dettaglio, potresti voler utilizzare Twitter per condividere informazioni sugli orari dei negozi e sulle misure che stai adottando per garantire la salute e la sicurezza di tutti. Inoltre, con così tante sconosciute che circondano i piani di riapertura degli stati, prendi in considerazione la possibilità di chiedere ai tuoi follower di inviare tutte le domande che hanno in modo da poter trovare facilmente e rispondere alle loro preoccupazioni.

Fare:

• Determina dove condividere gli aggiornamenti tempestivi sulla tua attività e sollecitare feedback dal tuo pubblico.
• Indirizza il tuo pubblico ad altri materiali pubblicati (ad es. il tuo sito Web o blog) che vengono continuamente aggiornati dal tuo team.

Non:

• Supponiamo che tutti abbiano lo stesso livello di consapevolezza del COVID-19 e notizie aggiornate sui piani di riapertura della tua regione.
• Rimani in silenzio su quali misure stai adottando per garantire la salute e il benessere dei tuoi dipendenti mentre gli stati iniziano ad allentare le restrizioni.

Sii flessibile e aperto al cambiamento

Una delle maggiori sfide affrontate da ogni squadra all'inizio della pandemia era incentrata sul ritmo e sui precedenti. Data la rapidità con cui si stavano evolvendo le informazioni su COVID-19, i team sociali hanno avuto poco tempo per preparare e adattare le proprie strategie di conseguenza. In queste circostanze, gli esperti di marketing potrebbero trovarsi a dover creare contenuti social in tempo reale.

Per accogliere una situazione in evoluzione, i team sociali dovrebbero considerare di seguire le orme dei comunicatori interni e mettere insieme un team di risposta rapida. Comprendendo gli stakeholder dell'organizzazione, il team di risposta è disposto e in grado di abbandonare ciò che stanno facendo per aiutare i messaggi esterni tempestivi. Possono supportare i team sociali nella raccolta delle ultime informazioni sulla crisi e possono supportare la creazione di contenuti in modo che l'onere non ricada solo sui marketer.

Oltre a stabilire una riunione settimanale per toccare con mano gli sviluppi recenti, prendi in considerazione la creazione di un canale Slack privato in modo che i membri del team di risposta possano condividere aggiornamenti tempestivi e collaborare ai messaggi social secondo necessità. L'ascolto sociale può anche aiutare i team di risposta a rimanere al passo con le tendenze in aumento nella conversazione COVID-19 e ad informare la direzione dei loro messaggi.

Fare:

• Preparati a eliminare i tuoi messaggi originali quando emergono nuove informazioni sulla crisi a livello locale e nazionale.
• Chiedi aiuto quando si tratta di curare e creare contenuti tempestivi mentre la situazione continua a svilupparsi.

Non:

• Sentiti costretto a commentare ogni aggiornamento COVID-19 in tempo reale, poiché questo è un modo rapido per sopraffare te stesso e il tuo team e può portare al burnout. Dai la priorità alle informazioni che contano di più per il tuo pubblico e tieni d'occhio le tendenze che stanno iniziando a guadagnare terreno.

Ammetti ciò che non sai

Mentre scherziamo sul fatto che "tempi incerti" sia la frase dell'anno, la realtà è che stiamo tutti cercando di navigare in una situazione senza una tabella di marcia o un playbook chiaro. Nessuna delle nostre precedenti esperienze avrebbe potuto prepararci al COVID-19 e va bene ammettere che non abbiamo idea di cosa stiamo facendo.

Un'efficace strategia di comunicazione interna include sapere quando ammettere di non avere tutte le risposte. I dipendenti preferirebbero di gran lunga sentire dai comunicatori interni che stanno lavorando per trovare quelle soluzioni piuttosto che non sentire nulla. Allo stesso modo, i team sociali dovrebbero considerare di incorporare questo livello di trasparenza in tutte le loro comunicazioni durante una crisi. Fai sapere al tuo pubblico che hai bisogno di tempo per formulare la dichiarazione ufficiale di un marchio e come ti stai avvicinando alla situazione attuale. Saresti sorpreso di quante persone diranno di entrare in empatia con te e apprezzeranno sentire la tua vulnerabilità!

Fare:

• Riconosci quando non hai tutte le risposte e impegnati a condividere gli aggiornamenti il ​​più spesso possibile.
• Dai priorità alla trasparenza e all'empatia nelle tue comunicazioni e fai sapere al tuo pubblico quali passi stai facendo per trovare soluzioni alle tue sfide immediate.

Non:

• Aspetta di avere tutte le risposte prima di dire qualsiasi cosa. Può lasciare il pubblico ignorato o lasciato all'oscuro.
• Passa in silenzio alla radio o supponi che la crisi passerà inosservata. È meglio ammettere che hai bisogno di più tempo per formulare una risposta approfondita piuttosto che lasciare che i tuoi follower facciano supposizioni sulla tua prossima mossa.

Guardando avanti verso un mondo post-pandemia

In un mondo perfetto, i team social potrebbero pianificare i propri calendari dei contenuti con mesi di anticipo. Ma se il COVID-19 ci ha insegnato qualcosa, è che anche i piani migliori possono essere rapidamente interrotti durante la notte.

La pandemia ha costretto i marketer a ripensare alle loro strategie originali e li sta anche sfidando a iniziare a pensare a cosa ci aspetta quando gli stati inizieranno a riaprire. Non si torna al lavoro come al solito e gli esperti di marketing hanno il compito di creare messaggi che riflettano un mondo post-COVID. E mentre ci troviamo tutti in un territorio inesplorato, i comunicatori interni possono fornire indicazioni ai marketer sociali su come sviluppare strategie di comunicazione in circostanze instabili. Dotati di queste lezioni del team di comunicazione interna, i social marketer saranno preparati ad affrontare il prossimo problema che il COVID-19 si farà strada.