Mappatura degli stakeholder 101: una guida rapida alle mappe degli stakeholder

Gli stakeholder sono persone o organizzazioni interne o esterne al progetto che hanno un interesse acquisito nel suo successo. Tale interesse può avere un impatto positivo o negativo sull'esecuzione del progetto. Pertanto, è fondamentale conoscere i propri stakeholder.

Più che essere semplicemente in grado di identificare chi sono gli stakeholder nel progetto, è necessario gestirli. È un grande compito. Come fai a sapere chi ha bisogno di cosa quando comunichi con loro durante il progetto? Questo è l'inizio della gestione degli stakeholder e inizia con la mappatura degli stakeholder.

Che cos'è una mappa delle parti interessate?

Una mappa degli stakeholder è una matrice visiva di influenza-interesse a quattro quadranti utilizzata per identificare gli stakeholder e classificarli in base alla loro influenza e interesse per il progetto.

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L'asse y determina il livello di interesse, dal più alto in alto al più basso in basso, il che significa quanto gli stakeholder sono influenzati dal risultato del progetto. L'asse x della griglia misura il livello di influenza dello stakeholder, o quanto lo stakeholder può influire sul progetto, dal basso (lato sinistro) all'alto (lato destro).

Gli stakeholder vengono quindi tracciati su questa mappa a seconda di come cadono su queste due metriche.

Una mappa degli stakeholder è il primo passo verso la gestione degli stakeholder in quanto definisce la relazione dello stakeholder con il progetto. Informerà quasi tutte le decisioni che un project manager prende riguardo ai propri stakeholder, inclusa la frequenza delle loro riunioni e quante informazioni vengono fornite sul progetto.

L'importanza della mappatura degli stakeholder

La mappatura degli stakeholder è importante perché gli stakeholder sono importanti per il successo di un progetto. Di solito ci sono molti stakeholder, il che significa molte e diverse aspettative. Senza mappare le parti interessate in relazione alla loro influenza e interesse per il progetto, avrai difficoltà a comunicare con loro e renderli felici.

Ma è anche una strada a doppio senso. Avere buone comunicazioni con le parti interessate offre ai project manager le informazioni necessarie sul progetto, che li aiuta in innumerevoli modi. Aiuta a mitigare il rischio e scoprire i reali obiettivi degli stakeholder per il progetto.

In altre parole, la mappatura degli stakeholder è l'inizio di un piano di comunicazione efficace. I progetti non possono avere successo se c'è poca o nessuna comunicazione. Migliore è la comunicazione, più agevole procederà il progetto e più facile sarà capire i desideri degli stakeholder.

La mappatura degli stakeholder è anche un modo per gestire le aspettative. Mappando i tuoi stakeholder, sai come si comportano rispetto al progetto. Pertanto, quando il progetto viene eseguito, un project manager può gestire in modo incrementale tali aspettative, allineandole al progetto in modo che tutti siano soddisfatti dei risultati finali.

Esempio di mappa delle parti interessate

Per darti un esempio e l'opportunità di creare la tua mappa degli stakeholder, scarica il nostro modello di mappa degli stakeholder. Fornisce lo schema e tutto ciò che devi fare è aggiungere i dettagli. Il nostro modello di mappa degli stakeholder è mostrato di seguito:

Esistono quattro modi per gestire la comunicazione con gli stakeholder: gestirli da vicino, mantenerli soddisfatti, tenerli informati o semplicemente monitorarli.

• Se il tuo stakeholder ha un alto livello di influenza nel progetto ma non così tanto interesse, dovrebbe essere soddisfatto, il che significa che ha bisogno di aggiornamenti regolari e il suo feedback è importante.
• Uno stakeholder con un alto livello di influenza e interesse deve essere gestito da vicino. Ciò significa incontrarsi con loro più che con il gruppo che si trova nella categoria "rimanere soddisfatto", e anche il loro feedback è fondamentale per qualsiasi processo decisionale.
• Coloro che hanno un'influenza inferiore e un interesse più elevato tendono ad essere la tua base di clienti. Hanno bisogno anche di aggiornamenti sui progressi, ma non con la frequenza dei gruppi "gestire da vicino" e "mantenersi soddisfatti". Coloro che hanno poca influenza e interesse hanno bisogno di essere monitorati, ovviamente, ma probabilmente hanno solo bisogno di essere informati dei grandi passi del progetto.

Come creare una mappa delle parti interessate

Quando sei pronto per creare la mappa degli stakeholder e avviare il processo di mappatura degli stakeholder, ti consigliamo di seguire questi quattro passaggi:

1. Identificare gli stakeholder

Ci possono essere molte parti interessate in un progetto. L'elenco che ti viene in mente dipenderà dalla tua organizzazione, dall'impatto del progetto e dai suoi obiettivi. Ciò significa che potresti dover rivedere l'elenco nel corso del progetto.

2. Analizzare le parti interessate

Il passaggio successivo richiede alcune analisi. Questo ti aiuta a capire quanto sono rilevanti per il progetto e quale prospettiva portano. Per fare ciò, definisci che tipo di stakeholder sono, quanto potrebbero contribuire al progetto e la loro legittimità nel farlo. Sono disposti a impegnarsi? Quanta influenza e coinvolgimento nel progetto hanno?

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3. Stakeholder della mappa

Questo è quando crei la tua scatola e la dividi in quattro, con l'asse y che misura il livello di influenza dal basso (in basso) all'alto (in alto). Sull'asse x, si mappa il livello di interesse, dal basso (sinistra) all'alto (destra). Usando il tuo elenco di stakeholder e l'analisi che hai fatto, tracciali secondo i due assi.

4. Dare priorità agli stakeholder

Ora che hai elencato, analizzato e tracciato i tuoi stakeholder sulla mappa, puoi iniziare a elaborare un piano su come interagire con gli stakeholder nel corso del progetto. A seconda di dove atterrano sulla mappa, li gestirai da vicino per monitorarli. Questo è l'inizio del tuo piano di comunicazione con gli stakeholder e della gestione generale degli stakeholder.

Migliori pratiche durante la mappatura degli stakeholder

È utile ottenere quante più informazioni possibili su tutte le parti interessate. Vuoi sapere chi sono e come gli piace comunicare. Alcuni potrebbero semplicemente chiederti di inviare loro aggiornamenti via SMS, altri vogliono presentazioni di persona e alcuni potrebbero preferire una telefonata. Conoscere il metodo di comunicazione che desiderano e determinare una frequenza adatta a loro.

Sii inclusivo

Un altro aspetto della mappatura degli stakeholder è la comprensione della diversità culturale o linguistica tra di loro. Se non parlano la tua lingua madre, dovrai modificare i tuoi messaggi. È importante essere inclusivi e sapere che ciò che è giusto per uno stakeholder potrebbe essere sbagliato per un altro.

Comunica in modo chiaro

Il contenuto delle tue comunicazioni deve essere chiaro. Vuoi evitare il gergo e presentare semplicemente i fatti. Sii trasparente quando comunichi e nota sempre cosa è certo e cosa non lo è. Sii aperto al feedback dei tuoi stakeholder e scopri come possono influenzare le tue decisioni.

Sii aperto e onesto

Non trattenere mai le informazioni, specialmente le cattive notizie. Prima riuscirai a farlo uscire allo scoperto, più velocemente sarai in grado di soddisfare le aspettative degli stakeholder e gestire qualsiasi preoccupazione possano avere.

Rimani disponibile

Infine, mantieni aperte le linee di comunicazione. Rimani in contatto con i tuoi stakeholder, ma offri loro anche un canale attraverso il quale possono raggiungerti se necessario. Quando lo fanno, ascolta quello che hanno da dire, interagisci con loro, fai le tue domande. La comunicazione è uno scambio di informazioni.

Come ProjectManager ti aiuta a gestire gli stakeholder

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che favorisce le comunicazioni in tempo reale con report che catturano i progressi in tempo reale per aiutare a tenere informati tutti i soggetti coinvolti nel progetto. Le nostre funzionalità ti aiutano a mantenere aggiornati facilmente i tuoi stakeholder.

Le parti interessate vogliono sapere come realizzerai il progetto. I project manager lavorano duramente per costruire una pianificazione praticabile sul nostro diagramma di Gantt online, che organizza le attività, gestisce le dipendenze e fissa le pietre miliari. Il programma può essere condiviso con le parti interessate per tenerle al corrente.

Fornire agli stakeholder dati in tempo reale

Una volta che conosceranno il tuo piano, vorranno vedere come sta procedendo durante l'esecuzione. Puoi condividere la dashboard in tempo reale, che mostra una visione di alto livello delle metriche del progetto come lo stato di avanzamento delle attività, il tempo rimasto al lavoro, i costi e altro ancora.

Fornire ai portatori di interessi i dettagli del progetto quando necessario

Per un'analisi più approfondita dei progressi e delle prestazioni, abbiamo rapporti con un clic. Genera report sullo stato, costi del progetto e molto altro con una semplice pressione di un tasto. Quindi stampa o condividi il rapporto con le parti interessate e tutti i rapporti possono essere filtrati per mostrare solo i dati a cui sono interessati.

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