Che cos'è una dichiarazione di lavoro? Definizione ed esempi

Indipendentemente dal settore in cui ti trovi, l'unica costante durante il ciclo di vita di un progetto sono le scartoffie. C'è sempre un sacco di scartoffie da creare, approvare, archiviare e infine archiviare. Tutti questi documenti di gestione del progetto sono importanti, ma lo Statement of Work (SOW) è facilmente uno dei più importanti perché viene creato all'inizio di un progetto e delinea tutto ciò che deve essere inserito nel progetto.

L'uso di strumenti di pianificazione del progetto efficaci e una dichiarazione di lavoro (SOW) completa e ben scritta ti consentirà di guidare con successo un progetto oltre il traguardo nei tempi previsti e nel budget.

Che cos'è una dichiarazione di lavoro (SOW) nella gestione dei progetti?

La dichiarazione di lavoro (SOW) è un documento legalmente vincolante che cattura e definisce tutti gli aspetti di gestione del lavoro del tuo progetto. Prenderete nota delle attività, dei risultati finali e del calendario del progetto. Si tratta di un contratto di lavoro estremamente dettagliato che definisce i termini e le condizioni concordate tra le parti e pone le basi per il piano di progetto.

La dichiarazione di lavoro (SOW) è uno dei primi documenti che creerai per definire l'intero panorama del progetto prima di pianificare ed eseguire. A causa della grande quantità di dettagli richiesti, la prospettiva di scriverne uno può essere scoraggiante. Pertanto, scomponiamolo in parti più digeribili. La tua dichiarazione di lavoro sarà molto più dettagliata del tuo preventivo di lavoro, che è un documento più semplice che delinea il lavoro che verrà eseguito e i costi ad esso associati.

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Qual è lo scopo di una dichiarazione di lavoro (SOW)?

Come notato, la dichiarazione di lavoro è una panoramica dettagliata dell'ambito del progetto. È anche un modo per condividere i requisiti del progetto, i criteri di accettazione e i termini di pagamento con coloro che stanno lavorando al progetto, sia che stiano collaborando o siano incaricati di lavorare al progetto. Ciò include le parti interessate come fornitori e appaltatori che fanno offerte per lavorare al progetto.

È utile anche per i project manager, in quanto fornisce una struttura su cui costruire il piano di progetto. La dichiarazione di lavoro aiuterà anche a evitare conflitti nel progetto. Con dettagli e chiarezza, il SOW aiuta a mantenere sulla stessa pagina tutti coloro che sono coinvolti nel progetto e lavora per ridurre al minimo la confusione.

Quando si costruisce il proprio programma, è utile utilizzare il software di gestione dei progetti. Può essere estremamente utile per organizzare le tue attività e risorse, poiché è fondamentale fare una pianificazione accurata in questa fase del progetto.

Il software di gestione dei progetti può anche aiutarti a creare una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per ingrandire l'ambito del tuo progetto e identificare le attività, i risultati finali e le pietre miliari del progetto.

Dichiarazione di esempi di lavoro

Un SOW può essere suddiviso in categorie. Ci sono tre tipi principali, che possono essere sostanzialmente definiti come segue.

• Design/Dettaglio : Quando scrivi questo SOW, quello che stai facendo è trasmettere al fornitore come vuoi che il lavoro venga svolto. Quali sono i requisiti dell'acquirente che controlleranno il processo del fornitore? Puoi utilizzare un modello di raccolta dei requisiti per assicurarti di raccoglierli tutti. Questi requisiti di progetto possono variare dai criteri di accettazione della qualità e termini di pagamento alla misurazione dei materiali. In questo SOW, è l'acquirente che è ritenuto responsabile della performance in quanto è lui a dirigere il corso del progetto.
• Livello di sforzo/tempo e materiali/tasso unitario: questa è una versione quasi universale e può essere applicata alla maggior parte dei progetti. Ciò che definisce è il livello di sforzo, nonché i materiali e il costo per unità. Tende a trovare impiego nei contratti a breve termine.
• Basato sulle prestazioni: questo è il SOW preferito dai project manager in quanto si concentra sullo scopo del progetto, sulle risorse e sul livello di qualità atteso dei risultati. Tuttavia, non spiega come dovrebbe essere svolto il lavoro. Ciò consente una grande autonomia su come arrivare a un risultato senza richiedere un processo specifico.

Qualunque sia il tipo di documento SOW che scegli, ti consigliamo di utilizzare un software di gestione dei progetti per semplificare il processo. ProjectManager può organizzare tutte le informazioni che stai raccogliendo nella nostra visualizzazione elenco. Ma il nostro strumento fa molto di più che creare un elenco di cose da fare come altre app. Il nostro software in tempo reale tiene traccia dei tuoi progressi e l'elenco mostra la percentuale di completamento per ogni attività. Puoi assegnare il lavoro al tuo team, impostare la priorità, aggiungere tag personalizzati e molto altro. Verifica tu stesso con la nostra prova gratuita di 30 giorni oggi.

Come scrivere una dichiarazione di lavoro del progetto (SOW)

Una dichiarazione di lavoro è un accordo legalmente vincolante tra un cliente e un fornitore che descrive i termini e le condizioni per l'esecuzione dell'ambito del lavoro di un progetto. Ci sono molte informazioni da descrivere nel SOW. Puoi crearlo da solo se lo desideri, ma utilizzare gli strumenti di gestione del progetto per assicurarti che nulla venga tralasciato si rivelerà utile. Hai solo una possibilità per creare il tuo documento SOW e vuoi che sia fatto bene.

Ecco una panoramica dei passaggi che dovrai seguire per scrivere la tua dichiarazione di lavoro:

1. Crea una breve introduzione per il tuo progetto.
2. Definisci lo scopo del tuo progetto.
3. Definisci l'ambito del tuo progetto.
4. Crea una struttura di suddivisione del lavoro per identificare le attività del progetto, le pietre miliari e i risultati finali.
5. Crea un programma di progetto per le tue attività, pietre miliari e risultati finali
6. Definire i requisiti del progetto e i criteri di accettazione
7. Definire i termini e le condizioni di pagamento.

Esploreremo ciascuno dei componenti SOW coinvolti in questo processo nella sezione seguente.

In termini di scrittura della dichiarazione di lavoro, vorrai essere specifico. Vuoi chiarire i termini usati per renderli universalmente compresi. Inoltre, definisci chiaramente chi farà cosa e a che ora devono essere completati quei compiti. In questo modo si evita la confusione più avanti nel progetto quando non puoi permetterti problemi di comunicazione o controversie.

Oltre a scrivere in modo chiaro, dovresti includere immagini nel SOW. Ciò contribuirà a focalizzare l'obiettivo sui vari aspetti del progetto. Includere elementi visivi, siano essi grafici, grafici o altre illustrazioni per aiutarti a chiarire il progetto, renderà il SOW più digeribile.

Dopo tutto il lavoro che hai svolto per dettagliare le specifiche del progetto, non vuoi trascurare il passaggio finale e cruciale: ottenere la firma del lavoro. Non puoi procedere se non hai l'autorità per farlo. O, più precisamente, puoi, ma potrebbe costarti il ​​successo del progetto. Pertanto, assicurati che coloro che esercitano l'autorità abbiano firmato la dichiarazione di lavoro.

Cosa dovrebbe essere incluso in una dichiarazione di lavoro (SOW)?

Ci sono tante parti in una dichiarazione di lavoro quante sono in un progetto, quindi è consigliabile utilizzare un sistema informativo di gestione del progetto per aiutarti a gestire tutti i suoi componenti. Se inizi concentrandoti sulle parti, puoi lavorare fino al tutto. Per una comprensione completa di un SOW, in primo luogo, annotare gli aspetti principali del progetto a cui si rivolge.

1. Introduzione

Inizia spiegando quale lavoro viene svolto e informazioni generali sul progetto. Inoltre, chi è coinvolto nel progetto? Dichiara queste parti. Ciò porterà a un'offerta permanente, che consolida i prezzi dei prodotti o servizi acquistati per il progetto, e un contratto più formale che va più nel dettaglio.

2. Dichiarazione di scopo

Inizia con la grande domanda: perché stai avviando questo progetto? Qual è lo scopo del progetto? Crea una dichiarazione di intenti per iniziare questa sezione e fornire una risposta completa a queste domande, come quali sono gli obiettivi del progetto, i risultati finali e il ritorno sull'investimento.

3. Ambito di lavoro

Quale lavoro deve essere svolto nel progetto? Notalo nell'ambito del lavoro, incluso l'hardware e il software necessari. Qual è il processo che utilizzerai per completare il lavoro definito nell'ambito del tuo progetto? Ciò include i risultati, il tempo impiegato e persino i passaggi generali necessari per raggiungerlo. Dovrai creare una dichiarazione sull'ambito del progetto per acquisire tutte le informazioni sull'ambito del tuo progetto.

4. Dove verrà svolto il lavoro?

La squadra che assumi dovrà lavorare da qualche parte. Il progetto potrebbe essere specifico del sito, in una struttura centrale o in alcuni, se non tutti i membri del team potrebbero lavorare in remoto. Ad ogni modo, qui è dove vuoi dettagliarlo e dove si troveranno le apparecchiature e il software utilizzati.

5. Compiti

Prendi quei passaggi generali delineati nell'ambito del lavoro e suddividili in attività più dettagliate. Sii specifico e non tralasciare alcuna azione necessaria per produrre i risultati finali e raggiungere gli obiettivi del progetto. Se lo desideri, suddividi le attività in pietre miliari o fasi. Un modello di struttura di scomposizione del lavoro può aiutare.

6. Traguardi

Definire la quantità di tempo pianificata per completare il progetto, dalla data di inizio alla data di fine proposta. Dettaglia le ore fatturabili per settimana e mese e quant'altro si riferisce alla pianificazione del progetto. Ancora una volta, la specificità conta. Ad esempio, se esiste un numero massimo di ore fatturabili per fornitori e/o contratti, annotarlo qui.

Usa il software di gestione dei progetti per monitorare i tuoi progressi e assicurarti di raggiungere i tuoi traguardi. ProjectManager ha un dashboard in tempo reale integrato nello strumento, a differenza di altri software che ti fanno creare il tuo. Non solo abbiamo una dashboard incorporata, ma eseguiamo tutti i calcoli e visualizziamo le metriche in grafici e grafici di facile lettura. Tieniti al passo con più di pietre miliari, ma anche varianza di progetto, costi e altro ancora.

7. Prodotti da consegnare

Quali sono i risultati del progetto? Elencali e spiega cosa è dovuto e quando è dovuto. Descrivili in dettaglio, come quantità, dimensioni, colore e quant'altro possa essere rilevante.

8. Programma

Includere un elenco dettagliato di quando è necessario completare i risultati del progetto, a partire da quale fornitore verrà selezionato per raggiungere questo obiettivo, il kickoff, qual è il periodo di prestazione, la fase di revisione, lo sviluppo, l'implementazione, il test, la chiusura del progetto , eccetera.

9. Standard e prove

Se ci sono criteri di accettazione del settore o standard di qualità che devono essere rispettati, elencali qui. Inoltre, in caso di test del prodotto, elencare chi sarà coinvolto in questo processo di test di accettazione, quali apparecchiature sono necessarie e altre risorse.

10. Definisci il successo del progetto

Nota ciò che lo sponsor e/o le parti interessate del progetto si aspettano come completamento del progetto con successo.

11. Requisiti del progetto

Elenca qualsiasi altra attrezzatura necessaria per completare il progetto e se è necessaria una laurea o una certificazione richiesta ai membri del team. Inoltre, nota se ci saranno requisiti di viaggio o altri progetti non già coperti.

12. Termini di pagamento

Se il budget del progetto è stato creato, puoi elencare i pagamenti relativi al progetto e come verranno consegnati, in anticipo, nel tempo o dopo il completamento. Ad esempio, puoi pagare dopo il completamento di una pietra miliare o in base a una pianificazione fissa, a seconda di quale sia più economicamente fattibile.

13. Altro

Ci saranno altre parti del progetto che non sono adatte alle categorie di cui sopra, e questo è il posto dove puoi aggiungerle in modo che tutto sia coperto. Ad esempio, ci sono problemi di sicurezza, restrizioni su hardware o software, spese di viaggio, supporto post-progetto, ecc?

14. Chiusura

Ciò determinerà come verranno accettati i risultati finali e chi consegnerà, esaminerà e firmerà i risultati finali. Inoltre, si occupa dei compiti amministrativi finali, assicurandosi che tutto sia firmato, chiuso e archiviato.

Modello di dichiarazione di lavoro

Quando scrivi una dichiarazione di lavoro, può essere utile utilizzare un modello di dichiarazione di lavoro a causa di tutti i vari aspetti del progetto che deve catturare. La maggior parte dei modelli includerà elementi come un glossario di termini che definiscono ciò a cui si fa riferimento nel SoW. Ci sarà un posto dove scrivere la dichiarazione di intenti, così come le informazioni amministrative.

Se ti piace il nostro modello di dichiarazione di lavoro, puoi provare i nostri modelli gratuiti di gestione dei progetti per gestire i tuoi progetti.

SOW Documenti relativi

Un SOW è uno dei tanti documenti di gestione dei progetti di cui avrai bisogno per gestire i tuoi progetti. Eccone alcuni che sono strettamente correlati a una dichiarazione di lavoro.

Contratto di servizio principale

Un contratto di servizio principale è un contratto che definisce i termini che regoleranno le transazioni future e gli accordi tra due parti. Il contratto di servizio principale include termini e condizioni di base che possono essere derogati in futuri accordi legali.

È possibile utilizzare un contratto di servizio principale per avviare una relazione con un cliente o un fornitore, quindi utilizzare un SOW per ogni progetto.

Carta del progetto

Una carta del progetto fornisce una panoramica del tuo progetto. Include cose come gli obiettivi del progetto, le parti interessate, gli obiettivi, l'ambito del progetto, tra gli altri. È un documento molto utile per aiutarti a scrivere il tuo SOW.

Struttura di ripartizione del lavoro

Una struttura di scomposizione del lavoro è uno strumento di gestione del progetto che consente ai project manager di suddividere l'ambito del progetto in attività, risultati finali, pietre miliari e fasi del progetto. È una rappresentazione visiva di tutto il lavoro necessario per un progetto.

Richiesta di proposta

Una richiesta di proposta (RFP) viene utilizzata per cercare fornitori e appaltatori in grado di fornire prodotti e servizi a un progetto. La RFP fornisce una panoramica del progetto per fornire alle parti offerenti una chiara descrizione di ciò che è necessario da loro. Una volta che il cliente ha scelto un fornitore, il passaggio successivo consiste nel fornire loro una dichiarazione di lavoro con informazioni più dettagliate sull'ambito del lavoro.

ProjectManager può migliorare la tua dichiarazione di lavoro

ProjectManager ha una suite di strumenti di gestione dei progetti che possono aiutarti a mettere insieme una dichiarazione di lavoro che descriva accuratamente il prossimo progetto. Per cominciare, puoi utilizzare il nostro Gantt per iniziare a elencare tutte le attività a cui puoi pensare per il progetto.

Il Gantt online ha le basi di una sequenza temporale visiva, la capacità di collegare le dipendenze per evitare colli di bottiglia e impostare pietre miliari. Assegna i costi alle attività e visualizza i costi pianificati per il progetto o fasi specifiche. Ma puoi usare la visualizzazione foglio per vedere solo la griglia, filtrare il percorso critico per sapere quali attività possono essere saltate se necessario e impostare la linea di base una volta che la pianificazione e il budget sono stati completati. Ciò significa che sarai in grado di monitorare in tempo reale se rimani in pista e sotto budget. ProjectManager ha gli strumenti che desideri e offre più funzionalità rispetto alla concorrenza. Provalo gratuitamente con la nostra prova di 30 giorni.

Come puoi vedere, l'utilizzo del nostro software per diagrammi di Gantt può fare molto per fare una dichiarazione di lavoro accurata per il tuo progetto. La precisione significa molto per le parti interessate quando arriva il momento di portare a termine il lavoro che hai individuato.

La dichiarazione di lavoro è un documento fondamentale di qualsiasi progetto. Una volta creato e approvato, dovrai creare un piano e implementarlo. È qui che entra in gioco ProjectManager. Il nostro software di gestione dei progetti basato su cloud fornisce dati in tempo reale per aiutarti a gestire e monitorare la tua dichiarazione di lavoro. Fai un giro di prova e scopri come può aiutarti con questa prova gratuita di 30 giorni.