7 chiavi per rimanere produttivi quando la tua routine quotidiana viene fatta esplodere

Ho avuto un ritmo.

Avevo una routine.

Quasi tutti i giorni avevo anche abbastanza tempo.

In alcuni giorni magnifici, ho avuto tempo più che sufficiente. (No, davvero. È stato glorioso.)

Ma poi è nata mia figlia. Alla fine mia moglie è tornata a lavorare. E con nostro grande dispiacere, non si sono concretizzate opzioni accettabili per asili nido o tate.

Improvvisamente, sono diventata la badante a tempo pieno della mia bambina durante il giorno, pur mantenendo un lavoro a tempo pieno, lavoro da casa, VP del marketing.

Oh, e per finire, una volta che la mamma non era più in giro a lavorare con il suo Mama Nap Wizardry, mia figlia ha deciso che non avrebbe più dormito nella sua culla. No, andrebbe bene solo un passeggino di più di un'ora all'aperto nella calura estiva del Texas. Si …

Quindi, cosa succede quando il tuo programma quotidiano meticolosamente elaborato viene ridotto in mille pezzi da una serie di circostanze (anche se davvero carine) che non hai completamente pianificato?

Beh, almeno nella mia esperienza, impari molto velocemente alcune lezioni importanti se vuoi avere qualche speranza di sopravvivere.

Ma una breve nota prima di arrivare a quelle lezioni ...

Ecco il piccolo sporco segreto di questo post

Non commettere l'errore di pensare che il resto di questo post si applichi solo a te se sei un nuovo genitore. O attraversando qualche altra folle transizione di vita. Oppure sei generalmente un disastro disorganizzato.

1. Non puoi sempre pianificare esattamente quando la vita ti lancerà un mucchio di palle curve di fila. Ma ti prometto che avere le sette chiavi che spiego di seguito nella parte posteriore della tua mente ti aiuterà a essere un po 'più preparato se (più come quando ) succederà.
2. Non devi nemmeno aspettare che la vita impazzisca per seguire i consigli seguenti perché la maggior parte di essi si applica generalmente alla produttività. Voglio dire, c'è mai stato un momento nella tua vita in cui dare priorità e concentrarti sarà controproducente? No.

Quindi continua a leggere.

Se la tua situazione di vita attuale ti fa sentire come un pollo con la testa tagliata, ho un piano che ti aiuterà a ritrovare un po 'di sanità mentale. (Mi ha sicuramente aiutato.)

E se la tua attuale situazione di vita è lanuginosa, ogni singola chiave che leggi di seguito servirà comunque come un utile promemoria su come puoi diventare ancora più produttivo ... e su come adattarti e reagire in futuro in caso di grande scossone.

Ok, ora passiamo alle lezioni, che ho organizzato in sette chiavi per navigare con successo in queste acque potenzialmente instabili che cambiano il programma.

Sparare! Ho appena visto mia figlia cambiare posizione nella sua culla. Non abbiamo molto tempo ...

1. Comunicare

Quando ho capito che il mio programma di lavoro personale sarebbe cambiato drasticamente, sapevo che avrebbe cambiato ciò che sarei stato disponibile a fare.

Ad esempio, ho ospitato molti webinar negli ultimi 18 mesi, spesso due sessioni a settimana. Ma come avrei potuto trovare blocchi affidabili di 90 minuti durante il normale orario lavorativo per concentrarmi su un webinar con un bambino che gattonava?

Ciò ha portato a diverse conversazioni, con i miei superiori e con altre persone i cui ruoli sarebbero stati influenzati a causa della mia incapacità di ospitare webinar.

Conversazioni come queste a volte possono sembrare imbarazzanti da iniziare, perché non ci piace ammettere che possiamo fare più a lungo qualcosa su cui ci si aspettava. Ma è molto meglio averli subito, così si possono elaborare nuovi piani, piuttosto che aspettare e poi costringere tutti ad arrampicarsi.

Fortunatamente, le mie paure sono state rapidamente messe a tacere.

I miei superiori capivano ed erano disposti a lavorare con il mio nuovo programma pazzesco, e straordinari compagni di squadra come Chris Garrett e Will DeWitt erano disposti a intervenire e gestire i compiti di pianificazione, organizzazione e hosting del webinar in mia assenza.

Questa lezione si applica a te se sei un Business of One, ad esempio un imprenditore digitale solista? Assolutamente.

Ma nel tuo caso, potresti comunicare con il tuo pubblico invece che con un team al lavoro. Se la tua routine quotidiana viene alterata al punto in cui cambierà il tuo programma di contenuti, comunicalo al tuo pubblico.

Le aspettative sono tutto. Imposta quelli giusti in modo che le persone sappiano cosa aspettarsi e in modo che tu abbia la possibilità di superarli. Ricorda: è sempre meglio fare una promozione insufficiente e una consegna eccessiva, invece del contrario.

2. Priorità

Dopo aver comunicato alle parti interessate, è ora di sedersi e fare un po 'di comunicazione onesta con te stesso.

Perché se stai per passare da quello che sembrava un oceano ininterrotto di tempo a quello che ora sembrerà qualche pozzanghera di tempo sparse, devi assicurarti di massimizzare quelle pozzanghere!

Ciò significa che la priorità è la chiave.

Cosa è essenziale per te fare ... e cosa no?

Un modo per farlo è organizzare le tue responsabilità in quattro quadranti:

• Urgente e importante
• Non urgente e importante
• Urgente e poco importante
• Non urgente e poco importante

Assicurati di sapere cosa è urgente e importante, in modo che non passi attraverso le fessure.

Inoltre, assicurati di trovare il tempo per le attività non urgenti ma importanti, che sono facili da portare a termine di fronte a una crisi di tempo.

E poi essere in grado di identificare le cose urgenti ma non importanti, così come le cose non urgenti e non importanti, in modo da poter dare la giusta priorità a ciò che viene semplicemente messo da parte e ignorato.

Non puoi fare tutto, ma puoi assicurarti di fare ciò che è più importante.

La linea di fondo qui è che se hai meno tempo, hai meno margine di errore in termini di ciò che viene fatto e cosa no perché, è probabile che non sarai in grado di ottenere lo stesso volume di cose fatte.

Entrare in modalità di iper-priorità ti obbliga a chiarire cosa conta e cosa no. E la saggezza che otterrai dal farlo può essere applicata una volta che il tuo programma torna alla normalità, il che può portare la tua pianificazione e produttività a livelli di supereroi.

3. Decidi

La chiave successiva è prendere ciò che hai imparato dall'assegnazione delle priorità e decidere cosa fare, delegare e licenziare.

Spesso può essere la chiave più importante per assicurarti che tutto ciò che sei coinvolto continui a canticchiare come se il tuo programma non fosse mai cambiato.

Torniamo ai quattro quadranti di urgenza e importanza sopra riportati e visualizzali attraverso il prisma di ciò che dovresti fare, delegare o licenziare.

1. Urgente e importante: delega quando hai qualcuno in grado di gestirlo, altrimenti fallo da solo.
2. Non urgente e importante: fallo da solo. È probabile che la tua capacità di eccellere in queste attività sia ciò che ti ha nella posizione in cui ti trovi e ciò che può creare il valore più a lungo termine per te e la tua azienda.
3. Urgente e poco importante: delegare a qualcuno in grado di gestire (soprattutto se potrebbe imparare qualcosa dall'esperienza) o considerare di licenziare del tutto.
4. Non urgente e non importante: licenziare. Non hai tempo per queste cose!

Ora lasciatemi offrire un avvertimento importante ...

La tua esplosione di programmi personali non è una licenza per delegare (o licenziare) tutto. Quindi non sopraffare i membri della tua squadra inviando loro una valanga di nuovo lavoro. Cerca di essere strategico.

La delega è sia un'opportunità per farti risparmiare tempo sia un'opportunità per offrire alle persone più verdi o più nuove di te una preziosa esperienza.

Ove possibile, cerca di abbinare ciò che deleghi a ciò che incoraggerà la crescita della persona o delle persone a cui stai delegando. E assicurati di posizionare i nuovi compiti in questo modo quando li spieghi.

Dato che ho affrontato questo processo io stesso, sono stato estremamente fortunato ad avere persone come Will DeWitt e Loryn Thompson pronte, disponibili ed entusiaste di affrontare nuove responsabilità. Sono desiderosi di imparare e crescere, oltre che estremamente capaci.

Avere persone così nel tuo team rende sicuramente molto più facile la delega. E quando puoi essere intelligente e strategico su ciò che deleghi e ignori, ti consente di essere molto più concentrato su ciò che intendi fare.

4. Identificare

Ora che sai cosa farai, delegare e licenziare, è ora di iniziare a organizzarti quando avrai effettivamente finito le cose.

Prima di sederti e iniziare a battere freneticamente sulla tastiera come se fossi Bruce Almighty, è meglio organizzarti.

Sì, organizzarsi richiederà del tempo.

E sì, il tempo è ciò che manca per te in questo momento.

Quindi potresti pensare:

“Non ho tempo per giocare con il mio calendario e la lista delle cose da fare. Ho bisogno di andare al lavoro, amico! "

Ma questo è un passo indietro che ti aiuterà a fare due, tre, quattro passi in avanti mentre avanzi nelle tue giornate. È meno una spesa in termini di tempo e più di un investimento - e sarà ripagato.

Pianificheremo cosa farai durante ciascuno dei blocchi di tempo successivi. Questa è la chiave n.5. Ma c'è un passo che deve precedere quello: identificare effettivamente i blocchi di tempo che hai a disposizione per il lavoro.

Fare questo aiuta immensamente.

Una delle maggiori sfide che ho incontrato durante la transizione da una giornata lavorativa per lo più ininterrotta durante il normale orario lavorativo a sessioni di lavoro sparse in qualsiasi momento della giornata in cui potevo adattarle, è stata la disorganizzazione del tutto.

Ma riconoscere i blocchi di tempo coerenti che avevo - su cui potevo contare - mi ha aiutato a rilassarmi e a trovare l'ordine nel caos.

• Sapevo di potermi alzare presto e lavorare in pace e tranquillità per 90 minuti.
• Sapevo di poter avere due blocchi di 60-90 minuti durante il giorno mentre mia figlia dormiva, una volta che finalmente ho capito come farla dormire nella sua culla e non nel passeggino. (E potrei anche programmare in modo provvisorio chiamate o registrazioni di podcast attorno a queste finestre, poiché erano in qualche modo standard giorno per giorno.)
• Sapevo di poter controllare la posta elettronica e sbattere alcune cose da fare urgenti / importanti a pranzo mentre mia moglie era a casa, e poi nella mezz'ora dopo essere tornata a casa dopo il lavoro.
• Sapevo di poter ottenere tutto il tempo di cui avevo bisogno dopo cena ... anche se ho cercato di non abusarne e di stare alzato troppo tardi poiché, tornando al primo punto sopra, volevo anche alzarmi presto.
• E infine, sapevo che potevo essenzialmente lavorare a tempo pieno più ore extra nei fine settimana.

Questi sono diventati blocchi di tempo che ho potuto inserire nel mio calendario. Avevo solo bisogno di completare le cose da fare che avrei portato a termine durante ciascuna di esse.

Questo processo ha davvero contribuito ad ancorare la mia giornata e mi ha impedito di sentirmi sopraffatto.

5. Piano

Detto questo, mi sento ancora inevitabilmente sopraffatto.

Ma una volta identificato cosa stava causando quella sensazione, è diventato più facile da superare.

Ecco cosa mi sono reso conto ...

Ogni volta che mi sono sentito sopraffatto, è stato perché ho lasciato passare un blocco temporale senza realizzare qualcosa di specifico e importante. Poi passerei del lavoro extra nel blocco temporale successivo, o nel fine settimana (ugh), il che mi farebbe sentire che avevo troppo da fare e che non potevo assolutamente portare a termine tutto.

La soluzione è sempre semplice: prenditi un po 'di tempo per pianificare cosa farò con ogni blocco temporale, in modo che non appena inizia posso semplicemente iniziare a lavorare piuttosto che cercare di capire cosa farò.

Potrebbe sembrare un passaggio in più.

Non puoi dedicare qualche minuto all'inizio di ogni blocco, rivedere l'elenco delle cose da fare, scegliere l'elemento più importante e iniziare a lavorare?

Forse. Forse funzionerà per te. So solo che non fa per me.

La spinta per controllare la posta elettronica, o controllare Twitter, o aprire Feedly è sempre forte proprio quando mi abbasso davanti al mio computer. FoMO è una droga infernale. E mentre prima avevo un po 'di tempo libero nella mia giornata per cadere nelle tane dei conigli, ora non lo faccio.

Se so esattamente su cosa lavorerò quando mi siedo al computer, posso lavorarci sopra. Questo mi assicura di fare progressi significativi su qualcosa che conta.

Quindi, e solo allora, se finisco e ho tempo extra alla fine del blocco temporale, posso fare un rapido controllo di e-mail / social media / notizie. A quel punto, non devo preoccuparmi di perdere troppo tempo a potenziali tane di coniglio, perché ho già spuntato un oggetto importante ... e perché le figlie striscianti / piangenti / coccolose sono l'antidoto definitivo a qualsiasi tana di coniglio sciocca .

6. Focus

Come puoi vedere, ogni chiave si basa su quelle precedenti.

Le prime cinque chiavi - comunicare, stabilire le priorità, decidere, identificare e pianificare - conducono tutte in una direzione molto specifica che ti consente di concentrarti sul portare a termine il lavoro importante anche quando il tuo programma è in tilt.

E ognuna di queste chiavi è priva di significato se non sei abbastanza disciplinato da concentrarti.

Quindi fai tutto ciò che devi fare per assicurarti che la tua attenzione rimanga concentrata nella direzione in cui deve essere durante i tuoi blocchi di tempo.

Come ho già detto, identificare prima l'attività specifica su cui lavorerò durante ogni periodo di tempo mi aiuta a concentrarmi.

Ecco alcune altre tecniche più sottili che hanno aiutato:

• Rimozione dell'icona dell'app Twitter dal dock del desktop del mio Mac
• Metto il telefono in un'altra stanza
• Disattivare Slack, o almeno posticipare le notifiche
• Indossare le cuffie e riprodurre musica se non sto scrivendo (poiché non posso scrivere con la musica)
• Uscire di casa, se le distrazioni notturne o nel fine settimana sono troppe

Queste sono solo alcune delle tecniche che hanno funzionato per me.

È stato d'aiuto aver cercato di essere brutalmente onesto con me stesso. E anche se sembra sciocco dover nascondere l'icona di Twitter a me stesso, so che la controllerò di meno senza che quel segnale visivo catturi la coda dell'occhio quando guardo il mio schermo. Quindi ne vale la pena.

Non ho minuti, nemmeno secondi, da sprecare in questo momento. Devo proteggere la mia concentrazione.

Quindi, se ti trovi mai in una situazione di distruzione del programma come me, sii brutalmente onesto con te stesso.

Quali cambiamenti puoi apportare, anche piccolissimi, per eliminare potenziali distrazioni e aiutarti a concentrarti?

Senza concentrazione, non farai mai abbastanza.

7. Sii gentile

Infine, non dimenticare di essere gentile ... specialmente con te stesso.

Renditi conto che non sei né Superman né Wonder Woman. Non puoi fare tutto.

Stabilisci aspettative realistiche per te stesso e poi puoi lavorare per superarle. La fiducia che acquisirai in questo modo aumenterà la tua produttività andando avanti.

Comprendi anche che le transizioni possono richiedere un po 'di tempo.

Quando sei abituato ad avere otto ore di lavoro ininterrotto durante i giorni lavorativi, e viene sminuzzato e sparso durante la settimana, avrai un periodo di adattamento. Quindi, quando inevitabilmente inciampi un po 'e lotti inizialmente per eguagliare i tuoi precedenti livelli di produzione, abbi un po' di compassione per te stesso.

E sii gentile con coloro che influiscono anche sulla modifica del programma, il che ci riporta al numero 1 sopra. La comunicazione è così importante ed è una forma essenziale di gentilezza, specialmente in una situazione come questa.

È molto meglio essere in anticipo su un cambiamento in ciò che puoi gestire, o anche un calo della produttività, in modo che gli altri possano pianificarlo e prepararsi anche per esso. In questo modo tutte le persone coinvolte e interessate possono affrontarlo nel miglior modo possibile, sia a breve che a lungo termine.

Hai mai affrontato una situazione che altera il programma simile a quella che ho descritto qui? Come l'hai gestita? Quali altre chiavi per navigare con successo nella modifica hai scoperto?

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