Comitato direttivo: definizione, ruoli e suggerimenti per le riunioni

Ti è stato assegnato il compito di guidare un progetto e creare un piano di progetto solo per scoprire che verrà esaminato da un comitato direttivo. O forse al momento non hai un comitato direttivo per la tua attività ma sei interessato ad assemblarne uno. Se non sei sicuro di cosa sia un comitato direttivo o cosa faccia, niente panico.

Esploriamo cos'è un comitato direttivo, come si collega alla gestione dei progetti e cosa fanno i comitati direttivi. Imparerai anche i ruoli in un comitato direttivo, come organizzare una riunione del comitato direttivo e come il software di gestione dei progetti può essere d'aiuto.

Che cos'è un comitato direttivo?

Un comitato direttivo è un comitato consultivo che ha la governance su una società, una campagna o qualsiasi altra via di mezzo. Qualunque cosa il comitato sia incaricato di dirigere determina chi sono i suoi membri. In altre parole, i comitati direttivi sono composti da esperti, figure di autorità e parti interessate senior.

La preoccupazione chiave di un comitato direttivo si concentra sulla direzione, l'ambito, il budget, la tempistica e i metodi utilizzati da un'organizzazione. I comitati direttivi si incontreranno di tanto in tanto e discuteranno questi argomenti per vedere dove si trovano e dove vogliono essere in futuro. Inoltre, ripristinano tutti gli argomenti, se necessario, per rimanere in pista.

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Definizione del comitato direttivo del progetto

La definizione di comitato direttivo di progetto non è significativamente diversa da quella di comitato direttivo, ma è composta da manager che hanno il compito di supervisionare e supportare un progetto. Questo viene fatto da un livello superiore rispetto alle attività quotidiane di quel progetto, ma invece da una prospettiva manageriale.

In termini di chi viene selezionato per il comitato, di solito è basato sulla loro partecipazione al progetto. Queste parti interessate possono includere clienti, appaltatori o anche altri dipartimenti dell'organizzazione che saranno maggiormente interessati dal progetto.

Le persone nel comitato direttivo non sempre lavorano al progetto; quel ruolo appartiene al project manager e al suo team. Il comitato direttivo è composto da più dirigenti di livello C, ma poiché non hanno familiarità con i dettagli di un progetto, devono avere comunicazioni chiare per consentire loro di svolgere il proprio lavoro.

Cosa fa un comitato direttivo?

Come suggerisce il nome, il comitato direttivo ha un compito: guidare un progetto. Proprio come guidi la tua auto, un comitato direttivo è uno strumento che ti tiene sulla strada e ti muovi nella giusta direzione. Sono lì per le grandi decisioni come come un'azienda gestirà i suoi processi o come i team lavorano insieme.

Facciamo un passo indietro e pensiamo alle funzioni di un comitato direttivo. Che cosa ha l'autorità di fare e come esercita la sua governance su un progetto? Questo ci porta a definire lo scopo di un comitato direttivo.

1. Sostieni il progetto

È difficile gestire un team e ancora più difficile quando gestisci team di progetto interfunzionali. Naturalmente, il project manager è la persona responsabile della gestione quotidiana del team, ma quando hanno bisogno di aiuto, il comitato direttivo è lì. Spesso i membri del comitato direttivo provengono dai capi dei vari dipartimenti che hanno team che sono coinvolti nel progetto e potrebbero avere più attrattive o un migliore rapporto con loro.

2. Prendere decisioni

Abbiamo brevemente accennato a come un comitato direttivo può aiutare a dirigere il progetto e prendere grandi decisioni. A volte quelle decisioni implicano la risoluzione di conflitti o la risoluzione di problemi, ma spesso ci sono decisioni più grandi del singolo progetto. Ci sono momenti in cui è necessario scegliere nuovi modelli di business o come vengono gestiti i processi aziendali. Questi non fanno parte delle responsabilità di un project manager e il comitato direttivo è progettato per rispondere in modo più appropriato a queste decisioni.

3. Risolvi i problemi

I project manager sono solitamente quelli che intervengono in caso di conflitto o collo di bottiglia. Possono appianare le differenze tra le parti o riallocare le risorse di conseguenza. Ma possono sorgere problemi che il project manager e il loro team non possono risolvere da soli. Il comitato direttivo è lì per supportare il progetto e può essere chiamato quando necessario per risolvere questi problemi.

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4. Approva il budget del progetto

Il project manager crea il budget e parla con gli esperti e i loro team per determinare il numero di fondi necessari per completare tutte le attività entro il tempo necessario. Il project manager presenta quindi il budget del progetto al comitato direttivo che ha l'approvazione finale. Inoltre, se un project manager desidera aggiungere al budget durante l'esecuzione del progetto, il comitato direttivo è responsabile dell'approvazione.

5. Ottieni aggiornamenti di stato

Per raggiungere il suo scopo, il comitato direttivo deve sapere cosa sta succedendo in un progetto. Ciò non significa che debbano conoscere la minuzia del progetto, ma devono essere regolarmente aggiornati con il suo stato. Il project manager è solitamente quello del team di progetto che presenterà l'aggiornamento dello stato alle parti interessate.

6. Incoraggiare il Project Manager

Il project manager è il membro del team più propenso a impegnarsi con il comitato direttivo poiché ha bisogno di avere un buon rapporto per garantire il successo del progetto. Ciò significa che a volte il comitato direttivo dà le spalle al project manager se ha bisogno di incoraggiamento o se il project manager ha bisogno di un orecchio comprensivo per sfogarsi.

Ruoli in un comitato direttivo

Un comitato direttivo vive o muore grazie al coinvolgimento produttivo dei suoi membri: ognuno è importante e ha bisogno di partecipare. I ruoli possono variare a seconda del comitato direttivo, dell'organizzazione e del progetto, ma in generale ci sono alcuni ruoli comuni tra tutti i comitati direttivi.

• Business Manager: questa persona è responsabile del project manager e del proprietario del business case. Guardano il progetto attraverso la lente del business e determinano se soddisfa gli obiettivi e gli interessi aziendali, nonché se i costi sono giustificati rispetto ai benefici del progetto.
• Utenti senior: questa parte del comitato direttivo rappresenta il gruppo per il quale viene realizzato il progetto. Considerali come utenti finali di un prodotto o servizio. Ciò garantisce che i risultati del progetto siano in linea con i requisiti dell'utente.
• Fornitore senior: questo ruolo fornisce la manodopera, il budget e i servizi per il progetto. Si assicurano che il design, il prodotto e altri standard siano rispettati. La fattibilità del prodotto o servizio sotto i vincoli del budget e del piano di progetto è di loro responsabilità. Questo ruolo potrebbe essere qualcuno dell'IT o anche uno stakeholder esterno.

Come condurre una riunione del comitato direttivo

Una riunione del comitato direttivo copre specifiche diverse rispetto ad altri tipi di riunioni, ma in termini di modalità di gestione, le regole sono simili. Con qualsiasi riunione, non vuoi entrare senza un'agenda poiché un'agenda significa che non perdi tempo a nessuno.

Seguendo queste linee, non vuoi impantanarti nei dettagli. Il comitato direttivo ha una visione del progetto diversa rispetto al team di progetto e non è tenuto a conoscere ogni attività e se è nei tempi previsti. Ancora una volta, tale responsabilità ricade sotto il project manager. Invece, il comitato direttivo è lì per il quadro più ampio e aiuta il project manager con decisioni al di là della descrizione del lavoro.

Qualcuno dovrebbe prendere appunti durante la riunione che trattano a grandi linee ciò che è stato discusso e qualsiasi decisione presa durante la riunione. Prima di aggiornare, rivedi quelle note e assicurati che tutti i presenti le firmino per evitare problemi lungo la strada.

Se stai conducendo la riunione, un ultimo pensiero: conosci le persone con cui lavori. Comprendere la personalità di ciascun membro del comitato ti aiuterà a comunicare meglio con loro e a gestirli durante la riunione. Sapere con chi stai lavorando è sempre il modo per lavorare in modo più produttivo.

In che modo ProjectManager aiuta i comitati direttivi

Che tu stia guidando l'impegno o il reporting a uno, hai bisogno di strumenti in grado di fornire dati in tempo reale per sapere cosa sta succedendo nel progetto e prendere decisioni più approfondite per assicurarne il successo. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che dispone di funzionalità che consentono di gestire i progetti e mantenere aggiornato il comitato direttivo.

Ottieni rapporti dettagliati con un clic

Quando ti presenti al comitato direttivo, devi elaborare le metriche del progetto senza perderti tra le erbacce. Le nostre funzionalità di reporting con un clic ti consentono di generare rapporti sullo stato del progetto e sullo stato del portafoglio o rapporti più dettagliati su tempi, costi e altro. Tutti i rapporti possono essere filtrati per mostrare solo ciò che il comitato direttivo vuole vedere. Inoltre, sono facili da condividere come PDF o da stampare se preferisci.

Condividi piani su diagrammi di Gantt interattivi

Anche se il comitato direttivo non vuole impantanarsi nei dettagli, vuole vedere il piano del progetto. Puoi organizzare attività, collegare dipendenze e creare pietre miliari nel diagramma di Gantt, filtrando il percorso critico e impostando una linea di base per tenere traccia della varianza del progetto. Condividi i diagrammi di Gantt con il team di progetto e il comitato direttivo per tenere tutti aggiornati sui progressi. Se il comitato direttivo è responsabile di più di un progetto, esiste una tabella di marcia che può fornire loro una panoramica dell'intero portafoglio.

Naturalmente, il comitato direttivo vuole che il progetto abbia successo, e anche ProjectManager. Ecco perché ci sono funzionalità di gestione delle attività e di gestione delle risorse per mantenere i team a lavorare a pieno regime. Collaborativo fino al midollo, il nostro software connette i team ibridi e consente loro di condividere file e collaborare, il tutto per promuovere un ambiente di lavoro più produttivo. Al comitato direttivo piacerà.

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