Raccolta fondi senza scopo di lucro: come ottenere sponsor per un evento

Prima di capire come ottenere sponsor per un evento, la prima domanda da porsi è: "Che tipo di evento sto organizzando?"

Esistono due tipi principali di eventi senza scopo di lucro. Il primo è quello che è noto come "creatore di amici", in quanto l'obiettivo non è tanto quello di raccogliere fondi: potresti anche scoprire dopo il fatto che hai perso denaro a breve termine. Un evento friendmaker è progettato per creare relazioni all'interno della comunità con l'obiettivo a lungo termine di trovare donatori per la tua organizzazione no profit o di costruire relazioni.

Il secondo tipo di evento (e quello che la maggior parte dei team di sviluppo è interessato a organizzare) è una raccolta fondi. Lo scopo di questi eventi è raccogliere capitali per sostenere i programmi ei costi amministrativi necessari per portare a termine la missione dell'organizzazione.

Affinché le raccolte fondi abbiano successo, è essenziale ottenere finanziamenti da aziende e privati ​​dell'area. Avrai anche bisogno di un piano prima di poter determinare come ottenere sponsor per un evento. Chiedere la sponsorizzazione per eventi di beneficenza può essere impegnativo, ma puoi migliorare le tue probabilità attenendoti ai seguenti passaggi:

• Determina il tuo programma di eventi
• Crea opzioni di proposta
• Identifica potenziali sponsor dell'evento
• Sponsor d'onore all'evento
• Segui in seguito

Dopo aver coperto questi passaggi, esamineremo cinque suggerimenti rapidi da utilizzare quando si richiede la sponsorizzazione di eventi, incluso come convincere le aziende locali a sponsorizzare il tuo evento.

Ma prima, diamo un'occhiata ad alcune domande frequenti per darti una panoramica di base sugli sponsor degli eventi.

Domande frequenti su come ottenere sponsor per un evento

Prima di approfondire come ottenere sponsor per un evento, assicuriamoci di essere sulla stessa pagina sul ruolo della sponsorizzazione dell'evento. Ecco alcune domande frequenti sugli sponsor di eventi senza scopo di lucro.

Che cos'è uno sponsor di un evento?

Uno sponsor è qualsiasi persona o azienda che fornisce qualcosa gratuitamente (denaro, servizi, prodotti) per aumentare il valore del tuo evento.

Gli sponsor sono fondamentali per il tuo evento perché aggiungono incentivi che attireranno le persone al tuo evento.

Perché gli sponsor sono importanti per il successo della tua raccolta fondi?

Oltre al valore che aggiungono al tuo evento, gli sponsor forniscono anche un vantaggio promozionale e di marketing. Ad esempio, se un ristorante locale fornisce cibo per il tuo evento, dovrebbe pubblicizzare il tuo evento anche nella sua sede di attività.

Le raccolte fondi e le opportunità di sponsorizzazione sono ottime partnership commerciali. La maggior parte delle aziende, in particolare le imprese locali più grandi, hanno un budget per farlo ogni anno. Quindi prima inizi a estrarre cose gratuite come borse regalo e donazioni di cibo, meglio è.

Diventa creativo riguardo alle persone a cui ti rivolgi e ricorda che vale la pena qualsiasi cosa che aggiunga valore al tuo evento.

Quando dovresti contattare potenziali sponsor?

Di solito circa quattro mesi fuori. Pianifica in anticipo in modo che gli sponsor abbiano abbastanza tempo per passare attraverso tutte le approvazioni necessarie.

Vuoi anche evitare di competere con altre organizzazioni locali per gli sponsor. Prima puoi iniziare l'estrazione per gli sponsor, meglio è. Approfondiremo i tempi della richiesta di sponsorizzazione per eventi di beneficenza più avanti in questo articolo.

A chi puoi rivolgerti per sponsorizzare il tuo evento?

La risposta breve è chiunque e tutti. Inizia con le imprese locali e chiedi ai tuoi registranti se le loro aziende vogliono essere coinvolte. Contatta anche i ristoranti locali per buoni regalo o donazioni di cibo.

Assicurati di chiedere ad amici, colleghi e poi chiedi loro alle loro reti e così via.

Come puoi convincere gli sponsor a dire di sì?

Ottenere sponsor può essere stressante, soprattutto quando le cose non accadono così velocemente come vorresti. Ricordati di divertirti, essere creativo e scegliere come target i luoghi di cui ti piace fare parte. Se sei un cliente fedele di un'azienda locale, sarà più probabile che ti supportino.

Una chiave per ottenere un "sì" è pensare a modi creativi per raggiungere potenziali donatori. Questo ti aiuta a distinguerti dalle altre organizzazioni che richiedono sponsorizzazioni.

Il primo contatto è sempre importante quindi non limitarti a inviare una email generica a tutti gli indirizzi email “info@” che trovi sui siti web. Immergiti più a fondo e adotta un approccio personale per stabilire un contatto.

Visita un negozio locale preferito che sostieni e chiedi se fanno donazioni o sponsorizzano eventi locali. Prova a visitare un'azienda durante le ore di riposo in modo che possano prestarti tutta la loro attenzione.

Assicurati di metterti in contatto presto e spesso. E non rimanere deluso se le cose non accadono velocemente come vorresti. Concediti un sacco di tempo per raggiungere i tuoi obiettivi di sponsorizzazione.

E convincere gli sponsor a dire "sì" è ciò di cui tratta questo articolo. Quindi continua a leggere per ulteriori suggerimenti per creare una strategia di sponsorizzazione di eventi di successo.

Prima di chiedere sponsor, determina il tuo programma dell'evento

I team di sviluppo senza scopo di lucro possono operare con il pilota automatico organizzando gli stessi eventi ogni anno senza modifiche. Tuttavia, questo approccio non ti aiuterà a far crescere la tua base di supporto o a convincere le aziende locali a sponsorizzare il tuo evento. È meglio guardare a ogni evento con una nuova prospettiva e un nuovo piano.

Dovresti essere in grado di collegare direttamente l'attività e il tema del tuo evento alla missione della tua organizzazione. Ad esempio, potresti pensare di guadagnare un sacco di soldi tenendo un aperitivo, ma non funzionerà se la tua organizzazione aiuta le persone con problemi di dipendenza.

Inizia creando un messaggio e progettando un logo e un nome attorno ad esso. Il piano dell'evento dovrebbe includere anche le scadenze per obiettivi specifici, in modo da conoscere le scadenze per la stampa degli inviti, l'aggiunta di nomi di sponsor ai poster o il versamento di depositi per le sedi.

Delega compiti al tuo team di personale e volontari in modo che sia chiaro chi è responsabile di cosa. Prendi in considerazione la creazione di un foglio di calcolo online che possa essere facilmente aggiornato in modo che nessuno si avvicini accidentalmente a un'attività a cui hai già chiesto una donazione.

Se un volontario fa acquisti frequenti in un negozio, chiedigli di rivolgersi direttamente al proprietario o al gestore. Ciò garantirà che il tuo messaggio non vada perso con un dipendente che potrebbe fraintenderlo o dimenticarlo.

Sebbene tutti siano responsabili della diffusione della parola e della raccolta di supporto, avranno bisogno di un piano di gioco per capire come ottenere sponsor per un evento. Ecco perché ogni piano di eventi richiede anche un menu di livelli di donazione.

Livelli di donazione per gli sponsor dell'evento

Ti chiedi come convincere le aziende locali a sponsorizzare il tuo evento? Pensa alla creazione di livelli in modo che anche le aziende più piccole possano partecipare.

Quando chiedi agli imprenditori della tua comunità di sostenere la tua missione, è probabile che avranno tutti la stessa domanda: cosa c'è per me? Assicurati che il tuo team sia pronto a dare una risposta convincente.

Un modo per farlo è creare i cosiddetti livelli di donazione. Questi sono diversi livelli di assegnazione che corrispondono a determinati vantaggi o ricompense. Diciamo che stai organizzando un gala in cravatta nera. I tuoi livelli di donazione potrebbero essere:

• Una donazione di $ 500 ottiene due biglietti gratuiti per l'evento e un elenco nel programma
• Una donazione di $ 1.000 ottiene quanto sopra, oltre a un annuncio di ringraziamento durante l'evento
• Una donazione di $ 5.000 ottiene sei biglietti, un annuncio, un elenco e un post sui social media
• Una donazione di $ 10.000 ottiene tutto ciò che riceve una donazione di $ 5.000, più un premio durante l'evento
• Una donazione di $ 50.000 ottiene tutto ciò che riceve una donazione di $ 10.000, oltre ai diritti di denominazione per l'evento

Assicurati di personalizzare i tuoi livelli in base alla cronologia delle donazioni del donatore, alle opportunità che puoi fornire e al tipo di evento. Ad esempio, se stai organizzando una gara occasionale nel tuo parco locale, i livelli di donazione dovrebbero essere più convenienti.

Cerca di limitare i livelli a non più di quattro o cinque opzioni. È facile per un potenziale sostenitore sentirsi sopraffatto da troppi livelli e poi decidere di non supportarti affatto. Per i livelli di donazione più grandi, puoi limitare il numero di sponsor per creare una sensazione di esclusività.

Molte aziende locali utilizzeranno le donazioni di beneficenza come strumento di sensibilizzazione. Assicurati di conoscere la portata delle tue piattaforme di social media in modo da poter dimostrare la portata della partnership di marketing nella comunità locale.

Identifica potenziali sponsor dell'evento

Uno sponsor di un evento è chiunque, persona o azienda, disposto a fornire beni, servizi o una donazione in denaro per sostenere il tuo evento. Quando decidi a chi rivolgerti per la sponsorizzazione, inizia analizzando gli elementi pubblicitari nel budget dell'evento, che dovresti includere anche nel piano dell'evento. Vuoi riempire un pacco regalo per ogni partecipante?

O faresti meglio a risparmiare risorse facendo in modo che una società di catering sottoscriva i costi alimentari? Hai bisogno di aiuto con i costi di marketing? Forse uno studio legale locale vorrà donare l'uso di un cartellone pubblicitario per alcuni mesi.

È anche importante pensare a quali aziende hanno una storia di supporto a cause come la tua. È più facile avvicinarsi a un potenziale sponsor di un evento se sai che gli importa del lavoro che svolgi, anche se probabilmente dovrai comunque convincerlo raccontando la storia della tua organizzazione.

Sponsor d'onore all'evento

Mentre i livelli di donazione ti aiuteranno a spiegare cosa riceverà lo sponsor dell'evento in cambio della sua donazione, se sei creativo avrai un maggiore successo nel determinare come ottenere sponsor per un evento. Solo perché il tuo obiettivo è raccogliere fondi non significa che non puoi anche coltivare relazioni che possono portare a richieste ancora più grandi lungo la strada.

Ad esempio, se prevedi di scattare foto delle persone che partecipano al tuo evento, puoi creare uno sfondo con i nomi e i loghi dei tuoi principali sponsor dell'evento. Se hai intenzione di regalare una borsa riutilizzabile piena di chicche, puoi stampare il nome degli sponsor del tuo evento sulla borsa.

I social media sono un ottimo modo per onorare gli sponsor del tuo evento. Pubblica brevi video del tuo CEO ringraziando i nuovi sponsor, insieme a brevi interviste con i tuoi sponsor per spiegare perché la tua causa è importante per loro. Esprimere pubblicamente la tua gratitudine a ogni sponsor li renderà più propensi a continuare a sostenere la tua organizzazione no profit in futuro.

Segui in seguito

Se non ti connetti con i tuoi sponsor dopo l'evento, sarà più difficile avvicinarti a loro la prossima volta. Pianifica in anticipo segmentando la tua lista e-mail in modo da poter creare messaggi personalizzati per i titolari di attività commerciali e le persone che hanno supportato il tuo evento.

Subito dopo l'evento, fai sapere ai tuoi donatori quanto hai raccolto cosa significa per la comunità. Taggali nelle foto sui social media in modo che i loro amici possano vedere la partnership che hai creato.

Puoi anche coinvolgere i tuoi nuovi sostenitori durante tutto l'anno chiedendo loro di seguirti sui social media e invitandoli a eventi virtuali. Nel tempo, ciò aumenterà il coinvolgimento con il tuo pool di donatori e attirerà nuovi sponsor per eventi futuri.

Come ottenere sponsor per un evento in 5 passaggi

Cerchi una guida rapida per ottenere sponsor di eventi? Quando chiedi la sponsorizzazione per eventi di beneficenza o senza scopo di lucro, ci sono cinque suggerimenti rapidi che vorresti tenere a mente. Segui questi per aumentare le tue possibilità di ottenere uno sponsor di eventi senza scopo di lucro.

1. Richiedi in anticipo le sponsorizzazioni di eventi

Dovresti iniziare a eseguire il tuo piano dell'evento almeno quattro mesi prima dell'evento. Questo aiuta ad alleviare lo stress da parte tua e dà ai tuoi sponsor il tempo di pianificare i loro budget in modo appropriato.

2. Personalizza la tua richiesta per ogni potenziale sponsor dell'evento

Sebbene gli annunci e gli inviti iniziali "salva la data" debbano essere inviati tramite una campagna e-mail dedicata, un tocco personale è essenziale quando si contattano le aziende locali. Chiedi di persona o invia un'e-mail personalizzata che spieghi in che modo l'attività del destinatario potrebbe trarre vantaggio dal supportare il tuo evento.

3. Seguito

Le persone sono impegnate. Finché non ti danno un chiaro "no", continua a chiedere. A volte il processo richiede più tempo di quanto potresti desiderare, quindi sii paziente!

4. Festeggia i tuoi sponsor

Rimani organizzato in modo da poter mantenere le tue promesse all'interno dei tuoi livelli di donazione e assicurati di annunciare il supporto dei donatori sui social media in modo tempestivo.

5. Sii creativo quando chiedi la sponsorizzazione di eventi

Pensa fuori dagli schemi per potenziali nuovi sponsor di eventi. Solo perché una persona o un'azienda non ha supportato la tua organizzazione in passato non significa che non dovresti avvicinarti a loro. Fai un brainstorming e delega la persona del tuo team che ritieni possa essere il miglior punto di contatto.

Migliora la presenza online della tua organizzazione no profit

Qualsiasi individuo o imprenditore che consideri la sponsorizzazione di eventi probabilmente andrà online per svolgere la propria due diligence. Assicurati che la tua organizzazione abbia una forte presenza online, incluso un sito Web ottimizzato per i dispositivi mobili e elenchi aggiornati.

Per assicurarti di aver coperto le tue basi, dai un'occhiata alla guida gratuita di Constant Contact al marketing senza scopo di lucro che può aiutarti a posizionarti per la tua raccolta fondi di maggior successo.