Potenzia il tuo processo di posta elettronica e migliora la collaborazione con il modello Trello gratuito per il flusso di lavoro di posta elettronica di Litmus

Se lavori nell'email marketing, sai che ottenere una buona email fuori dalla porta non è facile. Dal copywriting alla progettazione, alla codifica, all'ottenimento di feedback dal team e all'analisi dei risultati post-invio, il processo prevede una moltitudine di passaggi e parti interessate. Mantenere il controllo su tutto questo può sembrare un compito impossibile.

Quindi, come puoi mantenere la tua sanità mentale nel processo di produzione della posta elettronica, il tutto assicurandoti che ogni email che invii sia configurata per ottenere i migliori risultati possibili?

C'è un segreto per tenere insieme i pezzi in movimento per dare forma a una macchina di email marketing ben oliata: sta costruendo un flusso di lavoro a prova di proiettile con una perfetta collaborazione tra i team. Abbiamo collaborato con i nostri amici di Trello per portare tutto ciò che abbiamo imparato sul processo di posta elettronica perfetto in un modello Trello che puoi copiare e creare da te e, in definitiva, rendere il flusso di lavoro della posta elettronica più fluido.

Ottieni il modello →

Vedrai che il modello del flusso di lavoro e-mail è organizzato in colonne che rappresentano i diversi passaggi del flusso di lavoro e-mail. Mentre lavori su una campagna, il tuo progetto si sposterà da sinistra ( Nuove richieste ) fino a destra nelle fasi Inviate e Segnalazione . Diamo un'occhiata a ogni fase del processo in modo più dettagliato.

Nuove Richieste

Questa colonna è il tuo posto per raccogliere le richieste di campagna dal tuo team, così come il tuo posto per tenere traccia di tutti i progetti che vorresti affrontare. Consideralo come l'arretrato di idee e cose da fare del team di posta elettronica.

Gestisci le richieste della campagna e migliora la collaborazione con i moduli

Se il tuo team invia campagne per molti team e stakeholder diversi, può essere difficile rimanere al passo con le richieste. L'utilizzo di un modulo come sportello unico per gestire le richieste aiuta a semplificare il processo e semplifica la raccolta di informazioni chiave sull'obiettivo, i tempi e il pubblico di ciascuna campagna.

In questo modello, utilizziamo il potenziamento di Typeform per raccogliere richieste di posta elettronica e reindirizzare le informazioni chiave direttamente nella colonna Nuove richieste della nostra bacheca Trello. Genera automaticamente una tabella con i dati chiave sulla campagna:

Abbiamo scelto Typeform per questo esempio, ma sentiti libero di utilizzare il tuo strumento di indagine preferito per gestire le richieste.

Dopo aver esaminato una nuova richiesta (e ottenuto risposte a qualsiasi domanda tu possa avere), puoi spostare la campagna al passaggio successivo del flusso di lavoro.

Accettato/In coda

Dopo aver raccolto tutte le informazioni cruciali sugli obiettivi e sui dettagli di una campagna, puoi spostarle nella colonna Accettati . Una volta che una campagna arriva a questo passaggio del flusso di lavoro, le assegniamo una data di scadenza. Ti consigliamo di impostare la data di invio (o la data di pubblicazione per le email attivate o transazionali) come data di scadenza. Come mai? Se stai utilizzando il potenziamento di Calendar , puoi vedere tutte le campagne imminenti (e passate) in un'unica visualizzazione del calendario. Creare un calendario email non è mai stato così facile!

Usa le etichette per tenere traccia dei diversi tipi di campagne che stai inviando

Se stai inviando molti tipi diversi di e-mail, potresti servire diversi gruppi di clienti, reparti o prodotti, le etichette possono essere un modo efficace per rimanere al passo con quali campagne servono a quale scopo aziendale. Personalizza le tue etichette in base alle esigenze del tuo team .

Qui a Litmus, stiamo cercando di trovare un equilibrio tra le promozioni dei contenuti e gli aggiornamenti dei prodotti, e le etichette di Trello ci rendono facile individuare se una settimana è eccessivamente pesante per l'una o per l'altra.

In corso

Una volta che il tuo team inizia a lavorare sulla campagna, passa alla colonna In corso .

Qui è dove tieni traccia di tutte le attività che devono essere eseguite per creare una campagna. In questo esempio, abbiamo suddiviso le attività in copywriting, progettazione, sviluppo e test/QA. Scegli una logica che funzioni per la tua squadra.

Puoi anche utilizzare Trello per tenere traccia di tutti i documenti, collegamenti e file che appartengono a ciascuna campagna. Ad esempio, puoi allegare un documento Google con la tua email o la tua copia email ( c'è un potenziamento per aiutarti ), includere un link a un'anteprima dal vivo della tua email o allegare il tuo email HTML.

Crea una lista di controllo per assicurarti che la tua email sia ottimizzata e che tu possa rilevare errori prima di inviarla

Dalle e-mail che non vengono visualizzate correttamente ai collegamenti interrotti e alle immagini che semplicemente non vengono caricate, ci sono molte cose che possono andare storte con un'e-mail e ogni errore avrà un impatto sulle prestazioni della tua campagna. Ecco perché il controllo completo delle tue e-mail è fondamentale e una lista di controllo può aiutare in questo.

L'esame di un elenco di controllo completo richiede tempo, ma è fondamentale garantire che ogni e-mail inviata sia priva di errori. Quindi non saltare mai questo passaggio del processo. Il nostro modello include i più importanti controlli QA delle e-mail, ma sentiti libero di aggiungerne altri specifici per il tuo team e le tue e-mail.

Stai cercando di accelerare questo passaggio del flusso di lavoro della posta elettronica? Strumenti come Litmus Checklist possono aiutarti ad automatizzare le attività che richiedono più tempo e a migliorare la consegna e l'efficacia dei tuoi messaggi di posta elettronica.

Rileva i problemi prima di inviare con Litmus Litmus Checklist offre una verifica guidata degli elementi critici che influiscono sulle prestazioni della posta elettronica. Visualizza l'anteprima della tua e-mail in app e dispositivi popolari, verifica che i collegamenti, le immagini e il monitoraggio funzionino e crea ogni volta un'esperienza e-mail incredibile. Scopri di più →

In attesa delle approvazioni finali

Ora è il momento di ottenere il feedback finale e l'approvazione da parte di tutte le parti interessate. Il potenziamento dell'approvazione di Trello ti consente di impostare revisori per ogni progetto, rendendo facile per i professionisti del marketing tenere traccia di chi ha già firmato una campagna e chi no.

I tuoi revisori hanno feedback dell'ultimo minuto sulla tua campagna? Puoi tenere traccia del feedback all'interno di Trello: chiedi semplicemente ai revisori di commentare la scheda. Oppure, usa Litmus Proof per consentire a tutte le parti interessate di lasciare commenti e suggerimenti direttamente su un'e-mail. Con Litmus Proof non è mai stato così facile accelerare il processo di approvazione e aumentare la collaborazione.

Semplifica il processo di revisione delle email con Litmus Proof Con Proof come strumento centralizzato per la raccolta di feedback, puoi migliorare la collaborazione, ottenere una migliore visibilità e ridurre i cicli di revisione. Scopri di più →

Una volta che la tua email è stata esaminata e approvata, puoi spostarla nella colonna Pronto per l'invio . E una volta premuto il pulsante di invio, puoi spostare la campagna in Inviati, un ottimo modo per tenere traccia di tutte le e-mail che il tuo team è riuscito a completare.

Il tuo lavoro non è finito quando premi invio: Reporting

Quando il tuo team è impegnato, il tuo arretrato è pieno e stai lottando per rispettare la prossima scadenza, è facile dimenticare l'analisi della posta elettronica. Ma l'unico modo per migliorare le campagne future è esaminare da vicino cosa funziona e cosa no. Ecco perché devi rendere i rapporti e-mail una parte cruciale del tuo flusso di lavoro e-mail e i promemoria in Trello possono aiutarti a rimanere al passo con le tue attività di reporting.

Hai bisogno di un promemoria per finalizzare il tuo rapporto email mensile? Puoi usare il potenziamento Butler per impostare automaticamente un'attività ricorrente. Ad esempio, imposta Butler in modo che ti ricordi questa attività il primo lunedì di ogni mese.

Hai bisogno di un posto dove raccogliere ispirazione per le e-mail o tenere traccia di documenti importanti? Puoi farlo anche in Trello.

Oltre a coprire i passaggi chiave del flusso di lavoro e-mail, puoi anche utilizzare la tua bacheca Trello come sportello unico per raccogliere idee (vedrai una colonna Ispirazione nel nostro modello) o per tenere traccia di documenti chiave come la tua strategia di posta elettronica, la guida di stile, le migliori pratiche di email marketing interne e altro ancora. Hai bisogno di un posto dove tenere traccia degli appunti delle riunioni settimanali? Un luogo in cui documentare le risorse del settore più utili per il tuo team? Grazie alla flessibilità di Trello, puoi fare tutto questo. Aggiungi semplicemente colonne aggiuntive come ritieni opportuno.

Personalizza il modello

Ogni team di posta elettronica è diverso e ogni team di posta elettronica ha i propri processi unici. Questo modello è un ottimo punto di partenza per stabilire e documentare un flusso di lavoro per il tuo team. Personalizzalo per riflettere le esigenze uniche del tuo team e inizia a inviare e-mail più efficaci.

Crea il tuo flusso di lavoro e-mail in Trello →

Hai dei suggerimenti per gli utenti esperti di Trello che ti aiutano a semplificare il flusso di lavoro della posta elettronica? Ci piacerebbe ascoltarli! Fateci sapere nei commenti qui sotto.