Come utilizzare l'automazione delle attività: esempi e strumenti

Che cos'è l'automazione delle attività?

L'automazione delle attività è quando il software completa un'attività lavorativa. È un processo mediante il quale un'attività viene spostata durante un processo al fine di snellire quel processo e ridurre la quantità di lavoro manuale necessario per svolgere il lavoro.

Le aziende applicheranno l'automazione delle attività per accelerare o semplificare i flussi di lavoro e i processi aziendali. Toglie anche l'aspetto frenetico che può produrre esaurimento e abbassare il morale. Con l'automazione delle attività i membri del team possono concentrarsi su lavori più importanti. Ha anche creato valore per la loro organizzazione consentendo ai team di concentrarsi sull'innovazione.

Il software di gestione dei progetti può automatizzare il lavoro frenetico per darti più tempo per concentrarti sulle tue attività. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud che personalizza i flussi di lavoro e dispone dell'approvazione delle attività per controllare i processi aziendali. Imposta tutti i trigger necessari per creare azioni e assicurati che lo stato di un'attività possa essere modificato solo da qualcuno che autorizzi.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?

L'automazione del flusso di lavoro è quando il software esegue un processo basato su determinati trigger che si traducono in azioni specifiche. Questi possono essere attività, dati o file che vengono trasferiti automaticamente da uno stato all'altro, a seconda di regole predefinite.

L'automazione dei flussi di lavoro è importante perché migliora l'efficienza, aumenta la produttività e crea maggiore precisione nel lavoro. Rende più facile controllare il lavoro, produce un livello più elevato di responsabilità e migliora la soddisfazione sul lavoro rimuovendo gran parte delle azioni noiose richieste nel proprio lavoro.

Esempi di automazione delle attività

Prendiamoci un momento per vedere cosa può fare l'automazione delle attività in una situazione del mondo reale. Ecco alcuni esempi di automazione delle attività.

• Gestione dei processi aziendali: software come ProjectManager possono automatizzare i flussi di lavoro e impostare le approvazioni delle attività in modo che solo chi dispone dell'autorità possa modificare lo stato di un'attività da completata a completata.
• Email Marketing: personalizza le email da inviare ai compleanni dei tuoi clienti o ad altre date importanti per costruire relazioni più solide.
• Risorse umane: puoi automatizzare le buste paga per liberare il tuo dipartimento delle risorse umane per svolgere altre attività.
• Compiti amministrativi: i pagamenti delle fatture possono essere coordinati tramite app bancarie per assicurarsi che i fornitori, i servizi pubblici, ecc., vengano pagati in tempo.
• Post sui social media: ci sono applicazioni che possono aiutarti a pianificare i tuoi post sui social media su piattaforme diverse.

Questi sono solo alcuni dei lavori che l'automazione delle attività può semplificare. Ce ne sono molti di più. Ma per avere l'automazione delle attività richiede strumenti di automazione delle attività. Diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori sul mercato.

I 3 migliori strumenti di automazione delle attività

L'automazione delle attività fa bene agli affari. Se stai cercando uno strumento che ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi e non ha l'automazione delle attività, probabilmente continuerai a cercare. Abbiamo svolto alcune ricerche per te e abbiamo alcuni dei migliori strumenti di automazione delle attività sul mercato.

1. Project Manager

ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud che consente di personalizzare i flussi di lavoro e automatizzare le approvazioni delle attività. Puoi creare flussi di lavoro automatizzati per le tue attività e farli avanzare nel progetto piuttosto che occuparti di lavoro.

Questo software intuitivo non richiede esperienza di codifica. È facile da configurare con menu a discesa che ti consentono di impostare tutti i trigger e le azioni necessari per gestire il flusso di lavoro. La razionalizzazione dei processi aziendali aumenterà la tua produttività.

Puoi impostare le approvazioni delle attività in modo che solo coloro che ritieni siano autorizzati a modificare lo stato di un'attività possono farlo. L'automazione delle attività di ProjectManager funziona perfettamente con il monitoraggio in tempo reale e ti tiene aggiornato con avvisi e-mail e notifiche in-app.

2. Zapier

Zapier è un software che connette le tue app e automatizza i flussi di lavoro. È facile da usare sia per le piccole che per le grandi imprese.

Il software elimina le attività ripetitive impostando l'automazione. Si collega ad app utilizzate di frequente come Dropbox, Google Drive, Slack e altro.

3. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate è un software che semplifica le attività e funziona perfettamente con altri prodotti Microsoft, come Outlook. Puoi ridurre le attività ripetitive e creare flussi di lavoro sicuri per concentrarti su altre attività più importanti.

Non è richiesta alcuna codifica. C'è anche una funzione desktop che è uno strumento di automazione dei processi robotici. Registrerà i passaggi del tuo flusso di lavoro, che potrai quindi modificare o utilizzare per creare un processo automatizzato.

Come utilizzare l'automazione delle attività nella gestione dei progetti

La tecnologia può essere utilizzata per aiutarti a fare di più. Se sei in ritardo con le tue attività, Jennifer Bridges, PMP, ti mostra come l'automazione delle attività può aiutarti.

Ecco uno screenshot della lavagna per riferimento.

In revisione: come utilizzare l'automazione delle attività per ottenere di più

Jennifer ha affermato di amare la tecnologia ed era entusiasta di mostrare come gli strumenti possono aiutare a rendere più produttiva la gestione dei progetti.

Si è concentrata su una caratteristica della tecnologia per questo video tutorial, l'automazione delle attività. In primo luogo, ha spiegato che l'automazione è una tecnica per far funzionare automaticamente un apparato, un processo o un sistema. In altre parole, l'automazione è un modo intelligente per fare di più con meno tempo, denaro e fatica.

Probabilmente hai utilizzato parte di questa automazione, come software, app, intelligenza artificiale (AI), tecnologia di gioco, piattaforme mobili, lettori di carte o codici QR. Possono fare cose come tenere traccia del chilometraggio, scansionare le ricevute, mappare i viaggi, ordinare e consegnare cibo e tenere traccia dell'avanzamento di un progetto.

Quindi, questi sono solo alcuni degli esempi e, di nuovo, ce ne sono così tanti. E questi sono solo alcuni intesi a stimolare alcune idee su come utilizzare l'automazione delle attività per consentirti di fare di più. Quindi, se hai bisogno di uno strumento che ti aiuti con l'automazione delle tue attività, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.

ProjectManager ottimizza i tuoi processi con l'automazione

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione del lavoro e dei progetti che automatizza e personalizza il flusso di lavoro per darti più tempo per fare ciò che conta. Ti abbiamo mostrato come impostare trigger che si traducono in azioni e persino impostare approvazioni di attività. Puoi farne quanti ne vuoi e controllare i tuoi processi aziendali, liberando il tuo team per concentrarsi su ciò che è importante.

Viste multiple del progetto

Le nostre visualizzazioni multiple del progetto significano che puoi lavorare come vuoi. Ai manager piace pianificare su diagrammi di Gantt, i team spesso preferiscono elenchi di attività o schede kanban. Tutti quei dati sono condivisi in tempo reale, quindi c'è una fonte di verità e tutti sono sempre sulla stessa pagina.

Tieni traccia dei progressi in tempo reale

L'automazione è importante, ma lo è anche assicurarsi di raggiungere le pietre miliari che hai impostato nel tuo piano. La nostra dashboard in tempo reale raccoglie dati in tempo reale e li trasforma automaticamente in grafici e diagrammi di facile lettura in modo da poter monitorare sei metriche di progetto. Non è richiesta alcuna configurazione. È come avere un rapporto sullo stato a portata di mano.

I rapporti possono essere filtrati e condivisi facilmente

Immergiti ancora più a fondo nei tuoi dati con i nostri rapporti con un clic. Tutti i nostri rapporti possono essere filtrati, consentendoti di concentrarti su ciò che vuoi sapere. I rapporti sono anche facili da condividere, basta aggiungere un PDF alla tua email o stamparli. Possono essere inviati alle parti interessate per tenerli aggiornati sui tuoi progressi.

C'è molto di più che possiamo fare per ottimizzare i processi aziendali. Le nostre notifiche e-mail e gli avvisi in-app ti tengono aggiornato su eventuali commenti fatti o quando qualcosa nel progetto è stato aggiornato. Lascia che ProjectManager svolga il lavoro intenso in modo da poter svolgere meglio il tuo lavoro. Inizia oggi stesso gratuitamente.