Che cos'è la mappatura delle dipendenze delle attività nella gestione dei progetti?

Non tutte le attività sono uguali. Alcuni possono essere eseguiti uno dopo l'altro in sequenza, mentre altri non possono iniziare finché un altro non finisce o inizia. Questo è chiamato dipendenza dall'attività. La mappatura delle dipendenze delle attività è una tecnica per rendere chiare tali dipendenze delle attività per evitare costosi ritardi.

Prima di trattare la mappatura delle dipendenze delle attività, è necessario innanzitutto capire cosa si intende per dipendenza nella gestione dei progetti e definire i quattro diversi tipi di dipendenze delle attività. Una volta che sarà chiaro, spiegheremo una mappa delle dipendenze e perché è così importante per i progetti.

Cosa sono le dipendenze nella gestione dei progetti?

Una dipendenza è quando qualcosa richiede qualcos'altro per essere fatto o prosperare. Nel suo senso più generale, noi come persone dipendiamo da cibo, acqua e aria per sopravvivere. In termini di gestione del progetto, tuttavia, quando parliamo di dipendenze, di solito ci riferiamo alle dipendenze tra attività.

Le attività sono piccoli pacchetti di lavoro che insieme forniscono il prodotto o il servizio finale di un progetto. Sono un modo per suddividere il lavoro più grande in pezzi più piccoli e più gestibili. Ma come abbiamo notato, non tutte le attività sono uguali. Proprio come sono necessari molti pezzi di dimensioni diverse per creare un puzzle, nella gestione dei progetti ci sono vari compiti che insieme realizzano il progetto.

Alcuni progetti seguono un percorso lineare, un'attività segue l'altra. Le dipendenze tra attività si verificano quando le attività non vengono eseguite così facilmente. Ad esempio, non puoi dipingere la casa finché non hai scavato le fondamenta, alzato i muri, ecc. È uno degli ultimi compiti in un progetto di costruzione e dipende dal fatto che molti altri vengano completati in anticipo.

In termini di mappatura delle dipendenze, devi prima identificare tutte le dipendenze delle attività. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti consente di identificare e collegare tutte e quattro le dipendenze delle attività sui nostri potenti diagrammi di Gantt. La mappatura delle dipendenze è quindi visibile sulla sequenza temporale del diagramma di Gantt. Questo ti impedisce di essere sorpreso dalle dipendenze tra attività, che possono ritardare i progetti. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Tipi di dipendenze delle attività

Esistono quattro tipi di dipendenze tra le attività: dalla fine all'inizio, dalla fine alla fine, dall'inizio all'inizio e dall'inizio alla fine. Ma ci sono altre dipendenze da esplorare prima di spiegare quelle dipendenze tra attività.

Arriveremo alle dipendenze delle attività, che sono attività che dipendono da altre attività in un momento. Innanzitutto, esploreremo un altro modo per definire le dipendenze tra attività. L'altro modo di considerare le dipendenze è il modo in cui le attività dipendono l'una dall'altra.

In questo caso, definiamo la dipendenza dall'attività se si tratta di una risorsa, di una persona, di un progetto o di un team. Ad esempio, una dipendenza basata sulle risorse è un'attività che condivide le stesse risorse. Potrebbe trattarsi di un'attività che richiede la stessa attrezzatura, il che significa che un'attività deve essere completata prima che un'altra possa iniziare.

Come per le dipendenze basate sulle risorse, una dipendenza da una persona è simile in quanto solo un membro del team può svolgere il lavoro e un'attività deve attendere a causa della mancanza di manodopera. La gestione del carico di lavoro è fondamentale in questi casi per garantire di disporre di risorse sufficienti allocate in modo intelligente.

Poi ci sono dipendenze di attività tra i progetti. Ciò si verifica quando si gestisce un portfolio o un programma, che condivide le risorse tra più progetti. L'utilizzo di un software di gestione del portafoglio che mostra tutti i tuoi progetti su una sequenza temporale consente ai manager di prendere decisioni più approfondite durante l'allocazione delle risorse.

Le dipendenze delle attività tra i team si verificano quando i team condividono le risorse e la gestione del carico di lavoro è la chiave per mantenere questi team al lavoro a pieno regime. Queste quattro dipendenze si riferiscono alla comprensione più comune delle dipendenze tra attività che hanno una relazione predecessore-successore. Diamo un'occhiata più da vicino alle dipendenze correlate alle date di inizio e di fine.

1. Fine per iniziare

Questa è la più comune delle dipendenze tra le attività in quanto è la più utilizzata nella gestione delle attività. Significa che un'attività deve essere completata prima che possa iniziare la successiva. Ad esempio, nell'edilizia, il muro a secco non può essere montato fino a quando non viene realizzato il telaio.

2. Fine per finire

Le dipendenze dall'inizio alla fine sono un po' più complicate. Queste attività non possono essere completate finché non viene completata anche un'altra attività dipendente. Troverai questa dipendenza dall'attività quando due attività vengono eseguite contemporaneamente ma una non può essere completata finché non lo è anche l'altra. Ad esempio, il muro a secco e l'installazione dell'impianto elettrico in un edificio sono dipendenze delle attività dall'inizio alla fine.

3. Dall'inizio all'inizio

Come suggerisce il nome, queste attività devono iniziare insieme. Uno non può iniziare senza che l'altro abbia iniziato, ma questo non significa necessariamente nello stesso momento. In un progetto di costruzione, dovrai costruire l'impalcatura per dipingere l'esterno di un edificio, ma poi usare quell'impalcatura per fare il lavoro. Sono due attività che lavorano insieme.

4. Dall'inizio alla fine

Il nostro ultimo dei quattro tipi di dipendenze tra attività è probabilmente il più difficile. Dall'inizio alla fine significa che l'attività successiva non può essere completata finché la precedente non è stata completata. Non è solo complicato da polemiche, molti credono che non dovrebbe essere utilizzato nella mappatura delle dipendenze. Un esempio di ciò sarebbe la costruzione di un nuovo gasdotto, che non verrebbe realizzato fino alla chiusura del vecchio.

Che cos'è una mappa delle dipendenze delle attività?

Ora che comprendiamo le varie dipendenze tra attività, diamo un'occhiata a come vengono utilizzate nella gestione dei progetti. La mappatura delle dipendenze delle attività è la creazione di una mappa delle dipendenze delle attività, ovvero una rappresentazione visiva della catena di dipendenze delle attività in un progetto. Lo scopo dell'identificazione delle attività dipendenti e del mapping delle dipendenze è prevenire colli di bottiglia che possono rallentare i progetti e minacciare sia la pianificazione che il budget del progetto.

L'utilizzo di una mappa delle dipendenze delle attività consente ai project manager di discernere i modelli di dipendenza e vedere come il lavoro può essere distribuito tra diversi team. La mappatura delle dipendenze è uno strumento importante per evitare inefficienze operative e mantenere la qualità dei dati e delle comunicazioni durante l'intero progetto. I project manager utilizzano la mappatura delle dipendenze delle attività per tenere traccia e gestire le dipendenze

La mappatura delle dipendenze aiuta i project manager a prevedere in modo più accurato identificando, visualizzando e gestendo le dipendenze. Ciò consente loro di vedere i colli di bottiglia prima che si verifichino e di riallocare le risorse secondo necessità per evitarli. Senza sapere con quali dipendenze hai a che fare, non c'è modo di rispondere a loro fino a quando non si verificano. A quel punto, il tuo programma e il tuo budget sono in pericolo.

Altri vantaggi della mappatura delle dipendenze includono il miglioramento del flusso di lavoro e la definizione di obiettivi più realistici per i team e aspettative per le parti interessate. La mappatura delle dipendenze migliora anche i tempi di consegna e aiuta a creare una pianificazione e una definizione delle priorità della capacità più efficienti.

Come creare una mappa delle dipendenze

Ora che hai capito cos'è una dipendenza da un'attività, i diversi tipi e quanto sia importante che ci sia una mappatura delle dipendenze nel tuo progetto, diamo un'occhiata a come crearne una. È uno strumento importante nella gestione del cambiamento. Segui questi cinque passaggi.

1. Identificare le attività

Innanzitutto, devi conoscere tutte le attività del tuo progetto. È possibile utilizzare una struttura di ripartizione del lavoro per elencare tutti i risultati e le attività. Sii accurato e coinvolgi l'intero team di progetto per assicurarti di non tralasciare nulla.

2. Assegna attività ai membri del team

Scegli il membro del team appropriato o il team a cui assegnare ciascuna delle attività identificate nel passaggio precedente.

3. Notare le dipendenze

Ora che hai tutte le tue attività e i membri del team responsabili della loro esecuzione, è il momento di determinare quali sono le attività dipendenti. Ciò include tutte le dipendenze delle attività descritte sopra. Ma soprattutto, le date di inizio e le date di fine, poiché è indispensabile elaborare un programma che eviti blocchi stradali e consegni entro la scadenza.

4. Aggiungi vincoli

Ci saranno limiti e rischi inerenti al progetto. Questo è il momento di inserirli nella mappatura delle dipendenze. Pensa ai sei tipi principali di vincoli: ambito, tempo, qualità, costo, risorse e rischio. Nota come potrebbero influire sul progetto e preparati a rispondere rapidamente se si presentano.

5. Crea la mappa

Con tutte le informazioni che hai raccolto, è il momento di inserirle nella forma visiva di una mappa delle dipendenze. Ciò consente di visualizzare tutte le attività e le dipendenze, nonché eventuali vincoli. Questo sarà condiviso con il team per rendere tutti consapevoli delle dipendenze tra attività che hanno un impatto sul progetto.

Come mappare le dipendenze delle attività con ProjectManager

L'utilizzo del software di gestione dei progetti è un modo più efficace di mappatura delle dipendenze. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a identificare e collegare le attività dipendenti per evitare costosi ritardi e consegnare il tuo progetto in tempo e nel rispetto del budget. Ti abbiamo mostrato come identificare tutte le tue attività e collegare tutti e quattro i tipi di dipendenze con i nostri potenti diagrammi di Gantt. Tale piano può quindi essere condiviso con tutto il team di progetto.

Assegna attività con più strumenti di pianificazione del progetto

Puoi assegnare incarichi sul diagramma di Gantt, ma quello strumento è più per i project manager che hanno bisogno di gestire più variabili per programmare e pianificare meglio il progetto. I membri del team utilizzeranno strumenti diversi per eseguire tali attività, motivo per cui il nostro software ha più visualizzazioni di progetto. Tutte le viste del progetto condividono gli stessi dati e si aggiornano insieme in tempo reale. I membri del team possono svolgere il proprio lavoro su solidi elenchi di attività o bacheche kanban che visualizzano il flusso di lavoro. Le parti interessate possono utilizzare la visualizzazione del calendario per assicurarsi che le pietre miliari vengano raggiunte. Diamo a tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro.

Controlla il carico di lavoro del tuo team con dashboard in tempo reale

Abbiamo accennato all'importanza della gestione del carico di lavoro ed è per questo che disponiamo di strumenti di gestione delle risorse per semplificare l'onboarding e impostare la disponibilità del tuo team. Quindi puoi ottenere una panoramica di alto livello dei loro progressi e delle loro prestazioni sui nostri dashboard in tempo reale. Non è richiesta alcuna configurazione che richiede tempo come con le alternative leggere. È pronto quando devi tenere traccia dei costi, del carico di lavoro e altro ancora. Parlando di carico di lavoro, puoi bilanciare il carico di lavoro del tuo team e mantenerlo al massimo della capacità visualizzando i nostri grafici del carico di lavoro con codice colore. È facile riallocare le risorse direttamente dal grafico per aumentare la produttività.

Abbiamo anche funzionalità di gestione del rischio e di gestione delle attività per aiutarti a evitare costosi ritardi. Le nostre funzionalità di reportistica ti offrono una visione più approfondita dello stato del progetto e del portfolio, nonché delle schede attività, della varianza e altro ancora. Inoltre, se gestisci più progetti, utilizza le nostre funzionalità di portfolio, tra cui una dashboard del portfolio e un diagramma del carico di lavoro per creare una mappatura delle dipendenze per condividere le risorse in modo efficace tra tutti i tuoi progetti.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che collega tutti e quattro i tipi di dipendenze delle attività per aiutarti a rimanere in pista. La nostra piattaforma collaborativa collega il tuo team sia che si trovino nell'ufficio accanto o in un fuso orario diverso. Puoi condividere file, commentare e altro. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro strumento per raggiungere il successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.