Modelli, strumenti e tecniche di definizione delle priorità delle attività

La prioritizzazione delle attività è uno strumento potente durante l'esecuzione di un progetto. Ci sono così tante attività diverse che può guardare se il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata si inclina verso il non avere mai tempo libero. Ma i project manager comprendono che l'applicazione di metodi di gestione delle attività e di gestione del tempo aumenterà il morale e la produttività del team.

Ecco perché è essenziale capire cos'è l'assegnazione delle priorità alle attività, perché è importante e in che modo il software di gestione dei progetti può aiutare i team a lavorare in modo più efficiente fornendo ai project manager funzionalità di monitoraggio del tempo che consentono loro di rispettare i tempi. Vediamo come assegnare priorità all'elenco delle attività di un team per garantire che nulla di cruciale per il progetto venga trascurato.

Che cos'è la priorità delle attività?

La definizione delle priorità delle attività si verifica quando un project manager esamina il lavoro assegnato al proprio team e lo suddivide in base all'urgenza. In questo modo, viene assegnata la priorità alle attività più importanti e i membri del team possono concentrarsi prima sulle attività più critiche. Il project manager deve determinare quale di queste attività deve essere eseguita per prima.

Quando si suddividono le attività, i project manager hanno quattro opzioni. Possono contrassegnare l'attività come ad alta priorità, il che significa che devono essere eseguite immediatamente a causa del legame con gli obiettivi aziendali o del cliente. La prossima è la priorità media, che sono attività importanti, ma con scadenze che non sono fisse come quelle ad alta priorità. Quindi, c'è una priorità bassa. Questi hanno scadenze flessibili o sono compiti sempreverdi. Infine, ci sono attività a lungo termine che possono attendere fino al completamento di tutto il resto.

Il software di gestione dei progetti è estremamente utile quando si tratta di stabilire le priorità delle attività. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a suddividere il tuo progetto in attività gestibili che soddisfano gli obiettivi del progetto. Il nostro robusto strumento per l'elenco delle attività è una delle molteplici visualizzazioni di progetto. Puoi impostare la priorità, la data di scadenza e aggiungere tag per facilitare la ricerca dell'attività. Ma ogni attività può anche essere commentata e file ad essa allegati. C'è anche uno stato per vedere quanto è completa l'attività su cui stai lavorando. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché è importante dare priorità alle attività nella gestione dei progetti?

La definizione delle priorità delle attività è importante negli affari o in qualsiasi lavoro svolto, ma soprattutto con la gestione dei progetti. Nella gestione dei progetti, hai a che fare con scadenze ravvicinate, budget e aspettative delle parti interessate. La definizione delle priorità delle attività prende quello che potrebbe essere un progetto indisciplinato e traccia un percorso per consegnare il progetto in tempo e nel rispetto del budget.

Ma lo fa riducendo lo stress del tuo team e aumentandone la produttività. Avere compiti specifici su cui lavorare piuttosto che pesare tutti pesantemente sulle tue spalle fa miracoli per lo stato psicologico di una squadra. Hanno la flessibilità di fare prima le cose importanti e poi passare alle attività successive.

Non è solo utile per lo stato d'animo dei membri del team, ovviamente. La definizione delle priorità delle attività significa che i project manager possono anche allocare il tempo in cui il lavoro può essere testato e eventuali errori rilevati in anticipo. C'è tempo per apportare le modifiche necessarie e rispettare la pianificazione invece di dover tornare indietro e riparare i problemi.

La gestione delle attività offre inoltre ai team il tempo di cui hanno bisogno per recuperare dal lavoro e affrontare nuove attività con una rinnovata concentrazione. Quando non rincorri costantemente le scadenze e non esaurisci te stesso e il team, c'è tempo per ricaricare le batterie. Un team ben riposato è più produttivo e può risolvere problemi complessi.

Dare priorità alle attività è anche un antidoto per la procrastinazione. Perdere tempo ucciderà la tua produttività. Avere attività pianificate, prioritizzate e ulteriormente gestite significa che nessuno è sovraccaricato, ma il lavoro può ancora essere svolto nei tempi previsti. Ciò significa che non c'è tempo per procrastinare o addirittura la necessità di indulgere in esso. Questo perché la definizione delle priorità delle attività mantiene i team motivati ​​vedendo quanto hanno realizzato.

Tecniche di prioritizzazione delle attività

È chiaro che la definizione delle priorità delle attività è importante, ma come si può implementarla? Essere in grado di distinguere le attività ad alta priorità da quelle che possono essere messe nel dimenticatoio non è sempre evidente. Per trovare quel percorso attraverso la successione apparentemente infinita di attività, esistono tecniche di definizione delle priorità delle attività. Ecco alcuni dei più popolari.

1. Matrice di Eisenhower

La matrice Eisenhower prende il nome da Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti e un generale a cinque stelle durante la seconda guerra mondiale. Essere in due posizioni di leadership ad alta pressione gli ha insegnato molto sul processo decisionale e su come stabilire le priorità dei compiti. Ha imparato che ci sono problemi urgenti e importanti; quelli urgenti non sono importanti e quelli importanti non sono urgenti.

Da questa idea è nata la matrice di Eisenhower, che assegna priorità ai compiti in base all'urgenza e all'importanza. Crea una scatola divisa in quattro quadranti. Verticalmente a sinistra è "non importante" in basso e "importante" in alto. Nella parte superiore della casella c'è "urgente" a sinistra e "non urgente" a destra. Un project manager posizionerà le attività in uno di questi quattro quadranti.

Le attività che hanno scadenze o conseguenze rigorose e devono essere eseguite ora verranno visualizzate in alto a sinistra. Le attività, in cui la scadenza non è chiara ma comunque importante e deve essere programmata, andranno in alto a destra. In basso a sinistra verranno posizionati i compiti che possono essere delegati. Devono essere completati ma sono per un set di abilità diverso. Infine, in basso a destra ci sono le attività che puoi rimuovere. Non sono necessari per il progetto in questione e distrarranno solo il team.

2. Metodo "Mangia la rana".

La "rana" è un compito impegnativo e mangiare la rana significa svolgere quel compito impegnativo per prima cosa nella tua giornata. Il metodo mangia la rana è una strategia per dare priorità alle attività e aumentare la produttività. Aiuta i project manager a identificare i compiti difficili ea toglierli di mezzo per prima cosa al mattino. Quindi puoi passare all'attività successiva.

La filosofia alla base di questa tecnica di definizione delle priorità è che i compiti grandi e difficili vengono svolti in anticipo. Questo ti dà slancio e ti assicura di non lasciare le cose difficili nella tua mente tutto il giorno. Ciò è particolarmente utile per quelle persone che hanno tonnellate di energia quando iniziano la giornata e poi diminuiscono.

L'inizio della giornata di solito viene speso esaminando e-mail o Slack e magari partecipando a una riunione quotidiana in piedi. Tutti questi compiti sono utili, ma non urgenti. Quando avrai svolto questi compiti amministrativi, avrai spesso consumato una buona dose di energia. Colpire prima le cose difficili significa che puoi fare il lavoro impegnativo dopo pranzo quando sei stanco di mangiare. Prima mangia la rana.

3. Metodo MoSCoW

Il metodo MoSCoW è l'acronimo di must-have, should have, could have e will not have. È stato sviluppato in Oracle dall'esperto di sviluppo software Dai Clegg per aiutare il suo team a dare priorità alle attività durante il lavoro sui rilasci dei prodotti.

Prima di utilizzare il metodo MoSCoW, il team dovrebbe incontrare le parti interessate per definire gli obiettivi del progetto e concordare a quale iniziativa dare la priorità. Una volta che tutti sono sulla stessa pagina, puoi quindi suddividere il tuo lavoro in parti più piccole e più gestibili dividendolo nelle quattro categorie del metodo MoSCoW.

I compiti indispensabili non sono negoziabili e hanno la massima priorità. Anche i compiti "dovrebbero avere" sono importanti ma non vitali, tuttavia aggiungono valore al progetto. "Avrebbe potuto" sarebbe carino da includere ma avrà un impatto minore sul progetto se vengono esclusi. Le attività "non avranno" non sono importanti nel periodo di tempo specifico in cui stai lavorando.

4. Metodo ABCDE

ABCDE è un metodo di definizione delle priorità che ti aiuta a determinare quali attività sono più importanti o meno importanti e anche quelle che possono essere eliminate perché non necessarie. È come una lista di cose da fare meglio organizzata e costruttiva.

Un project manager e il suo team assegnano una lettera diversa a ciascuna attività a seconda della loro priorità. Le attività "A" sono quelle con la massima priorità. I compiti "B" sono quelli che dovresti fare, ma se non li raggiungi, non ci saranno danni seri al progetto. Puoi passare a loro dopo che le attività A sono state completate.

Le attività "C" sono quelle che non sono direttamente correlate al progetto, ma, ancora una volta, possono essere affrontate dopo che le attività A e B sono state completate. I compiti "D" possono essere delegati. In questo modo puoi concentrarti sui compiti A e i compiti D possono essere assegnati ai membri del team appropriati. Infine, ci sono i compiti "E". E sta per eliminare. Queste attività non contano, quindi puoi smettere di farle.

Modelli di gestione delle attività

Esistono altri strumenti che possono aiutarti con la definizione delle priorità delle attività. Ad esempio, ProjectManager offre dozzine di modelli di gestione dei progetti gratuiti per Word ed Excel che puoi scaricare sul nostro sito. Questi modelli coprono ogni aspetto della gestione del progetto, dall'avvio alla chiusura, e includono strumenti per aiutarti nella gestione delle attività. Eccone alcuni.

Modello di monitoraggio delle attività

Utilizza il nostro modello di attività gratuito per Excel per creare elenchi di cose da fare, iniziare a gestire un progetto e tenere traccia del tuo lavoro. Avrai campi per nominare l'attività, eventuali dipendenze e a chi è assegnata. Quindi aggiungi la priorità e le date di scadenza. Inoltre, puoi monitorare i suoi progressi annotando il suo stato, le date di scadenza pianificate ed effettive.

Modello di elenco delle cose da fare

Un elenco di cose da fare è uno strumento essenziale per la gestione delle attività. Il nostro modello di elenco di cose da fare gratuito per Excel ha tutto ciò di cui hai bisogno per dare priorità al tuo lavoro. Elenca le attività, le date di inizio e di scadenza, i progressi e ha persino una colonna con codice colore per mostrare la percentuale di completamento del tuo lavoro.

Modello di priorità delle attività

Abbiamo parlato della matrice di Eisenhower e la nostra matrice di priorità del progetto gratuita per Excel è una. Può essere utilizzato per dare la priorità ai progetti se gestisci un portfolio, ma è altrettanto utile se devi dare la priorità alle attività in un progetto.

ProjectManager dispone di solidi strumenti di definizione delle priorità delle attività

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a dare priorità alle attività meglio di quanto possa fare un modello statico. Per prima cosa, non devi aggiornare manualmente il nostro software. Dispone di dati in tempo reale che mantengono tutti sulla stessa pagina e collegano i team interfunzionali, sia che si trovino nello stesso ufficio o in fusi orari diversi. Poiché il nostro software dispone di più visualizzazioni di progetto, i manager possono pianificare e programmare le attività sui diagrammi di Gantt e i team possono eseguirle su elenchi di attività, bacheche kanban, fogli o visualizzazioni di calendario. Tutte le viste del progetto si aggiornano automaticamente in tempo reale in modo che tutti lavorino sempre con i dati più aggiornati.

Tieni traccia delle attività del percorso critico con i diagrammi di Gantt online

Prima di poter dare priorità alle attività, devi organizzarle. I nostri potenti diagrammi di Gantt ti consentono di pianificare le attività su una sequenza temporale in modo da poter vedere l'intero progetto su un'unica schermata. Puoi anche collegare tutti e quattro i tipi di dipendenze delle attività per evitare costosi ritardi e persino filtrare in base al percorso critico per vedere a quali attività deve essere assegnata la priorità. Quindi salva il tuo piano impostando una linea di base. Ora puoi monitorare il percorso critico, i progressi e le prestazioni in tempo reale, visualizzando lo sforzo effettivo rispetto a quello pianificato. Se non raggiungi le pietre miliari, puoi riallocare le risorse per tornare nei tempi previsti.

Misura i costi con schede attività e grafici del carico di lavoro

Naturalmente, puoi dare la priorità a tutte le attività che desideri. Ma se non presti attenzione ai problemi di gestione delle risorse, il tuo team non lavorerà a pieno regime e la produttività ne risentirà. Le nostre funzionalità di gestione delle risorse ti aiutano a tenere traccia dei costi della manodopera e del carico di lavoro del team. Dopo aver caricato il tuo team, puoi aggiungere la loro tariffa oraria e la disponibilità, il che rende più semplice l'assegnazione delle attività. Mentre lavorano, passa al grafico del carico di lavoro con codice colore per vedere i compiti di tutti in un unico posto. Se qualcuno ha un'assegnazione eccessiva, puoi riallocare il suo lavoro direttamente dal grafico. Una volta che il loro carico di lavoro sarà bilanciato, avrai un team più produttivo.

Esistono altri modi per monitorare il tuo team per assicurarti che stiano eseguendo attività in linea con la pianificazione. Per una visione di alto livello, usa la nostra dashboard in tempo reale, che mostra metriche come carico di lavoro, attività e altro in grafici e diagrammi di facile lettura. Non c'è configurazione che richiede tempo come con altri strumenti leggeri. È pronto quando lo sei tu. Puoi anche generare report personalizzabili su schede attività, varianza e altro per ottenere maggiori dettagli. Quindi condividili con le parti interessate per tenerli aggiornati.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a stabilire le priorità delle attività e a monitorarle in tempo reale. Autorizza i team e ottieni la trasparenza di cui i manager hanno bisogno per rimuovere i colli di bottiglia e far sì che tutti lavorino a pieno regime. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per gestire con successo i loro progetti. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.