Il foglio completo con sede negli Stati Uniti per gli sviluppatori di plugin e temi WordPress

Pubblicato: 2018-06-20

C'è un vecchio detto “ in questo mondo nulla si può dire certo, tranne la morte e le tasse ”. Mentre il primo può essere rimandato con l'esercizio e una dieta sana, il secondo non può essere evitato altrettanto facilmente. Gli Stati Uniti hanno una serie di leggi fiscali a livello federale, statale e locale di cui gli sviluppatori di plugin e temi WordPress devono essere a conoscenza. Questo post parlerà delle implicazioni fiscali di cose come l'esternalizzazione del lavoro, l'incorporazione della tua attività e le tasse sulle vendite.

In qualità di ex contabile che ha effettuato la transizione allo sviluppo di plugin per WordPress, ho familiarità con quanto possano essere complicati i problemi fiscali che gli sviluppatori devono affrontare. Ho persino sviluppato un plug-in per assistere con i rapporti 1099-MISC per affiliati e mercati multi-vendor chiamato WP1099. Come libero professionista e piccolo imprenditore, so quanto sia difficile tenere traccia delle leggi fiscali in continua evoluzione, quindi questo cheat sheet è stato scritto per aiutarti a capire cosa devi fare per rimanere conforme alle autorità fiscali.

Incorporare la tua attività

Molte persone con un tema WordPress o un'attività di plug-in considerano il lavoro un "lavoro secondario" e tendono a trattarlo come tale. Sfortunatamente, questi lavori secondari prendono soldi veri da clienti reali. Ciò può significare che il tuo lavoro secondario può finire per metterti nei guai legali se qualcosa va storto con un cliente.

Il modo migliore per proteggere i tuoi beni personali è incorporare la tua attività. Questo non è un processo difficile e in molti stati è abbastanza economico da fare.

L'incorporazione crea un'entità legale separata dalle persone che l'hanno creata. Con questa designazione legale, l'imprenditore(i) è generalmente protetto dalla responsabilità personale dai debiti dell'azienda. Ciò significa che se la tua azienda viene citata in giudizio, i tuoi beni personali (casa, auto, conti pensionistici, ecc.) non possono essere attaccati alla causa.

Società o LLC?

Le società e le società a responsabilità limitata (LLC) offrono entrambe ai proprietari la protezione della responsabilità personale descritta in precedenza. Ognuno di loro ha i suoi pro e contro, quindi è importante scegliere il tipo di persona giuridica giusta per la tua attività.

Le LLC offrono numerosi vantaggi a beneficio delle nuove imprese. Una LLC protegge gli imprenditori dalla responsabilità personale per le azioni della LLC. Inoltre, non hanno una struttura di gestione formale o requisiti formali di incontro come quelli di una società. Inoltre, le tasse vengono pagate sulla dichiarazione dei redditi personale dell'imprenditore, il che evita la "doppia imposizione" pagata dalle società.

Le società, d'altra parte, sono tassate come entità separate, il che crea quella che viene chiamata doppia imposizione. Ciò significa che pagano le tasse sui loro profitti attraverso la loro dichiarazione dei redditi delle società. Quindi i proprietari pagano le tasse sulla quota degli utili che vengono loro distribuiti sulla loro dichiarazione dei redditi personale.

La scelta tra una società e una LLC dipenderà da una serie di fattori. In genere, tuttavia, i liberi professionisti e i "soloimprenditori" vorranno scegliere una LLC. Se non sei sicuro di quale sia la migliore entità legale per la tua attività, contatta un avvocato di diritto commerciale nella tua zona.

Lavoro in outsourcing

Nella carriera di ogni imprenditore solista, arriva il momento in cui sei sopraffatto dalla quantità di lavoro che devi fare. Gestire un'impresa è un animale molto diverso dall'essere impiegati. Come imprenditore, indossi tutti i cappelli finché non puoi permetterti di assumere qualcuno che faccia parte del lavoro per te.

Gestire un'impresa è un animale molto diverso dall'essere impiegati. Come imprenditore, indossi tutti i cappelli finché non puoi permetterti di assumere qualcuno che faccia parte del lavoro per te.Tweet

Ma cosa significa assumere qualcuno? Sono dipendenti o appaltatori?

Secondo l'IRS, è necessario esaminare il rapporto tra il lavoratore e l'azienda per determinare se si tratta di un appaltatore indipendente o di un dipendente.

Ci sono tre categorie che devono essere esaminate.

Controllo comportamentale: un'azienda può dirigere e controllare il lavoro svolto e il modo in cui viene svolto?
Controllo finanziario: include il modo in cui l'azienda paga il lavoratore. Così come se il lavoratore è in grado o meno di mettere i propri servizi a disposizione di un mercato più ampio.
Relazione: ci sono contratti scritti che descrivono la relazione tra l'impresa e il lavoratore? L'azienda fornisce al dipendente benefici come assicurazione, pensione, ferie o indennità di malattia? La relazione è considerata permanente o temporanea?

Tutti questi sono presi in considerazione quando si determina se un lavoratore è un dipendente o un appaltatore indipendente. E ognuno di loro può far classificare il lavoratore come dipendente.

Allora qual è il problema, giusto? Un dipendente, un appaltatore, che differenza fa?

La differenza è che se un lavoratore è considerato un dipendente, l'azienda (nota anche come datore di lavoro) è responsabile di cose come le tasse sui salari, il risarcimento dei lavoratori in caso di infortunio sul lavoro e altre questioni simili come l'assicurazione sanitaria.

Considerando che un appaltatore indipendente è responsabile del pagamento delle proprie tasse, che sono denominate tasse sul lavoro autonomo. Un appaltatore indipendente è anche responsabile della propria assicurazione. Ciò include l'assicurazione sanitaria, l'assicurazione per l'invalidità a lungo termine e l'assicurazione per la responsabilità civile aziendale che verrebbe utilizzata nel caso in cui sorgesse una controversia legale nel corso dell'attività commerciale.

Esempio di una relazione di lavoro

Un lavoratore può essere considerato un dipendente se lo hai assunto con uno stipendio fisso (o tariffa oraria), gli fornisci benefici per i dipendenti, hai la capacità di dettare come lavorano (da dove devono lavorare, orari in cui devono essere disponibili , le apparecchiature che devono utilizzare, ecc.).

Ad esempio, Sally viene assunta da ABC Co., che progetta siti Web per i clienti come lead web designer. Il suo stipendio è di $ 50.000 all'anno e dovrebbe lavorare dalla sede centrale dell'azienda dal lunedì al venerdì ogni settimana tra le 9:00 e le 17:00. Sally riceverà anche un nuovo laptop e software da ABC Co. che dovrà utilizzare per tutto il lavoro aziendale. Riceve due settimane di ferie pagate all'anno, riceve l'assicurazione sanitaria e il risparmio pensionistico corrispondente.

Sally è considerata una dipendente.

Esempio di un rapporto di appaltatore indipendente

Usiamo lo stesso esempio, con alcune modifiche.

Il web designer principale di ABC Co. era in congedo di maternità e uno dei loro principali clienti aveva un aggiornamento del design che doveva essere completato entro le prossime due settimane. ABC Co. ha chiesto a Sally di realizzare il progetto per $ 1.500. Sally può svolgere il lavoro quando e dove vuole sul proprio laptop, purché il lavoro venga eseguito entro due settimane. ABC Co. non ha obiezioni all'assunzione di altri clienti da parte di Sally durante lo stesso periodo di tempo, se lo desidera. Una volta completato il progetto, ABC Co. non ha l'obbligo di fornire alcun lavoro aggiuntivo a Sally.

Sally è considerata un appaltatore indipendente.

Tipi di appaltatori indipendenti

In genere potresti trovare i seguenti tipi di lavoratori in un rapporto di appaltatore indipendente con un'altra azienda.

Lavoratori temporanei che potresti utilizzare per un lavoro una tantum. Ad esempio, un grafico per creare il logo e la carta intestata della tua azienda.
Gli affiliati sono considerati appaltatori indipendenti perché di solito non ci sono regole su quando o dove devono lavorare e la loro unica retribuzione viene generata quando fanno affari. Un venditore stipendiato, d'altra parte, potrebbe essere considerato un dipendente.
Fornitori in mercati online come ThemeForest, CodeCanyon o altri siti simili.

1099-MISC Reporting

Come azienda, non sei responsabile del pagamento delle tasse sui salari di un appaltatore indipendente. Tuttavia, sei responsabile di segnalare il reddito che hanno guadagnato da te all'IRS se hanno superato un determinato importo sul modulo 1099-MISC. Nella maggior parte dei casi, tale importo è di $ 600, tuttavia potrebbe essere di soli $ 10.

Aspetta, $ 10? Pensavo che fossero richiesti solo pagamenti superiori a $ 600 su un 1099-MISC?

In genere, è necessario segnalare eventuali pagamenti di royalty superiori a $ 10 per l'anno, mentre la maggior parte degli altri pagamenti deve essere pari o superiore a $ 600. I pagamenti sono considerati royalties quando paghi un'altra persona per la loro proprietà intellettuale. Ad esempio, quando vendi un tema su ThemeForest, ThemeForest vende la tua proprietà intellettuale per tuo conto. I soldi che ti pagano sono considerati royalties. Finché guadagni $ 10 o più durante l'anno, ThemeForest ti invierà un 1099-MISC.

Per segnalare i guadagni su un 1099-MISC, dovrai raccogliere le informazioni del lavoratore su un modulo IRS W-9. È sempre consigliabile richiedere queste informazioni quando l'appaltatore inizia a lavorare per te. L'IRS richiede che tu abbia queste informazioni in archivio prima di effettuare pagamenti che superano la soglia minima. Se l'appaltatore si rifiuta di fornire le informazioni, l'azienda è tenuta a trattenere il 28% dei pagamenti e presentarlo all'IRS.

Questo non è divertente per nessuna delle parti, quindi è meglio assicurarsi che i tuoi appaltatori forniscano le informazioni W-9 in anticipo per evitare la spiacevole situazione di avere un assegno più leggero del previsto.

Se l'appaltatore non ha sede negli Stati Uniti, avrai bisogno di un W-8BEN come documentazione che non richiede un 1099-MISC.

Per rendere le cose un po' più facili, se stai assumendo una società, non sei responsabile di riportare il suo reddito su un 1099-MISC. Tuttavia, un W-9 identificherà il tipo di persona giuridica con cui stai lavorando, quindi è importante che il modulo venga compilato da ogni lavoratore.

La segnalazione 1099-MISC è un argomento che potrebbe giustificare il proprio post sul blog (o una serie di post sul blog).

Le imposte sui salari

Come datore di lavoro con dipendenti, sei tenuto a trattenere le tasse sui salari da ogni busta paga.

La formula di base per la busta paga di un dipendente è simile a:

Retribuzione lorda per il periodo di paga (stipendio o tariffa oraria x ore lavorate)
Detrazioni fiscali sui salari meno richieste
Meno detrazioni fiscali sui salari

Per legge, i datori di lavoro devono trattenere le seguenti tasse:

Imposta federale sul reddito. L'importo da trattenere varia in base all'importo che il dipendente guadagna. Vedere la pubblicazione 15 per maggiori dettagli.
Tassa di previdenza sociale. L'importo totale è del 12,4% (6,2% per il datore di lavoro e 6,2% per il lavoratore).
Tassa Medicare. L'importo totale è del 2,9% (1,45% per il datore di lavoro e 1,45% per il lavoratore).
Imposta sul reddito statale. L'importo varia in base allo stato, quindi verifica con le autorità fiscali statali locali.
Tasse locali. Città, contee e altri governi locali potrebbero avere imposte sul reddito aggiuntive che devono essere trattenute. Anche in questo caso, verifica con il tuo governo locale per ulteriori informazioni.

Le detrazioni volontarie sui salari includono le cose che il dipendente ha accettato di detrarre dalla busta paga. Questo può includere:

Premi assicurativi sulla vita e sulla salute.
Contributi previdenziali.
Piani di acquisto di azioni dei dipendenti.
Quote sindacali e altre spese simili legate al lavoro.

Simile ai requisiti di rendicontazione 1099-MISC, le imposte sui salari sono un argomento in sé e per sé. Per molte aziende, può avere molto senso assumere un contabile o un'agenzia di paghe per gestire i calcoli per te. Il solo apprendimento delle regole in continua evoluzione può essere una distrazione sufficiente dalla tua attività da impedirti di svolgere il lavoro necessario per rimanere in attività.

Il solo apprendimento delle regole in continua evoluzione può essere una distrazione sufficiente dalla tua attività da impedirti di svolgere il lavoro necessario per rimanere in attività.Tweet

Finanze aziendali

Quando lavori sul tuo tema o sulla tua attività di plug-in, è facile utilizzare il tuo conto bancario personale per qualsiasi entrata e spesa relativa all'attività. Tuttavia, è importante impostare un conto bancario separato che venga utilizzato solo per scopi commerciali.

Tutte le tue entrate dovrebbero essere depositate su questo conto e tutte le spese che hai correlato alla tua attività dovrebbero essere pagate dal conto.

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Va bene investire denaro personale e alla fine pagare te stesso dal conto aziendale. In realtà, è abbastanza comune. Quando un'attività viene avviata, avrà bisogno di denaro, quindi il proprietario in genere depositerà denaro sul conto aziendale. Questo è chiamato un investimento proprietario.

Quando alla fine devi prelevare denaro dall'attività, è una buona idea depositare i fondi direttamente nel tuo conto personale. Questo è chiamato pareggio del proprietario. Quindi, in questo caso, pagherai te stesso ($ 2.000), invece di pagare direttamente un articolo ($ 7,39 per un caffè da Starbucks).

Quando eviti di utilizzare il tuo account aziendale per pagare direttamente gli oggetti personali, la vita diventa molto più semplice quando è il momento di pagare le tasse. Al momento delle tasse saprai che le spese e le entrate nel tuo account aziendale sono solo per scopi commerciali. Non c'è bisogno di cercare dozzine di altre transazioni personali nel tuo estratto conto per riconciliare i tuoi libri.

Tasse sul commercio

La tua azienda probabilmente venderà un prodotto o un servizio ai tuoi clienti. In molti casi, ci sono anche tasse sulle vendite che devi riscuotere.

Negli Stati Uniti non vi è alcuna imposta sulle vendite a livello federale applicabile a livello nazionale. Lo svantaggio di questo è che le tasse sulle vendite che dobbiamo riscuotere variano da stato a stato e, in alcuni casi, da città a città.

Per complicare ulteriormente le cose, ogni imposta locale sulle vendite si applica a cose diverse. Ad esempio, in alcune aree i servizi non sono tassabili, mentre lo sono i prodotti digitali. Ogni giurisdizione può addebitare aliquote diverse dell'imposta sulle vendite su diverse classi di articoli, quindi solo perché qualcosa è tassabile, non significa che sia tassato alla stessa aliquota di tutto il resto.

Per ulteriori informazioni sulle aliquote dell'imposta sulle vendite, visitare il sito Web del Sales Tax Institute o l'autorità fiscale locale.

IVA UE

Solo perché potresti essere un'azienda con sede negli Stati Uniti, non significa che altri paesi non tasseranno le vendite che fai nelle loro giurisdizioni.

L'Unione Europea applica un'imposta sul valore aggiunto (IVA) alla maggior parte delle vendite effettuate nell'UE.

Ma aspetta, non vendo nell'UE mi trovo in America!

Tecnicamente, in quanto fornitore di prodotti digitali per clienti nell'UE, la tua azienda è responsabile dell'addebito dell'IVA e della sua presentazione ai singoli governi. Tuttavia, l'IVA non è una semplice percentuale fissa, poiché ogni paese ha la propria aliquota e la propria autorità fiscale a cui è necessario presentarsi.

Se sei un'operazione B2B, potrebbe non essere necessario riscuotere l'IVA in quanto diventa responsabilità dell'acquirente pagare l'IVA. Tuttavia, dovrai raccogliere e verificare la partita IVA del cliente per assicurarti che non sia una persona fisica che sta cercando di evitare di pagare l'imposta con una partita IVA fasulla.

L'IVA non è una semplice percentuale fissa, poiché ogni paese ha la propria aliquota e la propria autorità fiscale a cui devi inviare.Tweet

Proprio come le imposte sulle vendite e la rendicontazione 1099-MISC, l'IVA dell'UE è un argomento complicato che potrebbe richiedere una propria serie di post sul blog. Sappi solo che è tua responsabilità presentare e pagare l'IVA alle autorità fiscali europee competenti. Tuttavia, l'utilizzo di una soluzione come Freemius per vendere i tuoi prodotti WordPress ti libera da tale responsabilità gestendola per la tua attività.

Le tasse sono dure

C'è un detto “ se pensi che assumere un professionista sia costoso, aspetta di assumere un dilettante ”. Penso che questo detto sia particolarmente applicabile quando si decide se occuparsi o meno da soli di questioni relative alla tassazione delle imprese. Sono previste sanzioni per la mancata presentazione o la trattenuta di denaro sufficiente. Se ciò non bastasse per spaventare qualcuno facendogli assumere un commercialista professionista, dovresti anche sapere che le norme fiscali cambiano continuamente. Quindi, anche se hai una buona conoscenza di ciò di cui la tua azienda è responsabile quest'anno, è probabile che l'anno prossimo produca una serie completamente nuova di cambiamenti.

Se non sei sicuro di ciò di cui la tua azienda è responsabile dal punto di vista fiscale, la mia raccomandazione sarebbe quella di assumere un CPA o un commercialista che ti aiuti a guidare lungo la strada giusta.