Il potere di una risposta rapida: come la tempestività dell'e-mail salva la giornata

E se potessi avere una migliore fiducia e fedeltà dei clienti direttamente a portata di mano?

Le aziende spesso trascorrono molti anni cercando di coltivare quella fiducia e lealtà. Sfortunatamente, molte aziende trascurano il modo migliore per raggiungere questo obiettivo: creare una risposta rapida a ogni e-mail di un cliente.

La tempestività dell'e-mail può salvare la giornata e mettere davvero a dura prova la tua attività (soprattutto un'impresa locale) sulla mappa. Non sei ancora convinto? Continua a leggere per scoprire la nostra guida completa sul perché una risposta rapida via e-mail è così importante.

Semplice cortesia

A volte, la ragione migliore per fare qualcosa è anche la ragione più semplice. E quando si tratta del motivo per cui ogni e-mail di un cliente ha bisogno di una risposta rapida, in gran parte si tratta di semplice cortesia.

Tutti noi sappiamo quanto può essere frustrante quando qualcuno non risponde a un'e-mail. E molto presto, leggerete un sacco di intenti in quella mancanza di risposta. Potresti pensare che l'altra parte sia scortese, irrispettosa e sprezzante.

Questo è già abbastanza grave quando si tratta di e-mail personali o e-mail intraaziendali. Ma quando si tratta di clienti, è probabile che non aspettino per sempre una risposta. Invece, è probabile che portino i loro affari alla tua concorrenza!

Anche se la tua e-mail è breve e al punto (ne parleremo più avanti), riconoscere rapidamente i clienti è un modo per mostrare loro cortesia e rispetto.

Posta in arrivo pulita

Ammettiamolo: a volte, non c'è niente di più stressante che scoprire quante e-mail non lette ci sono nella tua casella di posta.

Se non stai attento, queste e-mail continueranno ad accumularsi. Non solo questo danneggerà la tua produttività, ma la semplice vista dei numeri della tua casella di posta in aumento causerà solo più stress di giorno in giorno.

Per farla breve? Devi prendere l'abitudine di rispondere alle e-mail (soprattutto dai clienti) non appena arrivano. I clienti generalmente si aspettano risposte più brevi, quindi una risposta immediata non richiederà molto tempo per scrivere. E renderai felici i tuoi clienti mentre realizzerai il sogno di ogni lavoratore: una casella di posta con zero nuovi messaggi!

Aspetto di affidabilità

Quando si tratta della tua attività e del tuo marchio, non è esagerato dire che la tua reputazione è tutto. Ecco perché le aziende investono milioni di dollari in complesse campagne di marketing: per costruire il proprio marchio e aumentare la propria reputazione. Ma uno dei modi migliori per costruire la tua reputazione non costa nulla, ed è fornire una risposta rapida a ogni e-mail di un cliente.

Non importa come rispondi e quanto (o quanto poco) scrivi, una risposta rapida dice ai clienti molto su di te e sulla tua attività. Dimostra che sei pronto e affidabile. Alla fine, i clienti che notano il tuo tempestivo servizio clienti considereranno la tua attività molto affidabile.

E quella fiducia non proveniva da una costosa campagna di marketing. Invece, tutto si riduce a premere il pulsante "invia" in modo tempestivo.

Maggiore responsabilità

Ci siamo concentrati molto su come una rapida risposta via e-mail sia vantaggiosa per i tuoi clienti. Ma è anche vantaggioso per te perché aiuta a fare ciò che avresti creduto impossibile: elimina la procrastinazione.

Il essenza della procrastinazione principalmente si riduce a quelle quattro piccole parole: "Lo farò più tardi". Ma quando si tratta di e-mail dei clienti, farlo "più tardi" è molto pericoloso. A quel punto, la tua reputazione ha già subito danni e il cliente potrebbe aver portato la propria attività altrove.

Tuttavia, immagina cosa succede dopo aver inviato una risposta rapida come: "Grazie per aver dedicato del tempo a scriverci. Esaminerò la tua domanda e risponderò il prima possibile".

Il cliente sarà felice che tu abbia risposto così rapidamente. Ma altrettanto importante, ora hai promesso di esaminare il loro problema. Invece di dimenticare l'e-mail o la loro preoccupazione, ti sei assicurato che risolvere il loro problema sia ora una delle tue priorità immediate per la giornata.

E proprio così, hai sconfitto la procrastinazione. Una risposta rapida aiuta ad aumentare la tua responsabilità e a riorientare le tue priorità su un migliore servizio clienti.

Comprati un po' di tempo

Qual è l'ostacolo principale per scrivere una risposta rapida a ciascun cliente? In alcuni casi, potresti essere preoccupato di rispondere a clienti che hanno domande complesse o problemi seri. E il motivo è che ci vorrà del tempo per creare la risposta che meritano.

Ma come abbiamo notato, una delle cose migliori di una risposta istantanea alle e-mail dei consumatori è che può essere breve. E "breve" non significa "definitivo". Come mostrato nel nostro esempio sopra, puoi semplicemente ringraziare il cliente per aver scritto e impegnarti a ricontattarlo il prima possibile.

Questi tipi di brevi e-mail di riconoscimento aiutano il cliente a sentirsi visto e ascoltato. Allo stesso tempo, la risposta rapida ti fa guadagnare un po' di tempo per esaminare risposte più complete a qualsiasi domanda e dubbio dei clienti.

Disinnescare le situazioni volatili

Parlando di domande e preoccupazioni dei clienti, ecco una semplice verità: i tuoi clienti più felici e soddisfatti hanno meno probabilità di inviarti un'e-mail. Invece, è molto più probabile che tu riceva notizie da clienti che hanno avuto un'esperienza negativa.

Per questo motivo, uno dei motivi principali per inviare una risposta rapida ai clienti è aiutare a disinnescare una situazione instabile. A un livello molto semplice, questa strategia funziona perché quando un cliente è già arrabbiato, farlo aspettare a lungo per una risposta lo renderà solo più arrabbiato.

Se vuoi assicurarti che la tua risposta iniziale suoni adeguatamente neutra e rispettosa, potresti voler usare un modello di posta elettronica e modifica la tua risposta secondo necessità. E modello o non modello, la tua e-mail dovrebbe sottolineare il tuo rispetto per il cliente e il tuo desiderio di risolvere il suo problema.

Alla fine, potresti non essere in grado di rendere tutti felici. Ma rispondere rapidamente alle preoccupazioni dei clienti con cortesia e rispetto è la pietra angolare di un servizio clienti di alta qualità.

Risposta rapida alle e-mail: cosa c'è dopo?

Ora sai perché una risposta rapida alle e-mail dei clienti è così importante. Ma sai chi può portare il tuo e-mail marketing al livello successivo?

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