La guida definitiva alla fatturazione per influencer e creatori di contenuti

Hai appena concluso tutto con la tua ultima partnership con il marchio (congratulazioni!). Il contenuto è approvato ed è nello strumento di pianificazione di Instagram di Tailwind, pronto per essere pubblicato presto.

Ora devi solo inviare una fattura al marchio per essere pagato... Ma domande importanti possono rallentare questo processo: a chi devi inviare la fattura? C'era un numero di PO? Quali erano di nuovo i termini di pagamento? Il mio pagamento è in ritardo, come devo comunicarlo?

Se fatturare ed essere pagato a volte ti sembra un lavoro ingrato, non preoccuparti: non sei solo.

A meno che tu non abbia un agente che si occupa della fatturazione e dei pagamenti per te, può richiedere tempo ed energia e diventare imbarazzante. Questa guida è stata scritta per fornire suggerimenti e trucchi per semplificare la fatturazione al fine di ridurre al minimo i problemi di pagamento.

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Invia sempre fattura

L'invio della fattura dovrebbe essere il primo passo per essere pagato. Sempre. Anche quando un marchio, un'agenzia o una piattaforma di influencer afferma che non è necessario, è importante inviare le proprie fatture. Ma perché?

Come creatore, gestisci la tua piccola impresa. È importante avere un registro di tutti i tuoi guadagni ai fini fiscali e di ciò che ti è dovuto in modo da poter essere pagato. I marketer lavorano con dozzine o addirittura centinaia di influencer. Non è raro che a volte i pagamenti siano in ritardo o dimenticati!

Tracciare la fattura è importante quanto inviarla. Se stai inviando solo poche fatture puoi gestire il monitoraggio in excel o fogli di Google. Un'opzione perfetta creata dai creatori per la fatturazione dei marchi è uno strumento chiamato Lumanu. Tiene traccia anche delle tue fatture. Freshbooks e QuickBooks sono ottimi se desideri funzionalità di contabilità più avanzate come la possibilità di eseguire rapporti sull'invecchiamento dei crediti.

Indipendentemente dalla scelta, è importante acquisire le nozioni di base durante il monitoraggio: numero di fattura, data di scadenza, importo e, naturalmente, il marchio e le informazioni di contatto di chi sta pagando. Tenere traccia di queste nozioni di base garantirà un processo di fatturazione senza intoppi per te e il tuo partner di marca.

Concordare i termini di pagamento prima della collaborazione

I termini di pagamento devono sempre includere:

1. Quando verrai pagato. Un termine standard è "30 giorni dopo la pubblicazione del contenuto" (ovvero 30 giorni dopo la pubblicazione del contenuto). Sebbene la maggior parte dei liberi professionisti vorrebbe essere pagata immediatamente, è standard per i dipartimenti AP della maggior parte delle grandi aziende mettere in atto un processo di X giorni netti (in genere 30, 45 o anche 60 giorni).
2. Come verrai pagato. Assicurati di essere pagato alle tue condizioni. Aggiungi una semplice clausola nel tuo contratto che recita qualcosa del tipo –> "il creatore verrà pagato in base alle istruzioni di rimessa sulla fattura". I problemi comuni che i creatori devono affrontare includono a) Un processo di registrazione richiesto con un software di pagamento che non viene attivato fino al momento del pagamento (aggiungendo giorni prima del pagamento) e b) Quando un marchio insiste a pagare tramite PayPal e lo fa non coprire le tasse.
3. Quando (e chi) dovresti fatturare. Assicurati di inviare la fattura alla persona giusta e al momento giusto. È normale che i marchi perdano traccia dei pagamenti degli influencer e si perdano nella casella di posta elettronica.

I marchi sono sempre più flessibili quando si tratta di pagare i liberi professionisti, in particolare gli influencer dei social media. I migliori marchi si rendono conto che la collaborazione riguarda le partnership e la flessibilità può fare molto. È una buona idea proporre i termini e le modalità di pagamento che preferisci quando interagisci con un marchio. In definitiva, quando gestisci la tua attività, vorrai scegliere come gestire la tua contabilità. Questo inizia con la fatturazione dei marchi attraverso la soluzione scelta.

Cosa includere nella fattura dell'influencer

Ci sono alcune nozioni di base da correggere quando si crea una fattura professionale. Puoi impostare un modello di fattura, scaricare un modello di fattura gratuito o utilizzare una soluzione software per creare e inviare fatture professionali (ad es. Lumanu, Freshbooks, Quickbooks). La parte bella del software è che aiuterà a monitorare lo stato della fattura e a fornire opzioni di elaborazione rapida dei pagamenti.

Se stai utilizzando una soluzione software, la gestiranno per te. Di seguito sono riportati i campi standard da includere in tutte le fatture:

1. Numero e data fattura: includi la data di invio della fattura insieme a un numero di fattura univoco nella parte superiore della fattura. Un numero univoco ti garantirà di poter tracciare i pagamenti e di essere utile ai fini fiscali.
2. Il tuo nome completo e le informazioni di contatto: includi il tuo nome legale completo o il nome della tua attività. Includi anche il tuo indirizzo postale, numero di telefono e indirizzo e-mail. Questi sono in genere necessari al tuo partner per configurarti per il pagamento nel loro sistema.
3. Informazioni di contatto del cliente: il nome dell'azienda e le informazioni di contatto del pagatore (nome e indirizzo e-mail).
4. Descrizione: nome della campagna o titolo del post: si adattano bene alle voci della fattura. Assicurati di seguire le istruzioni inviate dal tuo partner o chiedi come vorrebbe che fossero presentate nella fattura. Gli elementi pubblicitari possono indicare il nome della campagna, i risultati finali e informazioni aggiuntive che fanno riferimento ai tuoi post sponsorizzati. Puoi includere alcuni subtotali di elementi pubblicitari: costo mensile, tariffa oraria o costo per post. Se hai il monitoraggio del tempo da includere per essere pagato ogni ora, includi la tariffa oraria e il totale parziale.
5. Importo: in fondo alla fattura dell'influencer, aggiungi l'importo totale in grassetto.
6. Termini di pagamento/data di scadenza: assicurati di fatturare secondo i termini di pagamento concordati. I termini di pagamento errati sono il motivo principale per cui le fatture non vengono pagate. I termini sono generalmente Net X Days o una data di scadenza specificata. Includere SEMPRE la data di scadenza effettiva per eliminare la confusione.
7. Metodi di pagamento: il software automatizzato fornirà una varietà di modi per pagare (ACH, PayPal, carta di credito, ecc.). Se stai utilizzando il tuo modello di fattura, scrivi le istruzioni di rimessa in fondo alla fattura. Offrire ai marchi diverse opzioni di pagamento aiuta a garantire il pagamento con meno problemi.

Quando inviare la fattura dell'influencer

Come regola generale, puoi inviare fatture quando completi i deliverable della campagna o in anticipo (quando firmi l'accordo). Quello che farai effettivamente dipenderà dalle tue negoziazioni con il tuo partner. Comprendi il processo AP del tuo partner poiché potresti dover regolare i tempi per adattarli al loro processo o potrebbero adattare il loro processo per adattarli ai tuoi tempi.

Alcuni termini tipici per le collaborazioni di marketing di influencer sono:

• 30 giorni netti dopo il completamento della consegna della campagna
• Netto 30/ 45/ 60/ 90 giorni dalla data della fattura – a volte può lavorare con il tuo contatto per fatturare prima del completamento della campagna con la data di scadenza che cade dopo la data di consegna prevista
• 50% in anticipo e 50% netto X giorni (come sopra)

Mantieni la tua e-mail di fattura concisa e al punto. Nella riga dell'oggetto, assicurati di includere la parola "FATTURA", il tuo nome e una breve descrizione. Ciò aiuterà il destinatario a identificare la tua e-mail e a sapere come dargli la priorità. Nell'e-mail includi l'importo e la data di scadenza.

Come e quando seguire

Inseguire l'anticipo può essere frustrante e imbarazzante, un altro motivo per utilizzare una piattaforma come Lumanu che seguirà automaticamente le fatture per te e ti darà visibilità sullo stato di pagamento delle richieste in sospeso.

Prima della scadenza della fattura : assicurati che il tuo contatto abbia ricevuto la fattura. Chiedere conferma di ricezione al momento dell'invio della fattura.

Quando la fattura è scaduta: invia un gentile promemoria che precede la data di scadenza, un promemoria che il pagamento è dovuto entro 3 giorni aiuta a garantire il pagamento puntuale.

Quando la fattura è scaduta – I ritardi di pagamento si verificano per una serie di motivi. I dipartimenti di contabilità fornitori gestiscono il flusso di cassa e spesso dispongono di un sistema di pagamenti in atto. È importante fornire ulteriori dettagli, tra cui la data di scadenza del pagamento e le opzioni di pagamento.

Cosa fare con i "componenti aggiuntivi" e le modifiche all'ambito

Fantastico, il tuo partner di marca vuole pagarti di più! Oppure vogliono chiedere gratuitamente più cose che non rientrano nel tuo accordo: non fa male chiedere.

Quando ciò accade, hai un paio di opzioni: creare e inviare un'altra fattura o annullare la fattura originale e aggiornarla e inviarla nuovamente con l'ambito ampliato e il nuovo importo in dollari. Ti consigliamo di assicurarti di creare un nuovo numero di fattura e di inviare un annullamento per la vecchia fattura in modo che ti venga pagato l'importo corretto.

Soluzioni di fatturazione per influencer consigliate

Scopo costruito per i creatori: Lumanu è stato creato da zero per soddisfare le esigenze di fatturazione degli influencer. È compatibile con iPhone e hanno reso la fatturazione semplice come Venmo. Inoltre, amiamo i loro guadagni dall'inizio dell'anno, il monitoraggio e la dashboard pulita per monitorare facilmente lo stato dei pagamenti. È gratuito creare e inviare fatture e addebitano una commissione di elaborazione inferiore a PayPal, con pagamenti inviati direttamente al tuo conto bancario. Lumanu Payments è "solo su invito", Tailwind è felice di offrire un accesso speciale a Lumanu Payments.

Funzionalità avanzate per il piccolo impero: vale la pena dare un'occhiata a Freshbooks se hai bisogno di un completo software di contabilità e contabilità. Stiamo parlando di rapporti sull'invecchiamento dei crediti, voci di contabilità generale e rapporti completi di conto economico. I campanelli e i fischietti extra ti costeranno un canone mensile basso insieme a costi di elaborazione dei pagamenti più elevati sulle fatture.

Per il libero professionista fai-da-te: la maggior parte dei modelli "gratuiti" online che trovi attraverso un sito Web addebiterà quindi l'elaborazione dei pagamenti (devono guadagnare in qualche modo). Se desideri creare e inviare i tuoi modelli, ti consigliamo di prendere un modello di fattura da Microsoft Office in Word o Excel. Puoi sempre aprire anche in Google Documenti se non sei un utente di Office.

Esempio di modello Microsoft:

Fatturazione semplificata

Gestire la tua piccola impresa come libero professionista creativo è diventato più semplice – speriamo! Eseguendo un processo coerente per assicurarti che i termini di pagamento siano concordati in anticipo e che vengano inviate fatture accurate, trascorrerai meno tempo a preoccuparti di inseguire il pagamento e più tempo a creare. Ci sono molte risorse disponibili per aiutarti a far crescere la tua attività e, in definitiva, il tuo marchio.

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