21 abilità di gestione del tempo che ogni professionista deve avere

Le capacità di gestione del tempo sono fondamentali per il successo.

Imparare a gestire il tuo tempo in modo efficace ti aiuterà a fare di più ogni giorno lavorativo, ad aumentare l'efficienza e, in definitiva, ad aumentare il tuo valore per la tua azienda.

In questa guida, ti mostrerò 21 abilità di gestione del tempo che dovresti avere.

Pronto? Immergiamoci!

Le più importanti abilità di gestione del tempo

Quindi quali abilità di gestione del tempo sono più importanti?

1. Dire no.

Innanzitutto, devi essere in grado di respingere gli sforzi degli altri nell'utilizzare il tuo tempo. Alcuni compiti e responsabilità nella tua vita lavorativa non faranno nulla (o quasi nulla) per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.

Ci saranno clienti che non fanno avanzare la tua attività e doveri che non ti aiutano a imparare o crescere. Imparare a identificare queste potenziali fonti di perdita di tempo e dire loro "no" può aiutarti a evitarle, dirigendo invece la tua attenzione sulle opportunità che contano.

Questo è uno dei suggerimenti più importanti per la gestione del tempo per il lavoro, in particolare.

2. Impostazione degli obiettivi.

Devi anche essere in grado di impostare e comprendere i tuoi obiettivi. La gestione del tempo può significare cose diverse per persone diverse e, se non sei sicuro di quello che vuoi, non sarai in grado di dimostrare una direzione definitiva.

Ad esempio, supponiamo che il tuo obiettivo principale sia lasciare l'ufficio in tempo, pur continuando a svolgere la stessa quantità di lavoro; in tal caso, dovrai concentrarti sul miglioramento della tua efficienza.

Ma se il tuo obiettivo principale è migliorare la redditività della tua attività, dovrai ottimizzare il tuo approccio in modo diverso.

La definizione degli obiettivi è importante anche su scala ridotta; ad esempio, puoi impegnarti a trascorrere tre ore in meno sui social media ogni settimana, così puoi concentrarti su compiti più importanti.

3. Gestione dello stress.

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Tutti sono stressati al lavoro, ma se i livelli di stress diventano troppo alti possono influenzare gravemente le tue prestazioni, rendendoti incapace di concentrarti e in alcuni casi facendoti perdere intere giornate a causa di una malattia.

Di conseguenza, gestire lo stress può aiutarti a gestire il tuo tempo.

Esistono molte strategie che possono ridurre i livelli di stress, tra cui esercizio fisico, sonno extra, meditazione e più tempo libero.

4. Delega.

Imparare quando delegare e come delegare è una delle abilità di gestione del tempo più importanti da padroneggiare per i professionisti.

È probabile che ci siano compiti che svolgi ogni giorno che qualcuno meno esperto o diversamente abile potrebbe svolgere altrettanto bene e per meno soldi di quanto vali. Potrebbero esserci anche membri della tua squadra che hanno meno a disposizione e sono in grado di assumersi il lavoro extra. In queste situazioni, delegare il compito è superiore a provare a farlo da soli.

Assegnare l'attività alla persona migliore possibile ed essere esaustivi e chiari nella descrizione dell'incarico può aiutarti a migliorare ulteriormente.

5. Priorità.

La gestione del tempo ti costringe a stabilire correttamente le priorità. In generale, il modo migliore per farlo è valutare sia l'urgenza che l'importanza di ogni attività nella tua lista di cose da fare.

L'urgenza si riferisce a quanto sia urgente una questione; è rilevante solo nelle prossime ore o è qualcosa che potrebbe potenzialmente attendere un mese. L'importanza si riferisce a quanto sia vitale per i tuoi profitti; questo ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine, o nella migliore delle ipotesi è banale?

Combinando questi fattori, dovresti essere in grado di elaborare un sistema di ordinazione che ti consenta di affrontare prima le attività più significative.

6. Programmazione.

La pianificazione può sembrare semplice, ma ci sono due elementi nella pianificazione che possono migliorare notevolmente il modo in cui trascorri il tuo tempo.

In primo luogo, c'è la lotta contro la legge di Parkinson. La legge di Parkinson è un adagio informale che afferma che "il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento". In altre parole, più tempo dedichi a un compito, più tempo impiegherai per farlo; puoi combattere contro questo programmando in modo aggressivo, con tempi stretti.

In secondo luogo, c'è trovare l'equilibrio tra rigidità e flessibilità. È importante pianificare quante più attività possibili, in modo da sapere come pianificare ed eseguire la giornata, ma è anche importante lasciare un po' di spazio di manovra, nel caso emergano nuove priorità o alcune attività richiedano più tempo del previsto.

Questo equilibrio sarà diverso per ogni lavoro.

7. Concentrati.

Lavorerai in modo più efficace, completando le attività in meno tempo, se queste attività avranno la tua completa attenzione.

Se sei distratto, anche leggermente, possono essere necessari fino a 23 minuti per riprenderti completamente. Allo stesso modo, se tenti di multitasking, abbasserai immediatamente la tua efficacia in ogni attività che stai cercando di destreggiare.

Imparare a concentrarsi può essere difficile, ma diventa molto più facile con l'aiuto della meditazione di consapevolezza e quando elimini le potenziali distrazioni nel tuo ambiente di lavoro.

8. Organizzazione.

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Non dovrebbe essere un segreto che le persone meglio organizzate finiscono per dedicare meno tempo alle attività. Sanno esattamente dove trovare tutti i file di cui hanno bisogno e non perdono mai traccia di cose come le note delle riunioni.

Esistono metodi di organizzazione che si applicano a diverse aree del tuo lavoro; ad esempio, abbiamo scritto questa pratica guida su come essere più organizzati in Gmail. Tuttavia, le capacità organizzative di alto livello saranno nel complesso più utili. Trova un sistema che si adatti al tuo stile di lavoro e sii coerente con esso.

Un corretto sistema di organizzazione è uno dei suggerimenti più importanti per la gestione del tempo per gli studenti, in particolare.

9. Risolutezza.

Gli sforzi di gestione del tempo sono spesso ostacolati dall'indecisione. In alcune situazioni, è importante prenderti il ​​tuo tempo, considerare tutte le variabili e finalizzare la tua decisione solo quando ne sei assolutamente certo.

Nella maggior parte delle situazioni, è meglio fare una valutazione di alto livello, quindi andare avanti in una direzione, adattandosi lungo il percorso.

La decisione fa risparmiare tempo non solo perché ti risparmia da eccessive esitazioni, ma anche perché ti dà la possibilità di raccogliere più informazioni mentre inizi la tua esecuzione.

10. Pazienza (e opportunismo).

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Lavorare sui compiti più appropriati e/o potenti può aiutarti a trascorrere il tuo tempo in modo più saggio; questo spesso richiede pazienza e opportunismo. Ad esempio, se stai investendo nel settore immobiliare, dovrai sapere quali accordi immobiliari rinunciare, aspettando il tuo tempo prima di cogliere l'opportunità "perfetta".

11. Motivazione.

La produttività dipende fortemente dalla motivazione personale; le persone che sono intrinsecamente motivate svolgeranno sempre il loro lavoro più velocemente (e in modo più completo) rispetto alle loro controparti demotivate. Se sei in grado di motivarti a sufficienza, anche quando sei a un punto basso, sarai sempre in grado di trascorrere il tuo tempo in modo più efficiente.

Il trucco è sapere come motivarti. Ricorda a te stesso i tuoi obiettivi a lungo termine e cerca di tracciare una linea che colleghi questo compito a quegli obiettivi. Potresti anche considerare di premiarti quando un'attività è completata.

Sperimenta per vedere cosa funziona e assicurati di controllare l'elenco di citazioni motivazionali per trarre ispirazione!

12. Documentazione.

La gestione del tempo richiede anche di documentare il tuo lavoro e le tue idee in modo efficiente. Ad esempio, supponiamo che tu abbia fissato un obiettivo per te stesso; hai scritto questo obiettivo?

Lo stai seguendo? O è solo qualcosa che risiede nella tua immaginazione? È molto più probabile che gli obiettivi documentati vengano raggiunti. Allo stesso modo, vorrai documentare il tuo lavoro in corso in modo efficiente per mantenerti in attività e lavorare in modo produttivo.

Ad esempio, ti consigliamo di prendere appunti dettagliati sulla riunione in modo da potervi fare riferimento in futuro.

13. Concisione.

Il primo dei tre tratti distintivi di una comunicazione efficiente è la concisione. Alcune persone cercano di risparmiare tempo correndo attraverso le loro parole. Invece di "perdere" tempo a pensare al loro messaggio e modificarlo alla perfezione, si riversano istintivamente le viscere e premono invio.

Tuttavia, questo è controproducente. Scrivere e parlare in modo conciso richiederà un po' più di tempo, dal momento che dovrai modificare la tua formulazione, ma ne vale la pena.

Non solo i destinatari dei tuoi messaggi trascorreranno meno tempo nel dialogo, ma eviterai anche problemi di comunicazione, che sono una delle principali fonti di perdita di tempo per tutte le persone coinvolte.

14. Chiarezza.

Il secondo dei tre tratti distintivi di una comunicazione efficiente è la chiarezza. La concisione ti aiuterà a esprimere il tuo messaggio con meno parole, ma la chiarezza eliminerà le ambiguità.

Ad esempio, supponiamo che ci sia un problema con un cliente insoddisfatto che stai cercando di risolvere con un dipendente. La frase “prendersene cura per favore” è concisa, ma è anche ambigua; "Prenditi cura" significa dare al cliente uno sconto sul prossimo acquisto? Rimborsare l'ordine? O trovare una soluzione da soli?

Anche se ritieni che l'implicazione sia ovvia, dedicare un altro minuto a precisare le cose può risparmiarti un sacco di problemi.

15. Completezza.

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Il terzo dei tre tratti distintivi di una comunicazione efficiente è la completezza. La completezza consiste nel fornire informazioni in anticipo, piuttosto che inviarle frammentarie o lasciare le cose non dette.

Questo è forse più importante quando si effettua una richiesta o quando si assegna un compito a uno dei propri dipendenti; se il tuo dipendente non ha tutto il materiale di cui ha bisogno per iniziare un'attività, verrà ritardato.

La completezza, come la concisione, richiede inizialmente più tempo, ma è un investimento; se fatto correttamente, ti farà risparmiare molto più tempo di quanto non costi inizialmente.

16. Stima del tempo.

Gestione del tempo significa anche imparare a stimare con precisione la quantità di tempo necessaria per un'attività. Questo ti aiuterà in diversi modi.

In primo luogo, sarai in grado di pianificare attività e riunioni in modo più efficace, assegnando loro una fascia oraria che non sia né troppo breve né troppo lunga; questo può aiutarti a stipare più attività nella tua giornata lavorativa senza sovraccaricarti.

In secondo luogo, ti aiuterà a imparare quando lavori in modo inefficiente; se superi notevolmente il tuo tempo stimato, saprai che qualcosa è andato storto. La stima del tempo può anche aiutarti a stabilire le priorità o imparare quando delegare; se un compito ti richiederà molto tempo, ma non ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi, puoi trovare un modo per uscirne.

La stima del tempo è una delle abilità di gestione del tempo più difficili da padroneggiare a causa della nostra naturale inclinazione a sottovalutare la quantità di tempo necessaria per completare un'attività.

In realtà è un pregiudizio cognitivo noto come errore di pianificazione e riguarda tutti noi.

17. Allocazione delle risorse.

L'allocazione delle risorse può anche aiutarti a completare le attività in modo più efficiente e a perdere meno tempo. I tipi di risorse che allocare dipenderanno dal tuo ruolo.

Ad esempio, potresti assegnare dipendenti a compiti diversi; se giochi sui punti di forza dei dipendenti, sarai in grado di fare di più (come squadra) più velocemente e dedicare meno tempo alle correzioni.

È anche importante non allocare eccessivamente le risorse, altrimenti finirai per perdere tempo o rendere più difficili altre attività.

18. Schematizzazione.

Ci sono molte situazioni che richiameranno le tue capacità di delineazione. In ognuno di essi, la struttura servirà da struttura scheletrica che guiderà il resto del tuo lavoro. Se stai scrivendo un eBook, iniziare con una struttura di alto livello di sezioni e sottosezioni ti aiuterà a completarlo più velocemente.

Se stai organizzando una riunione, delineare il corso della riunione ti aiuterà a rimanere in pista e a perdere meno tempo. Come per molti elementi di questo elenco, può sembrare un aumento del dispendio di tempo, ma alla fine è un investimento che ti farà risparmiare tempo a lungo termine.

19. Apertura al cambiamento.

La maggior parte delle persone ha cose che vorrebbe cambiare del proprio lavoro, come un numero schiacciante di e-mail o sentirsi sempre indietro, ma è riluttante a cambiare le proprie abitudini per fare la differenza.

Il cambiamento genera cambiamento, quindi se vuoi migliorare le tue capacità di gestione del tempo (e la tua esperienza lavorativa in generale), devi essere disposto ad adattarti. Sii aperto alle nuove tecniche e ai nuovi approcci e non aver paura di cambiare la tua routine principale.

Solo attraverso questi aggiustamenti imparerai cosa funziona veramente.

20. Collaborazione.

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La collaborazione è un'abilità vaga da imparare, poiché puoi collaborare in molti modi diversi, su molti compiti diversi. Ma se vuoi trascorrere il tuo tempo con saggezza, devi imparare a lavorare bene con gli altri.

Una buona comunicazione può aiutarti enormemente qui, ma il fondamentale più importante per una migliore collaborazione è l'adattabilità; persone diverse avranno preferenze, stili e abitudini diverse e dovrai apportare modifiche alle tue per lavorare in modo efficiente con gli altri. Scopri come lavorano i tuoi partner e soddisfali quando possibile.

Per assistenza, consulta la mia guida sulla collaborazione tra i dipendenti.

21. Riflessione e analisi.

Il più grande strumento nel tuo arsenale di gestione del tempo è la riflessione. Pensa a come trascorri il tuo tempo e guarda i dati per analizzare cosa sta andando bene e cosa sta andando storto. La maggior parte delle persone ignora il modo in cui perdono tempo quotidianamente e non capisce come sia possibile lavorare in modo più efficiente.

Studiando da vicino le tue abitudini e cercando opportunità, sarai molto più capace di trovare nuovi sbocchi per la crescita. Assicurati solo di avere un buon strumento per aiutarti a monitorare i tuoi progressi.

Misurare i tuoi progressi nella gestione del tempo

Affinare queste capacità di gestione del tempo migliorerà il modo in cui allochi e trascorri il tuo tempo, ma come puoi essere sicuro di fare progressi? Stai davvero dedicando meno ore ai compiti impegnativi che occupano la tua giornata?

Se no, cosa ti sta davvero trattenendo?

L'unico modo per dirlo con certezza è misurare e analizzare i tuoi progressi. È importante tenere traccia di come trascorri il tuo tempo, come gestisci il tuo lavoro e come stai migliorando nel tempo.

Esistono molte app di gestione del tempo che possono aiutarti in questo sforzo, ma una delle più efficaci (e più facili da imparare) è EmailAnalytics.

EmailAnalytics ti aiuterà a tenere traccia di quante e-mail invii e ricevi, i tuoi tempi di risposta medi e dozzine di altre variabili, il tutto con utili elementi visivi dei dati, in modo da poter raccogliere intuitivamente nuovi risultati.

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