10 consigli per la gestione del tempo e la produttività per i web designer

I web designer lavorano spesso su più progetti contemporaneamente. Affrontano molte sfide come gestire più siti Web, gestire clienti difficili, trovare nuovi clienti, valutare correttamente il loro lavoro e stare al passo con le tendenze del settore. Inoltre, cercano anche di mantenere una vita personale felice e sana.

Ciò pone un problema quando si tratta di stabilire le priorità delle attività e di tenere il passo con le scadenze e, secondo uno studio, la gestione del tempo è un problema comune tra i web designer.

Per aiutarti a trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita personale e per assicurarti di rispettare le scadenze, ti mostreremo 10 consigli efficaci per la gestione del tempo.

C'è un'ampia varietà di cose che possono avere un impatto sul tuo tempo, concentrazione ed energia e la tua strategia di gestione del tempo deve tenerne conto. Iniziamo.

Non importa quanto chiaramente esponi i termini del lavoro, fornisci una tempistica, spieghi quali sono i risultati del sito web o ricordi al cliente quante revisioni ottengono. Se non hai tutto per iscritto, cosa pensi che farà il tuo cliente una volta iniziato il lavoro?

O avrai a che fare con una raffica di chiamate ed e-mail che ti controllano o avrai un cliente che vuole spingere i limiti dell'accordo perché non c'è un accordo ufficiale. Entrambi questi risultati richiedono che tu riorienti la tua attenzione su questioni diverse dai tuoi progetti.

Ma un contratto e una dichiarazione di lavoro (SOW) che il cliente ha firmato e che ha in suo possesso ti aiuteranno a gestire le aspettative e a ridurre le loro ansie riguardo al progetto.

Se sei mai stato curioso di sapere quanto tempo ci vuole effettivamente per costruire un sito web, un cronometro ti toglierà ogni dubbio. Ci sono una serie di motivi per cui dovresti preoccuparti di questo.

Per uno, puoi pianificare con sicurezza i progetti e fornire ai clienti le date di consegna se sai quanto tempo impiega ogni attività e fase per essere completata.

In secondo luogo, dedicando del tempo alla durata effettiva di un'attività anziché a una stima, non dovrai trasferire il lavoro di giorno in giorno. Se riesci a fare tutto quando l'hai programmato, non ti sentirai come se dovessi lavorare fino a tardi o nei fine settimana per cercare di recuperare tutto il tempo.

Inoltre, il monitoraggio del tempo può aiutarti a capire i prezzi del tuo web design. Mentre dovresti addebitare in base al valore e non alle ore, vuoi comunque assicurarti di avere un ricarico abbastanza grande integrato nei tuoi prezzi in modo da non solo raggiungere il pareggio o, peggio, perdere denaro sul tuo lavoro.

Hai mai visto storie online su come persone "di successo" come Richard Branson e Tim Cook si svegliano quando è ancora buio e pensano: "Preferirei dormire piuttosto che avere successo"?

Il problema con questa logica che alzarsi presto equivale al successo è che non è davvero logico.

Ogni persona è diversa, il che significa che dovresti alzarti quando ti senti riposato, programmare le tue ore di lavoro quando sei in modalità di massima concentrazione e lavorare solo il numero di ore che puoi ragionevolmente gestire.

Finché non ostacola la tua capacità di parlare con clienti o potenziali clienti in tempo reale, non c'è niente di sbagliato nel lavorare durante il programma ideale del tuo corpo e della tua mente. Basta non dimenticare di considerare le pause.

Questa è una parte importante della Tecnica del Pomodoro. Va così:

• Imposta un timer per 25 minuti.
• Avvia il timer e lavora su una singola attività senza interrompere la concentrazione.
• Quando il timer suona, fermati e fai una breve pausa.

Questo ciclo si ripeterà quattro volte. Alla fine di quel periodo, potrai fare una pausa più lunga. Poi ricomincerà tutto da capo.

Anche se 25 minuti sono il modo in cui questa particolare tecnica carica il tempo, è importante trovare il ritmo e il numero di pause ideali. Potresti scoprire che 25 minuti sono un tempo troppo breve per completare le attività del tuo sito web e sarebbe meglio impostare il timer su 60 minuti. Finché non perdi la concentrazione, va bene.

Avere un piano prestabilito ogni giorno è un trucco utile per gestire il tuo tempo.

Tuttavia, piuttosto che prendere il tuo elenco crescente di progetti e scegliere su cosa lavorerai un giorno alla volta, pianifica le tue attività in anticipo. Questo vale per il lavoro di progetto e per tutto il resto che si svolge durante la giornata lavorativa.

Ecco alcuni suggerimenti per impostare il tuo programma:

• Imposta regole in base al tuo programma ideale: i giorni della settimana in cui lavorerai e per quanto tempo ogni giorno.
• Pianifica i tuoi compiti più difficili per prima cosa nella giornata quando ti senti sveglio e pronto per affrontare una sfida. Questo si chiama mangiare la rana.
• Metti le tue attività di amministrazione aziendale nel calendario e imposta un programma prevedibile per loro in modo che diventi un'abitudine affrontarle in un giorno e un'ora prestabiliti.
• Metti da parte determinati giorni e orari in cui vuoi essere al telefono per effettuare chiamate di scoperta con potenziali clienti o discutere le pietre miliari del progetto con i clienti esistenti.
• Aggiungi appuntamenti o attività personali al tuo programma che si verificano durante la giornata lavorativa.

Se pianifichi tutto e assegni il tempo appropriato per tutto, non perderai tempo a tornare sui tuoi passi o ad essere stressato per qualcosa che hai dimenticato di fare.

Facendo un ulteriore passo avanti, sarebbe incredibilmente vantaggioso salvare i modelli di processo nel software di gestione delle attività.

In questo modo, non appena inizia un nuovo progetto, tutto ciò che devi fare è duplicare il modello di processo, personalizzare le cose da fare in base al lavoro e iniziare a completare le attività.

Questo è utile per tutte le aree del tuo flusso di lavoro, dalla ricerca di nuovi client di web design all'onboarding, nonché dalle attività di web design alle attività post-lancio. Potresti anche creare modelli per lavori non relativi a progetti.

Uno dei maggiori vantaggi di questo è il pezzo di familiarità. Più il tuo processo diventa strutturato e prevedibile, più è facile concentrarsi sull'aspetto creativo del tuo lavoro anziché sulla logistica della gestione delle attività.

Un altro vantaggio della modellizzazione dei flussi di lavoro è che ti consente di prendere processi sempre più lunghi e suddividerli in attività più piccole e più gestibili. Questo eliminerà qualsiasi sopraffazione o intimidazione dal tuo lavoro.

Se il tuo tracker del tempo ti dice che più del 50% della tua giornata lavorativa è dedicata al lavoro amministrativo, allora è il momento di rivalutare ciò che stai facendo.

Ora hai due opzioni. Puoi esternalizzare queste necessarie attività di gestione aziendale a un assistente e altri fornitori di servizi professionali oppure puoi automatizzarle con un software. Se la tua attività è relativamente piccola e stai cercando di risparmiare denaro, inizia con l'automazione.

Ci sono un sacco di strumenti disponibili, molti dei quali gratuiti, che ti aiuteranno ad automatizzare attività noiose, fastidiose e spesso dispendiose in termini di tempo relative a:

• Contabilità e gestione fiscale
• Pianificazione delle riunioni
• Controllo delle prospettive
• Creazione del contratto
• Fatturazione
• Comunicazione con il cliente e follow-up
• Social media marketing
• E altro ancora

Non sarai mai libero al 100% dalla gestione della tua attività, ma puoi renderlo molto meno dispendioso in termini di tempo con processi automatizzati.

Che tu sia un web designer o uno sviluppatore web, probabilmente disponi di una serie di strumenti che utilizzi in ogni lavoro.

Se sei un designer, questa cassetta degli attrezzi potrebbe includere:

• Uno strumento per il wireframe
• Schizzo o Photoshop
• Alcuni temi WordPress flessibili e potenti che funzionano bene per la tua base di clienti
• Una raccolta di plugin WordPress essenziali per il sito Web di ogni cliente
• Uno strumento di test cross-browser

Se sei uno sviluppatore, la tua cassetta degli attrezzi potrebbe includere:

• Framework e librerie
• Un IDE
• Un ambiente scenico
• Github
• Strumenti di test del browser

Creando una cassetta degli attrezzi che puoi utilizzare in ogni lavoro, puoi lavorare più velocemente e produrre risultati migliori poiché non perdi tempo a cercare gli strumenti da utilizzare. Invece, puoi fare ciò che ami e semplicemente creare.

La persona media trascorre 7 ore online ogni giorno. Sfortunatamente, Internet e la pletora di dispositivi da cui lavori stanno solo aspettando di gettare una distrazione o di ostacolarti durante quel periodo.

A seconda della provenienza delle tue distrazioni, ci sono diversi modi per affrontarlo.

La prima cosa è usare le impostazioni del tempo di utilizzo dei tuoi dispositivi per impostare app specifiche e limiti di comunicazione. In questo modo, riceverai nuove e-mail, riceverai messaggi di testo o chiamate o visualizzerai le notifiche push solo negli orari che hai designato (cioè quando non sei impegnato a lavorare).

Puoi anche utilizzare strumenti di blocco delle distrazioni più pesanti per la tua casella di posta elettronica, i social media e le app.

Non dimenticare le distrazioni domestiche. Se hai altre persone intorno a te, fai sapere loro che una porta chiusa o un altro segnale significa che sei nel solco e non puoi essere interrotto.

Sebbene sia possibile ridurre al minimo la frequenza o l'urgenza con cui i clienti si rivolgono a te disponendo chiaramente tutto in un contratto e SOW, ci saranno momenti in cui avranno bisogno di mettersi in contatto nel corso di un progetto.

Sapendo che sarà così, imposta un unico canale di contatto che possono utilizzare.

Come per gli altri suggerimenti per la gestione del tempo in questo elenco, prenditi del tempo per fare il check-in su quel canale una volta al giorno. Se pianifichi 30 minuti alla fine della tua giornata lavorativa, potresti facilmente rimanere aggiornato su questi messaggi e rispondere a tutti in modo tempestivo.

Non dimenticare di essere proattivo su queste comunicazioni. Pianificando i check-in con i tuoi clienti in momenti diversi durante il progetto, probabilmente non ci saranno tanti messaggi da gestire su base giornaliera.

Questa è sempre una tecnica di gestione del tempo difficile da padroneggiare. Come creatore, vuoi essere in grado di dire "Sì!" ad ogni potenziale cliente e cliente.

La realtà, però, è che gli stai solo rendendo un disservizio dicendo "sì" se non hai la capacità di accettare ciò che stanno chiedendo.

Questo potrebbe essere il caso se si tratta di un progetto o di una richiesta:

• Per un cliente che sai richiederà molto tempo da gestire
• Questo è al di là delle tue attuali capacità o al di fuori della tua timoneria
• Questo va oltre lo scopo del lavoro e non verrai pagato di più
• Dovresti farlo in aggiunta al tuo normale carico di lavoro
• Non ti interessa ma ti senti in colpa per non essere in grado di aiutarli

In conclusione: se ti viene presentata un'opportunità da un potenziale cliente, un cliente attuale o uno precedente, dai un'occhiata a ciò che comporta il progetto e sii realistico riguardo alla tua capacità di affrontarlo.

Se c'è qualche tipo di negoziazione coinvolta, ad esempio perdi denaro, tempo libero o sanità mentale, di' semplicemente "no". E se non sono disposti a prendere un "no" come risposta, allora sai di aver fatto la cosa giusta.

I clienti che vogliono che tu faccia un buon lavoro per loro capiscono l'importanza della gestione del tempo e della produttività e non vorrebbero comprometterlo.

Non hai avviato un'attività di web design in modo da poter essere appesantito dall'amministrazione e dalla gestione della tua attività, dei tuoi progetti e dei tuoi clienti. L'hai fatto in modo da poter creare fantastici siti Web per le persone che ne hanno bisogno.

Con questi suggerimenti per la gestione del tempo e gli hack per la produttività, ti libererai da parte di questo fardello, ottimizzando il più possibile il resto. Se sei pronto a mettere in atto queste strategie, il nostro elenco dei 9 migliori consigli per la gestione del tempo per i web designer è la tua prossima tappa.