9 migliori strumenti di gestione del tempo per i web designer

Il nostro tempo è prezioso. È l'unica risorsa di cui non possiamo ottenere di più. Potremmo avviare un dibattito filosofico su questo tema, esplorando i pro ei contro di questa affermazione, ma ci concentreremo sull'aspetto professionale del tempo. Più specificamente, quanto è prezioso il tempo quando lo dedichi al lavoro.

Veniamo pagati per il nostro lavoro, per le ore che dedichiamo a diversi progetti. Ogni minuto sprecato avrebbe potuto essere speso per guadagnare più soldi. Ecco perché la gestione del tempo è molto importante.

Tuttavia, quando si affronta l'argomento degli strumenti di gestione del tempo, c'è una tendenza a concentrarsi principalmente sugli strumenti di monitoraggio del tempo e di gestione delle attività. Sono certamente una parte importante di esso, ma ci sono anche altri strumenti che possono aiutarti a fare un uso più efficiente del tuo tempo. Strumenti che coprono problemi come comunicazioni con i clienti, rimozione di distrazioni e altri.

I seguenti 9 consigli ti aiuteranno a eliminare tutte quelle aree in cui i professionisti e in particolare i web designer perdono molto tempo.

Con una buona gestione del tempo, otterrai tutta una serie di vantaggi:

• Dedica più tempo al lavoro del cliente anziché alle attività di amministrazione non fatturabili.
• Metti fine alle lunghe ore di lavoro o ai fine settimana per recuperare il ritardo.
• Fai di più e fallo in un tempo molto più breve di quanto potevi prima.
• Smetti di prendere le cose giorno per giorno e inizia a lavorare con una mentalità a lungo termine.
• Semplifica il tuo flusso di lavoro e gestisci più facilmente i progetti simultanei.
• Sii più sicuro nell'assunzione di nuovi clienti, nella pianificazione dei progetti e nel rispetto delle scadenze.
• Sentiti meno stressato e, a sua volta, aumenta la concentrazione e la creatività.

Detto questo, una buona strategia di produttività è utile solo se si hanno gli strumenti giusti per implementarla e gestirla. Quindi, diamo un'occhiata alle app di cui avrai bisogno:

Non importa se sei un web designer o uno sviluppatore web. Lavorando online tutto il giorno, sei esposto a distrazioni ovunque tu vada: e-mail, social media, siti di notizie, app mobili e altro ancora.

Freedom ti dà la possibilità di decidere quando sei libero di navigare sul Web, quali siti Web o app sono off-limits e su quali dispositivi limitare il tuo accesso. A differenza di altre app per bloccare le distrazioni, questa funziona su tutti i principali dispositivi.

Un potenziale svantaggio è che richiede un po' di configurazione se si desidera ottenere buoni risultati. Ad esempio, Freedom ha quattro diverse estensioni del browser da installare:

• Uno schermo verde rilassante
• Un pulsante di pausa
• Un pulsante con limite di tempo
• Un pulsante di approfondimento

Ha anche un paio di cose che devono essere installate se lo usi sul tuo smartphone. Anche se viene fornito con un elenco di siti Web distraenti predefiniti e limiti di tempo giornalieri, dovrai anche dedicare del tempo a creare il tuo elenco di distrazioni da bloccare.

Ma, una volta impostato, potrebbe essere molto utile, e non solo per quando lavori. Ad esempio, se vuoi limitare l'orario o l'anticipo con cui puoi controllare la posta di lavoro o accedere ai social media, puoi impostare orari limitati e renderli ricorrenti.

Naturalmente, uno strumento così buono non sarà gratuito. Freedom costa $ 6,99 al mese sul piano mensile, $ 2,42 al mese sul piano annuale o una tariffa fissa di $ 129 per l'accesso per sempre.

Quando si tratta di e-mail, potresti aver bisogno di controlli più raffinati.

Ad esempio, cosa fai per inviare un'email se il tuo accesso a Gmail è completamente limitato? Con Freedom, puoi "riattivare" un sito limitato, ma non vuoi prendere l'abitudine di farlo.

Invece, puoi usare Boomerang per Gmail. È un'estensione del browser che aggiunge alcune funzionalità uniche di gestione della posta a Gmail.

La caratteristica principale di questa estensione è la pausa della posta in arrivo. Tutti i messaggi che arrivano vengono tenuti da parte in una coda. È solo quando riattivi la posta in arrivo che vedi tutto ciò che è arrivato.

Inoltre, Boomerang ti consente di programmare le tue e-mail per un momento successivo. Puoi anche programmare un'e-mail per tornare alla tua casella di posta quando sei effettivamente disponibile per gestirlo o per inviarti un promemoria se non l'hai risolto completamente.

Il più grande svantaggio di questo strumento è che funziona solo per Gmail.

Boomerang ha un piano gratuito, ma è in uso limitato. Faresti meglio a passare al piano Personale per $ 4,99 al mese se sei un utente Gmail o al piano Pro per $ 14,99 al mese se usi G Suite.

I time tracker sono utili strumenti di gestione del tempo, anche se forse non per i motivi che potresti aspettarti.

Sì, un tracker del tempo come Toggl ti aiuta a tenere sotto controllo quante ore lavori e dove va il tuo tempo. Ma diciamo che tieni traccia del tuo tempo per un mese. Otterrai dati più che sufficienti per aiutarti a capire quanto tempo impiegano le tue attività più comuni.

Se sai esattamente quanto tempo impiega ogni attività da un lavoro all'altro, puoi pianificare in modo più accurato i tuoi progetti e, soprattutto, rispettare le scadenze.

Inoltre, puoi fare un lavoro migliore assicurandoti di addebitare la giusta quantità di denaro per ogni lavoro su cui lavori.

L'unico inconveniente dell'utilizzo di Toggl Track è che le analisi non sono disponibili a meno che non si aggiorni a uno dei piani premium, che parte da $ 9 al mese.

Harvest è un'altra opzione di monitoraggio del tempo, ma ha più funzionalità di Toggl. Ad esempio, puoi:

• Collegati al tuo software di generazione di proposte/contratti e crea automaticamente fatture per le pietre miliari del tuo progetto.
• Integralo con il software di gestione delle attività e monitora il tuo tempo senza dover uscire dall'app.
• Genera fatture dal tuo tempo monitorato e inviale automaticamente tramite il tuo software di elaborazione dei pagamenti.

Sebbene Harvest sia un ottimo strumento per il monitoraggio del tempo e semplificherà parte del tuo lavoro amministrativo, è uno strumento di gestione del tempo migliore per le agenzie di design. Quindi, se attualmente hai un team che lavora per te o intendi assumere in futuro, questo è lo strumento di monitoraggio del tempo da considerare.

Il prezzo è semplice. Sono $ 12 al mese per utente.

Quando trovi potenziali clienti con cui lavorare e trascorri del tempo a parlare con loro dei tuoi servizi di web design, alla fine arriverai al punto in cui ti chiederanno una proposta.

Questo è solo uno dei tanti strumenti per risparmiare tempo che AND.CO può fornirti.

Il suo nucleo AND.CO è un software di generazione di proposte e contratti. Facilita anche il lavoro dell'intero processo. Tutto quello che devi fare è inserire i dettagli su chi è il cliente, quali sono i termini dell'accordo e firmarlo.

Il software si occupa di preparare il resto della documentazione legale per te. Quindi, questa è solo una funzione per risparmiare tempo.

AND.CO è inoltre dotato di un timer integrato.

Se ti ricordi di associare il tuo tempo monitorato a un contratto aperto, puoi creare fatture senza problemi per i tuoi clienti. Se stai fatturando all'ora, questo è.

Anche se non puoi utilizzare quella funzione di fatturazione, va bene. AND.CO può generare fatture in base ai pagamenti cardine stipulati nei contratti, inclusi il deposito anticipato e il pagamento finale al completamento dei risultati del sito web.

Ad ogni modo, ti aiuterà a essere pagato per il lavoro che fai.

AND.CO ha un piano gratuito. Tuttavia, se aggiorni e paghi $ 18 al mese, puoi rimuovere il marchio AND.CO dai tuoi contratti e anche modificarli (nel caso in cui ci siano clausole extra che desideri aggiungere).

Questo è un tipo diverso di timer rispetto a quelli che abbiamo visto in questo elenco. Pomofocus è un timer creato appositamente per aiutare i web designer a utilizzare la tecnica del pomodoro.

Il timer funziona per 25 minuti. Alla fine, farai una pausa di 5 minuti. Farai tre intervalli di questo. Al quarto, avrai una pausa più lunga di 15 minuti.

Tieni presente che il tuo programma è tuo da creare.

Tradizionalmente, la Tecnica del Pomodoro utilizza 25 minuti accesi e 5 minuti spenti. Tuttavia, se ritieni che 25 minuti non siano sufficienti per completare una notevole quantità di lavoro di progettazione, puoi modificare le impostazioni.

Questo strumento è completamente gratuito, quindi provalo e vedi se aiuta a migliorare la tua concentrazione.

Float è uno strumento di pianificazione dei progetti, quindi è leggermente diverso dal software di gestione delle attività.

Uno dei principali fattori di differenziazione è che ti consente di inserire attività nel tuo calendario con una quantità specifica di tempo assegnata loro. Con molte app di gestione delle attività, tutto ciò che puoi fare è impostare una data di inizio e di fine, il che può rendere difficile pianificare la giusta quantità di lavoro ogni giorno.

Con Float, le tue attività occupano tanto spazio nel tuo calendario quanto effettivamente occuperanno durante la tua giornata lavorativa, quindi puoi impilare le attività e distribuirle su più giorni, se necessario.

Un'altra grande caratteristica è l'impostazione della pianificazione.

Puoi nascondere i tuoi fine settimana, quindi non sei tentato di fare un lavoro "overflow" allora. Puoi anche impostare un limite per quante ore lavori ogni giorno. Se stai cercando di essere più concentrato e produttivo durante il giorno, darti un limite come questo sarà sicuramente di aiuto.

In termini di svantaggi, Float non farà molto in termini di gestione di client, processi o documentazione. Si tratta rigorosamente di costruire il tuo programma ideale e attenersi ad esso.

Se questo è qualcosa per cui ritieni di aver bisogno di aiuto e ti piace il modo in cui ti consente di pianificare le attività, costa $ 6 al mese per utente o $ 10 se desideri aggiungere un tracker del tempo.

È davvero importante utilizzare uno strumento di gestione dei progetti per garantire che le cose non sfuggano alle crepe e che si lavori in modo più efficiente quando si gestiscono numerosi clienti e lavori contemporaneamente.

Ci sono sicuramente molte ottime opzioni tra cui scegliere. Tuttavia, Trello si distingue per la sua flessibilità. Ecco perché è importante:

Prendiamo ad esempio il 2020, dove l'82% dei liberi professionisti ha affermato che la pandemia li ha costretti a cambiare il modo di lavorare. Se stai utilizzando uno strumento di gestione dei progetti che non consente alla tua attività e ai tuoi processi di ruotare rapidamente, ti rallenterà.

Trello ti consente di lavorare nel modo che preferisci. Puoi organizzare la tua documentazione e le tue attività con le schede. Puoi anche creare schede modello (da modelli predefiniti o da te) che ti fanno risparmiare tempo nell'iniziare nuovi lavori o nell'eseguire processi completi.

Con un abbonamento premium, puoi sbloccare i potenziamenti di Trello e gestire le tue attività da diverse visualizzazioni, come un calendario o una sequenza temporale.

I potenziamenti ti consentono anche di integrarti con altri software aziendali, come Google Drive, Dropbox e Slack. Inoltre, i potenziamenti ti aiutano ad automatizzare le tue attività più comuni in Trello.

Poiché Trello fa parte della suite di prodotti Atlassian, inclusi Jira e Confluence, al momento della registrazione avrai accesso a un'intera suite di utili strumenti di web designer.

Trello è gratuito da usare immediatamente e c'è molto che puoi fare con il piano gratuito. Tuttavia, se desideri utilizzarlo per ottimizzare il tuo tempo, vale la pena l'aggiornamento di $ 5 al mese per Trello Gold o $ 10 al mese per Business Class.

Dal momento in cui hai iniziato la tua attività di web design, probabilmente stavi pensando a tutto il software di cui avresti avuto bisogno per gestire la tua attività.

La tua lista di strumenti probabilmente è cresciuta parecchio da allora. Ecco perché potresti non pensare nemmeno al tuo software aziendale quando si tratta della tua strategia di gestione del tempo. Sei così abituato a usarli come soluzioni autonome per la contabilità o la pianificazione degli appuntamenti o altre attività amministrative banali.

Tuttavia, scommetto che la maggior parte di questi strumenti ha un elenco di integrazioni e scommetto anche che Zapier è nella maggior parte di quegli elenchi.

Questo perché Zapier può aiutarti a connettere i processi tra i tuoi strumenti più comunemente usati. Ad esempio, se guardi la seguente dashboard di Zapier, vedrai che ha degli "Zap" (flussi di lavoro connessi) prestabiliti tra le mie app più comunemente utilizzate:

Se non riesci a trovare un flusso di lavoro predefinito, creane uno tuo. Ad esempio, ecco un modo in cui puoi collegare il tuo timer Toggl al tuo software di contabilità:

Ci sono molte possibilità qui, quindi fai un passo alla volta. Fai un elenco delle tue attività di amministrazione che richiedono più tempo e degli strumenti che utilizzi per eseguirle (se ce ne sono). Quindi, inizia a esaminare Zapier per vedere cosa può fare per automatizzare quei flussi di lavoro che richiedono tempo per te.

Zapier è libero di utilizzare fino a 5 Zap e 50.000 attività. Qualunque cosa in più richiederà un aggiornamento. I piani mensili partono da $ 19,99.

Come puoi vedere, ci sono molti strumenti di gestione del tempo per i web designer, anche se non sono costruiti esplicitamente per l'attività di monitoraggio del tempo.

Molti di questi ti aiuteranno a concentrarti sul tuo lavoro, evitando azioni e distrazioni inutili.

Ora che hai iniziato a pensare in modo più creativo a come diventare più produttivo, è tempo di renderlo realtà.