9 suggerimenti per riunioni efficaci (con lista di controllo gratuita)

Le riunioni possono essere divertenti e molto efficaci, ma una riunione inefficiente può farti perdere tempo, soprattutto se sei occupato. Nella nostra continua ricerca di come essere produttivi nel mondo del lavoro ibrido, è importante che ogni incontro valga la pena e abbia un impatto positivo sul tuo ruolo. Sfortunatamente, spesso non è così.

Che si tratti di una rapida riunione di gruppo o che richieda un brainstorming o una discussione strategica, ci sono alcune regole che puoi seguire per avere successo. Questo è particolarmente vero ora che molti di noi sono in ufficio solo per una parte della settimana o lavorano da remoto.

Le organizzazioni trascorrono circa il 15% del loro tempo in riunioni con un terzo di quelle riunioni considerate improduttive, secondo la ricerca Zippia. È interessante notare che un sondaggio di Dialpad ha rilevato che oltre il 75% delle persone preferisce programmare riunioni in un determinato giorno o orario, con il lunedì come giorno più popolare per pianificare le riunioni e il mercoledì che vede il più lungo.

Esecuzione di una riunione di successo

Non basta riunire persone in una stanza (reale o online) e sperare per il meglio! Abbiamo svolto molte ricerche qui al DMI su come funzionano le riunioni e sul modo migliore per gestirle. Condividiamo qui con te 9 semplici suggerimenti per aiutarti a gestire una riunione efficace (virtuale o meno).

1. Stabilisci un programma chiaro

Quando sei affamato di tempo e hai molto da fare (come la maggior parte dei professionisti del marketing), un incontro senza uno scopo è una seccatura. Invia un ordine del giorno prima della riunione in modo che le persone sappiano cosa aspettarsi e se hanno bisogno di preparare qualsiasi informazione.

Puoi anche visualizzarlo su uno schermo o persino stamparlo (per una riunione faccia a faccia) per far procedere le cose senza intoppi. Ciò è particolarmente importante per le riunioni online in cui le persone lavorano da remoto e potrebbero non essere in contatto con una campagna o un progetto.

Aiuta a riportare la riunione sulla buona strada se sta prendendo una tangente o si interrompe in discussioni più piccole. Ad esempio, puoi dire: "È un'ottima idea, ma non per il momento. Aggiungiamolo alla prossima riunione X per la discussione.

“Troppo spesso le riunioni possono prendere una tangente e lo scopo si perde, il che può essere frustrante per i partecipanti. Il facilitatore dovrebbe condividere un'agenda in anticipo in modo che i partecipanti vengano preparati e coprano ciò che è necessario nel tempo assegnato ed evitino che le riunioni finiscano". Orla Stack, direttore delle risorse umane presso il Digital Marketing Institute

2. Conoscere i risultati desiderati

Fin dall'inizio, dovresti sapere cosa vuoi ottenere dalla riunione. Stai cercando idee? Devi far approvare un budget? È per fornire supporto ai membri del team in un progetto impegnativo?

Sii chiaro su ciò che desideri e lavora durante la riunione per assicurarti di ottenere risultati da esso. Gli ultimi minuti della riunione dovrebbero essere utilizzati per passare attraverso i passaggi successivi e assegnare le persone a svolgerli. Ti aiuta a stabilire un piano d'azione chiaro di cui tutti sono a conoscenza.

Dovresti anche assicurarti che tutti gli invitati abbiano un ruolo da svolgere o siano coinvolti nel team o nel progetto. Non sprecare il tempo di nessuno se potrebbe fare altre cose.

3. Trova l'ambiente giusto

Oggi, con il lavoro da remoto e ibrido, le riunioni possono svolgersi ovunque. La chiave è decidere il mezzo migliore per l'incontro se online è sufficiente o se è necessario averlo di persona.

Le riunioni operative possono essere gestite rapidamente online. Ad esempio, un recupero o uno sprint giornaliero o settimanale del team può essere facilmente gestito facendo una tavola rotonda e lasciando il tempo per eventuali domande alla fine.

Le riunioni di business builder possono anche essere gestite da remoto, a condizione che tu abbia un programma chiaro. Usa la condivisione dello schermo per condividere presentazioni, diapositive o elementi visivi per garantire che tutti abbiano accesso alle informazioni.

Gli incontri di direzione strategica sono incentrati sulla riflessione, nuove idee e brainstorming, quindi sono probabilmente più adatti a un incontro di persona. Pensa ai colleghi che devono essere coinvolti e vedi cosa può funzionare per tutti. Dovrebbe esserci spazio per accogliere le situazioni delle persone (come dare un ampio preavviso in modo che i lavoratori remoti possano recarsi in ufficio), ma non perdere di vista lo scopo e i risultati desiderati.

Leggi : 'Come gestire un team remoto (e gli strumenti per aiutarti a farlo)'

4. Prepara i punti di discussione

Se stai conducendo una riunione che richiede idee o brainstorming, dovresti portare al tavolo i punti di discussione chiave. Questi saranno diretti dal progetto e dai risultati, ma possono fungere da foglio per la culla durante l'incontro se trovi che le cose stanno andando fuori tema.

Potresti porre domande su una lavagna e chiedere alle persone le loro opinioni. Ad esempio, se si tratta di una riunione per discutere di una campagna di marketing che ha avuto scarso rendimento, poni domande come "Cosa ti è piaciuto della campagna?" O "Cosa avremmo potuto fare meglio?"

Questa tecnica può darti molte risposte, ma ti dà la possibilità di vedere se c'è un consenso nella stanza che puoi utilizzare per alimentare altre campagne o aumentare le prestazioni.

5. Dai a tutti la possibilità di parlare

Sebbene ognuno abbia un ruolo e un titolo professionale, questi possono essere messi da parte per il bene della riunione. Può essere limitante cercare di innovare o elaborare strategie se ognuno si attiene al proprio mandato, ad esempio il responsabile marketing può parlare solo di marketing.

Sii consapevole di chi è alla riunione e lascia che le persone parlino. Ricorda che ognuno è diverso. Alcune persone sono più esplicite, mentre altre potrebbero aver bisogno di stimoli per esprimere opinioni. Prendi l'iniziativa e fai domande ai membri del team se ritieni che non abbiano avuto la possibilità di contribuire.

Spesso si tratta di gestire le personalità, quindi se senti che una o due persone stanno dominando la conversazione, cambia rotta facendo domande o aprendo la parola. In una riunione online, pensa ad avere la videocamera accesa perché è più personalizzabile, disattiva l'audio in modo che la persona che parla possa parlare senza interruzioni e utilizza la funzione "mani in alto" o equivalente per consentire alle persone di porre domande o intervenire.

"La preparazione migliora la collaborazione durante le riunioni e la tenacia nel follow-up consente di ottenere risultati migliori dopo le riunioni" Ken Fitzpatrick, CEO del Digital Marketing Institute

6. Incoraggiare idee e soluzioni

Se il tuo incontro riguarda la ricerca di soluzioni o la generazione di idee, inizia così. Prima della riunione, chiedi alle persone di scrivere 2 o 3 idee.

Quindi fai il giro del tavolo e chiedi alle persone di condividere quelle idee. Dopo ognuno, chiedi opinioni e feedback e poi annotali (o fallo fare a chi prende le note designato). Non concentrarti sulla persona che esprime l'idea, ma sull'idea stessa.

Potresti fare lo stesso per le soluzioni alle sfide. Ad esempio, “Facciamo fatica a coinvolgere i giovani dai 18 ai 25 anni, cosa possiamo fare per raggiungerli?”

Chiedendo alle persone di farlo in anticipo, hai dato loro il tempo di prepararsi e non essere colto alla sprovvista. Consentirà anche alle persone meno inclini a parlare l'opportunità di dire la loro.

7. Sii consapevole del tempo

È così facile che le riunioni si protraggano nel tempo. Se hai inserito una fascia oraria nell'agenda delle persone, ricorda che hanno pianificato altre cose attorno ad essa, quindi è tua responsabilità esserne consapevole.

Inizia in orario e termina in orario, sii coerente e gli altri capiranno che devono rispettare la fascia oraria della riunione. Si tratta di costruire coerenza e garantire che le persone sappiano cosa aspettarsi da ogni riunione, cioè non si sovrapporrà ad altri lavori o farà perdere a qualcuno l'inizio di un'altra riunione!

Se hai una riunione più lunga, includi alcuni momenti di pausa, anche per un rapido controllo della posta elettronica o per ricaricare il caffè in quanto offre alle persone la possibilità di rinfrescarsi e riorganizzarsi.

“Non sono mai stato un fan delle lunghe riunioni strette negli uffici. (Stare in piedi durante le riunioni) è un modo molto più rapido per mettersi al lavoro, prendere una decisione e concludere l'affare. Riccardo Branson

8. Definire chiari passaggi e azioni successivi

Il risultato finale di una riunione di successo sono passaggi e azioni chiari. Prenditi del tempo alla fine di ogni incontro per chiarire i passi successivi. Inoltre, assicurati di concludere con una nota positiva in modo che tutti se ne vadano pieni di energia.

Ciò dovrebbe comportare un'attività e quindi qualcuno assegnato a tale attività. Consenti a tutti i partecipanti alla riunione di contribuire o se è ovvio che un determinato compito fa parte del ruolo di qualcuno, dì semplicemente "Va bene se te lo assegno X?"

Dopo la riunione, è importante condividere appunti o risultati in modo che non ci siano problemi di comunicazione e tutti siano consapevoli delle azioni di cui sono responsabili. Può essere utile avere le note in un documento o una cartella condivisa in modo che tutti possano tenere traccia degli ultimi aggiornamenti.

Nelle parole di Dave Behan di DMI, "uno dei miei principali obiettivi nelle riunioni di progetto è registrare attività/risultati direttamente nel nostro sistema di gestione del progetto, che sia per me o per qualcun altro. Riprenderemo quelle azioni nel progetto rivedere le riunioni e questo garantisce che vengano seguite e che gli elementi non sfuggano alle fessure."

Dovresti anche includere le scadenze in modo che le persone abbiano una tempistica su cui lavorare. Se non viene raggiunto, si può discutere nella prossima riunione su quali fossero le barriere e vedere se quella persona ha bisogno di supporto o guida.

9. Chiedi un feedback

Sebbene tu possa pensare che una riunione sia andata bene o che i recuperi quotidiani siano molto produttivi, altri potrebbero non sentirsi allo stesso modo.

Scegli una sequenza temporale con cui ti senti a tuo agio e chiedi alle persone un feedback. Un mese è di solito un buon lasso di tempo per dare alle persone la possibilità di valutare l'efficacia di una riunione.

Non fare pressione su nessuno per esprimere la propria opinione, ma aprila semplicemente a tutti e dai un tocco positivo. Ad esempio, "C'è qualcosa che pensi possa rendere questi incontri migliori o più utili per te?"

Vale anche la pena guardare a quante riunioni partecipano le persone, come un controllo delle riunioni. Alcune persone preferiscono non avere più di tre riunioni al giorno per essere produttive. Quindi chiediti, le persone trovano difficile lavorare e partecipare alle riunioni?

In tal caso, potrebbe essere controproducente e portare a uno squilibrio che provoca stress o esaurimento. In DMI abbiamo istituito una politica di "mercoledì senza riunioni" per aiutare il nostro team a bilanciare il lavoro durante le riunioni rispetto al lavoro d'ufficio.

Leggi : "10 strategie per gestire il burnout" per alcuni suggerimenti in quest'area.

Esecuzione di una riunione di successo - lista di controllo

Le riunioni sono un modo efficace per incoraggiare la collaborazione, comunicare con i membri del tuo team e generare nuove idee. Tuttavia, può essere facile andare fuori strada e nel tempo, il che significa che una riunione non è così efficace come potrebbe essere.

Ecco un pratico elenco di controllo che puoi utilizzare per organizzare riunioni di successo.

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