Come creare una tabella di marcia del progetto (esempio incluso)

A causa di tutti i componenti di un progetto, è facile per un project manager perdersi nei dettagli e perdere di vista il quadro generale. Ma come puoi vedere l'intero panorama del progetto per assicurarti di andare nella giusta direzione? Meglio ancora, come puoi spiegare facilmente ai tuoi stakeholder come si svilupperà il tuo progetto senza dover scomporre l'intero piano di gestione del progetto?

Una tabella di marcia del progetto è il modo migliore per riassumere cosa, perché e come del tuo progetto in un documento di facile comprensione che può essere condiviso con chiunque. Una tabella di marcia per la gestione del progetto è uno strumento unico che ha uno scopo diverso rispetto ad altri documenti di progetto simili, come una carta del progetto, un grafico cardine o un piano di progetto.

Che cos'è una tabella di marcia del progetto?

Una tabella di marcia del progetto è una panoramica che definisce le tappe fondamentali, i risultati finali e gli obiettivi del progetto. Il suo scopo principale è fornire una rappresentazione visiva di alto livello della sequenza temporale del progetto e spiegarne le fasi. Poiché funge da guida, la roadmap del progetto è anche un ottimo strumento di comunicazione che può essere utilizzato per tenere informati gli stakeholder in qualsiasi momento del ciclo di vita del progetto.

È il documento generale che parla della strategia del progetto e del motivo per cui tale strategia viene adottata. Pertanto, la roadmap del progetto aiuta i project manager a garantire che tutti coloro che lavorano al progetto comprendano il piano del progetto, indipendentemente dal pezzo su cui potrebbero lavorare.

A causa della loro semplicità, le roadmap dei progetti sono comunemente utilizzate come strumenti di gestione del portfolio di progetti. Sono molto utili per i program manager che hanno bisogno di supervisionare più progetti contemporaneamente. Con le roadmap dei progetti, possono tenere facilmente traccia dei loro portafogli di progetti.

L'immagine seguente mostra lo strumento della roadmap del progetto di ProjectManager utilizzato per gestire un portfolio di progetti.

Sotto la colonna del nome dell'attività, i responsabili del programma possono elencare il proprio portfolio di progetti e ingrandire ogni progetto per vederne le fasi, le attività e le tappe fondamentali. Inoltre, possono monitorare lo stato di avanzamento di ogni attività in tempo reale e comunicare con i membri del team.

Come creare una tabella di marcia del progetto

In poche parole, una roadmap del progetto estrae informazioni dal tuo piano di progetto per fornire una panoramica del tuo progetto. La roadmap del progetto deve essere visiva e gestibile in lunghezza, in modo che possa essere facilmente digeribile da tutti gli stakeholder e dai membri del team coinvolti nel progetto. Se può stare su una pagina, meglio ancora. Pensa alla tabella di marcia del progetto come faresti con una mappa reale. Mostra a te e ai membri del tuo team l'intero panorama e contestualizza il tuo viaggio.

I componenti chiave di cui avrai bisogno per creare una roadmap di progetto sono i seguenti:

1. Panoramica del progetto

La spinta principale di qualsiasi tabella di marcia del progetto sono gli obiettivi e gli obiettivi di alto livello del progetto. Non è necessario entrare nei dettagli qui poiché gli obiettivi e gli obiettivi del progetto sono spiegati nella carta del progetto.

2. Rischi di progetto

Indica i principali rischi del progetto che potrebbero far fallire il tuo progetto o compromettere i principali elementi del piano del progetto come l'ambito, la pianificazione, gli obiettivi, le aspettative degli stakeholder, la garanzia della qualità, ecc.

3. Panoramica della pianificazione

Dato che la roadmap del tuo progetto è una sequenza temporale visiva del tuo progetto, desideri includere una panoramica della pianificazione. Questa panoramica della pianificazione includerà solo le pietre miliari chiave del progetto e i risultati finali. Puoi anche utilizzare i diagrammi di Gantt per una rappresentazione più dettagliata della pianificazione del tuo progetto.

4. Dipendenze

Ancora una volta, solo da una vista di alto livello, nota gli importanti risultati del progetto e come sono collegati. La creazione della roadmap del progetto con uno strumento software per diagrammi di Gantt che consente di collegare le dipendenze è il modo più semplice per rappresentare le dipendenze.

5. Risorse

Prendi nota delle risorse di cui avrai bisogno per portare a termine il progetto. Questi includono le risorse umane come il tuo team di progetto e le risorse fisiche come attrezzature, materiali, ecc.

6. Individui chiave

Elenca le persone chiave del team di progetto e come raggiungerle.

7. Riunione d'inizio

Incontra la roadmap di gestione del progetto e assicurati che le aspettative siano chiare a tutte le parti interessate. (Assicurati di avere preparato l'agenda della riunione iniziale.)

8. Compiti e incarichi

Un altro aspetto della roadmap del progetto è la proprietà. Ciò significa che vengono delineati i ruoli e le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti nel progetto. La roadmap del progetto definisce chi sta facendo cosa e quindi è possibile tenere traccia di tali attività e risultati. Il software di gestione dei progetti consente di assegnare compiti e utilizzare strumenti di collaborazione in team per facilitare questo processo.

Non tutto può essere definito così nettamente, ovviamente, motivo per cui la roadmap del progetto ha qualcosa chiamato "tempo fuzzy". Questa è una tecnica di pianificazione del progetto che consente alle attività che non possono essere chiaramente definite di risiedere in un intervallo di tempo più libero. Ora sono identificati e possono essere rintracciati senza timore che cadano tra le fessure.

Esempio di tabella di marcia del progetto

Per illustrare meglio come creare una roadmap di progetto, diamo un'occhiata più da vicino all'esempio di roadmap di progetto menzionato in precedenza.

L'immagine sopra mostra una roadmap finalizzata alla gestione del progetto. Ora diamo un'occhiata a ciascuno dei suoi componenti.

• Fasi del progetto: L'immagine sopra mostra le fasi di "sviluppo" e "test" del "progetto Tannen Tech". Sono rappresentati sulla sequenza temporale del progetto rispettivamente con le linee blu e rosse.
• Traguardi: le icone del diamante rappresentano i traguardi del progetto che segnano la fine di ogni fase.
• Compiti: ogni barra rappresenta un compito. Il nostro strumento tabella di marcia ti consente di monitorare il loro completamento con una percentuale. È inoltre possibile specificare i risultati finali del progetto associati a ciascuna attività.
• Dipendenze: le frecce sullo strumento roadmap rappresentano le dipendenze tra le attività.
• Individui chiave: puoi assegnare ogni attività ai membri del team di progetto che ne sono responsabili.
• Date: le date sono una componente fondamentale delle roadmap del progetto. Il nostro strumento per la roadmap ti consente di impostare le date per le attività, le tappe fondamentali e le fasi del tuo progetto.

Come puoi vedere, la nostra tabella di marcia del progetto è molto simile a un diagramma di Gantt, ma la differenza principale è che puoi utilizzare la nostra visualizzazione del diagramma di Gantt per creare una versione più dettagliata dei singoli progetti, mentre il nostro strumento per la tabella di marcia del progetto funziona meglio per la gestione del portafoglio di progetti.

Suggerimenti sulla tabella di marcia del progetto

Ecco alcuni suggerimenti che riteniamo possano essere utili durante la creazione di una roadmap di progetto:

• Dovrebbe comunicare rapidamente e facilmente gli obiettivi e gli obiettivi generali del progetto.
• Le aspettative delle parti interessate vengono gestite assicurandosi che tutte le persone coinvolte nel progetto comprendano il motivo di base del progetto.
• La comunicazione è uno degli aspetti fondamentali di una tabella di marcia del progetto e dovrebbe essere in grado di parlare a tutti del progetto.
• La roadmap del progetto è uno strumento per aiutare a prendere grandi decisioni. Guardando indietro alla tabella di marcia del progetto, la spinta principale del progetto è chiara e tali informazioni informeranno il tuo processo decisionale.
• La roadmap del progetto è un documento di gestione del progetto versatile che può essere consultato durante tutto il ciclo di vita del progetto, quindi è importante mantenerlo aggiornato. In un certo senso, è un rapporto di stato generale per coloro che necessitano di un aggiornamento.
• Assicurati che la tabella di marcia del progetto sia realistica, altrimenti ci saranno ritardi, superamenti dei costi e le aspettative degli stakeholder non saranno soddisfatte.
• I membri del team devono sempre condividere i propri progressi con il resto del team di progetto per mantenere tutti sulla stessa pagina e non danneggiare l'integrità della roadmap del progetto.
• Una roadmap di progetto non è la stessa di una roadmap di prodotto. Anche se sono entrambi strumenti di pianificazione visiva, le roadmap dei prodotti vengono utilizzate specificamente per scopi di sviluppo del prodotto.
• Anche se puoi utilizzare il nostro modello di roadmap del progetto o utilizzare strumenti di progettazione grafica, dovrai aggiornare quei documenti statici ogni volta che modifichi la roadmap di gestione del progetto. Il software di gestione dei progetti automatizza questo processo e offre funzionalità che i modelli di roadmap del progetto non possono.
• Le roadmap del progetto funzionano anche se stai utilizzando una metodologia agile per gestire il tuo progetto. Esistono roadmap agili compatibili con il tuo progetto agile.

Strumenti della tabella di marcia del progetto

Come discusso in precedenza, le roadmap del progetto condensano le informazioni dal piano di progetto e dalla pianificazione del progetto in una panoramica di alto livello. Per fare ciò, devono includere gli obiettivi del progetto, le pietre miliari, le risorse e le attività.

Queste sono molte cose da tenere traccia e visualizzare in un formato di facile comprensione che può essere condiviso con l'intero gruppo di progetto e accessibile in qualsiasi momento del ciclo di vita del progetto. Questo può essere travolgente senza gli strumenti giusti. Per questo motivo i project manager hanno bisogno di un software di project management che abbia le giuste caratteristiche di pianificazione della roadmap.

Esistono molti prodotti software per la gestione dei progetti che affrontano una o alcune parti di questo insieme più ampio. La lotta è trovare una soluzione unica che possa fungere da strumento di pianificazione, abbia una piattaforma collaborativa non solo per aiutare a condividere la roadmap del progetto, ma per rendere semplice per i team aggiornare il proprio stato e quindi tenere traccia delle tappe del progetto per assicurarsi che tu stai rispettando il programma.

Il nostro software di gestione dei progetti ha le caratteristiche per la gestione quotidiana dei progetti, ma anche le linee generali necessarie per comporre una roadmap di progetto per singoli progetti o per la gestione del portafoglio di progetti. I nostri diagrammi di Gantt online offrono sia una panoramica di alto livello del progetto che un luogo in cui raccogliere e assegnare compiti che possono essere aggiornati dai project manager e dai membri del team ovunque e in qualsiasi momento.

La dashboard in tempo reale riflette quindi questi cambiamenti man mano che si verificano, in modo che tutti vedano esattamente dove si trova il progetto e possano risolvere i problemi prima che diventino problemi. Il dashboard in tempo reale è un potente strumento di gestione dei progetti che va oltre la pianificazione della roadmap, consentendo ai project manager di tenere traccia del proprio budget, dei progressi, del lavoro e del tempo.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud, il che significa che i dati vengono raccolti in tempo reale e i team possono accedere agli strumenti anche se lavorano in remoto. Il nostro software offre una piattaforma collaborativa e la capacità di comunicare a livello di attività per assicurarsi che la roadmap del progetto rifletta sempre le informazioni più recenti. Scopri come può aiutarti a creare una roadmap del progetto e gestirne l'esecuzione con questa prova gratuita di 30 giorni.