9 Fogli di calcolo Excel essenziali per tenere traccia di attività, costi e tempo

Il tuo lavoro non sta andando secondo i piani. Nessuno ha abbastanza tempo o denaro per svolgere i propri compiti. Il meglio che puoi sperare è di finirli rapidamente, risparmiando quanto più tempo e costi possibile.

Se ti trovi in ​​questo punto, puoi cercare alcuni modelli di monitoraggio di attività, costi e tempo per Excel. Abbiamo raccolto i 9 migliori fogli di calcolo Excel di ProjectManager per il monitoraggio che puoi scaricare e utilizzare gratuitamente.

1. Modello di dashboard

Una dashboard è il modo in cui tieni traccia del tuo lavoro, incluso il tempo dedicato alle attività, ciò che stai spendendo e se stai facendo progressi come pianificato. Il modello di dashboard gratuito di ProjectManager per Excel ti offre una panoramica di come stai facendo il tuo lavoro. Queste informazioni sono fondamentali per sapere se stai spendendo troppo o sei in ritardo rispetto al tuo programma.

Il modello di dashboard gratuito di ProjectManager ha diversi widget che monitorano le metriche nel tuo lavoro. Ad esempio, è disponibile un grafico delle attività con codice colore che mostra se le attività sono completate, in corso, non avviate o scadute. C'è anche un diagramma del carico di lavoro per la gestione dei team e per assicurarsi che il loro carico di lavoro sia bilanciato.

C'è un altro grafico delle attività che misura la durata delle attività, che è utile per vedere cosa viene fatto in tempo e cosa sta impiegando troppo tempo. Infine, c'è un grafico a barre dei costi per aiutarti a rispettare il budget.

Questo modello di dashboard di Excel può gestire il tuo lavoro, ma è un documento statico che deve essere aggiornato manualmente. Il software di monitoraggio dei progetti automatizza tale processo. ProjectManager fa un ulteriore passo avanti accumulando dati in tempo reale, sgranocchiando i numeri e visualizzandoli. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Non tutti i software di gestione dei progetti offrono le stesse dashboard di progetto. La dashboard del progetto di ProjectManager è dotata delle giuste funzionalità di gestione del progetto per aiutarti a tenere traccia di tempo, attività, costi e altro ancora.

2. Modello di tracciamento attività

Il task tracker gratuito di ProjectManager per il modello Excel può organizzare il tuo lavoro e tenerne traccia. È simile a un elenco di cose da fare, in cui devi solo aggiungere il lavoro e gestirlo. Avere un elenco di attività è il primo passo per controllare il tuo lavoro.

Questo foglio di calcolo del task tracker acquisisce tutti i dettagli del tuo lavoro. Aggiungi il nome dell'attività e includi le attività dipendenti. Puoi assegnarlo a te stesso o a qualcuno della tua squadra.

Quindi, imposta la priorità e quando prevedi di finire. Infine, c'è una colonna per contrassegnare il suo stato, essenziale per tenere traccia del tuo lavoro. Ha tutto ciò di cui hai bisogno per tenere traccia delle tue attività a livello di base con un foglio di calcolo Excel.

3. Foglio di calcolo del budget per il monitoraggio dei costi

Gestire i costi nel tuo lavoro è importante quanto rispettare le scadenze. Il modello di budget gratuito di ProjectManager per Excel ti aiuta a rispettare il tuo budget monitorando tutti i tuoi dettagli finanziari su un foglio di calcolo.

I compiti costano. Il budget definisce i costi delle risorse che impiegherai per portare a termine tali attività. Innanzitutto, il modello di foglio di calcolo ha un elenco numerato che corrisponde alla struttura di suddivisione del lavoro (WBS). Poi, ci sono i costi del lavoro: orari pianificati rispetto a quelli effettivi, più il costo orario. I materiali sono suddivisi per unità e costo per unità.

C'è spazio anche per altri elementi pubblicitari nel tuo budget, che includono costi di viaggio, attrezzature, fissi e vari. Infine, ci sono colonne per raccogliere il costo preventivato ed effettivo per ogni elemento pubblicitario, quindi un saldo che mostra se l'elemento pubblicitario è al di sopra o al di sotto del budget.

Correlati: come tenere traccia delle spese del progetto

4. Modello di sequenza temporale

Il modello di sequenza temporale gratuito di ProjectManager in Excel è perfetto per pianificare il tuo progetto dall'inizio alla fine in Excel. È un modo per visualizzare tutte le tue attività e rispettare la pianificazione. Puoi anche aggiungere pietre miliari!

Per iniziare con questo modello di sequenza temporale gratuito, devi prima elencare tutte le tue attività e dare loro un nome. Ogni attività deve avere una data di inizio e una data di fine, oltre al tempo che ritieni necessario per il completamento.

Aggiungi tutti quei dati sul lato sinistro del modello, che è un normale foglio di calcolo di monitoraggio. Quindi, sulla destra, vedrai la sequenza temporale. Tutte le tue attività sono ora disposte come barre orizzontali su una sequenza temporale in modo da poter vedere quanto tempo ci vorrà per completare ciascuna attività.

Se vuoi migliorare ulteriormente la tua pianificazione, passa a un software online che ti consente di creare sequenze temporali in pochi minuti. ProjectManager dispone di tempistiche di progetto online che si aggiornano istantaneamente mentre il team collabora alle attività. Tieni traccia dei costi, del carico di lavoro, dei progressi pianificati rispetto a quelli effettivi e altro ancora. Inizia gratuitamente.

5. Foglio di calcolo del piano d'azione

Gestire il lavoro significa delineare i passaggi che devi completare per raggiungere i tuoi obiettivi. Usa il foglio di calcolo del piano d'azione gratuito di ProjectManager per Excel per tenere traccia delle attività e definire in dettaglio la strategia che utilizzerai per completare il tuo lavoro nei tempi e nei limiti del budget.

Abbiamo suddiviso questo modello di piano d'azione in tre sezioni. I primi sono i passaggi dell'azione, che annotano la priorità, elencano le attività, le fasi e le assegnazioni. C'è anche spazio per annotare lo stato delle tue attività e monitorare i loro progressi.

La sezione due è una sequenza temporale, con date di inizio e di scadenza, comprese le ore pianificate. Infine, la sezione tre si concentra sulle risorse; ad esempio, quale dipartimento è responsabile per quale attività, quali materiali sono necessari e il costo delle risorse.

6. Modello di rapporto di stato

Sapere dove ti trovi in ​​un momento particolare del ciclo di vita del progetto è il modo in cui gestisci tempo e costi. Il nostro modello di rapporto di stato gratuito è un ottimo strumento per tenere traccia dei tuoi progressi e rispettare i tempi.

Questo modello gratuito di rapporto sullo stato è composto da cinque sezioni: informazioni sul progetto, riepilogo dello stato del progetto, stato del progetto, panoramica della gestione del rischio e una conclusione che include raccomandazioni per il futuro.

Un rapporto sullo stato è una pietra miliare per monitorare il tuo lavoro. Viene utilizzato sia nella gestione dei progetti che nella gestione del lavoro perché offre ai manager un'immagine dei loro progressi pianificati rispetto a quelli effettivi. È anche uno strumento potente quando si presenta alle parti interessate.

7. Foglio di calcolo del monitoraggio del rischio

Non importa quanto sia ben pianificato il tuo lavoro, ci sono incognite che possono influire sui tuoi progressi. Usa il foglio di calcolo del registro dei rischi gratuito di ProjectManager per aiutarti a pianificare i rischi nel tuo lavoro.

Questo registro dei rischi gratuito per Excel ha colonne per identificare il rischio per semplificarne il monitoraggio. C'è una colonna per descrivere il rischio e spiegare come influirà sul lavoro che stai facendo se passa da un rischio a un problema reale.

Per ogni rischio che identifichi sul modello, puoi aggiungere una risposta al rischio, che sarà la risposta che prenderai se il rischio si concretizza. Puoi anche notare il livello di rischio. Quindi, se lavori in un team, puoi assegnare il rischio in modo che il membro del team sia responsabile dell'identificazione e della rettifica.

8. Cambia foglio di calcolo di monitoraggio

Scarica il foglio di calcolo del monitoraggio delle modifiche gratuito di ProjectManager per Microsoft Excel per gestire le modifiche quando influiscono sulla gestione del lavoro. Ti aiuterà a controllare il cambiamento in modo da non farti spendere troppo tempo straordinario o aggiungere costi.

Un foglio di calcolo Excel del registro delle modifiche è uno dei modelli Microsoft Excel più importanti che offriamo. È un documento che cattura il cambiamento quando accade. Puoi numerare le modifiche per un migliore monitoraggio e annotare quando è stata apportata la modifica per la prima volta e chi l'ha scoperta o richiesta.

Puoi quindi dare la priorità alla modifica e tu o un membro del team può essere assegnata la proprietà per portarla a termine. Il foglio di calcolo di Excel tiene traccia del cambiamento dalla scoperta al ripristino e si assicura che nessun ordine di modifica venga perso nelle crepe.

9. Foglio di calcolo del monitoraggio del tempo

Non c'è modello migliore per tenere traccia del tempo che dedichi alle tue attività rispetto al foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo libero di ProjectManager. Questa scheda attività è perfetta per te o per i membri del team per registrare la quantità di tempo dedicata al lavoro.

Il foglio presenze ha spazio per il tuo nome o il nome del dipendente, in quale dipartimento lavorano, chi è il loro supervisore e la tariffa oraria che ricevono. Il modello raccoglie le loro ore, come l'ora di inizio e l'ora di fine della giornata lavorativa. C'è anche un posto dove aggiungere gli straordinari e il pranzo.

Quindi, il totale della settimana viene sommato e moltiplicato per la retribuzione per mostrare l'importo totale dovuto al dipendente. Infine, c'è una riga che il dipendente deve firmare e il supervisore può esaminarla e firmarla, se accurata.

Usa ProjectManager per tenere traccia di tempi, costi e attività meglio di Excel

I modelli e i fogli di calcolo Excel per il monitoraggio sono fantastici, ma come notato sopra, possono fare solo così tanto. ProjectManager è un software di gestione del lavoro basato su cloud realizzato per team ibridi che connette tutti, indipendentemente da dove lavorano, a che ora, reparto o livello di abilità. E lo fa in tempo reale, quindi tutti collaborano e lavorano sui dati più recenti.

Compila automaticamente i fogli presenze

Prendi i fogli presenze, per esempio. Invece di far compilare la scheda attività al tuo dipendente, le schede attività di ProjectManager compilano automaticamente le loro attività e aggiornano il tempo trascorso. Ciò semplifica il libro paga, ma offre anche una finestra per tenere traccia del tempo che trascorrono nelle loro attività. In questo modo, sai se stanno raggiungendo la loro quota o meno. Inoltre, una volta inviati, i fogli presenze sono bloccati e protetti.

Lavora nel modo che preferisci

Più visualizzazioni del progetto consentono a tutti i membri del team di lavorare come desiderano. I manager possono pianificare in anticipo i diagrammi di Gantt che mostrano tutte le tue attività su una sequenza temporale. La barra della durata che collega le date di inizio e fine di ogni attività mostrerà automaticamente l'avanzamento in base a quanto è ombreggiato. I team possono utilizzare elenchi di attività, bacheche kanban o calendari se preferiscono, che sono tutti aggiornati e mostrano lo stato di avanzamento. Non è disponibile uno strumento più flessibile per la gestione del lavoro ibrido e il monitoraggio del lavoro.

Genera rapporti con un clic in pochi secondi

Tenere traccia di tempi, costi e altro è facile con i report one-click di ProjectManager. Ottieni rapporti sullo stato, rapporti su attività, schede attività, spese e altro ancora. Questi report raccolgono dati complessi e li trasformano in report approfonditi e di facile lettura per monitorare i progressi e altro ancora. I report possono anche essere filtrati per visualizzare solo i dati desiderati e quindi condivisi per mantenere aggiornati gli stakeholder.

ProjectManager è un premiato software di gestione del lavoro per team ibridi. Il nostro strumento in tempo reale tiene traccia di tempo, costi e altro per assicurarti di essere sempre puntuale e di non spendere mai oltre il tuo budget. Unisciti alle oltre 35.000 persone che utilizzano il nostro software per tenere traccia di attività, costi e tempo. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.