Il triplo vincolo nella gestione dei progetti: tempo, ambito e costi

Al triplo vincolo della gestione del progetto sono stati dati molti nomi – Project Management Triangle, Iron Triangle e Project Triangle – che dovrebbero darti un'idea di quanto sia importante il Triple Constraint nella gestione di un progetto. Se stai gestendo un progetto, stai lavorando con il Triplo Vincolo.

Pertanto, si può facilmente sostenere che il Triplo Vincolo potrebbe essere il concetto più importante nella storia della gestione dei progetti. Se utilizzato in combinazione con un efficace software di gestione dei progetti, può darti la possibilità di portare i tuoi progetti al successo.

Qual è il triplo vincolo nella gestione dei progetti?

Allora, qual è il triplo vincolo? È facile, è un modello dei vincoli inerenti alla gestione di un progetto. Tali vincoli sono tre:

1. Costo: i vincoli finanziari di un progetto, noti anche come budget del progetto
2. Ambito: i compiti richiesti per raggiungere gli obiettivi del progetto
3. Tempo: Il programma per il completamento del progetto

Fondamentalmente, il Triplo Vincolo afferma che il successo del progetto è influenzato dai suoi costi, tempo e portata. In qualità di project manager, puoi mantenere il controllo del triplo vincolo bilanciando questi tre vincoli attraverso dei compromessi. Spiegheremo come funzionano questi compromessi nella sezione seguente.

Sebbene sia vero che il Triplo Vincolo è una parte importante di qualsiasi progetto di successo, non determina il successo. I progetti sono costituiti da molte parti, più delle tre che compongono il Triplo Vincolo. Ecco perché alcuni esperti di project management hanno aggiunto altri tre vincoli al modello, per riflettere meglio le aree più critiche di un progetto. Eccoli:

• Qualità: ci sono standard di qualità per ogni progetto, indipendentemente dal fatto che il risultato finale sia un prodotto tangibile o immateriale. I project manager hanno bisogno di un piano di gestione della qualità per controllare la qualità.
• Rischio: il rischio è inerente a qualsiasi progetto. Ecco perché i project manager devono creare un piano di gestione del rischio per spiegare come verranno gestiti i rischi del progetto
• Beneficio: ci sono diversi tipi di benefici ottenuti da un progetto. I project manager devono garantire che le parti interessate del progetto ottengano il miglior vantaggio finanziario possibile.

Come funziona il triplo vincolo?

Come affermato in precedenza, i project manager possono aumentare o ridurre i costi, i tempi e la portata di un progetto con compromessi per mantenerlo nei tempi e nel budget. Vediamo come funzionano questi compromessi del triangolo del progetto con alcuni esempi.

• Tempo e ambito: puoi ridurre l'ambito del tuo progetto per ridurre anche la durata del tuo progetto se sei in ritardo rispetto alla pianificazione. Nel caso opposto, puoi aumentare la durata della sequenza temporale del tuo progetto nel caso in cui le parti interessate del progetto espongano attività di progetto extra.
• Costo e ambito: riducendo l'ambito del progetto, dovrai eseguire meno attività, il che significa costi inferiori. Nel caso opposto, un ambito di progetto più ampio significa costi più elevati.
• Costo e tempo: in alcuni progetti, tempo e costo possono essere direttamente correlati. Ad esempio, i costi di noleggio dell'attrezzatura o della manodopera sono direttamente proporzionali al tempo per cui ne hai bisogno.

Tutti questi scenari stanno applicando il Triplo Vincolo per la gestione del progetto, ma ci sono molti più possibili compromessi che possono verificarsi in un progetto, che implicano anche qualità, rischio e beneficio.

Utilizzando una dashboard di gestione del progetto, un manager può tenere d'occhio il progetto mentre avanza. È facile tenere traccia di parametri come la pianificazione, il costo e l'ambito del progetto. Con queste informazioni, un project manager può identificare i problemi e regolare il Triplo Vincolo per evitare che tali problemi si trasformino in problemi. ProjectManager presenta un dashboard in tempo reale che presenta tutti i dati critici del progetto che influiscono sul triplo vincolo.

Come gestire il triplo vincolo

Il Triplo Vincolo sembra semplice, ma è solo in superficie. Ciascuno dei tre punti di questo triangolo può essere aperto per rivelare un significato più profondo.

Costo

L'impegno finanziario del progetto dipende da diverse variabili. Ci sono le risorse coinvolte, dai materiali alle persone, che comprendono tutte i costi.

Ci sono anche i costi fissi e variabili inerenti a qualsiasi progetto, come attrezzature o manodopera, che devono essere calcolati. Questo può entrare seriamente in gioco con l'uso di lavoratori a contratto o l'esternalizzazione.

Ecco cosa fanno i project manager per controllare i costi:

• Stimare i costi per tutte le attività nell'ambito del progetto
• Creare un budget di progetto basato sui costi stimati del progetto
• Utilizzare il budget del progetto come linea di base dei costi, che viene utilizzata per controllare i costi durante l'esecuzione del progetto
• Controlla tutti i costi del progetto per mantenere la spesa al di sotto del budget del progetto
• Adeguare il budget del progetto quando necessario

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Scopo

Come accennato, l'ambito del progetto si riferisce a tutto il lavoro di progetto necessario per completare il progetto. Gestire quel lavoro è fondamentale per il successo del progetto. Quando si gestisce l'ambito, è fondamentale dare priorità alle attività, consentendo di pianificare e assegnare le risorse in modo efficace.

Per gestire l'ambito, i project manager:

• Utilizzare un piano di gestione dell'ambito per definire chiaramente quali attività del progetto verranno svolte
• Condividi il piano di gestione dell'ambito con tutte le parti interessate, in modo che tutti siano sulla stessa pagina
• Utilizzare gli ordini di modifica per evitare lo scorrimento dell'ambito e tenere traccia di tutte le modifiche apportate all'ambito del progetto
• Gestire le aspettative degli stakeholder per mantenere l'ambito del progetto
• Utilizzare gli strumenti e le tecniche di gestione delle attività per tenere traccia di tutte le attività del progetto nell'ambito

Queste azioni di gestione dell'ambito intraprese dai project manager sono tutte essenziali perché la quantità di tempo richiesta da ciascuna attività è fondamentale per il costo e la qualità del prodotto finale. Ciò può avere un grande impatto sulla pianificazione e sui costi, soprattutto se il progetto è su larga scala.

Correlati: Teoria dei vincoli: una guida per i project manager

ProjectManager dispone di funzionalità di gestione delle attività che semplificano l'assegnazione, l'ordinamento e l'assegnazione di priorità alle attività. In questo modo puoi delegare tutte le attività critiche del progetto alle persone giuste, prevenendo il temuto scorrimento dell'ambito. Inoltre, offrendo la condivisione di file e commenti sulle attività, consentiamo la collaborazione a livello di attività.

Volta

In sostanza, la schedulazione del progetto è la sequenza temporale stimata assegnata per completare il progetto o produrre il risultato finale. Di solito, questo viene calcolato stimando prima il tempo che impiegherà ciascuna attività di progetto.

Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) viene utilizzata per identificare tutte le attività del progetto. Quindi i project manager possono utilizzare diverse tecniche di pianificazione come il metodo del percorso critico o i grafici PERT per determinare la durata totale del progetto.

Ecco cosa fanno i project manager per controllare la pianificazione del progetto:

• Utilizza un diagramma di Gantt per visualizzare la pianificazione del progetto, definire le sequenze di attività e monitorare la durata di ciascuna attività
• Creare politiche, procedure e documentazione per la pianificazione, l'esecuzione e il monitoraggio della pianificazione del progetto
• Allocare le risorse in modo efficace utilizzando una pianificazione delle risorse per evitare colli di bottiglia
• Confronta la previsione di pianificazione con lo stato di avanzamento effettivo per determinare se i progetti sono sulla buona strada

Ora che abbiamo imparato cosa fa la maggior parte dei project manager per controllare il triplo vincolo, impariamo gli strumenti di project management che puoi usare per aiutarti con questo processo.

Controllo del triplo vincolo con ProjectManager

Come accennato in cima al post, il triplo vincolo se utilizzato insieme a un software di gestione dei progetti è il modo migliore per controllare il tuo progetto e portarlo verso una conclusione positiva. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud con dati in tempo reale che offre ai project manager il potere di gestire ogni ramo del triplo vincolo: costi, tempo e ambito.

Costi

ProjectManager ti aiuta a tenere traccia dei costi del tuo progetto per assicurarti di non spendere troppo. Puoi creare budget, aggiungere spese di progetto e inserire tariffe orarie per tutte le tue risorse. La dashboard in tempo reale tiene traccia dei costi e di altre cinque metriche nel tuo progetto e ne riporta istantaneamente in grafici e grafici di facile lettura. Questo è un modo semplice per tenere d'occhio i tuoi costi e assicurarti di essere in linea con il tuo budget. Ora puoi individuare i problemi di budget prima che diventino un problema.

Volta

Il tuo programma può sfuggirti, ma non con ProjectManager. Quando le attività vengono aggiornate, vengono immediatamente riflesse nel software. Ciò significa che i tuoi rapporti e la dashboard sono accurati e aggiornati. Puoi anche guardare lo stato di avanzamento delle singole attività sul diagramma di Gantt online, dove la barra della durata indica l'avanzamento dell'attività.

Le schede attività sono sincronizzate con le attività del team, il che rende facile per i membri del team selezionare la propria attività e inserirla. Questo porta il loro tempo nella scheda attività, che può quindi essere visualizzata in anteprima e approvata con pochi clic.

Scopo

L'ambito cambierà durante il progetto e ProjectManager ha gli strumenti per rimanere flessibile con tali modifiche. Sono disponibili più viste del progetto, quindi puoi passare da Gantt alla bacheca kanban per ottenere visibilità nel tuo flusso di lavoro. Le schede Kanban, che rappresentano le attività, sono impostate in base alla priorità, che può cambiare al variare della rilevanza di tali attività.

Il bello delle bacheche kanban è che sono impostate per fornire attività ai membri del team solo quando le risorse e la capacità sono disponibili per completarle. Man mano che l'ambito del progetto cambia, la scheda kanban può adattarsi rapidamente.

Se noti che i team sono sotto o sovraccaricati, puoi bilanciarlo nella pagina del carico di lavoro. La pagina del carico di lavoro ha grafici con codice colore che mostrano a colpo d'occhio chi è sovraccarico di attività e chi è disponibile. Puoi riassegnare il loro lavoro in modo rapido e semplice per mantenere il progetto all'interno dell'ambito.

Il Triplo Vincolo ti aiuterà a gestire il tuo progetto. La pianificazione della pianificazione, dell'ambito e del costo del tuo progetto ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi e obiettivi. ProjectManager, un software di gestione dei progetti basato su cloud, ti offre gli strumenti per utilizzare questo modello in modo efficace. Scopri come i nostri dashboard in tempo reale e i diagrammi di Gantt interattivi possono aiutarti con questa prova gratuita di 30 giorni.