Comprendere i criteri di successo della gestione del progetto

Senza sapere quali sono i criteri di successo del tuo progetto, puoi davvero dire che il tuo progetto ha successo? Tutti vogliono che il loro progetto abbia successo, ma pochi si prendono il tempo per definire cosa significhi.

Diciamo che hai consegnato un prodotto o un servizio in tempo e nel rispetto del budget: è un successo? Potrebbe esserlo, ma non se non soddisfa le aspettative degli stakeholder. I criteri di successo del progetto sono fondamentali per sapere se, in effetti, il progetto ha soddisfatto tali parametri.

Come definire il successo nella gestione del progetto

Il successo della gestione del progetto è definito dall'efficienza con cui un project manager raggiunge gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Certo, vuoi portare un progetto prima della scadenza e sotto budget. Si tratta di utilizzare le risorse limitate nel miglior modo possibile. Ma allo stesso tempo, è necessario sviluppare buone relazioni con tutte le parti interessate.

Gli stakeholder hanno aspettative che devono essere gestite. Tutti coloro che hanno investito nel progetto hanno un'idea di come appare il successo, ed è fondamentale comprendere e gestire tali aspettative, altrimenti ci saranno parti interessate che riterranno che il progetto ha fallito indipendentemente dal raggiungimento del budget, della pianificazione e degli obiettivi dell'ambito.

Un altro aspetto del successo della gestione del progetto è la qualità del prodotto o del servizio fornito. Chi se ne frega se crei un widget che non funziona ma lo consegna in tempo ed entro il budget approvato? Devi gestire la qualità e non perdere mai di vista i vantaggi che sono gli obiettivi e gli obiettivi principali del progetto.

Ciò non significa che definire il successo della gestione del progetto sia facile. Ci sono molti fattori da tenere in considerazione e alcuni di essi non possono essere valutati fino a molto tempo dopo la chiusura del progetto. Pertanto, è importante capire che il successo del progetto e il successo della gestione del progetto non sono la stessa cosa.

Come valutare il successo della gestione del progetto

Il successo del progetto si basa esclusivamente sull'efficienza con cui il progetto viene gestito mentre raggiunge i suoi obiettivi e obiettivi. Detto questo, ci sono sei parametri in base ai quali viene misurato il successo di qualsiasi progetto:

1. Scopo: Raggiungere i risultati attesi del progetto.
2. Programma: rispettare la scadenza, comprese tutte le pietre miliari.
3. Budget: consegnare il progetto per l'importo concordato.
4. Soddisfazione del team: assicurarsi che il team si senta soddisfatto del progetto.
5. Soddisfazione del cliente: ottenere feedback positivi da clienti, sponsor, stakeholder, et al.
6. Qualità: Raggiungere le aspettative degli stakeholder.

Il bello della definizione dei criteri di successo del progetto è che non solo ti porta a un progetto di successo, ma aiuta anche i progetti futuri. L'uso dei criteri di successo può anche essere visto come una pratica verso miglioramenti continui imparando dall'esperienza.

Quali sono i criteri di successo del progetto?

Come notato sopra, i criteri di successo del progetto e il successo della gestione del progetto sono leggermente diversi. Anche queste differenze possono variare da organizzazione a organizzazione, da progetto a progetto e persino da squadra a squadra. Ma fondamentalmente, abbiamo a che fare con due tipi di successo.

Il primo tipo è relativo alla gestione dei progetti. Si tratta sia di gestire il progetto in modo efficiente sia di allinearsi con gli obiettivi di business dell'organizzazione. Questo può essere fatto attraverso riunioni periodiche, audit di progetto, rispetto dei tempi e delle scadenze, oltre al raggiungimento della qualità prevista per il prodotto o servizio.

Il secondo tipo è relativo ai deliverable. Quando misuri questo tipo di successo, rimani concentrato su ciò che il progetto ha promesso di realizzare. Vuoi raggiungere gli obiettivi delineati nel business case del progetto, come fornire il prodotto o servizio agli utenti e soddisfare la soddisfazione del cliente, ecc.

Quali sono i tre criteri di successo per i progetti?

I tre criteri di successo per un progetto sono il costo, la portata e il tempo (il triplo vincolo). Sebbene i dettagli possano essere diversi a seconda del settore, dell'azienda o dell'obiettivo del progetto, il successo vivrà o morirà in base a questi tre fattori.

Se riesci a consegnare un progetto in tempo, nel rispetto del budget e raggiungere l'ambito come definito nei documenti del progetto, è un successo. Ma come abbiamo appreso, spesso c'è più coinvolgimento ed è meglio essere più specifici.

Ad esempio, non si tratta semplicemente di portare il progetto all'interno o al di sotto del budget, ma anche di creare valore per l'investimento e raccogliere benefici per le parti interessate. È meglio definire cosa significano costi, portata e tempo al di là dell'idea generale per avere un'idea migliore di cosa sia un progetto di successo.

Tre cose da tenere a mente quando si tiene traccia del successo

Abbiamo discusso del successo della gestione del progetto in astratto. Sebbene sia importante definire i criteri di successo del progetto, non parla di ciò che deve essere fatto per favorire quel successo. Parliamo di alcune delle regole per mantenere il progetto sulla strada del successo:

1. Traguardi

La definizione di pietre miliari, che sono date importanti nel progetto, rende un progetto più gestibile. Il modo più ovvio per fissare delle pietre miliari è segnare la fine di ogni fase e l'inizio di quella successiva. Eseguendo un test di valutazione dopo ogni fase, puoi vedere se stai rispettando i progressi pianificati o meno. Questo non solo aiuta con il monitoraggio, ma aumenta il morale del team quando completa una fase importante del progetto. Un team felice è un team più produttivo, che è un indicatore chiave del successo della gestione del progetto.

2. Comunicazione

La comunicazione ingrassa le ruote in ogni aspetto della gestione del progetto. Avere un piano di comunicazione in atto all'inizio del progetto è essenziale. Più efficace è la comunicazione tra i membri del progetto e le parti interessate, meno è probabile che si verifichino problemi che causano ritardi. Mantenere aperte le linee di comunicazione è fondamentale, ma lo è anche l'utilizzo dei report per comunicare i dati vitali del progetto. Usa i rapporti di stato per controllare il triplo vincolo in tempo reale e tenere traccia dei progressi effettivi rispetto ai progressi pianificati.

3. Utilizzare uno strumento di gestione del progetto

Il software di gestione dinamica dei progetti fornisce strumenti per impostare pietre miliari e favorire la collaborazione in cui i membri del team possono rimanere in contatto. L'uso di un robusto software di gestione dei progetti aggiunge efficienza al progetto, che è la definizione stessa del successo della gestione del progetto.

Come ProjectManager garantisce il successo del progetto

ProjectManager è un software basato su cloud che fornisce dati in tempo reale per tenerti in pista prendendo decisioni migliori. Tenere traccia del tuo progetto è importante quanto definire i criteri di successo del progetto. L'utilizzo del software di gestione del progetto ti offre gli strumenti per sapere se stai rispettando la linea di base per il progetto.

Ci sono diversi modi per vedere come sta andando il tuo progetto. Ottieni una visione di alto livello con la dashboard in tempo reale, che calcola automaticamente i dati dai rapporti sullo stato del tuo team e aggiorna grafici e grafici di facile lettura su tempi, costi e altro ancora.

Approfondisci i dati con i rapporti con un clic sulla varianza del progetto, sul carico di lavoro e altro ancora. I report possono essere filtrati per mostrare solo ciò che si desidera vedere e quindi condivisi per aggiornare le parti interessate.

Mantenere il tuo team felice e produttivo fa parte del successo della gestione del progetto. Le nostre funzionalità di gestione delle risorse includono un diagramma del carico di lavoro con codice colore che mostra quante attività sono assegnate a ciascun membro del team. Se alcuni vengono sovrascritti, riallocare semplicemente le risorse direttamente dalla stessa pagina.

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a pianificare, monitorare e creare report sul tuo progetto per completarlo con successo. Tieni gli stakeholder al corrente mentre offri al tuo team gli strumenti di cui ha bisogno per lavorare meglio insieme. Unisciti alle decine di migliaia di team e organizzazioni come la NASA, il servizio postale degli Stati Uniti e la Bank of America che stanno realizzando progetti di successo con il nostro strumento e partecipa a questa prova gratuita di 30 giorni.