Utilizzo dell'Earned Value Management per misurare le prestazioni del progetto

La gestione del progetto inizia con un piano, uno che è astratto fino a quando non viene eseguito. Ma l'esecuzione del progetto è cieca senza un modo per misurare i progressi e le prestazioni. Per prima cosa hai bisogno di una linea di base del progetto per acquisire quel piano e confrontarlo con i tuoi progressi effettivi. Questo ti permette di vedere dove sei.

Dopo aver impostato una linea di base, ci sono molte tecniche che possono aiutare con la gestione delle prestazioni. L'Earned Value Management (EVM) è una di queste tecniche che, in un unico sistema integrato, può prevedere con precisione i problemi in modo da poter gestire meglio le prestazioni del progetto.

Che cos'è l'Earned Value Management (EVM)?

Come notato, EVM è una tecnica che i project manager utilizzano per tenere traccia delle prestazioni dei loro progetti rispetto alle linee di base del progetto. Spesso si pensa che l'avanzamento di un progetto sia in anticipo o in ritardo rispetto alla pianificazione e al di sopra o al di sotto del budget. Tuttavia, cosa succede se sei in anticipo sui tempi, ma i costi sono superiori al budget pianificato? Oppure, cosa succede se sei in ritardo sul programma, ma i costi sono inferiori a quanto hai calcolato inizialmente?

Il software di gestione dei progetti può aiutarti con l'analisi della varianza. ProjectManager dispone di dashboard in tempo reale che raccolgono dati in tempo reale e calcolano automaticamente le analisi della varianza per te. I risultati vengono quindi visualizzati su grafici colorati che rappresentano la varianza dei costi, la varianza della pianificazione e altro ancora. Inoltre, non è richiesta alcuna configurazione! Il monitoraggio delle sei metriche di progetto mostrate sulla dashboard in tempo reale è il modo in cui tieni traccia del tuo progetto mentre si sviluppa. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Conoscere il valore guadagnato aiuta a fornire informazioni più approfondite sul tuo progetto. E quando si impara a conoscere il valore guadagnato, è importante ricordare che ci sono tre termini ad esso associati, ognuno dei quali è leggermente diverso.

1. Earned Value Analysis (EVA): questa tecnica di gestione del progetto è quantitativa. Valuta le prestazioni del progetto calcolando i probabili risultati del progetto. Lo fa confrontando lo stato di avanzamento e il budget del lavoro pianificato con i costi effettivi.
2. Earned Value Management (EVM): questa metodologia misura le prestazioni del progetto con una pianificazione e un budget integrati, che si basa sulla struttura di ripartizione del lavoro di progetto (WBS).
3. Earned Value Management System (EVMS): questa è la raccolta di strumenti, modelli, processi e procedure che un'organizzazione utilizza per eseguire l'EVM.

Concetti fondamentali della gestione del valore guadagnato

L'analisi del valore guadagnato basata su una linea di base di misurazione delle prestazioni è il modo in cui puoi confrontare il piano del tuo progetto con l'esecuzione del progetto. Ciò consente ai project manager di rispondere a tre domande: dove eravamo, dove siamo ora e dove stiamo andando? Ciò richiede l'accesso ai seguenti punti dati.

Valore pianificato (PV)

Il valore pianificato è il punto in cui le attività del progetto dovrebbero trovarsi in un punto specifico della pianificazione del progetto e della stima dei costi. Questi due valori sono il valore pianificato di dove si prevede di trovarsi entro il periodo di riferimento corrente. Questo valore può essere cumulativo o corrente. Il primo è il budget approvato per le attività pianificate che devono essere svolte generalmente durante l'intero progetto. Quest'ultimo è il budget approvato per le attività pianificate svolte in un periodo specifico del progetto, siano essi giorni, settimane o mesi.

Valore pianificato (PV) = % del progetto completato (pianificato) * Budget del progetto

Costo effettivo (CA)

Questo è il costo effettivo del lavoro che è stato completato in un periodo di progetto specifico. Il valore si riferisce a quanto è stato speso, cumulativamente o attualmente. Cioè, il costo effettivo del lavoro svolto fino al momento in cui viene calcolato o in un determinato periodo di giorni, settimane o mesi.

Costo effettivo (AC) = Costi effettivi fino ad oggi

Valore realizzato (EV)

Questa è la quantificazione del valore del lavoro svolto fino a una certa data nel progetto. L'Earned Value cumulativo è la somma del budget dell'intero progetto fino alla data del calcolo, mentre l'Earned Value corrente viene eseguito solo per un determinato periodo.

Earned Value = % del lavoro completato * BAC (Budget al completamento)

Come si calcola la gestione del valore guadagnato?

Ora che abbiamo appreso i concetti fondamentali di EVM, impariamo come calcolare la gestione del valore guadagnato. Per fare ciò, utilizzeremo semplici formule di gestione del valore guadagnato, che sono spiegate di seguito.

Formule di gestione del valore guadagnato

Esistono calcoli che possono essere eseguiti in modo rapido e semplice per eseguire EVM. Le formule EVM possono essere suddivise in due gruppi: indici di performance e formule di analisi della varianza. Eccoli:

Variazione programma (SV)

La variazione della pianificazione è un modo per i project manager di capire quanto in anticipo o in ritardo sulla pianificazione sono nel progetto. La formula per capirlo è la seguente.

Variazione della pianificazione (SV) = Valore realizzato (EV) – Valore pianificato (PV)

Variazione dei costi (CV)

La varianza dei costi è la differenza tra il costo effettivo del progetto a quel punto calcolato rispetto al costo del budget pianificato per quel periodo di tempo nel piano del progetto. La formula è sotto.

Variazione dei costi (CV) = Valore realizzato (EV) – Costo effettivo (AC)

Indice di prestazione del programma (SPI)

L'indice di prestazione della pianificazione è un sottoinsieme di EVM, che mostra se un progetto è in anticipo o in ritardo rispetto alla pianificazione. Calcola il rapporto tra il lavoro svolto e il lavoro programmato. La formula per questo è la seguente.

Indice di performance pianificata (SPI) = Valore realizzato (EV) / Valore pianificato (PV)

Il calcolo dell'indice di prestazione della pianificazione implica la divisione dell'EV per il PV per misurare i progressi raggiunti rispetto a dove ti aspettavi di progredire a un certo punto. Se hai ottenuto un valore inferiore a 1,0, significa che hai svolto meno lavoro di quanto previsto per questo punto. Mentre un valore maggiore di 1,0 significa che hai completato più del previsto.

Indice di performance dei costi (CPI)

L'indice di prestazione dei costi misura l'efficienza dei costi nel progetto. Viene visualizzato in un rapporto tra il valore ottenuto e i costi effettivi.

Cost Performance Index (CPI) = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC)

Per questo calcolo, dividi EV per AC per misurare il valore del lavoro completato rispetto al suo costo effettivo. Anche in questo caso, se raggiungi una cifra inferiore a 1,0, i tuoi costi sono superiori al budget. Un numero maggiore di 1,0 significa che i costi sono inferiori a quanto preventivato.

Stima al completamento (EAC)

Al completamento è stimata l'attuale aspettativa di quali saranno i costi totali per il progetto una volta completato.

Stimato al completamento (EAC) = Budget al completamento (BAC) / Indice di rendimento dei costi (CPI)

Con questo calcolo, dividi il budget totale del progetto per il valore CPI che hai calcolato sopra.

EVM è fantastico, con alcuni avvertimenti

EVM è una tecnica che puoi utilizzare per gestire e controllare il tuo progetto, ma EVM non risolverà tutto. Non sempre funziona sul tuo progetto e non è un proiettile magico in grado di perforare tutti i problemi del progetto. In effetti, ha alcune insidie.

Non puoi fare affidamento esclusivamente sulla gestione del valore guadagnato. Ricorda, sta semplicemente calcolando un singolo punto dati obiettivo. Il valore guadagnato del tuo progetto può cambiare e può cambiare velocemente. Naturalmente, i costi e i progressi raramente si riflettono nel progetto reale come lo sono quando si esegue il progetto. Quindi, EVM funge da salvaguardia e fornisce dati utili. È meglio eseguire questi calcoli mensilmente o più frequentemente se il tuo progetto ha una durata inferiore.

EVM non garantisce la qualità

Ci sono alcune cose che EVM non offre una finestra per vedere, come la soddisfazione del cliente e la qualità del progetto. Le prestazioni del progetto in relazione a fattori importanti come pianificazione e budget vengono monitorate con EVM. Ma un progetto di successo non è semplicemente portato a termine in tempo e nel rispetto del budget. Se il tuo cliente non è soddisfatto o la qualità del progetto o del servizio è scarsa, c'è un grosso problema indipendentemente dal programma delle riunioni e dalle richieste di budget.

Senza dati accurati, EVM è inutile

Se non includi tutti i costi effettivi nei tuoi calcoli, i risultati non rifletteranno accuratamente l'avanzamento o le prestazioni del progetto. Se stai utilizzando un software che esegue automaticamente questi calcoli, devi essere doppiamente cauto, poiché potrebbe trascurare i dati critici e darti un risultato fuorviante.

EVM ha bisogno del contesto

Infine, non limitarti a fornire i numeri ai clienti, alle parti interessate oa chiunque tu stia segnalando: devono sapere cosa significano quei numeri e come li stai utilizzando. Sii chiaro nella tua lingua ed evita il gergo. Sai di cosa stai parlando, ma è importante che anche la persona con cui stai parlando capisca. Non ammutolirlo, ovviamente; basta parlare in modo chiaro e semplice. Essere in grado di comunicare efficacemente l'EVM è importante quanto essere in grado di calcolarlo.

Misura le prestazioni con ProjectManager

Il calcolo delle prestazioni è fondamentale per mantenere i progetti nei tempi previsti e nel budget, ma cosa succede se non si dispone di una calcolatrice? Seriamente, è un sacco di lavoro raccogliere tutti quei dati e calcolare ogni equazione. Sebbene sia importante, ti allontana da altre questioni importanti ed è così facilmente automatizzato!

ProjectManager è un software pluripremiato che elabora automaticamente i dati in tempo reale per fornire le informazioni di cui hai bisogno e tenere traccia delle prestazioni del tuo progetto. Ogni volta che un membro del team aggiorna il proprio stato, i dati vengono condivisi nel nostro software, consentendoti di prendere facilmente decisioni basate sui dati.

Tieni traccia del tuo lavoro con rapporti in un clic

Per ottenere uno sguardo più approfondito ai dati rispetto a quello che può fornire la dashboard in tempo reale, utilizza i rapporti con un clic. Puoi generare rapidamente rapporti sullo stato e sul portafoglio, nonché rapporti su costi, tempo, carico di lavoro e altro ancora. Inoltre, puoi facilmente filtrare ogni rapporto per mostrare solo le informazioni che ti interessano. Quindi condividi i rapporti come allegati PDF o addirittura stampali per le presentazioni degli stakeholder e tieni tutti aggiornati.

Se noti una discrepanza e vuoi approfondire per scoprire qual è il problema, abbiamo una funzione di segnalazione che diventa granulare. Puoi filtrare i risultati del rapporto per mostrare solo i dati che desideri. Questi report possono anche essere condivisi, quindi se stai solo monitorando i progressi da presentare ai tuoi stakeholder, ti abbiamo coperto.

Visualizza lo stato di avanzamento del progetto

Poiché il nostro software si aggiorna costantemente, puoi tenere traccia del tuo progetto da molti punti. Ad esempio, il nostro diagramma di Gantt online è ottimo per pianificare e programmare il tuo progetto, ma ha anche una funzione di monitoraggio. La barra della durata che collega la data di inizio e di fine a un'attività nella sequenza temporale del progetto rifletterà i progressi del tuo team con la condivisione per indicare quanto l'attività è vicina al completamento.

Il nostro software funziona con gli altri tuoi strumenti di valore guadagnato per darti un quadro completo delle prestazioni del tuo progetto. Non solo, offriamo una gamma completa di strumenti di gestione dei progetti che lavorano tutti insieme per garantire che i tuoi progetti funzionino e soddisfino le aspettative degli stakeholder. Il nostro software rende più semplice conoscere il tuo valore guadagnato.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che semplifica la misurazione dei progressi e l'esecuzione di EVM. Con la sua dashboard in tempo reale, le metriche del progetto vengono calcolate istantaneamente con dati in tempo reale e fornite in grafici e grafici di facile lettura che possono essere condivisi premendo un tasto. Provalo tu stesso con questa prova gratuita di 30 giorni.