Gestione dei fornitori: una guida rapida

Le organizzazioni richiedono risorse per completare progetti, fabbricare prodotti o fornire servizi. La maggior parte, se non tutte, le aziende non possono produrre tutte le loro materie prime, attrezzature o macchinari, quindi devono procurarsele dai fornitori. I fornitori sono definiti come fornitori esterni che forniscono beni e servizi essenziali. A seconda del numero di fornitori con cui lavori, la loro gestione può essere molto complessa. È qui che entra in gioco la gestione dei fornitori.

Che cos'è la gestione dei fornitori?

La gestione dei fornitori è il processo di gestione del rapporto con i fornitori da cui un'organizzazione ottiene le materie prime, le attrezzature e altre forniture essenziali per le proprie operazioni. L'obiettivo principale della gestione dei fornitori è selezionare i fornitori e i termini contrattuali giusti in modo che le aziende possano garantire la qualità del prodotto, ridurre al minimo i costi e mantenere la catena di approvvigionamento e le attività logistiche funzionanti normalmente.

La gestione dei fornitori copre attività come la ricerca e l'approvvigionamento di fornitori, l'ottenimento di preventivi per prezzi, capacità, qualità e tempi di consegna. Copre anche le trattative contrattuali, la gestione dei rapporti, gli incarichi di lavoro, la valutazione delle prestazioni e la diffusione dei pagamenti.

La gestione del rapporto con i fornitori è un importante processo aziendale che dovrai osservare da vicino. ProjectManager dispone di strumenti di pianificazione, programmazione e monitoraggio in modo che tu possa assegnare il lavoro al tuo team e assicurarti che nulla cada nelle fessure durante il processo di acquisto, ricezione e stoccaggio delle merci di cui la tua azienda ha bisogno per prosperare. Usa elenchi di attività, bacheche kanban, diagrammi di Gantt e altri strumenti per assicurarti che tutto vada come previsto. Inizia gratuitamente oggi stesso.

Processo di gestione dei fornitori

Il processo di gestione dei fornitori può essere suddiviso in quattro fasi:

1. Stabilire obiettivi aziendali

Definisci chiaramente i tuoi obiettivi di business e sii il più specifico possibile (considera di stabilire obiettivi SMART). Per ottenere con successo l'aiuto di un fornitore, devi sapere esattamente cosa stai cercando di ottenere. La gestione dei fornitori è anche più semplice quando hai definito parametri di performance da confrontare.

2. Scegli il miglior venditore

Chi si adatta alle tue esigenze e corrisponde alle tue caratteristiche prestazionali? Dovrai soppesare i pro ei contro di tutti i fornitori e avranno entrambi, quindi questo passaggio deve essere eseguito dopo un'accurata verifica. È necessario utilizzare un ordine di acquisto per documentare il prezzo, la quantità, la finestra di consegna e i termini di pagamento dei beni/servizi ordinati. È un documento legalmente vincolante che garantisce che tu e il tuo fornitore siate sulla stessa pagina.

3. Gestisci i fornitori

Questa è l'attività quotidiana di monitoraggio delle prestazioni e dell'output. È il modo migliore per assicurarsi che i termini del contratto vengano rispettati. Questo passaggio comporta molte comunicazioni per offrire approvazioni, disapprovazioni, modifiche, feedback e quant'altro sia necessario per approfondire la relazione.

4. Raggiungi costantemente gli obiettivi

Vuoi raggiungere i tuoi obiettivi non una o due volte, ma costantemente nel corso del tuo rapporto con il venditore. Ciò significa gestire regolarmente il fornitore per influenzarlo meglio affinché raggiunga regolarmente gli obiettivi di prestazione.

Perché è importante la gestione dei fornitori?

La gestione dei fornitori è un aspetto critico della gestione di un'azienda. Ecco le aree chiave che sono influenzate dalla gestione dei fornitori.

• Gestione della catena di fornitura: la catena di fornitura di un'azienda è il processo che va dall'acquisto delle materie prime alla consegna di un prodotto finale ai clienti. La gestione dei fornitori è un passaggio fondamentale in questo processo poiché i fornitori forniscono gli input di produzione necessari a un'azienda di cui ha bisogno per operare e produrre beni.
• Pianificazione della produzione: per fabbricare prodotti, un'azienda deve pianificare come coordinare gli sforzi dei propri dipendenti e massimizzare l'efficienza di una linea di produzione. Questo processo è noto come pianificazione della produzione e la gestione dei fornitori svolge un ruolo significativo nell'ottenere le forniture giuste al momento giusto.
• Garanzia e controllo della qualità: le forniture utilizzate dalle aziende per la produzione di beni hanno un impatto diretto sulla qualità del prodotto finale. La gestione dei fornitori svolge un ruolo significativo nell'ottenere forniture di qualità.
• Gestione dei costi: una gestione efficace dei fornitori aiuta le aziende a risparmiare sui costi di produzione, che hanno un impatto diretto sulla loro redditività complessiva. Il fornitore giusto aiuterà le aziende a risparmiare sui costi offrendo forniture di qualità.
• Gestione della logistica: la gestione della logistica è uno degli aspetti più importanti della gestione di un'azienda. Implica il trasporto, l'imballaggio e lo stoccaggio dei prodotti. Nella maggior parte dei casi, le aziende si affidano a fornitori per tali processi.
• Soddisfazione del cliente: la gestione del fornitore è importante per mantenere alti livelli di soddisfazione del cliente, perché le forniture utilizzate per la produzione di beni hanno un impatto diretto sul prodotto finale.

Insourcing contro outsourcing

Stabilire una relazione con un fornitore esterno è anche chiamato gestione del fornitore. Ma come fai a sapere quando è preferibile esternalizzare il lavoro o tenerlo in casa? Devi valutare le esigenze della tua organizzazione e quali risorse devi applicare al progetto.

Questa non è necessariamente una scelta facile da fare. Inizia osservando le competenze chiave della tua organizzazione. Soddisfano le esigenze del tuo progetto? Hai le risorse da risparmiare per il lavoro? In tal caso, l'attività potrebbe essere svolta meglio internamente anziché coltivarla.

Tuttavia, se il lavoro ruota attorno a una disciplina che non è nella timoneria della tua azienda o rappresenta un'abilità che potrebbe essere presente ma non è completamente sviluppata, l'investimento nell'assunzione di un fornitore diventa più attraente.

Definizioni di gestione dei fornitori

Abbiamo sottolineato che un fornitore è una persona o un'organizzazione che vende un servizio, un prodotto o una manodopera. Possono essere consulenti indipendenti, una società di consulenza o una società di personale, che di solito viene definita fornitore.

C'è anche qualcosa chiamato Vendor on Premises (VOP), che è un venditore che apre il proprio negozio nella sede di attività del cliente. Possono procurarsi manodopera da soli o da fornitori esterni, ma alla fine gestiscono e coordinano il lavoro per il cliente.

Un Managed Service Provider (MSP) gestisce i fornitori e misura il loro lavoro nel soddisfare gli standard e i requisiti del loro cliente. Di solito non reclutano, ma piuttosto ricercano e indirizzano i migliori fornitori in base alle esigenze del cliente.

Un altro termine utilizzato nella gestione dei fornitori è Employer of Record (EOR). Questo è un modo per facilitare la gestione degli appaltatori indipendenti. Ciò include auditing, revisioni e altri problemi di gestione.

Strumenti di gestione dei fornitori

Esistono strumenti per la gestione dei fornitori, come un Vendor Management System (VMS), che è un programma per computer che distribuisce i requisiti di lavoro a società di personale, reclutatori, società di consulenza e altri fornitori. Aiuta con l'assunzione, il processo di colloquio e il processo di pagamento.

Un altro strumento è chiamato sistema CSM (Contracted Service Management), che funziona con il software di grandi impianti di produzione per acquisire dati in tempo reale tra fornitori e clienti. Questo sforzo collaborativo aiuta a semplificare il processo di cronometraggio e migliora la visibilità dei costi del progetto.

Il ruolo dei Vendor Manager

Quindi, cosa fa la persona incaricata della gestione dei fornitori? In primo luogo, collaborano con gli uffici di gestione e budgeting per gestire e controllare le forniture e assicurarsi che i costi siano pari o inferiori al valore di mercato.

Lavorano anche con i fornitori per negoziare i prezzi che rientrano nell'ambito del budget aziendale mantenendo la qualità. Ciò significa cercare offerte da più fornitori per assicurarsi che stiano stipulando un contratto con il fornitore giusto. Il fornitore giusto è definito non solo dal prodotto o dal servizio che fornisce, ma anche dal suo track record e dalla sua storia finanziaria.

Una volta risolto il contratto, il manager deve rimanere in comunicazione con il fornitore, nonché con il proprio dipartimento finanziario e i team di gestione che si interfacciano con i fornitori. Inoltre tengono traccia dei livelli delle scorte e dispongono di registri dettagliati per monitorare la consegna delle forniture e confermare il loro arrivo.

Lavorare con i fornitori potrebbe essere necessario per il successo del tuo progetto, ma aggiunge anche un altro livello di complessità alla sua gestione. Quello che devi avere è un software di project management in grado di gestire tutti questi dati. ProjectManager è uno strumento basato su cloud che presenta una dashboard in tempo reale per le informazioni più accurate per assicurarti di essere sempre al passo con il lavoro del tuo fornitore mentre lo fa. Provalo tu stesso e scopri come può aiutarti con la gestione dei fornitori prendendo questa prova gratuita di 30 giorni.