Come pianificare un evento virtuale: checklist per la pianificazione di eventi virtuali

Gli uomini d'affari tendono a preferire incontrarsi di persona. Ma dopo un periodo di eventi virtuali, è difficile rinunciare a quel lusso digitale. La pianificazione di eventi virtuali è diventata comune anche se gli eventi tornano su IRL o offrono opzioni ibride.

Il desiderio di rimanere virtuale in alcuni casi è comprensibile. La pianificazione di eventi virtuali significa che più persone possono partecipare indipendentemente da dove si trovano. Ma come pianificare un evento virtuale è ancora relativamente nuovo e alcuni non sanno nemmeno cosa sia un evento virtuale. Siamo qui per aiutarti a pianificare un evento virtuale, incluso fornirti una lista di controllo in modo da non perdere nessun passaggio chiave.

Che cos'è un evento virtuale?

Gli eventi virtuali si svolgono online. Ciò può essere ottenuto attraverso una varietà di mezzi, come lo streaming live dell'evento, la riproduzione di una presentazione video registrata che può essere visualizzata ogni volta che un partecipante lo desidera o anche tramite chiamate audio.

La principale differenza tra un evento virtuale e un evento di persona è che gli eventi virtuali non sono riunioni fisiche faccia a faccia. Chiunque possa accedere a Internet è un potenziale candidato per partecipare a un evento virtuale.

Inutile aggiungere, questo allarga notevolmente la rete sia per i relatori che per i partecipanti. Tuttavia, gli eventi virtuali richiedono una pianificazione proprio come faresti per la varietà vecchio stile. Ma non è la stessa cosa. Puoi andare in diretta su Facebook o su qualche altra piattaforma sociale ogni volta che vuoi, ma un evento più grande e complicato richiede una pianificazione.

Pensa a una convention o a un evento relativo al settore che potrebbe durare diversi giorni, questi richiederanno sicuramente la pianificazione di eventi virtuali. ProjectManager è un software online che ti offre gli strumenti per connetterti con le persone ovunque e in qualsiasi momento in modo da poter coordinare come pianificare un evento virtuale. I nostri diagrammi di Gantt online possono organizzare le tue attività, i costi e le risorse. Sono facili da condividere e aggiornare in tempo reale per mantenere tutti allineati. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Tipi di eventi virtuali

Abbiamo già menzionato di sfuggita alcuni tipi di eventi virtuali, ma l'argomento merita maggiore attenzione. Esistono molti tipi diversi di eventi virtuali e ciascuno richiede la pianificazione di eventi virtuali per assicurarsi che siano un successo per tutti i soggetti coinvolti. Probabilmente hai partecipato a uno o due di questi.

Webinar

Un webinar è solitamente un evento unico utilizzato per fornire contenuti educativi o promozionali. Viene presentato in tempo reale, anche se spesso viene anche registrato in modo che le persone possano vederlo in un secondo momento. Dopo la presentazione, di solito c'è un periodo aperto per domande e risposte.

Conferenze virtuali

Come suggerisce il nome, questa conferenza è online. Di solito è un evento in tempo reale che attrae persone con interessi simili, sia che si tratti di affari o di qualche tipo di hobby. Possono includere tavole rotonde, relatori principali, stand di venditori online e persino cocktail hour virtuali.

Eventi aziendali virtuali

Simile a una conferenza virtuale, gli eventi aziendali virtuali sono più mirati. I partecipanti fanno tutti parte della più grande società, ma l'evento stesso potrebbe essere per una serie di motivi. Potrebbe essere un incontro o un ritiro a tutte le mani, un evento di degustazione di vini o qualsiasi altro numero di incontri di lavoro o più casuali. L'unico denominatore comune è che l'evento è aperto solo a chi fa parte della società.

Eventi di Team Building virtuale

Un evento di team building virtuale potrebbe far parte di un evento aziendale più ampio. Non è diverso dal team building di persona, tranne che avviene online. Le attività possono essere le stesse, come rompighiaccio, fitness di gruppo e altro ancora. Alcuni eventi dovranno essere riorganizzati per poter lavorare online, ma l'obiettivo di costruire legami più forti tra i membri del team rimane lo stesso.

Eventi di assunzione virtuale

Uno dei modi più innovativi per utilizzare gli eventi virtuali è come piattaforma di assunzione. Un evento di assunzione virtuale offre ai dipendenti l'opportunità di intervistare i candidati per le posizioni aperte. Poiché sempre più aziende sono aperte al lavoro a distanza, l'assunzione virtuale consente loro di cercare talenti da tutto il mondo piuttosto che solo a breve distanza dal pendolarismo.

Eventi sociali virtuali

Anche stare insieme virtualmente ha guadagnato popolarità. Molte famiglie che sono sparse geograficamente possono riunirsi online, le feste di matrimonio possono includere coloro che non possono fisicamente partecipare al matrimonio e gli amici che non si trovano più nello stesso luogo possono incontrarsi per un drink e incontrarsi.

Lista di controllo per la pianificazione di eventi virtuali

Ora che sappiamo cos'è un evento virtuale e quanti tipi diversi ci sono, sei pronto per imparare la pianificazione di eventi virtuali. In effetti, probabilmente hai già partecipato a una sorta di evento virtuale, anche se sta parlando con qualcuno su Zoom.

La pianificazione di eventi virtuali, tuttavia, è più coinvolta. Per assicurarci di selezionare tutte le caselle, abbiamo assemblato un elenco di controllo che può essere utilizzato per quasi tutti i tipi di eventi virtuali descritti sopra.

1. Imposta gli obiettivi per il tuo evento virtuale

Non puoi misurare il successo finché non hai una serie di metriche. Qualunque sia il tuo evento virtuale, devi decidere in anticipo cosa speri che ottenga. Vuoi raccogliere e-mail, distribuire eBook, promuovere il tuo marchio, fare rete con professionisti del settore, mostrare come utilizzare un nuovo prodotto, ecc.? Qualunque sia l'obiettivo che decidi, informerà il resto dell'evento, quindi non iniziare senza uno.

2. Definisci il tuo pubblico di destinazione

Per raggiungere i tuoi obiettivi, devi conoscere il tuo pubblico di destinazione. Questi sono i tuoi potenziali clienti per un prodotto, colleghi professionisti per una conferenza e così via. Questo passaggio richiede una grande quantità di ricerca. Meglio puoi definire il pubblico di destinazione per l'evento virtuale, più puoi personalizzare l'evento virtuale per soddisfare le sue esigenze.

3. Scegli il tipo di evento

Tutto il lavoro che hai svolto nei primi due passaggi informerà la tua scelta del luogo. Qui deciderai se l'evento sarà trasmesso in streaming live o registrato (o entrambi), determinerai se un webinar si adatta meglio al tuo scopo e così via. Il tipo di evento virtuale ti aiuterà a scegliere un partner o un servizio di streaming per consegnare il tuo evento ai partecipanti.

4. Crea una campagna di marketing digitale

Una volta risolto quanto sopra, devi spargere la voce. Ciò significa creare un piano di marketing. Dal momento che stai pianificando eventi virtuali, probabilmente vorrai anche commercializzare online. Anche se potresti anche creare cartoline per posta ordinaria e altri strumenti di promozione della vecchia scuola. Per i nostri scopi, ci atterremo al marketing digitale.

Promuovi sui social

I social media sono un buon posto per iniziare a spargere la voce. Usa gli hashtag che il tuo pubblico di destinazione potrebbe seguire per convincerli a vedere i tuoi post. Inoltre, prova a determinare quali piattaforme utilizzano; gli uomini d'affari tendono ad essere su LinkedIn, mentre altri preferiscono Twitter, Facebook, Instagram, TikTok, Reddit, ecc.

Crea un sito web

Se hai un sito web, questo è il posto più ovvio per iniziare a fare marketing. Crea una pagina dedicata all'evento e banner pubblicitari da visualizzare in tutto il tuo sito, con un invito all'azione per partecipare. Ti consigliamo di visualizzare il sito il più in alto possibile nei risultati di ricerca. Ciò richiede la ricerca di parole chiave che il tuo pubblico di destinazione utilizza durante la ricerca online. L'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO) è uno strumento chiave per attirare le persone giuste sul tuo sito.

Usa annunci online

I due suggerimenti precedenti sono sotto l'ombrello del marketing biologico. Il rovescio della medaglia sono i media a pagamento, che includono l'acquisto di annunci su altri siti. Il marketing sui motori di ricerca (SEM) è una tecnica per migliorare il tuo marketing online.

5. Trova relatori, moderatori e altri partecipanti chiave

Ancora una volta, a seconda del tipo di evento virtuale che stai pianificando, potresti aver bisogno di relatori principali, un moderatore per le discussioni di gruppo e altri che siano lì per informare il pubblico. Se è così, devi trovarli e avere fondi per pagare la loro presenza, ma anche alloggi, come hotel, cibo e viaggi se l'evento è ibrido (cioè online e di persona).

6. Crea un'agenda per eventi virtuali

Gli ordini del giorno sono documenti importanti che mantengono tutte le riunioni puntuali ed evitano perdite di tempo. Questo è doppiamente vero per gli eventi virtuali. Devi coordinare i tuoi relatori e qualsiasi altra presentazione. Di solito c'è un'introduzione, una pausa per la colazione o il pranzo e così via. La creazione di un'agenda virtuale dell'evento organizza l'evento ma fornisce anche una guida per i partecipanti.

7. Scegli una data e un fuso orario

Anche se registri l'evento per la visualizzazione futura, hai bisogno di una data e un'ora per dare il via all'evento virtuale. Ricorda che questo è un evento globale. Chiunque, da qualsiasi luogo, può partecipare. Ciò significa che devi scegliere un fuso orario in cui si svolgerà in modo che le persone in altri fusi orari che partecipano sappiano quando accedere all'evento virtuale.

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8. Scegli una piattaforma per eventi virtuali

Esistono molti servizi che possono ospitare il tuo evento online, ma è necessario contrattare questi servizi prima o poi. L'ultima cosa che vuoi è non poter trasmettere il tuo evento ai partecipanti perché hai trascurato di stipulare un contratto con un fornitore. Ecco alcune diverse piattaforme di eventi per lo streaming live o i video preregistrati.

• Ingrandisci
• Google Meet
• Microsoft Team
• Eventi Webex

9. Scegli un luogo

Un evento virtuale deve svolgersi in uno spazio fisico. Che tu stia pianificando un evento virtuale o ibrido, devi affittare una sede. Sì, è possibile che tutti i relatori si limitino a telefonare durante le loro presentazioni da casa o dall'ufficio, ma ciò complica ulteriormente le cose e non sempre risulta professionale. Ti consigliamo di affittare uno studio o un altro posto che abbia telecamere, buoni microfoni e così via per avere una presentazione professionale.

10. Registra il tuo evento virtuale

È una buona idea registrare il tuo evento in modo che viva oltre l'evento virtuale effettivo e possa continuare a servire i tuoi obiettivi per un periodo prolungato. La maggior parte delle piattaforme ha un'opzione per la registrazione e quindi puoi condividere il collegamento o ospitare la registrazione sul tuo sito web.

11. Raccogli feedback dopo il tuo evento virtuale

Ti consigliamo di avere una sorta di follow-up con il pubblico. È sempre un buon marketing raccogliere le loro e-mail non solo per continuare a commercializzare queste persone, ma anche per ottenere il loro feedback sull'evento. Si tratta di dati preziosi per aiutarti a sviluppare e gestire meglio la prossima riunione virtuale che stai pianificando.

ProjectManager ti aiuta a pianificare eventi virtuali

La pianificazione di eventi virtuali richiede uno strumento flessibile in grado di connettere le persone ovunque e in qualsiasi momento, nonché tra i reparti per favorire la collaborazione. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online con le funzionalità necessarie per la pianificazione di eventi virtuali e per la gestione dell'esecuzione di tale piano.

Pianifica con più viste del progetto

La pianificazione di eventi virtuali coinvolge molte persone diverse, specialmente se pianificate da un'azienda. Ciò significa che diversi reparti devono lavorare insieme, dal marketing alle vendite. Ma ogni reparto lavora in modo diverso. Diamo loro gli strumenti con cui sono a loro agio a lavorare. I diagrammi di Gantt sono ottimi per l'intera organizzazione, ma le visualizzazioni elenco raccolgono attività e le bacheche kanban mostrano il flusso di lavoro in un'impostazione visiva. Alcuni preferiscono la visualizzazione del calendario per tenere traccia delle date importanti. Indipendentemente da ciò, tutte le visualizzazioni vengono aggiornate insieme in tempo reale in modo che tutti lavorino sempre con i dati più aggiornati.

Collabora in tempo reale

Fare in modo che tutti i membri del team utilizzino gli strumenti con cui sono più a loro agio è solo l'inizio. Affinché possano collaborare, tali strumenti devono fornire dati in tempo reale. La nostra piattaforma collaborativa non solo aggiorna tutte le visualizzazioni del progetto contemporaneamente, ma offre a tutti la possibilità di condividere file, commentare a livello di attività e taggare altri se necessario. La nostra archiviazione di file illimitata significa che tutte le risorse del tuo evento possono essere condivise su un hub centralizzato per un facile accesso. Tutto ciò di cui avranno bisogno per svolgere il proprio lavoro è sullo strumento.

I manager ottengono visibilità su ciò che fanno tutti. Possono controllare i progressi e le prestazioni ad alto livello ogni volta che vogliono con i nostri dashboard in tempo reale o generare report personalizzabili per scavare più a fondo nei dati. Funzionalità di gestione delle attività per aumentare la produttività per mantenerti nei tempi e offrire un evento virtuale di successo.

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