Come eseguire una riunione virtuale di successo per i team di vendita a distanza

Mentre le riunioni virtuali un tempo erano considerate l'ultima risorsa, oggi sono diventate l'opzione di riferimento per molti team di vendita.

Non c'è alcun segno che le cose cambino a breve. In effetti, ricerche recenti ci mostrano che le vendite di software per conferenze web sono aumentate del 500% dall'inizio della pandemia di coronavirus.

Chiaramente, le riunioni virtuali sono molto diverse dalle normali riunioni in ufficio. Richiedono un livello di pianificazione e finezza per renderli efficaci e garantire che la mancanza di contatti faccia a faccia non ti impedisca di raggiungere i tuoi obiettivi.

Con questo in mente, ecco come organizzare una riunione virtuale di successo per il tuo team di vendita a distanza:

Che cos'è una riunione virtuale?

In generale, una riunione virtuale è semplicemente qualsiasi riunione che non si verifica di persona. Le meraviglie della tecnologia moderna consentono di collaborare efficacemente con i colleghi dall'altra parte del mondo. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet decente.

Esistono quattro tipi principali di riunione virtuale:

1. Teleconferenza : riunioni virtuali solo audio che in genere coinvolgono più persone che si collegano utilizzando un numero di telefono e un codice di accesso specifici.
2. Videoconferenza: riunioni audio e video. Simile alle teleconferenze, si basano sulle persone che accedono a un'interfaccia che consente ai partecipanti di vedersi e ascoltarsi a vicenda.
3. Conferenze Web: riunioni audio e video che estendono la portata delle videoconferenze tradizionali consentendo ai partecipanti di impegnarsi e collaborare in modi aggiuntivi, ad esempio distribuendo documenti e condividendo schermate.
4. Webinar — Un formato di videoconferenza uno-a-molti che fornisce una piattaforma unidirezionale per i presentatori o gli educatori per trasmettere informazioni a un gruppo di persone.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi delle riunioni virtuali?

Sebbene le riunioni virtuali presentino alcuni inconvenienti rispetto alle riunioni di persona, offrono anche alcuni importanti vantaggi. Diamo un'occhiata ai pro e ai contro delle riunioni virtuali qui:

Professionisti

• Spese ridotte. Se non si tengono riunioni faccia a faccia, non è necessario assumere una sala riunioni. In effetti, se l'intero team di vendita è remoto, potresti non aver bisogno di un ufficio, il che equivale a un grande risparmio.
• Maggiore partecipazione. Le persone possono partecipare e farsi coinvolgere indipendentemente da dove risiedono. E poiché tutti partecipano da remoto, la riunione non sarà dominata dalle persone che sono in ufficio.
• Nessun viaggio. Il tuo team di vendita può partecipare alle riunioni in tempo reale senza dover sopportare il pendolarismo.

contro

• Mancanza di linguaggio del corpo e segnali sociali. Questo è grande. Può essere più difficile discernere cosa intendono veramente le persone o come si sentono quando non sei nella stessa stanza.
• Spese software aggiuntive. Se le riunioni virtuali sono una parte fondamentale del tuo flusso di lavoro, probabilmente non sarai in grado di cavartela con i livelli di prodotto gratuiti (o freemium).
• Connessioni Internet deboli possono influire sulla qualità della riunione. Se qualcuno ha una cattiva connessione Wi-Fi, non può contribuire alla riunione. In effetti, potrebbero non essere affatto in grado di partecipare.

Passaggi per pianificare una riunione virtuale

Qualsiasi incontro richiede preparazione. Ma questo è particolarmente vero per le riunioni virtuali; l'elemento remoto significa che devi fare il possibile per far sentire tutti coinvolti e coinvolti. Ecco come farlo bene:

1. Prenota un orario che funzioni per tutti

Quando il tuo team è in remoto, c'è sempre il potenziale che sarà basato su più fusi orari. Chiaramente, dovrai tenerne conto al momento della prenotazione del tuo incontro.

Inoltre, assicurati di evitare conflitti di pianificazione. I rappresentanti di vendita lavorano duramente per creare fiducia con i loro potenziali clienti, quindi se si aspettano una chiamata o un'e-mail importante, questa deve essere la loro priorità.

Infine, sii severo con l'elenco degli inviti. Tutti devono essere presenti? Se non è rilevante per i tuoi BDR, non sprecare il loro tempo: mantienilo per i DSP e i leader delle vendite.

2. Condividi l'agenda in anticipo

Stabilire aspettative chiare e condividere in anticipo documenti importanti rende più facile per tutti la preparazione. A sua volta, ciò garantisce che la tua riunione sarà più efficiente, riducendo la quantità di tempo che devi dedicare alle spiegazioni di base e ad altri preamboli.

3. Scegli lo strumento per riunioni virtuali giusto

Diversi strumenti per conferenze hanno diversi punti di forza e di debolezza. Ad esempio, una riunione di vendita trimestrale potrebbe funzionare meglio come conferenza web, in particolare se più persone hanno bisogno di parlare e condividere i loro schermi. D'altra parte, le chiamate di guadagno, che non sono particolarmente visive, potrebbero essere più adatte alle teleconferenze.

Qualunque strumento tu scelga, assicurati di includere collegamenti, numeri di accesso e codici di accesso nell'invito alla riunione.

4. Prova se necessario

Per riunioni più impegnative, come quando ti presenti al consiglio di amministrazione o a un potenziale cliente, non dare per scontato che andrà tutto bene durante la notte. Invece, dovresti assolutamente fare una prova generale.

Laddove più persone sono tenute a parlare e contribuire alle presentazioni di diapositive, un passaggio può aiutare a appianare eventuali punti deboli, evitare ripetizioni e garantire che i tuoi contenuti siano puntuali.

Come eseguire una riunione virtuale di successo

Ottenere la giusta pianificazione è la prima parte della battaglia; dopo è il momento di eseguire. La tua preparazione dovrebbe aiutarti a evitare qualsiasi problema tecnico importante, ma ci sono ancora molte cose che possono andare storte. Ecco come farlo bene:

1. Metti alla prova la tua tecnologia prima della riunione

Non lasciare al caso il successo del tuo incontro. Metti alla prova tutti gli elementi che potrebbero deluderti:

• Assicurati che la videocamera e il microfono funzionino come previsto.
• Controlla la tua connessione Wi-Fi eseguendo un test di velocità.
• Assicurati di poter condividere lo schermo e di avere a portata di mano tutti i documenti chiave e le diapositive
• Assicurati di poter vedere le note della riunione quando sei in modalità presentazione.
• Verifica la qualità del suono nello spazio in cui ospiterai la riunione per assicurarti che non sia troppo echeggiante e che non ci siano rumori di sottofondo sgradevoli.

Come ultimo passaggio, vale la pena presumere che qualcosa andrà storto. Effettua il backup dei tuoi documenti, stampa i tuoi appunti in anticipo e tieni in tasca un altro strumento per riunioni virtuali nel caso in cui la tua prima scelta vada a vuoto.

2. Scegli il video quando possibile

Per quanto riguarda le riunioni di vendita virtuali, il video è quasi sempre preferibile alle riunioni solo audio.

Rischi di perdere molto contesto e sfumature quando comunichi al telefono o tramite SMS. Al contrario, il video attiva più sensi, fa sentire i partecipanti più coinvolti e generalmente si sente più professionale.

Inoltre, con il video, ci sono meno possibilità che le persone parlino tra loro perché è facile vedere quando qualcuno ha finito di esprimere il proprio punto o si è fermato a bere un sorso d'acqua.

Inoltre, è ovvio quando qualcuno ha problemi tecnici con il video, il che significa che puoi adattarti di conseguenza.

3. Concentrati sul coinvolgimento

Un incontro di vendita non consiste nel snocciolare tutti i tuoi punti di discussione nel modo più efficiente possibile.

Perché sia ​​efficace, quei punti devono affondare – e questo semplicemente non accadrà se la tua squadra non si sente coinvolta.

Per aumentare il coinvolgimento, rendi la tua riunione di vendita una conversazione bidirezionale piuttosto che una presentazione unidirezionale. Poni domande regolari e aperte per incoraggiare avanti e indietro tra i partecipanti; chiedere a persone diverse di condividere i propri schermi; e considera la possibilità di segmentare sessioni più grandi in sale riunioni più piccole per rendere la collaborazione più efficace.

4. Fai buon uso del tempo di tutti

Ricorda che il tempo dei rappresentanti di vendita è estremamente prezioso. È tuo compito assicurarti che la tua riunione inizi e termini quando dovrebbe.

Non permettere alle conversazioni secondarie di dominare la sessione: se un problema non può essere risolto in modo rapido ed efficiente, portalo offline.

Infine, considera di suddividere la tua agenda in più sezioni. Consenti alle persone con ruoli diversi di unirsi più tardi o di andarsene prima se una determinata sezione non è rilevante per loro. Non ti offendere: hanno altro lavoro da fare.

Cosa fare dopo la riunione

Il compito di organizzare un'efficace riunione di vendita virtuale non finisce nel momento in cui tutti riattaccano. Hai ancora alcuni importanti compiti da svolgere dopo la riunione. Ad esempio:

• Condividi una registrazione della riunione per chiunque non sia stato in grado di partecipare
• Digita le note della riunione, formattale in un ordine logico e condividile
• Assegna azioni di follow-up tramite lo strumento di gestione del prodotto scelto
• Assicurati che chiunque sia stato assegnato a un'azione capisca cosa ci si aspetta da loro
• Archivia tutti i documenti associati nella posizione pertinente in modo che tutti possano accedervi
• Se pertinente, programmare la riunione di follow-up

Investire negli strumenti giusti

Mettere in ordine il tuo stack tecnologico per le riunioni virtuali ti consente di organizzare riunioni più coinvolgenti, collaborative ed efficienti. Quindi, mentre quel software potrebbe costarti un po' di soldi, probabilmente ti farà risparmiare molto di più rendendo le tue riunioni virtuali più efficaci e perseguibili.

Ci sono centinaia, o forse migliaia, di diversi strumenti tra cui puoi scegliere. Ma come punto di partenza, considera quanto segue per rendere più agevoli alcune delle tue attività di riunione virtuale:

• Condivisione di file: Dropbox
• Gestione del progetto: Asana
• Videoconferenza: Zoom
• Messaggistica istantanea: debole
• Programmazione delle riunioni: Calendly
• Gestione password: Nordpass

Conclusione

Non molto tempo fa, il pensiero di gestire un team di vendita ad alte prestazioni e completamente da remoto avrebbe fatto scoppiare in un sudore freddo il leader delle vendite medio.

Ma ora che ogni team di vendita è stato costretto a operare in remoto per un lungo periodo, è chiaro che il lavoro virtuale non deve essere un ostacolo al successo, a condizione che tu riesca a organizzare bene le tue riunioni di vendita.

Preparandoti in modo efficace, puoi rendere le tue riunioni virtuali coinvolgenti, di impatto e attuabili, senza costringere il tuo team di vendita a riunirsi in un unico spazio. È il meglio di entrambi i mondi.