La guida definitiva al receptionist virtuale: migliori soluzioni, vantaggi, costi e altro

L'80% dei clienti afferma che è probabile che diventino clienti abituali dopo una buona esperienza.

Tuttavia, sebbene l'esperienza del cliente sia il principale elemento di differenziazione del marchio, molte aziende non riescono a fornire un supporto eccezionale.

Assumere un receptionist virtuale può fare la differenza.

In questa guida scoprirai:

• I ruoli di questi agenti formati nel settore
• I loro costi e benefici
• Come scegliere il miglior partner per le tue esigenze
• E altro ancora!

Iniziamo.

Che cos'è un receptionist virtuale?

Un receptionist virtuale è un esperto formato nel settore che svolge le stesse attività o attività simili di un receptionist tradizionale, ma lavora in remoto invece di una tradizionale reception dell'ufficio.

Questi professionisti fungono da estensione del tuo team e fanno molto di più che rispondere alle tue telefonate.

Possono anche assisterti con varie attività relative al servizio clienti, aggiungendo un livello di professionalità a tutte le comunicazioni rivolte ai clienti.

I migliori fornitori di servizi di receptionist virtuale del 2021

#1: Smith.ai

Fondato da un team di Google, Apple e Intuit, Smith.ai è un fornitore di servizi di receptionist virtuale con sede in California che aiuta le aziende a catturare, selezionare e convertire i lead web.

Servono una varietà di piccole e medie imprese in vari settori come eCommerce, ospitalità, immobiliare e legale.

L'agenzia offre una gamma di servizi amichevoli e professionali, tra cui:

• Disponibilità 24 ore su 24, 7 giorni su 7
• Generazione di piombo
• Impostazione dell'appuntamento e pianificazione della richiamata
• Follow-up dei moduli web, aggiornamenti sullo stato del lavoro e promemoria degli appuntamenti
• Spam e blocco delle chiamate di vendita
• Risposta al testo

Smith.ai impiega più di 100 agenti il ​​cui compito è aiutare i clienti a fornire un servizio clienti eccezionale.

Prezzo :

Smith.ai ha tre opzioni di prezzo:

• Antipasto ($ 210/mese)
• Base ($ 360/mese)
• Pro ($750/mese)

#2: RispondiConnetti

AnswerConnect è un servizio clienti virtuale e una rete di ricezione con sede in Oregon i cui agenti sono certificati per gestire le informazioni conformi allo standard HIPAA per le aziende che gestiscono informazioni sensibili.

I loro punti di forza principali includono la copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7, il supporto multicanale e sono bilingue, essendo in grado di offrire i loro servizi in spagnolo.

L'agenzia gestisce una serie di attività di servizio al cliente come:

• Risposta alle chiamate dal vivo
• Supporto tramite chat dal vivo
• Programmazione degli appuntamenti
• Le videochiamate si connettono

Gli agenti AnswerConnect sono anche abili nell'individuare e indirizzare i lead di vendita.

Prezzo :

Per visualizzare i piani e i prezzi dell'agenzia, è necessario inviare una richiesta sul loro sito web.

#3: Assistenza ai servizi di risposta

Answering Services Care ha sede in Florida. L'agenzia si impegna a rispondere alle vostre telefonate con efficienza e professionalità.

Hanno agenti bilingue e offrono copertura telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7. L'agenzia offre opzioni mensili, quindi non dovrai firmare un contratto annuale.

I loro servizi includono:

• Assistenza via telefono, sms, email e web chat
• Programmazione degli appuntamenti
• Emergenza e ripristino di emergenza
• Registrazione delle chiamate
• personalizzazione

Answering Service Care collabora con piccole imprese nei settori immobiliare, legale e medico.

Prezzo :

L'agenzia offre diverse strutture tariffarie:

• Antipasto ($49/mese)
• Piccola impresa ($ 149/mese)
• Affari ($ 229/mese)
• Aziendale ($ 449/mese)
• Impresa ($ 859/mese)
• Supremo ($ 3.899/mese)

Sono disponibili anche piani personalizzati.

#4: Abby Connect

Abby Connect è un'agenzia di receptionist dal vivo con sede a Las Vegas che serve piccole e medie imprese in vari settori, tra cui legale, dentale e contabile.

Il loro compito è aiutare le organizzazioni a convertire più chiamanti in clienti facilitando le comunicazioni con i clienti.

I servizi dell'agenzia comprendono:

• Annuncio di chiamata e trasferimento
• Programmazione degli appuntamenti
• Qualificare, dare priorità e assistere i chiamanti

Abby Connect ha agenti bilingue e offre una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Prezzo :

Il prezzo dell'agenzia si basa sui minuti che gli agenti trascorrono parlando con i clienti:

• $ 279 per 100 minuti/mese
• $499 per 200 minuti/mese
• $ 1.089 per 500 minuti/mese

#5: Nexa

Con sede a Phoenix, Nexa offre receptionist virtuale 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e servizi di risposta aziendale. L'agenzia impiega più di 400 agenti, altamente qualificati per rispondere alle esigenze specifiche del settore.

Servono clienti in una vasta gamma di settori, tra cui servizi legali, assicurativi, immobiliari e domestici.

L'agenzia si impegna ad aiutare le aziende a crescere aiutandole a migliorare le esperienze dei clienti.

I loro servizi chiave includono:

• Risposta alla chiamata
• Follow-up e chiamate in uscita
• Monitoraggio delle chiamate
• Qualifica di piombo
• Programmazione degli appuntamenti
• Invio di emergenza
• Gestione CRM

Prezzo :

Nexa offre due opzioni di prezzo:

• Nexa Go ($ 99/mese)
• Enterprise (prezzo personalizzato)

#6: Rispondi prima

AnswerFirst è un'azienda di telecomunicazioni con sede in Florida che si dedica a fornire un eccellente servizio clienti alle aziende di quasi tutti i settori, inclusi sanità, immobiliare, IT e finanza.

I loro servizi chiave includono:

• Registrazione delle chiamate
• Inoltro chiamata
• Messaggistica rapida
• E-mail di risposta
• Prendere e programmare le prenotazioni
• Segreteria telefonica

L'agenzia offre una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e non richiede la firma del contratto.

Prezzo :

Le tariffe di AnswerFirst partono da $ 0,80 a $ 1,25 al minuto.

Tuttavia, l'azienda ha anche piani personalizzati per ogni attività e tipo.

#7: Rubino

Ruby è un fornitore di servizi di receptionist virtuale con sede in Oregon che ha attività coperte 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.

L'azienda supporta oltre 10.000 aziende, aiutandole a coltivare ottimi rapporti con i clienti. Dalla prima impressione alla fedeltà duratura, forniscono ai clienti interazioni personalizzate per aiutarti a stabilire connessioni significative.

Hanno receptionist bilingue e possono fornire assistenza con:

• Segreteria personalizzata
• Inoltro chiamata
• Programmazione degli appuntamenti

Prezzo :

I pacchetti tariffari di Ruby si basano sui minuti spesi per le chiamate dei clienti. Le aziende possono scegliere tra:

• Chiama Ruby 100 ($ 319/mese)
• Chiama Ruby 200 ($ 599/mese)
• Chiama Ruby 350 ($ 999 al mese)
• Chiama Ruby 500 ($ 1.399/mese)

#8: Assistenti digitali a collo di bottiglia

Bottleneck Digital Assistants è una società con sede nel Missouri che aiuta le aziende a creare, costruire e coltivare relazioni professionali con i clienti.

Forniscono alle piccole imprese una serie di servizi, tra cui:

• Programmazione degli appuntamenti
• Gestione della posta elettronica
• Monitoraggio di entrate e costi
• Pianificazione di eventi
• Sistemazione per il viaggio
• Supporto CRM
• Assistenza telefonica
• Ricerca

Prezzo :

Il prezzo degli assistenti digitali a collo di bottiglia parte da $ 13,00 all'ora.

#9: PATLive

PATLive è un fornitore di servizi vocali con sede in Florida dedicato all'offerta di risposte rapide e servizi amichevoli.

Il suo team è altamente qualificato e attrezzato per fungere da estensione della tua organizzazione offrendo al contempo vantaggi che porteranno avanti la tua attività.

I loro servizi includono:

• Raccolta di piombo
• Trasferimento di chiamata
• Programmazione degli appuntamenti
• Elaborazione dell'ordine
• Inserimento dati
• Registrazione all'evento
• messaggistica
• Videochiamate
• Script personalizzabili

PATLive offre una copertura 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Prezzo :

L'agenzia offre cinque piani tariffari:

• Di base ($ 39/mese)
• Antipasto ($ 149/mese)
• Standard ($ 269/mese)
• Pro ($ 629/mese)
• Pro+ ($ 999/mese)

#10: Gabbyville

Gabbyville è un fornitore di servizi di ricezione virtuale con sede in Tennessee. L'agenzia serve aziende in una vasta gamma di settori, tra cui contabilità, finanza, assicurazioni e intrattenimento.

L'orario di copertura dell'agenzia è dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 23:00 EST.

Alcuni dei loro servizi chiave includono:

• Screening delle chiamate
• Inoltro chiamata
• Segreteria telefonica
• Promemoria appuntamenti
• Programmazione online
• Chiamate in uscita
• Gestione della posta elettronica
• Messaggistica testuale

Prezzo :

Gabbyville offre quattro piani tariffari in base al numero di chiamate:

• Antipasto ($250/mese)
• Base ($500/mese)
• Premium ($800/mese)
• Esecutivo ($ 1.200/mese)

Cosa fanno i fornitori di servizi di receptionist virtuale?

A seconda del settore e delle esigenze aziendali specifiche, i fornitori di servizi di receptionist virtuale possono svolgere varie attività, tra cui:

• Rispondere alle telefonate o trasferirle alla persona giusta
• Comunicare con i clienti tramite messaggi di testo
• Ricevere messaggi
• Inviando email
• Rispondere ai visitatori del sito web in live chat
• Gestire i tuoi appuntamenti e inviare promemoria
• Prendere prenotazioni per seminari, workshop o eventi
• Rispondere alle domande frequenti sui tuoi prodotti e servizi
• Informare i clienti su promozioni e offerte speciali
• Fornire assistenza ai clienti
• Elaborazione degli ordini
• Raccolta di informazioni sui chiamanti
• Catturare e coltivare lead
• Supporto per l'immissione dei dati

Qual è la differenza tra un receptionist virtuale e i servizi di risposta?

Un servizio di segreteria è un'agenzia specializzata che risponde alle telefonate per conto delle organizzazioni.

Rispondono alle chiamate e passano i messaggi quando l'azienda non è disponibile per eseguire queste attività, il più delle volte dopo il normale orario di lavoro, nei fine settimana o nei giorni festivi. Oppure, in base alle preferenze aziendali, possono fornire assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.

I clienti possono parlare con una persona reale: un agente del servizio clienti, il cui compito è mostrare la tua attività nella migliore luce possibile, creando un'immagine di marca di impatto per te.

Un assistente virtuale , d'altra parte, risponde alle chiamate ma è anche abile nell'eseguire varie altre attività come la pianificazione di appuntamenti, l'elaborazione degli ordini e la raccolta di contatti.

Questi esperti sono generalmente più collegati alla tua attività e il loro ruolo richiede molta più interazione con il tuo team interno.

Sono più interessati al successo della tua attività, quindi il loro compito è aumentare la soddisfazione dei clienti e i tassi di fidelizzazione.

Quanto fanno pagare i fornitori di servizi di receptionist virtuale?

Prima di fornire i prezzi del servizio di receptionist virtuale, diamo un'occhiata a quanto ti costerebbe un receptionist interno.

Lo stipendio medio degli addetti alla reception con sede negli Stati Uniti varia tra $ 33.628 e $ 41,984, a partire dal 29 marzo 2021. L'ampia differenza nella fascia di stipendio si riduce a diversi fattori come:

• Formazione scolastica
• Certificazioni
• Competenza
• Abilità addizionali

Sulla base di questo, avere un receptionist interno ti costerebbe tra $ 2.800 e $ 3.500 al mese.

I fornitori di servizi di receptionist virtuale, d'altra parte, addebitano i loro clienti in base al numero di chiamate effettuate o ai messaggi che inviano.

Quindi, a seconda delle tue esigenze, offriranno vari piani tariffari che possono iniziare da $ 20 e arrivare fino a poche centinaia di dollari al mese.

Ulteriori fattori possono influenzare il costo, come ad esempio:

• Copertura del tempo
• Diversità dei canali di comunicazione
• Saluto personalizzato
• Trasferimenti di chiamata
• Accesso a esperti bilingue
• E altro ancora

Vantaggi dell'assunzione di un receptionist virtuale

I principali vantaggi di assumere un receptionist virtuale sono:

Vantaggio n. 1: risparmio sui costi

È interessante notare che il datore di lavoro americano medio spende circa $ 4.000 e 24 ore per assumere un nuovo lavoratore.

Ciò indica che assumere un fornitore di servizi di receptionist virtuale professionale è più conveniente rispetto all'assunzione di un receptionist interno che è necessario formare.

Tuttavia, il costo dell'assunzione di un nuovo lavoratore va oltre la formazione e incorpora anche fattori come:

• Fornire uno stipendio a tempo pieno competitivo
• Pagare ferie e giorni di malattia
• Allestire un ufficio con attrezzature speciali

Inoltre, a differenza dei normali dipendenti che in genere lavorano otto ore al giorno e cinque giorni alla settimana, gli addetti alla reception dal vivo sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Considerando che i clienti possono chiamare la tua attività in qualsiasi momento o giorno, devi assicurarti che qualcuno possa gestire la comunicazione in ogni momento.

In altre parole, devi assumere tre receptionist per gestire ogni turno.

I fornitori di servizi di receptionist virtuale non richiedono attrezzature speciali. Sono professionisti completamente formati e sono disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Quindi, possono farti risparmiare denaro che può essere particolarmente prezioso quando si fa crescere un'azienda.

Vantaggio n. 2: servizio clienti di alta qualità

La garanzia della qualità per tutte le richieste in arrivo può essere una perdita di tempo. Ma è una funzione vitale del servizio clienti che richiede un approccio attento.

Quando utilizzi i servizi di un provider di receptionist virtuale, attingi a una rete di agenti completamente formati e dedicati che possono migliorare i tassi di soddisfazione dei clienti.

Considerando che il 58% dei consumatori americani smetterà di fare affari con un'azienda a causa di un servizio clienti scadente, devi assicurarti che i tuoi clienti ottengano il massimo livello di supporto possibile.

Questi agenti possono garantire un'esperienza cliente coerente e rendere felici i tuoi clienti:

• Non perdere mai una chiamata o un'e-mail
• Cercando di risolvere i problemi dei clienti durante il primo contatto
• Essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche al di fuori dell'orario di lavoro
• Gestire i clienti arrabbiati con la diplomazia
• Evitare le barriere comunicative grazie al talento bilingue

Questi esperti si impegnano a fornire assistenza e supporto che incoraggiano la crescita e la fedeltà al marchio per la tua attività.

Ciò alla fine aumenterà la fidelizzazione dei clienti e genererà più clienti di ritorno.

Vantaggio n. 3: maggiore produttività ed efficienza

Gli imprenditori e i dipendenti di solito indossano molti ruoli e devono svolgere molte attività diverse.

Mentre rispondere a e-mail e telefonate può essere travolgente e dispendioso in termini di tempo, l'esternalizzazione della comunicazione con il cliente a un fornitore di servizi di receptionist virtuale ti consentirà di concentrarti sulla tua visione, sui processi aziendali principali e sui driver di vendita più ampi.

Questi esperti possono alleggerire il carico del servizio clienti riducendo il carico di lavoro e aumentando la produttività e l'efficienza.

Vantaggio n. 4: aumento delle vendite

Il rapporto di Salesforce sullo stato del cliente connesso mostra che, secondo il 92% dei consumatori, le esperienze positive del servizio clienti li rendono più propensi a effettuare un altro acquisto.

Quando esternalizzi la comunicazione dei tuoi clienti a un receptionist virtuale, lavori con un esperto altamente qualificato il cui compito è soddisfare i tuoi clienti fornendo loro risposte rapide e risoluzioni efficienti dei problemi.

Un eccellente supporto clienti può fare la differenza, aiutandoti a stabilire relazioni significative con i tuoi clienti, guidando la fedeltà e acquisti più ripetuti.

Questo alla fine si tradurrà in un aumento delle vendite.

Quando le aziende dovrebbero assumere fornitori di servizi di receptionist virtuale?

Che tu sia una piccola impresa o un'azienda affermata, puoi beneficiare dell'esperienza dei fornitori di servizi di receptionist virtuale.

Con troppe palle in aria, inclusa la gestione del servizio clienti, potresti avere difficoltà con la produttività e la gestione del tuo tempo.

Detto questo, dovresti investire in questo tipo di servizi quando:

• Vuoi usare il tuo tempo in modo più produttivo
• Stai spendendo troppo tempo in attività amministrative piuttosto che di guida alle vendite
• Stai lottando con un carico di lavoro pesante
• Hai attività ripetitive di gestione dei clienti non fondamentali
• Hai un arretrato di e-mail e chiamate a cui rispondere
• Non hai tempo per le tue attività relative all'inserimento dei dati
• Sai che qualcun altro può gestire meglio la comunicazione con i tuoi clienti

Perché scegliere Human rispetto al software Virtual Receptionist?

Al giorno d'oggi, i receptionist virtuali possono anche essere sostituiti con sistemi di receptionist automatizzati in grado di gestire le chiamate in entrata come farebbe un receptionist umano dal vivo.

Questi sistemi sono in grado di:

• Connetti automaticamente i clienti al reparto giusto
• Registra le chiamate
• Risponde alle esigenze dei tuoi clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7, senza intervento umano
• Traccia e monitora le chiamate per fornire un'esperienza cliente superiore
• Crea report settimanali o mensili
• E altro ancora

Ciò può far risparmiare formazione del personale e costi operativi.

Tuttavia, la domanda è quale opzione è migliore per la tua attività: un software per receptionist umano o virtuale?

La realtà è che la tecnologia e l'intelligenza artificiale possono risolvere i problemi dei team del servizio clienti. Almeno, così sembra.

Ma gli studi forniscono risultati interessanti.

Un rapporto NICE inContact sull'esperienza del cliente mostra che, nonostante i miglioramenti tecnologici, i consumatori preferiscono connettersi con un essere umano.

In effetti, i metodi assistiti da agenti sono l'opzione migliore che le aziende possono sfruttare per fornire un servizio clienti.

La ragione di ciò è che i receptionist umani dal vivo possono:

• Consenti un alto livello di personalizzazione
• Fornisci ai clienti ottime prime impressioni

La linea di fondo : il servizio clienti umano è inestimabile quando si tratta di soddisfazione e fidelizzazione del cliente.

Come scegliere il miglior fornitore di servizi di receptionist virtuale per le tue esigenze aziendali?

Per selezionare la migliore azienda per la tua attività, considera i seguenti fattori:

• Capacità di comunicazione : un eccellente servizio clienti dipende da una comunicazione adeguata. Richiede la collaborazione con agenti in grado di ascoltare le esigenze dei clienti e comprendere le loro difficoltà. Questi esperti dovrebbero essere in grado di comunicare in un tono chiaro, conciso e professionale che lascerà un'impressione positiva sul tuo marchio e creerà fiducia. Pertanto, assicurati di valutare le capacità di comunicazione di ciascun potenziale agente prima di prendere una decisione.
• Esperienza nel settore : gli agenti che assumi dovrebbero essere addestrati a gestire la comunicazione con i clienti in modo professionale, amichevole e utile. Tuttavia, insieme all'atteggiamento amichevole e disponibile, dovrebbero anche avere precedenti esperienze nel servire i clienti nel tuo settore. L'esperienza nel settore è importante perché gli agenti comprenderanno meglio i problemi o le domande dei clienti e li affronteranno in modo più efficace ed efficiente.
• Ambito dei servizi : alcune società di ricezione dal vivo si concentrano solo sulla risposta alle chiamate. Tuttavia, ci sono agenzie che possono offrire una gamma completa di servizi, inclusa la gestione della posta elettronica e l'inserimento dei dati. Si consiglia di scegliere un partner che possa fare molto di più che rispondere ai telefoni e prendersi cura di tutte le attività di comunicazione con i clienti. In questo modo, puoi ridurre il carico di lavoro e concentrarti su attività più grandi che guidano le vendite.
• Recensioni e testimonianze : il feedback dei clienti metterà in mostra le capacità e la professionalità di ogni potenziale agenzia. Mostreranno se i loro servizi valgono la pena e quanto i clienti sono soddisfatti del loro lavoro. Controlla i siti di terze parti per ottenere dettagli sui loro processi, capacità di comunicazione, cultura aziendale e risultati.
• Personalizzazione : la personalizzazione porta a risultati aziendali positivi. I dati supportano questo fatto e il 97% dei marketer segnala un aumento misurabile dei propri sforzi di personalizzazione. Per dare ai tuoi clienti un servizio eccellente, devi assumere agenti in grado di creare soluzioni su misura. Dovrebbero essere in grado di fornire saluti e risposte personalizzate per ogni singolo cliente.

10 domande da porre prima di assumere un receptionist virtuale

1. Quanto hanno familiarità i tuoi agenti con il mio settore?
2. Tutte le chiamate e i messaggi riceveranno risposta in tempo reale?
3. Quali lingue parlano correntemente i tuoi agenti?
4. Che livello di esperienza hanno?
5. Il tuo servizio include una comunicazione personalizzata?
6. I tuoi agenti sono in grado di gestire appuntamenti e inviare promemoria?
7. Cosa succede se i tuoi sistemi si guastano?
8. Come comunicheremo? Chi sarà il referente assegnato?
9. Qual è la tua disponibilità? Possiamo utilizzare i vostri servizi 24 ore su 24, 7 giorni su 7?
10. E i prezzi? Quanto costa?

Takeaway sui fornitori di servizi di receptionist virtuale

I fornitori di servizi di receptionist virtuale possono aiutarti a migliorare il tuo servizio clienti e stabilire relazioni significative con i tuoi clienti.

Queste agenzie specializzate possono costarti approssimativamente da $ 20 a poche centinaia di dollari al mese.

I principali vantaggi di assumere un receptionist dal vivo sono:

• Risparmi
• Servizio clienti di alta qualità
• Produttività ed efficienza migliorate
• Aumento delle vendite

Per scegliere il miglior partner per le tue esigenze aziendali, considera i seguenti fattori chiave:

• Capacità di comunicazione
• Esperienza nell'industria
• Ambito dei servizi
• Recensioni e testimonianze
• Personalizzazione