Dizionario WBS: una guida rapida con esempi

Un dizionario WBS è un complemento alla tua WBS che trasmette informazioni dettagliate su ciascun componente. È uno dei tre pilastri che supportano la gestione dell'ambito del progetto nel progetto: gli altri due sono una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) e una dichiarazione dell'ambito del progetto.

Questi tre componenti ti forniranno l'ambito di riferimento per il tuo progetto. Senza una linea di base dell'ambito del progetto, non puoi misurare le prestazioni in modo efficace, il che mette il tuo progetto in pericolo di andare fuori programma e oltre il budget.

Esploriamo cos'è un dizionario WBS, come crearne uno e le migliori pratiche per assicurarti di eseguirlo correttamente. Un software di gestione dei progetti come ProjectManager può essere di grande aiuto durante la creazione di un dizionario WBS.

Che cos'è un dizionario WBS?

Un dizionario WBS è il luogo in cui si trovano i dettagli dei compiti, delle attività e dei risultati della struttura di suddivisione del lavoro. Il contenuto include tutte le pietre miliari correlate, l'ambito del progetto e, in alcuni casi, date, risorse, costi e quantità.

Il dizionario WBS consente di definire ciascuno dei passaggi sulla WBS e come eseguirli per raggiungere il risultato finale del progetto. Il documento include un pacchetto di lavoro, che definisce le attività correlate, e conti di controllo, che integrano l'ambito, il budget, il costo effettivo e la pianificazione per tali attività.

Tuttavia, le definizioni nel dizionario WBS non sono lunghe. Sono un breve ambito o una dichiarazione di lavoro. Questo rende un piede sul treppiede della linea di base del tuo cannocchiale. Gli altri due piedi sono la dichiarazione di scopo per l'intero progetto e la WBS che stai arricchendo con il dizionario WBS. Tutti e tre sono essenziali per misurare e monitorare la portata di un progetto.

Qual è lo scopo di un dizionario WBS?

Una struttura di scomposizione del lavoro è uno strumento visivo e, a causa della sua natura grafica, non ha lo spazio per spiegare i dettagli di ogni passaggio. Aggiungere queste informazioni alla WBS renderebbe difficile la lettura e l'utilizzo. Lo scopo del dizionario WBS, quindi, è aggiungere ulteriore contesto al WBS e aumentarne l'usabilità.

Ecco perché le strutture di scomposizione del lavoro hanno un titolo e spesso un numero che indica ogni singolo passaggio. Queste etichette corrispondono al dizionario WBS, dove è dettagliata la spiegazione dello scopo e dell'esecuzione del passaggio. Ciò offre ai membri del team che fanno riferimento al dizionario WBS una comprensione più approfondita di ciò che è necessario per completare il progetto con successo.

Il dizionario WBS può anche aiutare a garantire che il progetto soddisfi tutti i problemi normativi o di conformità che regolano il lavoro. Può anche assicurarsi che i risultati rispondano alle aspettative di qualità delle parti interessate del progetto. L'uso di un dizionario WBS è un modo per assicurarsi che il lavoro del progetto venga svolto correttamente la prima volta ed evitare revisioni costose e tempestive.

Chi crea il dizionario WBS?

Il dizionario WBS viene creato dal project manager, ma non viene creato in modo isolato. Il project manager organizzerà le attività necessarie per compilarlo e si assicurerà che il dizionario WBS sia fatto correttamente, ma intervisterà e cercherà l'aiuto di altri per assicurarsi che sia completo e completo nelle sue descrizioni.

Mentre il project manager sta coordinando la raccolta del materiale che definirà e dirigerà i passaggi sulla WBS, sta raccogliendo informazioni da una varietà di fonti. Ad esempio, intervisteranno esperti in materia per assicurarsi che rispondano a tutte le domande che ruotano attorno all'attività e che lo facciano correttamente.

Un'altra grande risorsa sono gli stessi membri del team. Queste sono persone che sono state assemblate per lavorare al progetto grazie al loro livello di abilità, competenza ed esperienza con il lavoro. Sono inestimabili, in quanto la loro conoscenza del mondo reale fornirà una prospettiva che potrebbe mancare in altre strade.

Come creare un dizionario WBS

Una volta che hai fatto la ricerca e sei pronto per creare il tuo dizionario WBS, ricorda di mantenere i dettagli per ogni elemento sulla WBS brevi e al punto. Il motivo principale dell'utilità di un dizionario WBS è che è facilmente comprensibile dal team di progetto.

Sebbene non esista un formato predefinito per un dizionario WBS, questi dodici passaggi sono un filo conduttore che lega insieme la maggior parte dei documenti:

1. Identifica l'oggetto

Ogni passaggio della tua WBS dovrebbe avere un codice o un identificatore di account. Ciò consente di elencare i passaggi sul dizionario WBS in modo che corrispondano all'elemento corretto sulla WBS.

2. Descrivilo

Qui è dove il compito è dettagliato. Dovrebbe essere comunicato in modo succinto e chiaro.

3. Nota Presupposti e Vincoli

Prendere nota di eventuali presupposti e/o vincoli sull'attività, ad esempio dipendenze con altre attività, attrezzature necessarie, ecc. In questo modo è possibile pianificarle ed evitare potenziali ritardi.

4. Assegna proprietario

Ogni attività verrà assegnata a un membro del team che sarà il proprietario dell'esecuzione e del completamento con successo di tale attività. È qui che viene identificata quella persona.

5. Imposta traguardo

Una pietra miliare è una data importante nel tuo progetto, che di solito indica la fine di una fase e l'inizio di un'altra. Dovrebbero essere indicati nel dizionario WBS.

6. Fai un programma

Indipendentemente dal fatto che la tua WBS si scomponga in attività o risultati, dovranno essere pianificati, ad esempio determinando le date di inizio e fine.

7. Elenca le risorse

Annota gli strumenti, i materiali, le attrezzature, ecc. nel tuo piano delle risorse che sono necessari per eseguire l'attività.

8. Calcola il costo

Ogni attività avrà costi correlati da eseguire, che si tratti di materiali, forniture o tempo. Tale stima dei costi dovrebbe essere inclusa qui.

9. Definisci la qualità

Nota le aspettative di qualità che i tuoi stakeholder hanno per ogni fase della WBS.

10. Conoscere i criteri di accettazione

Ci deve essere una persona con l'autorità per dire che ogni attività è stata completata correttamente. Ci devono essere criteri per determinarlo. Qui è dove puoi annotare quella persona e i criteri utilizzati.

11. Raccogliere riferimenti tecnici

Se ci sono linee guida, manuali, standard, ecc. necessari per guidare l'esecuzione dei compiti, dovrebbero essere raccolti qui.

12. Risolvere gli accordi

Infine, elenca tutti i contratti, gli accordi aziendali e altri documenti che fanno parte del progetto.

Esempio di dizionario WBS

Per darti un'idea migliore di cosa sia un dizionario WBS, diamo un'occhiata a un modello di struttura di suddivisione del lavoro gratuito che puoi scaricare da ProjectManager. Le cinque fasi del progetto sono delineate nel modello, con la prima fase di avvio abbozzata come esempio.

Compilazione del modello

Usando questo, possiamo vedere che la prima attività è la configurazione dell'hardware. Seguendo il formato sopra, abbiamo creato un semplice foglio di calcolo che elenca i 12 passaggi di un dizionario WBS. Innanzitutto è il numero dell'articolo, quindi la descrizione, che indicherà in dettaglio dove è necessario impostare l'hardware.

Se ci sono ipotesi o vincoli, verrebbero elencati. Nel nostro esempio, i terminali devono essere rivolti lontano dalle finestre dell'ufficio per evitare l'abbagliamento. Viene elencato il proprietario, la persona responsabile dell'installazione.

Viene inoltre indicata la data in cui l'installazione deve essere completata, seguita dal programma che mostra la durata dall'inizio alla fine. Le risorse includono tutti gli strumenti e le istruzioni necessari.

Il costo è la tariffa oraria della persona che esegue l'installazione. La qualità è che l'hardware deve essere operativo. Il project manager approverà il lavoro. I riferimenti tecnici includono la planimetria e il piano elettrico per mostrare dove si trovano le prese elettriche e, infine, l'installazione deve rispettare le linee guida per lo spazio ufficio.

Come ProjectManager ti aiuta a creare un dizionario WBS

ProjectManager è uno strumento basato su cloud che organizza le tue attività e il tuo team per una maggiore efficienza. Dopo aver implementato la gestione dell'ambito, inclusi il dizionario WBS e WBS, è necessario inserire tali attività in un piano.

La gestione di tutte queste attività può sembrare opprimente, ma possono essere raggruppate con il nostro diagramma di Gantt online. Basta inserire le tue attività e verranno visualizzate nella vista del progetto del diagramma di Gantt. Assegna a ciascuna attività una data di inizio e di fine, quindi popolano una sequenza temporale. Ora puoi vedere l'intero progetto in un unico posto.

È probabile che alcune delle tue attività non possano iniziare o terminare finché un'altra non è iniziata o terminata. Queste attività dipendenti possono creare colli di bottiglia più avanti nel progetto se non li identifichi nel tuo piano, il che è facile nel nostro diagramma di Gantt. Basta trascinare l'attività dipendente sulle altre attività da cui dipende e sono collegate.

Le pietre miliari che hai delineato nel tuo dizionario WBS possono anche essere aggiunte al diagramma di Gantt. Si inseriscono facilmente e si presentano come un'icona a forma di diamante. Questo suddivide il tuo progetto più grande in fasi più piccole, il che lo rende più facile da gestire.

ProjectManager è un software basato su cloud che ti offre tutti gli strumenti necessari per eseguire la tua WBS in modo più efficiente. Puoi monitorare e tenere traccia dei progressi e delle prestazioni, quindi generare report filtrabili con un clic per semplificare l'aggiornamento delle parti interessate. Unisciti alle decine di migliaia di team che stanno già utilizzando il nostro strumento partecipando oggi a questa prova gratuita di 30 giorni.