Come organizzare un webinar di successo da zero

Indubbiamente, il 2020 ha segnato il passaggio dall'offline all'online per il mondo dello shopping, del lavoro, della formazione e, soprattutto, degli eventi. Convegni, seminari e convegni si sono adeguati alle restrizioni, legittimando irreversibilmente il webinar come nuovo modo di comunicare con il pubblico.

Durante l'emergenza sanitaria COVID-19, siamo stati costretti a ripensare alle modalità con cui ci interfacciamo con i clienti, trasformando gli eventi fisici in conferenze virtuali.

In questo scenario, i webinar sono venuti in nostro soccorso. Uno strumento del genere, infatti, non aveva mai rivelato il suo pieno coinvolgimento e potenziale di lead generation come nel 2020. Questi incontri virtuali hanno permesso alle aziende di dialogare costantemente con il pubblico e di non rinunciare all'agenda dei propri eventi. Non a caso i dati dell'Osservatorio 2021 di MailUp rivelano come “webinar” sia stata la parola chiave più utilizzata nelle campagne email dello scorso anno.

Nel 2020 molte aziende si sono trovate per la prima volta a dover spostare i propri eventi da offline a online, organizzando i primi webinar senza troppa preparazione. In questo post del blog, vediamo come 8 semplici passaggi possono creare un evento virtuale da zero.

Partiamo dalle basi: cos'è un webinar

La parola “webinar” deriva dall'unione di due termini inglesi: “web” e “seminar”. In effetti, è un seminario online. La sua etimologia implica un concetto di formazione. Potremmo definire un webinar una sessione educativa o informativa, accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Webinar: tutti i vantaggi

Prima di capire come è organizzato un webinar e i passaggi fondamentali per creare un evento di successo, vediamo i suoi punti di forza e perché questo tipo di piattaforma può essere un utile strumento di integrazione per le tue strategie di marketing:

• Immersive Content Marketing : Essendo uno dei pochi strumenti di Content Marketing in grado di catturare l'attenzione dell'utente per un lungo periodo di tempo, il webinar si distingue da altri tipi e formati (si pensi, ad esempio, a un video pubblicato sui social network).
• Esperienza basata sui dati: l'esperienza del webinar inizia e termina con i dati. Garantisce informazioni approfondite e affidabili sul sentiment e sull'engagement dei partecipanti basate su numeri concreti.
• Soluzione efficace e a basso costo : Che sia gratuito oa pagamento, il webinar è sicuramente meno costoso di un evento fisico.

Mini guida semplice in 8 passaggi per la creazione di un webinar

Se non conosci l'organizzazione di webinar e questa attività non ti era molto familiare prima del 2020, ecco alcuni semplici passaggi per creare un evento di successo.

Dalla nostra esperienza, abbiamo raccolto quella che riteniamo sia la strategia di lancio più efficace e semplice per i principianti.

1. Scegli l'obiettivo e l'obiettivo

Perché vuoi organizzare questo evento online?

Questa è la prima cosa da chiedersi. Questo farà luce su come impostare l'intero webinar e su come riuscire a promuoverlo.

Infatti, il primo passo nella creazione di un webinar richiede la definizione del suo obiettivo principale. Sarà difficile capire come impostare una qualsiasi strategia senza un'idea chiara e precisa dello scopo.

Una volta raggiunto l'obiettivo principale, chiediti questo per approfondire le tue idee: l'evento è rivolto ai tuoi clienti o stai cercando di acquisire nuovi clienti e promuovere la tua offerta?

Definire il target di riferimento è il secondo passaggio fondamentale per impostare l'intera strategia. Se la tua risposta è stata "sì" per entrambi, scegli l'obiettivo prioritario tra i due.

2. Definire la metrica di successo

Stabilisci la tua metrica di successo dopo aver delineato l'obiettivo dell'evento e il target. Si tratta del KPI per monitorare se l'evento ha avuto successo o meno. La definizione del benchmark può richiedere del tempo e sembrare difficile le prime volte. Tuttavia, è l'unico modo per determinare se i tuoi sforzi stanno dando i suoi frutti, capire se hai bisogno di migliorare qualcosa o anche scegliere una strategia completamente diversa.

Ecco alcune metriche di successo che potrebbero essere adatte a te:

• numero di nuovi contatti generati
• numero di contatti esistenti coinvolti
• numero di richieste di attivazione per una nuova funzionalità o prodotto
• numero di nuove opportunità (prospettive)
• creazione di nuove opportunità (offerte) per i venditori

3. Trova la piattaforma webinar giusta

Molto probabilmente, vorrai selezionare la piattaforma che ospiterà il tuo primo webinar.

Da quello che c'è là fuori, ti consigliamo quanto segue:

• Vai a
• Demio
• Tempesta dal vivo
• WebinarGeek
• Fare clic su Riunione

Un'ulteriore possibilità, più immediata e semplice, ti permetterebbe anche di far leva sul tuo pubblico: sfrutta i tuoi profili social avviando una diretta su canali come LinkedIn, YouTube o Facebook.

Il lato positivo di questa soluzione è che tutti i tuoi follower hanno l'opportunità di connettersi, seguire in diretta, porre domande e interagire. Inoltre, il live streaming verrebbe promosso direttamente al tuo pubblico tramite notifiche in-app.

4. Crea l'evento: scegli i relatori e la scaletta

Hai scelto lo strumento: ora è il momento di creare l'evento. Ovviamente, questo passaggio deve adattarsi allo strumento che hai scelto. Tuttavia, assicurati di scegliere un titolo accattivante, fornire una descrizione accurata e assicurati che la durata del webinar sia chiara. Questa è la chiave.

Ora, se non lo hai già fatto, è importante stabilire i relatori in modo da poter inserire i loro nomi e titoli di lavoro nella descrizione dell'evento.

Quindi decidere la scaletta degli argomenti e il programma. Spesso i webinar sono troppo lunghi o troppo brevi: creare una scaletta dettagliata ti aiuterà a rispettare la fascia oraria stabilita.

5. Promuovi l'evento

Ora è il momento di promuovere il tuo primo webinar!

Costruisci una strategia promozionale basata sul tuo obiettivo prefissato fin dalla prima fase:

• Se stai prendendo di mira clienti o contatti precedenti, crea una serie di email automatiche. Il primo avrà un invito. Un altro seguirà qualche giorno prima del webinar per coloro che non si sono registrati.

Scopri come impostare un workflow automatico con MailUp: scopri di più sulla Marketing Automation!

• Se invece il tuo target è esterno, allora sfrutta tutto il potenziale dei social network. Crea campagne pubblicitarie mirate mirando ai tuoi potenziali clienti.

6. Preparati bene e provalo

Inizia a prepararti per il webinar mentre raccogli gli iscritti.

Imposta la tua presentazione e definisci un discorso di supporto per il materiale che mostrerai durante l'evento. Esamina attentamente il contenuto per eventuali errori o imprecisioni. Pronuncia il tuo discorso più volte ad alta voce per evitare di sembrare impreparato.

Un piccolo consiglio: fai un breve test con altri speaker il giorno prima della diretta.

Familiarizza con lo strumento per imparare come avviare la trasmissione in diretta, come passare la presentazione da un relatore all'altro, come gestire la chat e le tante domande che riceverai durante il webinar!

7. Il grande giorno: arriva presto per evitare sorprese dell'ultimo minuto

Il giorno della diretta è molto importante. Presentarsi con un po' di anticipo per i controlli preliminari essenziali:

• assicurati di essere in un posto tranquillo
• controlla che la connessione sia stabile
• verificare che il PC sia collegato all'alimentazione
• fai un controllo finale sulla tua presentazione per assicurarti che tutto sia corretto e funzionante

Questo consiglio può sembrare ovvio e banale. Tuttavia, l'agitazione del live streaming può facilmente portare a sottovalutarli, compromettendo il successo del tuo webinar.

8. Dopo l'evento, ricorda il follow-up

Successivamente, ricorda di avviare le attività di follow-up per ricontattare i partecipanti: inviare materiali webinar, ottenere feedback sull'evento per miglioramenti futuri o semplicemente ringraziare il pubblico per la partecipazione e il contatto.

Passaggio aggiuntivo: registra i tuoi webinar e crea un archivio da utilizzare su richiesta

Se vuoi spingerti oltre ed essere ancora più professionale, offrendo così un servizio completo al tuo pubblico, allora registra i tuoi spettacoli dal vivo e crea un repository di tutti i tuoi eventi virtuali.

Questo passaggio aggiuntivo può essere di grande aiuto per coloro che non possono partecipare ai tuoi webinar dal vivo.

Per chiunque sia interessato, consentirà loro di accedere ai tuoi eventi on demand e promuovere il contenuto dei tuoi incontri virtuali, anche dopo lo spegnimento della fotocamera.

Misura le prestazioni del tuo webinar e identifica i margini di miglioramento

Una volta terminato l'evento, un'attività fondamentale è misurare l'obiettivo prefissato fin dalla fase organizzativa iniziale. Analizza le metriche che hai selezionato come indicatori per il successo del tuo webinar. Questo è un passaggio chiave. Saltarlo ostacolerebbe il miglioramento futuro.

Attenzione al sovraccarico

Abbiamo visto tutti i vantaggi ei passaggi fondamentali di un evento efficace. Ora, ti diamo un ultimo consiglio: usa il webinar quando il tuo obiettivo si adatta davvero a questo metodo di comunicazione. Non abusarne.

L'emergenza sanitaria e la cancellazione degli eventi fisici hanno portato a un'esplosione di webinar. Gli inviti alle riunioni virtuali bombardano costantemente gli utenti. Non cadere nella trappola del sovraccarico. Utilizza questa risorsa con moderazione e intelligenza per non essere ripetitivo e fastidioso nelle relazioni con i clienti.

Ora tocca a te!

Nella nostra esperienza, questi passaggi non possono mancare quando si organizza e si crea un webinar efficace e di successo.

Ora tocca a te iniziare a metterli in pratica e dare un tocco personale ai tuoi spettacoli dal vivo!