Come snellire i processi aziendali freelance: conclusioni dal nostro webinar con Paul Jarvis

Quando i creatori di siti web iniziano a lavorare come freelance, sono spesso più interessati agli aspetti tecnici del lavoro, come come creare un menu efficace o implementare gli ultimi trucchi CSS. Tuttavia, è altrettanto essenziale comprendere i processi aziendali chiave e come gestirli in modo efficiente.

Per aiutare il nostro pubblico in questo, abbiamo creato un webinar con Paul Jarvis, un web designer, podcaster e autore di "Company of One". In esso, spiega perché è importante semplificare i processi aziendali freelance e come farlo.

In questo post, riassumeremo i punti principali di Paul e condivideremo con lui alcuni spunti della nostra sessione di domande e risposte. Arriviamo ad esso!

Sebbene sia importante disporre di solide competenze relative ai servizi freelance che offri, è anche necessario acquisire familiarità con le migliori pratiche aziendali. Ciò significa avere cura di disporre di sistemi e processi in atto che aumentano la tua efficienza e liberano tempo per altre attività cruciali.

Paul spiega che l'impostazione di sistemi per processi come l'onboarding e le strategie di uscita non è una perdita di tempo. Anche se possono sembrare banali, definire procedure standard e ripeterle continuamente se non funzionano ti consente di dedicare più tempo alla creatività.

I tuoi clienti potrebbero non aver assunto sviluppatori web prima. Avere un sistema replicabile significa che puoi guidarli attraverso come fai le cose in modo che sappiano cosa aspettarsi.

Ciò significa che né tu né i tuoi clienti dovete pensare a cosa c'è dopo in un progetto perché entrambi sapete qual è il processo stabilito. Un ulteriore vantaggio è che spiegare ai potenziali clienti che disponi di pratiche esistenti può farti sembrare più professionale.

A tal fine, considera di fare un elenco di tutti i passaggi necessari per completare un progetto per un nuovo cliente. Per ciascuno, crea una lista di controllo o una guida che indichi come affronterai ciascuna procedura, quindi fai riferimento a questo documento durante il tuo lavoro.

L'onboarding è importante per valutare i potenziali clienti. Volete determinare in anticipo se siete o meno adatti l'uno per l'altro. Avere un sistema per questa attività significa che non devi perdere tempo a digitare le stesse domande per ogni cliente.

L'automazione del suo processo di onboarding ha liberato fino al 90% del tempo di Paul. Inizia sul suo sito Web, dove i potenziali clienti possono fare clic su un pulsante per indicare che sono interessati ai suoi servizi.

Ciò attiva un'automazione MailChimp che invia al lead un PDF contenente dettagli sui tipi di progetti che Paul fa, i prezzi di partenza, un portfolio e testimonianze. Alla fine, c'è un collegamento a un pianificatore di progetto creato con Typeform.

Qui, il lead può inserire i dettagli sul proprio progetto. Ciò include il loro budget, i tempi per il completamento del lavoro e così via. Infine, c'è un collegamento a Paul's Calendly, che consente al cliente di pianificare una chiamata con lui. Questo processo aiuta anche a compensare eventuali ritardi dovuti a fusi orari variabili.

Esistono diversi modi per replicare questo processo utilizzando il plug-in del modulo di contatto e la piattaforma di posta elettronica preferiti. Tuttavia, assicurati di fornire ai lead un modo per raggiungerti direttamente, se necessario.

In qualsiasi momento del suo processo di onboarding, i clienti possono inviare un'e-mail a Paul per porre domande. Non si tratta di consegnarli a un robot. È semplicemente un caso di automazione di attività in cui non aveva bisogno di avere una mano diretta.

Paul crede che sia nell'interesse dei freelance ricevere un feedback di qualità durante tutto il processo di sviluppo, in quanto ciò può far avanzare un progetto in modo più fluido. Ha un PDF che invia ai suoi clienti per facilitare questo processo e assicurarsi che raccolga le informazioni di cui ha bisogno.

Detto questo, è importante insegnare ai tuoi clienti come dare un feedback descrittivo, piuttosto che prescrittivo. Il feedback descrittivo è onesto e specifico. È anche orientato all'obiettivo e si lega al pubblico di destinazione, piuttosto che ai gusti personali del cliente.

Quando si tratta di ricevere richieste di revisione, assicurati di indicare un limite nel tuo contratto per quanti round ci possono essere. Paul osserva inoltre che spiegare perché hai preso determinate decisioni può aiutare i clienti a comprendere i vantaggi delle funzionalità che altrimenti potrebbero desiderare di modificare.

Un modo semplice per assicurarti di ricevere un feedback tempestivo è programmare check-in regolari con i clienti. In questo modo, sai quando contattare e chiedere input e non finire per rimescolarti per affrontare un lungo elenco di revisioni alla fine del progetto.

Quando Paul ha iniziato, pensava che i clienti del passato lo avrebbero contattato quando avessero avuto bisogno di più lavoro. Tuttavia, questo non è mai stato il caso. Invece, scoprì che di solito doveva essere lui a contattarlo. Quando lo faceva, spesso portava a nuovi progetti.

Durante i periodi lenti, Paul invia e-mail ai clienti passati per cui gli piaceva lavorare e chiede come sta andando la loro attività, se il sito che ha creato per loro sta funzionando come previsto e se c'è qualcosa in cui può aiutare. In questo modo, è sempre in grado di riempire il suo programma con progetti e aggiornamenti più piccoli.

Una questione correlata qui comporta l'aumento delle tariffe. Come ci si potrebbe aspettare, Paul ha una formula per questo. Se ha prenotato con tre mesi di anticipo per più di tre mesi di fila, aumenta le sue tariffe dal 15 al 20 percento.

Quindi invia e-mail ai suoi attuali clienti e spiega che ha intenzione di aumentare le sue tariffe. Tuttavia, se prenotano un lavoro con lui nella prossima settimana, onorerà i suoi prezzi attuali. In questo modo, è spesso in grado di mantenere il suo calendario pieno per tre mesi.

Puoi provare questi sistemi per te stesso o svilupparne di tuoi. L'importante è assicurarsi di guardare sempre avanti in modo da non ritrovarsi improvvisamente senza lavoro. La soluzione più semplice è programmare follow-up regolari con ex clienti e valutazioni dei tuoi prezzi.

In generale, attenersi alle procedure standard massimizzerà la tua efficienza e migliorerà le tue pratiche commerciali freelance. Tuttavia, a volte è necessario consentire al tuo intuito di prevalere sui tuoi processi stabiliti.

Ad esempio, durante la prima telefonata di Paul con un nuovo cliente, usa una scorecard per misurarli in varie aree. Questo processo lo aiuta a determinare quanto si fidano delle sue capacità, quanto valore attribuiscono al suo lavoro, se il loro progetto lo aiuterà o meno a far crescere le sue capacità e altro ancora.

Sebbene il punteggio totale possa essere eccellente, se Paul sente che il cliente potrebbe essere difficile da lavorare, va con il suo istinto. Dice che negli oltre 20 anni in cui ha sviluppato, la sua intuizione è sempre stata nel segno.

Ecco alcune delle domande che i nostri spettatori hanno posto a Paul:

La prima cosa è essere impeccabili quando si tratta di mantenere la parola data. Ciò significa consegnare in tempo e nel rispetto del budget. Vuoi anche assicurarti di non fare promesse eccessive. Essere in grado di rispettare le scadenze richiede che tu tenga conto di battute d'arresto impreviste, fino al tuo gatto che ha bisogno di vedere il veterinario.

Un secondo consiglio è quello di concentrarsi sull'attività del cliente piuttosto che sugli aspetti tecnici del proprio lavoro. Considera come puoi rendere l'assunzione di te un investimento per loro invece di una spesa.

Capire come funziona la tua attività e le tue esigenze è davvero importante. Dovrai capire qual è il tuo punto di pareggio in modo da poter mirare al di sopra di esso. Quando inizi, vuoi iniziare vicino a una linea di fondo impostata e iniziare ad aumentare da lì.

Paul afferma anche che se sei sempre occupato, non hai un prezzo abbastanza alto. Aumentare le tariffe fa sembrare che tu sia richiesto e una prospettiva di assunzione più attraente.

Concentrati su una nicchia. C'è una regola empirica che dice che se una nicchia è abbastanza grande da tenere una conferenza, è abbastanza grande da permetterti di trovare lavoro per sempre. Dovresti anche considerare la creazione di contenuti per il tipo di clienti che desideri attirare.

Dopo che Paul ha lavorato come freelance per un po', si è reso conto che i web designer creavano spesso contenuti per altri designer. Tuttavia, quel pubblico non avrebbe generato loro alcun reddito.

Invece, Paul ha deciso di pubblicare articoli e podcast rivolti alle persone che potrebbero volerlo assumere. Ciò includeva contenuti su argomenti come come ottenere il massimo da un progetto di web design, come assumere il designer giusto e altro ancora.

Questo non solo lo ha affermato come un esperto, ma ha fornito ai lead un modo per trovarlo organicamente attraverso le ricerche su Google.

Ora conosci l'importanza di semplificare i processi aziendali freelance e alcuni modi attuabili per farlo. Per saperne di più su Paul, puoi iscriverti alla sua newsletter, Sunday Dispatches, o seguire il suo account Twitter.

La nostra discussione con Paul in questo webinar è stata illuminante. Abbiamo visto che l'impostazione di processi per la gestione di aspetti importanti della tua attività freelance può aprire il tempo per sforzi creativi. Tuttavia, è anche importante sapere quando lasciare che l'intuizione prevalga sulle pratiche stabilite.

Hai domande sulla razionalizzazione dei processi aziendali? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!