Cosa significa realmente la governance del progetto?

I progetti, come qualsiasi cosa che coinvolga molte persone che lavorano insieme, hanno bisogno di governance. Non solo devi considerare i dettagli importanti che compongono un progetto, ma devi anche considerare come un progetto viene richiesto ed eseguito per raggiungere il successo.

Esploreremo le sfumature della governance del progetto e esamineremo i ruoli ad essa associati, i pilastri su cui si regge e molto altro. Considera questa le tue lezioni di educazione civica nella gestione dei progetti.

Che cos'è la governance del progetto?

Il termine governance del progetto si riferisce all'insieme di attività e linee guida che determinano come un progetto viene pianificato, eseguito e gestito. Puoi considerare la governance del progetto come un quadro per aiutare a supervisionare il corso giusto per il progetto. Avendo la governance del progetto come struttura, fornisci la coerenza che si aggiunge alla stabilità del progetto.

Ma la governance del progetto va oltre il processo decisionale di un singolo progetto. Definisce le attività di un'organizzazione e chi è responsabile di cosa. Questa è una grande fetta della torta e include qualsiasi cosa, da politiche, regolamenti, funzioni, processi, procedure e responsabilità.

È chiaro che la governance del progetto è un grande lavoro e ha bisogno di un software di gestione del progetto per gestire tutte le sue responsabilità. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che dispone di tabelle di marcia per aiutarti a tenere traccia di un portafoglio di progetti. Ottieni anche spazio di archiviazione illimitato, collaborazione e condivisione di file. Prendi decisioni più approfondite monitorando le pianificazioni, i budget e le risorse in tempo reale. Inizia oggi stesso gratuitamente.

I tre pilastri della governance dei progetti

La governance del progetto si basa su tre pilastri che descrivono le tre aree che lo definiscono. Questi includono struttura, persone e informazioni. Prendiamoci un momento per esaminare più da vicino ciascuno dei tre pilastri della governance del progetto.

Struttura

Un progetto deve essere supportato dall'organizzazione che lo gestisce. Ciò significa che l'alta dirigenza dell'organizzazione è coinvolta nel progetto. Devono prendersi il tempo e l'energia necessari per creare una visione per il progetto al fine di trasmettere il progetto ai project manager che si assicureranno che segua quella visione. Pertanto, la struttura della governance del progetto non riguarda il team di progetto quanto l'intera azienda.

Le persone

Una governance efficace del progetto richiede il giusto project manager. Ciò significa che l'alta dirigenza deve comprendere appieno le attività del progetto. È qui che la governance del progetto aiuta il project manager a comprendere gli obiettivi del progetto e le attività necessarie per arrivarci. Affinché ciò sia efficace, tali obiettivi devono essere chiari, raggiungibili e sostenibili.

Informazione

È qui che entra in gioco un processo sonoro. Sebbene la visione e gli obiettivi siano importanti, senza un modo chiaro e coerente per condividere le informazioni, un progetto è condannato. I progetti richiedono comunicazioni aperte e capacità di condivisione, preferibilmente in tempo reale, affinché la governance del progetto funzioni. Ciò significa rapporti regolari, riunioni e altro per mantenere il progetto orientato verso una conclusione positiva.

Ruoli di governance del progetto

Diamo ora un'occhiata ai diversi ruoli che fanno funzionare la governance del progetto. Ci sono molti ruoli nella governance dei progetti, ma tre dei quali sono di fondamentale importanza. Questi includono il proprietario del progetto, le parti interessate chiave e il gruppo consultivo. Ora definiremo ciascuno di questi in modo più completo.

Proprietario del progetto

Il Product Owner è la persona che rappresenta l'organizzazione. Questo spesso non è un project manager ma di solito la persona che supervisiona il project manager.

Azionisti principali

Il comitato di progetto è composto dalle parti interessate chiave del progetto. Cioè, coloro che hanno un interesse acquisito nel progetto. Potrebbero essere coloro che hanno finanziato il progetto o l'utente finale per il quale viene creato il prodotto o servizio. Gli stakeholder possono anche essere fornitori, ma è meglio mantenere questi stakeholder chiave a non più di sei per eseguire il processo in modo più efficiente.

Gruppo consultivo

Se il tuo progetto è un progetto in cui è impossibile ridurre le parti interessate a un numero gestibile, è probabile che formerai un gruppo consultivo più ampio. Questa non è una bacheca di progetto, ma più di un forum. Mentre il proprietario del progetto si occupa delle decisioni quotidiane, il gruppo consultivo è più per questioni più grandi.

Perché è importante la governance del progetto?

La governance del progetto è importante per ogni progetto, dal più semplice al più complesso. Mentre i progetti più complicati tendono a rendere più facile capire perché la governance del progetto è fondamentale per il successo del progetto, qualsiasi progetto trarrà vantaggio dal modo in cui la governance del progetto definisce, documenta e comunica le pratiche del progetto per aiutare a controllare il progetto e ottenere il successo. Diamo un'occhiata più da vicino all'importanza della governance del progetto.

Impostazione della direzione

Perché i progetti falliscono? Spesso è per il motivo più semplice: che è il progetto sbagliato al momento sbagliato. Forse l'organizzazione è troppo tesa o la tecnologia non è abbastanza matura. Qualunque sia la ragione, il fallimento è spesso alimentato da un fallimento ai vertici, per valutare correttamente se questo è il progetto giusto.

Warren Bennis ha osservato che il ruolo di un manager è fare le cose per bene, ma il ruolo dei leader è scegliere le cose giuste da fare. Ciò richiede una visione chiara dell'adattamento strategico di ogni potenziale progetto e una selezione di quali progetti assume l'organizzazione, che sono guidati da priorità, bilanciamento del rischio, disponibilità delle risorse e altri fattori.

Ci sono, ovviamente, strumenti per supportare questo processo. Ma il ruolo della governance non è solo un'applicazione cieca di strumenti. Considera gli interessi a lungo ea breve termine della tua organizzazione ed evita la "trappola avida" di intraprendere un altro progetto degno pur avendo risorse insufficienti per farlo, guidarlo o governarlo correttamente.

Il processo decisionale

Il processo decisionale sta ricevendo l'attenzione che merita. I giornali economici e le sezioni gestionali delle librerie aeroportuali sono pieni di articoli e libri sull'argomento. Tutti i project manager dovrebbero leggerne un campione per capire meglio cosa rende una buona decisione e come impostare le condizioni di cui hai bisogno nel tuo progetto.

La sfida che dobbiamo affrontare è che non possiamo semplicemente definire una buona decisione come la decisione giusta. Quando prendiamo una decisione, non possiamo sapere se si rivelerà giusta, ma dobbiamo sapere se è una decisione “buona” e se è più probabile che sia giusta. È fondamentale che le strutture di governance del progetto incorporino le condizioni per un solido processo decisionale. Allora, quali sono queste condizioni?

• Evidenza

È necessario fornire a ciascun decisore un accesso indipendente ai dati. È anche importante che i dati che ottengono siano il più possibile grezzi e non elaborati. Qualsiasi elaborazione dei dati rischia di selezionare i dati da enfatizzare e di introdurre una distorsione nel modo in cui vengono presentati. Se ogni decisore ottiene gli stessi dati elaborati, sono tutti soggetti allo stesso pregiudizio.

• Autorità

Il decisore o il gruppo deve avere la piena autorità necessaria per prendere e impegnarsi nelle proprie decisioni. Si tratta in gran parte di legittimità e status, ma anche in parte di autorità intellettuale. Hanno l'esperienza e la competenza per prendere una decisione sana?

• Processi

Il processo decisionale può incorporare analisi e pregiudizi errati o contrastarli. La formazione è fondamentale per aiutare i decisori a capire come strutturare il loro processo. Ciò include la creazione di un'obiettività adeguata e la necessità di bilanciare la raccolta, l'analisi e l'esplorazione dei dati, con la necessità di decisioni tempestive.

Supervisione del progetto

Anche la strutturazione e l'analisi dei dati del progetto sono vitali per il ruolo di governance della supervisione del progetto. Si tratta di garantire che un progetto sia sulla buona strada, soddisfare le esigenze dell'organizzazione e rispettare regole, regolamenti e procedure.

Sebbene ci siano molte competenze importanti da apprendere per le persone coinvolte nella governance, forse la loro unica risorsa più importante è la curiosità. Questo li porterà a mettere in atto le principali tecniche: domande, ascolto e zoom.

• Interrogativo

C'è un'arte nel porre buone domande. Se sei responsabile della governance di un progetto, devi essere pronto ad adottare un approccio forense per scoprire le realtà disordinate. Ciò sarà particolarmente importante alle porte della fase in cui è necessario raccogliere e testare le prove prima di impegnarsi in una decisione di progetto importante.

Questo tipo di domande può spesso diventare contraddittorio, motivo per cui molti processi di gateway coinvolgono persone esterne al progetto. Ma questo a sua volta rischia di lasciare il project manager e il loro team a sentirsi ancora più sotto controllo ostile. La sfida per tutti noi è adottare il buon governo come parte della nostra mentalità e vedere le domande, anche nella sua forma più forense, come utili.

• Ascoltando

Le domande sono di scarsa utilità a meno che non siano accompagnate da un ascolto di alta qualità. Eppure tutti conosciamo persone la cui abitudine è porre domande per esprimere un punto o solo porre domande per le quali credono di conoscere la risposta. Questo ovviamente li prepara a una discussione.

Puoi seguire una vera rotta solo se ascolti tutte le prove e valuti ogni opinione. Quindi, dopo aver posto una domanda, smetti di pensare alla prossima e inizia a prestare attenzione alla risposta che ottieni.

• Zoomare

Quasi tutti i project manager hanno subito uno o entrambi questi comportamenti difficili da parte di sponsor, capi, clienti o gruppi direttivi. Il comportamento numero uno è un'ostinata determinazione a entrare nei dettagli di tutto ciò che il PM sta facendo. Hanno una disposizione invadente che ti fa sentire come se non avessi autonomia e capacità pratica per guidare il tuo progetto. D'altra parte, questo comportamento spesso perde il quadro generale e quindi trascura le questioni strategiche più importanti mentre si concentra esclusivamente sui dettagli immateriali.

Il comportamento numero due è quasi l'esatto opposto. I dettagli sembrano irrilevanti per il quadro strategico generale per alcune persone. Quindi scelgono di ignorare, o non possono preoccuparsi di impegnarsi con i dettagli. Questo va bene quando le cose vanno bene, ma a volte il livello di governance ha bisogno di approfondire i fatti precisi per vedere cosa si perdono i project manager.

Immagina l'obiettivo zoom definitivo; può concentrarsi sui dettagli come un microscopio, ma allo stesso tempo può rimpicciolire per vedere l'universo del progetto anche in un'unica vista. Questo è ciò di cui hanno bisogno gli sponsor e i consigli di amministrazione dei progetti. È la volontà di adattarsi alla scala necessaria insieme alla percezione di sapere su quale è giusto concentrarsi in qualsiasi momento.

Disciplina

Una buona governance del progetto non è facile: ci vuole disciplina. Un'organizzazione deve creare strutture di governance, formare gli sponsor ei membri del consiglio che li compongono e applicare procedure di base che assicurino la qualità del proprio lavoro. Per svolgere al meglio i propri ruoli di governance, le persone necessitano di formazione nell'impostazione della strategia, nel processo decisionale e nella supervisione.

Cosa possono fare i project manager per far sì che ciò accada? Ecco una breve lista di controllo dei passaggi pratici da considerare.

• Organizzare un evento di formazione del consiglio di progetto per discutere i processi decisionali e i requisiti di informazione.
• Discuti lo stesso con il tuo sponsor.
• Dai priorità a una forte tenuta dei registri che crei trasparenza, responsabilità e una pronta fonte di dati validi per aiutare la supervisione e il processo decisionale a funzionare in modo solido.
• Stabilisci un processo di stage-gate per il tuo progetto, indipendentemente dal fatto che la tua organizzazione lo richieda.
• Assegna tempo nel tuo piano di progetto per il processo di governance e anche per le persone coinvolte (incluso te stesso) per prepararsi a fondo.
• Stabilire criteri per decisioni importanti all'inizio dei progetti.
• Creare un requisito per ogni decisione di governance da verificare se i decisori ritengono che sia nel migliore interesse della loro organizzazione.
• Esegui analisi di scenario ed esercizi pre-mortem, per garantire che i tuoi decisori possano valutare i potenziali impatti delle loro decisioni.
• Laddove ti aspetti una serie di decisioni complesse, istituisci un gruppo decisionale adeguatamente qualificato per prendere le decisioni o consigliare i decisori.
• Fare buon uso delle liste di controllo per ridurre la portata di errori e omissioni nei processi vitali.

Due cose frenano le forze del caos che minacciano costantemente gli sforzi innovativi che chiamiamo progetti: la capacità del project manager di esercitare il controllo nell'ambiente complesso e mutevole del progetto e la capacità dell'organizzazione di imporre una buona governance alle scelte che essa e il suo project manager fanno .

Abbiamo organizzazioni professionali come APM e PMI per formare e sviluppare project manager. Dov'è l'equivalente per sponsor e membri del consiglio di progetto? Ho appena consultato l'indice della mia (quarta edizione della guida) il PMI Project Management Body of Knowledge . Tra “riconciliazione dei limiti di finanziamento” e “regolamenti di governo” non c'è niente. La governance non merita nemmeno una voce nel PMBOK, qualcosa che deve cambiare in futuro.

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