Cosa si perde quando gli eventi di persona vengono sospesi e come possiamo recuperarlo?

Quest'anno abbiamo visto l'industria degli eventi capovolgersi. Che siano stati cancellati, posticipati o convertiti al digitale, gli eventi di persona nel loro insieme sono stati comprensibilmente sospesi alla luce del COVID-19.

Più di recente, Cannes ha annunciato che annullerà completamente il suo evento di persona del 2020 dopo che gli organizzatori avevano originariamente deciso di posticiparlo a ottobre, mentre l'SXSW Film Festival ha collaborato con Amazon Prime per trasmettere film in streaming gratuitamente invece di mostrarli di persona quest'anno.

Mentre abbiamo visto grandi esempi come questi di aziende che diventano creative con le loro strategie di conferenza nel bel mezzo di COVID-19, non possiamo fare a meno di pensare a cosa si perde quando gli eventi di persona vengono posticipati.

Come abbiamo visto affermare dagli esperti del settore e dai media, l'industria degli eventi non è "condannata", ma cambierà. Ora più che mai è il momento di considerare come i marketer e i pianificatori di eventi possono garantire che le persone siano intrattenute, connesse e, soprattutto, coinvolte virtualmente.

Impiegando le giuste strategie, le aziende possono tornare meglio che mai a creare ancora il senso di comunità che le persone bramano dagli eventi, continuando a raccogliere dati di intenti preziosi che rafforzano le loro relazioni con clienti e potenziali clienti in questa nuova realtà.

Nell'immediato futuro, mentre i marketer e i pianificatori di eventi meditano su questo e esplorano le loro opzioni per fornire opportunità di eventi digitali, ci sono tre considerazioni principali che devono affrontare: replicare l'energia e lo slancio in un ambiente virtuale, comprendere il potere della connessione umana faccia a faccia e mantenendo l'autenticità nei rapporti commerciali.

Replicare l'energia degli eventi live attraverso lo schermo

Con gli eventi, avere buoni contenuti e presentazioni è una cosa, ma un potente oratore in piedi di fronte a un pubblico che trasmette il proprio messaggio è ciò che sigilla veramente l'accordo e cattura l'attenzione.

Al di là del palco, l'energia che le persone ottengono dall'essere in una stanza con altri professionisti, riallacciandosi con i colleghi vecchi e nuovi – probabilmente con una canzone classica preferita in sottofondo – è incomparabile.

Mentre scenari come questo non sono possibili in questo momento con eventi che ruotano verso il digitale, i marketer e i pianificatori di eventi dovrebbero considerare come le loro attività possono eguagliare questo slancio in un ambiente virtuale.

Sarà utile concentrarsi su relatori altamente coinvolgenti e capire come prepararli per lo schermo anziché per un pubblico dal vivo. Altre tattiche come le "ore di lavoro in rete" virtuali e la ludicizzazione tramite concorsi o sondaggi dal vivo possono anche aiutare a mantenere il pubblico entusiasta per il futuro.

Per amplificare ulteriormente il coinvolgimento del pubblico, i marketer di eventi possono prendere in considerazione un'app mobile come mezzo per aggiungere dati sugli intenti ed essere in grado di personalizzare in modo più accurato i contenuti e il follow-up.

Riconoscere il potere della connessione umana agli eventi

Ci viene insegnato fin da piccoli che le strette di mano sono il pane quotidiano delle prime impressioni. Sebbene sia un piccolo gesto, l'atto di stringere la mano a qualcuno incontrandolo è uno dei tanti modi in cui il networking e l'interazione umana sono cambiati con la cancellazione degli eventi di persona.

Alla fine della giornata, tutti gli esseri umani bramano la connessione - e piccoli atti come questo, a interazioni più ampie che costituiscono il networking come lo conosciamo, comprese le conversazioni faccia a faccia e gli incontri uno a uno, giocano un ruolo importante nella relazione costruzione.

Lo abbiamo visto supportato dal fatto che l'uso di strumenti e app di videoconferenza è notevolmente aumentato da quando sono state messe in atto iniziative di soggiorno a casa alla luce del COVID-19.

Se si considera un evento digitale, creare momenti frequenti per l'interazione dal vivo, che si tratti di invitare i partecipanti a fornire input su una sessione o un argomento tramite chat room, quiz rapidi per mantenere le persone in piedi o semplicemente dare accesso a un utilizzare uno strumento di rete come un'app mobile per eventi, in cui i partecipanti possono "incontrarsi" o chattare tra le sessioni.

È facile dimenticare nelle impostazioni virtuali che i partecipanti non vogliono solo guardare i contenuti, ma vogliono essere in grado di interagire con essi, parlare con relatori e altri partecipanti e fornire feedback.

Mantenere l'autenticità nelle relazioni commerciali

Ogni volta che stai commercializzando o vendendo qualcosa, la cosa più difficile da fare è dimostrare l'autenticità del tuo approccio, e questo è reso ancora più difficile quando devi raggiungere le persone tramite e-mail e altre alternative virtuali, anziché eventi di persona.

Prepara il tuo team di vendita per il networking in un ambiente virtuale: come dovrebbe cambiare il loro approccio e in che modo la tua alternativa digitale lo supporterà?

Prendere in considerazione i principi fondamentali come consentendo di one-to-one opportunità di networking durante l'incontro virtuale, e di incoraggiare la tua squadra a prendere sempre incontri con i video su di offrire una conversazione più gradevole.

Inoltre, proprio come con un evento di persona, raccogliere le giuste informazioni sul tuo pubblico di destinazione e sui lead per offrire contenuti personalizzati e interattivi è altrettanto, se non più importante, in un ambiente virtuale.

Comprendi quali dati vuoi raccogliere prima dell'inizio del tuo evento virtuale e usa queste informazioni per follow-up personalizzati per mantenere le persone coinvolte con i tuoi contenuti in seguito.

Le alternative virtuali non possono sostituire alcuni dei migliori momenti offerti dagli eventi di persona, ma dobbiamo adattarci a questa nuova realtà e umanizzare l'esperienza digitale per mantenere il nostro pubblico coinvolto.

Trovare modi per replicare l'energia fornita dagli eventi di persona, creare momenti di coinvolgimento e interazione faccia a faccia e sostenere una comunicazione autentica con clienti potenziali e potenziali sono tutte considerazioni importanti per i marketer e i pianificatori di eventi mentre fanno il perno degli eventi digitali.

Alla fine della giornata, le persone sono ora più che mai alla ricerca di motivi per riunirsi (virtualmente), imparare gli uni dagli altri e costruire connessioni significative.

Kathy Isola è il Chief Customer Officer di Certain . Ha oltre 20 anni di esperienza in ruoli a contatto con i clienti globali, guidando il successo dei clienti, servizi professionali e team di supporto e ridimensionando i team per soddisfare la domanda globale dei clienti.