Che cos'è un istogramma delle risorse nella gestione dei progetti?

Nella gestione del progetto, le risorse sono le persone, gli strumenti e i materiali necessari per portare a termine il progetto. In altre parole, le risorse sono importanti, così come la gestione delle risorse.

Un istogramma delle risorse è uno strumento statistico utilizzato per gestire le risorse. È un diagramma grafico a barre storico che definisce una pianificazione dell'allocazione delle risorse. Gli istogrammi delle risorse aiutano i project manager nella pianificazione delle risorse e nella gestione della qualità.

Il software di gestione dei progetti ha reso gli istogrammi delle risorse in qualche modo obsoleti, ma possono ancora essere visualizzati nell'esame di certificazione PMP. Pertanto, non fa male gestire gli istogrammi delle risorse.

Che cos'è un istogramma di risorse?

Un istogramma delle risorse è un grafico a barre in pila utilizzato per l'allocazione delle risorse nella gestione dei progetti. È fondamentalmente un grafico di pianificazione delle risorse che mostra la quantità di tempo in cui una risorsa è pianificata per funzionare in un periodo di tempo. Può essere utilizzato anche per determinare la disponibilità delle risorse.

Avere le risorse di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno, è il modo in cui le attività nel progetto vengono eseguite in modo efficiente. I project manager utilizzano gli istogrammi delle risorse mentre monitorano il progetto e ne tracciano l'avanzamento. Le informazioni che estraggono da un istogramma delle risorse danno loro un'idea di dove si trovano le loro risorse e di come vengono utilizzate.

Gli istogrammi delle risorse hanno un asse orizzontale che mostra l'intervallo o il valore degli spazi tra le variabili e l'asse verticale, che rappresenta il numero di volte in cui si è verificato l'intervallo. Le barre rappresentano la risorsa. C'è anche una legenda che identifica ogni barra.

Secondo l'American Society of Quality (ASQ), l'istogramma è lo strumento di qualità più comunemente utilizzato.

Perché utilizzare un istogramma delle risorse?

I project manager utilizzano un istogramma delle risorse per assicurarsi che le loro risorse siano allocate correttamente. Offrono un modo semplice e veloce per dare un'occhiata all'utilizzo delle risorse. Secondo l'American Society of Quality (ASQ), l'istogramma è lo strumento di qualità più comunemente utilizzato.

Le risorse acquisite nell'istogramma delle risorse sono specifiche per un periodo di tempo, che sia corrente o successivo nel progetto. Questo può aiutare il project manager a pianificare la distribuzione delle risorse durante tutto il ciclo di vita del progetto.

L'istogramma delle risorse mostra il numero di risorse utilizzate in ogni periodo di tempo, non dissimile da un diagramma di Gantt (che è anche un grafico a barre in pila). Tuttavia, un diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti più solido che può essere utilizzato anche per pianificare, assegnare e tenere traccia di risorse, attività e altro ancora.

Il software di gestione dei progetti ha quasi sempre un diagramma di Gantt, che è uno degli strumenti chiave di pianificazione delle risorse e pianificazione dei progetti utilizzati dai project manager. ProjectManager è un software basato su cloud che porta i diagrammi di Gantt oltre i tradizionali strumenti di gestione dei progetti. Tiene traccia delle risorse umane e non umane e può impostare una linea di base per tenere traccia dello sforzo effettivo rispetto a quello pianificato. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.

Perché un istogramma della risorsa è importante?

Se non stai utilizzando un software di gestione dei progetti, hai bisogno di una sorta di strumento di gestione delle risorse. L'istogramma delle risorse non è perfetto, ma è meglio di niente.

Anche in questo caso, l'istogramma delle risorse consente di visualizzare le singole risorse utilizzate nel progetto rispetto alla pianificazione del progetto e alla previsione delle risorse. Aiuta i project manager a prendere decisioni migliori su come allocare tali risorse per completare tali attività.

Naturalmente, gli istogrammi delle risorse non sono lo strumento migliore per le informazioni statistiche. Sono statici e devono essere generati ogni volta per vedere dove sono le tue risorse. Ciò richiede molto tempo e fatica, che non tutti i team di progetto possono fornire.

Quando utilizzare un istogramma di risorse

Il project manager può utilizzare un istogramma delle risorse durante tutto il progetto. Può essere uno strumento molto utile, anche se richiede tempo e fatica per crearne uno in Excel. Ma i dati che analizza sono importanti per l'allocazione delle risorse in un progetto.

L'istogramma delle risorse può aiutare il project manager a capire quanto sia redditizia una particolare attività. Possono anche monitorare diversi processi nella gestione delle risorse e analizzarli. Possono quindi determinare quale parte del progetto potrebbe beneficiare di risorse aggiuntive o è sovraccaricata.

Gli istogrammi delle risorse vengono spesso utilizzati con i diagrammi di Gantt. Questo aiuta i project manager a comprendere meglio l'ambito del progetto e come e quando utilizzare le proprie risorse. Naturalmente, il software di gestione dei progetti è uno strumento più dinamico.

Pro e contro di un istogramma di risorse

È abbastanza ovvio che un istogramma delle risorse è uno strumento che ha i suoi pro e contro. In un certo senso, sembra antiquato, parte di una vecchia cassetta degli attrezzi che non viene più utilizzata. Ma gli istogrammi delle risorse servono a uno scopo e le persone continuano a usarli per la gestione dei progetti. Diamo un'occhiata ai pro e ai contro dell'utilizzo di un istogramma delle risorse:

Istogramma delle risorse Pro

• Grafici comunemente usati per visualizzare i dati
• Facile confrontare i dati
• Funziona bene con un'ampia gamma di informazioni

Risorsa Istogramma Contro

• Difficile estrarre la quantità esatta di input
• Scomodo quando si confrontano più categorie
• Usa molto spazio per visualizzare poche informazioni
• Può presentare dati fuorvianti

Esempio di istogramma della risorsa

Gli istogrammi delle risorse sono costituiti da:

• Un titolo , che è una breve descrizione di quali dati vengono rappresentati
• L'asse orizzontale, che mostra il periodo di tempo
• L'asse verticale, che rappresenta le risorse

Le barre rappresentano la risorsa e c'è una legenda che identifica ciascuna barra.

Nell'esempio sopra, le risorse sono persone che lavorano nel corso di sei mesi. Come puoi vedere, il grafico a barre in pila utilizzato è codificato a colori per mostrare manager, analisti aziendali, programmatori e scrittori tecnici.

Questa istantanea delle risorse mostra che i manager sono costanti, ma la necessità di analisti aziendali diminuisce dopo tre mesi e i programmatori aumentano da marzo a maggio.

Tutte queste informazioni sulla gestione delle risorse sono utili mentre lavori al tuo progetto. Ti aiuta a capire le buste paga e chi inserire e chi togliere dal team (e quando). Questi dati statistici sono importanti per la gestione del progetto.

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Come ProjectManager funziona meglio di un istogramma di risorse

È chiaro che un istogramma delle risorse serve a uno scopo, ma è anche chiaro che non è il modo migliore per ottenere i dati del progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che gestisce le risorse e ne traccia l'utilizzo in tempo reale. In questo modo puoi sempre tenere traccia delle risorse del tuo progetto e assicurarti di aver allocato abbastanza per completare le attività.

Tieni traccia delle risorse in tempo reale

Quando crei un istogramma di risorse, hai bisogno di dati e quindi crei manualmente il grafico in Excel. Con ProjectManager, vai semplicemente al diagramma del carico di lavoro e trovi una visualizzazione con codice colore di tutte le attività del tuo team. Scopri istantaneamente chi è sovra-allocato e riassegna il lavoro direttamente da quella pagina per bilanciare il carico di lavoro e mantenere i team a lavorare in modo più produttivo.

Gestisci il tuo team sulla pagina del team

C'è anche una pagina del team che mostra una panoramica del progetto. Puoi vedere lo stato di ogni membro del team, il numero di attività che sono state assegnate e la priorità delle loro attività. Puoi anche approfondire il profilo del team per vedere la loro disponibilità, abilità e altro ancora. Un grafico consente di visualizzare rapidamente le attività assegnate e che sono state completate e quelle ancora attive.

Crea piani sui diagrammi di Gantt

Con il diagramma di Gantt di ProjectManager, puoi tenere traccia di risorse diverse dalle tue risorse umane. Puoi impostare la disponibilità, quindi impostare le notifiche per tenerti automaticamente informato delle modifiche al progetto. La dashboard in tempo reale ti offre una visione di alto livello del progetto e i report ti consentono di approfondire la ricerca di più dati. Inoltre, i report possono essere filtrati e condivisi per mantenere gli stakeholder aggiornati su ciò che vogliono sapere.

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