Che cos'è uno stakeholder? Definizioni, tipi ed esempi

Che si tratti di investitori o clienti, le parti interessate sono importanti per ogni progetto. Ma cos'è uno stakeholder? C'è più di una risposta a questa domanda. Prendiamoci del tempo per definire cos'è uno stakeholder, esempi di stakeholder e modelli di stakeholder gratuiti che possono aiutare con la gestione degli stakeholder.

Che cos'è uno stakeholder?

Uno stakeholder è un individuo, un gruppo o un'organizzazione che è influenzato dal risultato di un progetto o di un'impresa commerciale. Le parti interessate sono interessate al successo del progetto e possono trovarsi all'interno o all'esterno dell'organizzazione che sponsorizza il progetto. Gli stakeholder sono importanti perché possono avere un'influenza positiva o negativa sul progetto con le loro decisioni. Ci sono anche parti interessate critiche o chiave, il cui supporto è necessario affinché il progetto esista.

Uno stakeholder è una persona, come qualsiasi altro membro del progetto, e alcuni sono più facili da gestire di altri. Dovrai imparare a utilizzare le tecniche di mappatura degli stakeholder per identificare chi sono i tuoi stakeholder chiave e assicurarti di soddisfare i loro requisiti.

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Lo stakeholder ha un interesse acquisito nel progetto, il che significa che vorrai tenerlo aggiornato regolarmente. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti con dashboard in tempo reale che monitorano sei metriche del progetto. I dashboard non richiedono alcuna configurazione e mostrano automaticamente i progressi e le prestazioni in grafici e grafici colorati. Sono facilmente condivisibili per gestire le aspettative degli stakeholder. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Stakeholder contro azionista

Gli stakeholder non sono la stessa cosa degli azionisti. Uno stakeholder può essere un'ampia varietà di persone interessate o investite nel progetto. Ad esempio, uno stakeholder può essere il proprietario o anche l'azionista. Ma le parti interessate possono essere anche dipendenti, obbligazionisti, clienti, fornitori e venditori.

Un azionista può essere uno stakeholder. Un azionista, tuttavia, è qualcuno che ha investito in una società. Quella società potrebbe avviare progetti in quanto l'azionista è anche uno stakeholder. In parole povere, gli azionisti sono anche stakeholder, ma gli stakeholder non sono sempre azionisti. Questo perché un azionista possiede parte di una società pubblica attraverso l'acquisto di azioni. Uno stakeholder ha interesse per la performance complessiva della società, non per la performance azionaria.

Tipi di stakeholder

Gli stakeholder possono essere chiunque abbia influenza o chiunque possa essere influenzato dal progetto. Abbiamo già visto che possono esserci molte parti interessate, qualcosa di cui parleremo di seguito. Tutti gli stakeholder possono essere suddivisi in due gruppi: stakeholder interni e stakeholder esterni. Diamo un'occhiata a entrambi.

1. Stakeholder interni

Gli stakeholder interni sono all'interno dell'organizzazione. Il progetto ha un impatto diretto su di loro mentre servono e sono impiegati dall'organizzazione che lo gestisce. Gli stakeholder interni possono includere dipendenti, proprietari, consiglio di amministrazione, project manager, investitori e altro ancora.

2. Stakeholder esterni

Gli stakeholder esterni sono esterni all'organizzazione e sono indirettamente influenzati dal progetto. Sono influenzati dal lavoro dell'organizzazione ma non sono dipendenti dell'organizzazione. Queste persone possono essere fornitori, clienti, creditori, clienti, intermediari, concorrenti, società, governo e altro ancora.

Esempi di portatori di interessi

Come accennato, esistono molti tipi di stakeholder, molti dei quali rientrano nelle categorie di stakeholder interni o esterni. Diamo un'occhiata ad alcuni degli esempi di stakeholder più comuni.

• Investitori: sono le parti interessate alla ricerca di un ritorno finanziario e possono essere azionisti e detentori di debiti. Hanno investito capitale nel business e vogliono un ritorno su quell'investimento.
• Dipendenti: queste parti interessate fanno affidamento sul loro impiego e sulla sicurezza del lavoro. Hanno un interesse diretto nell'organizzazione in quanto li sostiene e fornisce loro vantaggi.
• Clienti: queste parti interessate desiderano il prodotto o il servizio offerto dal progetto e si aspettano che sia di qualità e contenga valore.
• Fornitori e fornitori: queste parti interessate hanno le loro entrate legate al progetto poiché vendono beni e servizi all'azienda che gestisce il progetto. Il successo del progetto significa più affari per loro.
• Comunità: queste parti interessate non vogliono che il progetto abbia un impatto negativo sulla loro salute, sicurezza o sviluppo economico. Le organizzazioni che sono ospitate nelle loro comunità o che lavorano a progetti nelle loro comunità possono avere un impatto sulla creazione di posti di lavoro, sulla spesa e altro ancora.
• Governo: queste parti interessate ottengono tasse e prodotto interno lordo da un progetto. Sono le principali parti interessate in quanto riscuotono le tasse sia dall'azienda a livello aziendale che individualmente da coloro che impiegano.

Uno stakeholder è una persona, come qualsiasi altro membro del progetto, e alcuni saranno più facili da gestire rispetto ad altri. Dovrai imparare a trattare con una varietà di personalità e assicurarti di avere un dialogo produttivo per conoscere gli obiettivi del progetto che sei stato assunto per raggiungere. Ma prima, chi è lo stakeholder?

Come gestire gli stakeholder del progetto

Gestire gli stakeholder è facile se si seguono i giusti passaggi di gestione degli stakeholder. Ecco i passaggi che ogni project manager dovrebbe seguire quando gestisce le relazioni con gli stakeholder.

1. Identificazione delle parti interessate

Identificare le parti interessate nel tuo progetto è fondamentale poiché il successo del progetto dipende da questo. Se il tuo stakeholder non è soddisfatto, il progetto non è un completo successo. Ti consigliamo di iniziare questo processo non appena viene creata la carta del progetto.

Un buon punto per iniziare a capire chi sono i tuoi stakeholder è rivedere la carta del progetto, che documenta il motivo del progetto e nomina il project manager. Tra le informazioni su oggetti, budget, pianificazione, ipotesi, vincoli, sponsor del progetto e top management, puoi discernere gli stakeholder.

Assicurati di rivedere i contratti poiché le parti interessate potrebbero essere menzionate in questi documenti. Ci sono fattori ambientali o altre organizzazioni con legami chiave con il progetto? Esamina quelli in quanto potrebbero fornirti i nomi delle parti interessate. Ad esempio, se ci sono fattori ambientali dettati dal governo, il governo è uno stakeholder. Rivedi i loro regolamenti e standard per rimanere in buoni rapporti con loro.

2. Analisi delle parti interessate

Una volta identificati gli stakeholder del progetto, è il momento della fase di analisi degli stakeholder. Questo è il momento in cui raccoglierai informazioni e requisiti da loro. Dovrai anche iniziare a stimare il loro livello di coinvolgimento e influenza nel tuo progetto per preparare strategie di comunicazione con gli stakeholder e dare loro priorità.

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3. Priorità degli stakeholder

Una domanda chiave per chiunque gestisca un progetto è come si dovrebbe gestire uno stakeholder del progetto? A complicare le cose, potrebbero esserci molte parti interessate e dovresti trattarle come faresti con qualsiasi altro compito nella tua lista di cose da fare: dando loro la priorità.

Nel corso di un progetto, uno stakeholder potrebbe essere più prezioso in termini di obiezioni al progetto e alcuni potrebbero richiedere più attenzione di altri. Quando crei il tuo programma di progetto, assicurati di definire chi sono queste persone e in quale momento della fase del progetto potresti aver bisogno di occuparti di loro di più.

4. Coinvolgimento delle parti interessate

Ora siamo arrivati ​​alla seconda parte della nostra domanda. Quando parliamo di gestione degli stakeholder, ciò che intendiamo è creare una relazione positiva con i tuoi stakeholder soddisfacendo le loro aspettative e qualunque obiettivo abbiano concordato nel progetto. Questa relazione non è solo scontata, tuttavia. Deve essere guadagnato. Puoi guadagnare la fiducia e costruire una relazione positiva con gli stakeholder attraverso una comunicazione proattiva e ascoltando i loro bisogni.

Un modo per farlo è intervistare gli stakeholder del progetto, non tutti, ma sicuramente i più importanti. Potrebbe essere necessario parlare con esperti per ottenere informazioni di base su campi o gruppi particolari, quindi quando si hanno conversazioni individuali con le parti interessate, si è ben informati e produttivi.

Come tutto nella gestione dei progetti, c'è un processo per questo:

• Comunicazioni con gli stakeholder del documento . Fallo formalmente creando un piano di comunicazione con gli stakeholder. Annota i loro nomi e ruoli nell'organizzazione che rappresentano. Documenta ogni conversazione che hai con questi partner chiave del progetto, sia per registrare i loro interessi e richieste, ma anche per poter rivedere le loro informazioni in un secondo momento per verificarne l'accuratezza.
• Applicare il processo. Successivamente, vuoi mantenere un processo di comunicazione con le parti interessate e assicurarti che il processo sia trasparente in modo che tutti sappiano cosa aspettarsi. Ciò include richieste di progetto o feedback. Il modo in cui documenterai e risponderai a tali richieste deve essere soggetto a un processo formale di revisione e approvazione. Ciò consente alle parti interessate di sapere che le richieste sono soggette a revisione e che si dispone di un processo a cui attenersi per le richieste formali.
• Fornire rapporti di stato frequenti. Fornire rapporti di stato regolari e tempestivi per le parti interessate è fondamentale, ma assicurati di adattare i rapporti al pubblico. Puoi entrare nei dettagli con i membri del team mentre i dirigenti in genere desiderano una panoramica più ampia. Non dimenticare di seguire le parti interessate e porre domande per vedere se hanno feedback.
• Sfatare i miti. Il tuo stakeholder potrebbe lavorare su più progetti, il che significa che non avrà la tua stessa vicinanza al progetto. Ma ciò non significa che non ricevano altre informazioni sul tuo progetto da altre fonti. Non vuoi che siano soggetti a pettegolezzi o ricevano informazioni errate che potrebbero influenzare le loro opinioni sul progetto.

Modelli di gestione delle parti interessate

La gestione degli stakeholder e delle loro aspettative è una parte importante della gestione del progetto. È necessario mantenere aggiornati gli stakeholder, ma non si desidera che interrompano l'importante lavoro di gestione del progetto. Non solo ProjectManager offre software, ma anche modelli gratuiti per ogni fase del tuo progetto. Ecco alcuni modelli che si occupano della gestione degli stakeholder.

Modello di analisi delle parti interessate

Prima di poter gestire i tuoi stakeholder, devi comprenderli nel contesto del tuo progetto. Il nostro modello gratuito di analisi delle parti interessate per Excel ti aiuta a identificare le parti interessate del progetto con una matrice di analisi delle parti interessate. Puoi raccogliere le principali parti interessate per gruppo e determinare il loro livello di partecipazione, interesse e potere.

Modello di mappa delle parti interessate

Il nostro modello gratuito di mappa degli stakeholder per Excel ti aiuta a vedere il livello di interesse e influenza di ogni stakeholder. Le loro risposte ti aiutano a determinare se devono essere gestiti da vicino, mantenuti soddisfatti, informati o monitorati. C'è anche una chiave di colore per facilitarne la lettura; il verde significa che sono di supporto, il giallo significa che sono neutrali e il rosso significa che sono un bloccante.

Modello di piano di comunicazione

Infine, una volta che hai compreso i tuoi stakeholder, è tempo di impostare un modo per tenerli informati. Il nostro modello di piano di comunicazione gratuito per Word è lo strumento ideale per definire i tuoi obiettivi, i canali e la regolarità con cui i tuoi stakeholder si aspettano di essere aggiornati. Il modello di piano di comunicazione gratuito funziona per tutte le esigenze di comunicazione del tuo progetto, non solo per comunicare con le parti interessate.

Utilizzare ProjectManager per la gestione delle parti interessate

Ora che sai cos'è uno stakeholder e perché è importante tenerlo aggiornato durante il ciclo di vita del tuo progetto, assicurati di avere gli strumenti giusti a disposizione per aiutarti. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti che ti aiuta a gestire le aspettative degli stakeholder e ad aggiornarle con dati in tempo reale.

Report dettagliati per le presentazioni degli stakeholder

Abbiamo mostrato come la nostra dashboard in tempo reale offra un quadro generale del progetto, ma le parti interessate spesso vogliono approfondire i dati. Con un clic, puoi generare i report che le parti interessate desiderano visualizzare, indipendentemente dal fatto che si tratti di stato del progetto, tempo o costi. Se le parti interessate hanno domande, sappi che ogni report può essere filtrato per mostrare dati selezionati. I report sono facilmente condivisibili in modo che le parti interessate siano sempre al corrente.

Crea trasparenza con piani condivisi

Il piano di progetto è la tabella di marcia che traccia la direzione del progetto. È un documento critico e che cambia durante il progetto. Le parti interessate hanno bisogno del piano del progetto per mantenere lo stato di avanzamento del progetto nel contesto, quindi i project manager desiderano un piano del progetto facile da condividere. Puoi importare ed esportare piani di progetto e condividerli con chiunque. Man mano che il piano di progetto cambia, inviane uno aggiornato ai tuoi stakeholder e tienili aggiornati.

Il nostro strumento può automatizzare il tuo lavoro impegnativo come le notifiche e-mail per mantenere le parti interessate aggiornate sui rapporti sullo stato. Diamo agli stakeholder la trasparenza che desiderano per rimanere informati, consentendo al project manager e al team di progetto lo spazio di cui hanno bisogno per completare il progetto in tempo, nel rispetto del budget e delle aspettative di qualità degli stakeholder.

Quando riferisci alle parti interessate, vuoi assicurarti che il processo sia snello e accurato. ProjectManager rende la condivisione dei report facile come un clic di un pulsante. Il nostro software di gestione dei progetti basato su cloud si aggiorna in tempo reale, in modo da avere sempre i dati di progetto più accurati e aggiornati per te e i tuoi stakeholder. Prova oggi il nostro premiato software con questa prova gratuita di 30 giorni.