Che cos'è l'analisi alternativa nella gestione dei progetti?

C'è più di un modo per scuoiare un gatto. Vale a dire, puoi raggiungere lo stesso risultato con mezzi diversi. Per scoprire quei mezzi, puoi usare un'analisi alternativa. Un'analisi alternativa è il modo in cui i project manager scelgono come affrontare un progetto.

Ci sono sempre opzioni e sapere qual è la migliore per il tuo progetto richiede tempo, ricerca e comprensione dei possibili scenari. È necessaria un'analisi delle alternative e il blog di oggi ti guiderà attraverso gli strumenti e i metodi che dovresti utilizzare per ottenere i dati di cui hai bisogno.

Cos'è l'analisi alternativa?

Un'analisi alternativa è la valutazione dei vari percorsi che si possono perseguire per raggiungere l'obiettivo di un progetto o un particolare obiettivo di project management. Guarda oltre lo status quo per confrontare diversi modi di portare a termine il lavoro.

Questi fattori possono essere operativi, come il costo, il rischio e l'efficacia, nonché le potenziali carenze di tali fattori operativi. Per eseguire un'analisi alternativa, si utilizzano strumenti quali il costo del ciclo di vita, l'analisi della sensibilità, l'analisi del flusso di cassa e l'analisi costi-benefici.

L'analisi delle alternative, chiamata anche AOA, fa parte del processo decisionale quando si esaminano portafogli, programmi e progetti esistenti o si avvia un nuovo progetto. Questo processo decisionale ti aiuta a trovare azioni convenienti ed evitare inutili duplicazioni di sforzi. L'uso di AOA aiuterà a ridurre il rischio di fallimento del progetto.

Quando dovrebbe essere utilizzata l'analisi alternativa nella gestione dei progetti?

L'analisi alternativa viene utilizzata ogni volta che è necessaria una soluzione. Quando i decisori sono nel processo decisionale, vogliono conoscere la strada migliore per andare avanti. Un'analisi alternativa mostrerà loro la strada.

Un AOA viene in genere eseguito all'inizio di un progetto, ma viene utilizzato anche durante l'intero ciclo di vita del progetto. È un modo per determinare se il processo decisionale è valido. L'aggiornamento durante tutto il processo perfezionerà la soluzione e riaffermerà i criteri di valutazione.

Tuttavia, un AOA non è qualcosa di semplice da fare. L'analisi è spesso dispendiosa in termini di tempo. A causa del tempo e del lavoro coinvolti in un AOA, è più probabile che lo applichi a portafogli o programmi. Questi portafogli o programmi sono più una preoccupazione continua che un singolo progetto e i manager sono costantemente alla ricerca di modi per importare l'efficacia in termini di costi del lavoro.

Qualunque sia il modo in cui utilizzi l'analisi alternativa, avrai bisogno di un software di gestione dei progetti per valutare e scegliere la migliore linea d'azione tra una varietà di opzioni. ProjectManager fornisce dati approfonditi in tempo reale per aiutare nel confronto analitico. I dashboard in tempo reale acquisiscono i dati per i progetti e calcolano automaticamente tali informazioni in grafici e diagrammi di facile lettura. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

Vantaggi dell'analisi delle alternative (AOA)

L'utilizzo di un'analisi delle alternative (AOA) aiuterà i project manager, i portfolio ei program manager a identificare, comprendere e valutare le alternative a loro aperte durante la gestione di un progetto. Li aiuterà anche a selezionare la migliore linea d'azione in quanto riguarda i costi ei rischi del progetto.

Osservando le alternative, i decisori hanno più dati con cui fare una scelta informata. Essere in grado di identificare, definire e comprendere un problema è il modo migliore per risolverlo ed è essenziale per qualsiasi analisi utile.

Quando i decisori hanno molte alternative tra cui scegliere, hanno più potere di controllare il risultato. Ma i dati devono essere buoni. È importante anche evitare pregiudizi, come prestare maggiore attenzione alle informazioni di facile accesso.

Come eseguire un'analisi alternativa

Un'analisi alternativa fornisce un quadro per esaminare il tuo processo e cercare i miglioramenti che sono per te il massimo vantaggio. Segui questi passaggi per aiutarti a determinare quale di questi percorsi sarebbe più vantaggioso.

1. Fai un piano

La prima cosa da fare è fare un piano. Ciò significa definire le varie decisioni che puoi prendere per raggiungere il tuo obiettivo e raggiungere l'efficacia operativa. Ti consigliamo di includere le parti interessate, ma anche definire i tempi, gli sforzi o i costi coinvolti. Ci sarà bisogno di un gruppo di studio assemblato e di un piano di studio per dirigere le loro attività.

2. Organizzare la struttura analitica

Il passaggio successivo consiste nel definire l'affermazione del problema di analisi, il contesto del problema, l'ambito e una struttura per confronti alternativi. Ciò include i criteri di confronto che utilizzerai. Inquadra l'analisi con le regole di base che utilizzerai, comprese le ipotesi che potresti avere. Prima e durante lo studio, vorrai accedere ai dati necessari, alla raccolta e alle fonti utilizzate.

3. Identificare e definire alternative

Ora identifichi i vari percorsi alternativi che puoi intraprendere dalle origini dati. Ce ne saranno molti, ma assicurati di mantenerne uno come status quo. Queste alternative risolveranno il problema che hai indicato nel tuo piano nel contesto e nell'ambito che hai già definito. Le alternative che valuti devono derivare da ricerche, controlli e filtri approfonditi prima di poter iniziare il processo decisionale.

4. Valuta le alternative

Esamina ciascuna delle alternative che hai escogitato. Valutali in base ai criteri stabiliti, come costo, rischio, efficacia in termini di costi del ciclo di vita, vantaggi e analisi di probabilità. Dovrai anche condurre un'analisi di sensitività, che è un modello finanziario che esamina una variabile target e come viene influenzata dalle modifiche delle variabili di input.

5. Confronta le alternative

Qui valuterai i pro ei contro delle varie alternative che hai identificato. Determina quali sono i meriti di ciascuno, come mostrato dall'analisi che hai fatto.

6. Segnala i risultati

Infine, vorrai documentare i risultati dell'AOA per mostrare il costo del ciclo di vita che supporta l'alternativa o lo status quo che hai scelto e come ciò supporterà i decisori del progetto e/o le esigenze degli stakeholder.

Suggerimenti per l'analisi alternativa

Quando si gestisce un progetto, l'analisi alternativa dovrebbe far parte del processo decisionale. Ti permette di trovare il modo migliore per andare avanti. Per fare ciò, dovrai creare un piano di studi. Fungerà da tabella di marcia per come dovrebbe procedere l'analisi e spiegherà chi è responsabile di cosa.

Non puoi fare un'analisi alternativa senza prima dedicare il tempo e le risorse necessarie. Devi darti abbastanza tempo per esaminare le alternative e determinare i rischi associati a ciascuna.

Assicurati di avere sempre una linea di base del tuo status quo per avere qualcosa con cui confrontare le tue alternative. Potrebbe anche dimostrare che lo status quo è l'approccio migliore. Spesso la raccolta dei dati di base richiede molto tempo, quindi assicurati di aver programmato tempo e risorse sufficienti per farlo.

Gestisci gli stakeholder

È anche importante comprendere i tuoi stakeholder e le loro esigenze e gestire le loro aspettative. Questo informerà la portata e l'esecuzione della tua analisi.

Le parti interessate informeranno anche i tuoi criteri di confronto. Così come è importante conoscere i propri stakeholder, lo è anche formare un team appropriato con le competenze e l'esperienza giuste.

Essere aperti a molte prospettive e utilizzare i metodi, gli strumenti e i dati appropriati per supportare il processo decisionale. I dati devono funzionare con la metodologia utilizzata, altrimenti avrai dati errati in entrata e dati errati in uscita.

In che modo ProjectManager aiuta con l'analisi alternativa e la valutazione del progetto

ProjectManager è un software di gestione dei progetti e del lavoro basato su cloud che ti aiuta a organizzare meglio le tue analisi alternative, sia per un singolo progetto, programma o portfolio di progetti. Ottieni dati in tempo reale che portano a un migliore processo decisionale e semplificano la connessione di team ibridi e la condivisione dei risultati con le parti interessate.

Pianifica analisi alternative su un diagramma di Gantt

Pianifica la tua analisi alternativa con la visualizzazione diagramma di Gantt di ProjectManager. Puoi organizzare tutte le tue attività, quindi filtrare una linea di base per acquisire lo status quo. Puoi assegnare incarichi e condividere il piano con le parti interessate. Se stai lavorando su più di un progetto, la roadmap del portfolio è un diagramma di Gantt che mette tutti i tuoi progetti su una sequenza temporale condivisa.

Viste di lavoro diverse per i team ibridi

Una volta che il tuo team ha iniziato a lavorare per determinare le alternative, può lavorare come vuole con le viste multiple del progetto di ProjectManager. Indipendentemente dal fatto che preferiscano un elenco di attività, un calendario o una bacheca kanban, tutti i dati vengono condivisi tra più viste del progetto. Ciascuna vista mostra lo stato del lavoro. Puoi impostare la priorità, aggiungere tag e commenti per favorire la collaborazione, indipendentemente da dove o quando il tuo team sta lavorando.

Genera rapporti di stato frequenti per tenere traccia dei progressi

Una volta che hai tutti i dati raccolti dal tuo team, puoi generare rapporti con un clic per rapporti sullo stato, rapporti sullo stato del portafoglio e molto altro. Tutti i dati possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni che vuoi vedere. Quindi, condividi il rapporto come PDF, Excel o stampalo per presentarlo alle parti interessate.

ProjectManager è un software pluripremiato che organizza il lavoro per i team ibridi. Puoi pianificare, monitorare e creare report sui progetti e generare analisi alternative in modo che i responsabili delle decisioni abbiano dati più approfonditi con cui lavorare. Unisciti alle decine di migliaia di utenti in tutto il mondo, dalla NASA a Siemens e Nestlé, che utilizzano il nostro prodotto per gestire al meglio i loro progetti. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!