Che cos'è un registro problemi? Modelli e suggerimenti

Prima di definire un registro dei problemi, definiamo i problemi del progetto. Un problema è qualsiasi ostacolo o impatto non intenzionale che influisca direttamente sulla sequenza temporale e/o sulle prestazioni del progetto. È diverso da un rischio, che può essere definito come un problema potenziale o futuro che potrebbe verificarsi nel tuo progetto. Un problema è qualcosa che è già emerso nel tuo progetto e devi identificare e tenere traccia di quel problema immediatamente.

Che cos'è un registro problemi?

Un registro dei problemi è un semplice elenco o foglio di calcolo che aiuta i manager a tenere traccia dei problemi che si verificano in un progetto e a dare priorità a una risposta. Abbiamo creato un modello di registro problemi di Excel che puoi scaricare gratuitamente. È un modo semplice per gestire quei problemi che interrompono sempre un progetto e risolverli prima che si trasformino in un problema che porta il progetto fuori strada e lo porta al fallimento.

Un modello di registro dei problemi è ottimo, ma non è integrato con il resto del progetto. ProjectManager ha più viste del progetto che consentono ai team di utilizzare gli strumenti che preferiscono per registrare i problemi. Ad esempio, i team possono vedere il registro dei problemi di un elenco di attività e risolverlo. I manager possono aggiungere priorità e persino personalizzare il flusso di lavoro e impostare approvazioni automatizzate delle attività per assicurarsi che solo loro siano autorizzati a modificare lo stato in Fine. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente!

Quali sono i componenti di un registro problemi?

Un registro dei problemi è, nella sua forma più elementare, un elenco in cui i problemi vengono raccolti come in corso o chiusi. In questo modo puoi tenere traccia del problema dal momento in cui è stato identificato fino a quando non lo hai risolto.

Ma un registro dei problemi può essere più dinamico. Possono ordinare e organizzare i problemi per tipo e gravità, il che può aiutarti a stabilire le priorità e gestirli, una parte fondamentale della gestione dei problemi. Pertanto, si desidera avere titoli di colonna come i seguenti.

• Numero problema : se vuoi tenere traccia del problema, dovresti avere un modo semplice per differenziarlo dagli altri, perché ce ne sarà sempre più di uno.
• Stato : è importante notare se il problema è aperto, in corso, bloccato o terminato. Qui è dove terrete traccia di risolverlo.
• Descrizione del problema : annota in dettaglio qual è il problema. Potrebbe sembrare ovvio, ma non vuoi che lo stesso problema venga monitorato ripetuto nel tuo registro e vuoi che la persona che risolverà il problema sia in grado di capire chiaramente cosa è successo, in modo che non debbano inseguire le persone e ritardare la risposta.
• Categoria : potresti voler classificare i problemi per reparto o fornitore o definire il tipo di problema. Questi possono variare a seconda del progetto o del team.
• Priorità : potresti non avere tempo o risorse per affrontare ogni problema, quindi è fondamentale dare loro la priorità. Hanno priorità bassa, media o alta? Ora puoi filtrare il registro e lavorare su quei problemi che sono più importanti per il progetto.
• Assegnato a : Anche questo è di fondamentale importanza. Se il problema non ha un proprietario, è probabile che non venga mai risolto. Qui è dove annoti il ​​membro del team che è incaricato di seguire il problema fino alla sua risoluzione.
• Sollevato da : è diverso da quello assegnato al proprietario, che guiderà il problema attraverso il progetto e lavorerà per risolverlo. Questa persona è quella che l'ha identificata per prima e dovrebbe essere annotata qui, poiché potrebbe rivelarsi una risorsa in seguito in termini di risposta alle domande che contribuiscono alla sua risoluzione.
• Data di apertura : vuoi avere un lasso di tempo e per farlo devi avere un inizio, che è il giorno in cui è stato identificato il problema.
• Data di chiusura: ora hai una sequenza temporale precisa dall'inizio alla fine, che può aiutarti quando e se torni a guardare i dati storici quando affronti un problema simile in un progetto successivo.
• Commenti : vuoi sempre che lo spazio annoti informazioni importanti come il modo in cui il problema è stato risolto, se era collegato a un'altra attività e la probabilità che si ripresenti, ecc.

Procedure consigliate per il registro problemi

Quando si utilizza un registro dei problemi, è necessario comprendere una serie di cose per ottenere il massimo da esso. Uno è che vuoi assicurarti di toccare tutti i componenti di un registro dei problemi. Potrebbe sembrare una perdita di tempo - vuoi solo che il problema venga risolto - ma delineare quale tipo di problema, descriverlo e così via è la chiave per catturare e risolvere il problema.

È anche importante avere un piano con pietre miliari. Incontra il membro del team che possiede il problema e insieme escogita un modo per sradicare rapidamente il problema. Aggiungendo pietre miliari al piano, hai un modo semplice ed efficace per monitorare i loro progressi. Se non stanno raggiungendo tali traguardi, potresti dover rivedere il piano o aggiungere risorse per mantenerlo in carreggiata.

Sebbene i modelli di registro dei problemi possano aiutarti a mettere insieme un piano dei problemi e persino a tenere traccia dello stato di avanzamento, sono documenti statici che richiedono l'aggiornamento manuale. Tutto ciò sottrae tempo alle attività di progetto più essenziali, motivo per cui disporre di un software di gestione dei progetti basato su cloud in grado di connettere i tuoi team e tenerti aggiornato in tempo reale è la migliore delle migliori pratiche.

Modello di registro problemi gratuito (e altro)

Se non stai utilizzando un software di gestione dei progetti, puoi comunque registrare problemi con i nostri modelli gratuiti. Abbiamo molti modelli di gestione dei progetti per Excel e Word che ti aiutano a gestire ogni aspetto del tuo progetto. Eccone alcuni che possono aiutarti a creare un registro dei problemi, tenere traccia dei progressi e riferire alle parti interessate per tenerle aggiornate.

Modello di registro problemi

Il nostro modello di registro dei problemi gratuito ti aiuta a registrare i problemi man mano che i membri del team li trovano mentre lavorano al progetto. Ma più che un semplice elenco di problemi, puoi utilizzare questo modello di monitoraggio dei problemi gratuito per Excel per monitorare i progressi mentre il tuo team lavora per risolvere il problema. Aggiungi la data di apertura e chiusura, priorità, impatto e altro.

Modello di dashboard del progetto

Il nostro modello di dashboard di progetto gratuito per Excel migliora la tua capacità di monitorare e tenere traccia del lavoro svolto dal tuo team per risolvere questi problemi. Sebbene non sia in grado di monitorare in tempo reale come nel software di gestione dei progetti, puoi comunque impostare metriche per tenere traccia delle attività, del carico di lavoro, della durata delle attività e dei costi in grafici colorati.

Modello di rapporto sullo stato del progetto

Un altro modello gratuito è l'ideale per le presentazioni delle parti interessate mentre le aggiorni sui problemi del progetto. Il nostro modello gratuito di rapporto sullo stato del progetto per Excel è un'istantanea del progetto che è ottimo per comunicare dove ti trovi e dove stai andando. Hai posti dove mettere le pietre miliari che hai incontrato, elencare i rischi e i problemi chiave.

Utilizzo di ProjectManager per la gestione dei problemi

Ora che conosci il framework di base per la creazione di un registro dei problemi, come si utilizza un registro dei problemi durante la gestione di un progetto? Un registro dei problemi è un ottimo strumento da avere nella cassetta degli attrezzi di gestione dei progetti. Può aiutarti a gestire sia il tuo team che le parti interessate.

Questo perché un registro dei problemi offre più di una semplice risoluzione del problema, ma crea fiducia e soddisfa i tuoi stakeholder sul fatto che stai gestendo il progetto in modo tempestivo e corretto. Gli stakeholder e il tuo team si sentiranno ascoltati e questi problemi non avranno alcun impatto sul progetto.

Hai già creato il registro dei problemi, il che è fantastico. Dovrebbe, nella migliore delle ipotesi, essere un documento collaborativo o, meglio ancora, integrato con ProjectManager, uno strumento di gestione dei progetti online. Se puoi condividerlo online, così tutti possono accedervi. Hai semplificato il processo e ti sei assicurato che nessun problema andasse perso.

Schede Kanban come registri dei problemi

Il passaggio successivo consiste nell'accedere a un problema una volta identificato. Puoi farlo online, dove la persona che rileva per prima il problema ha la responsabilità di inserirlo nel registro. ProjectManager dispone di schede kanban in grado di tenere traccia del problema.

Quando viene identificato per la prima volta, può esserci una colonna che raccoglie il problema. Quindi quella carta, che è il problema, può essere assegnata a una persona di punto che è responsabile. Ora il team sa che deve andare da loro e sa che è loro responsabilità registrare i problemi man mano che si presentano.

Segui il protocollo del registro dei problemi che abbiamo descritto sopra. Dopo aver assegnato a qualcuno l'incarico di affrontare quel problema come proprio, è responsabile di lavorare su una risoluzione e di monitorare l'avanzamento di tale azione nel corso della risoluzione del problema.

Questo è il motivo per cui ProjectManager è molto più di un registro dei problemi. Non solo può assegnare un proprietario, che può raccogliere documenti direttamente per quell'attività, nonché commentare e @ membri del team per la collaborazione, offre trasparenza per monitorare il registro dei problemi. La responsabilità finale per la risoluzione di questi problemi non ricade sulle spalle di chi ne è incaricato, ma su di te.

Problemi di monitoraggio

Parte del processo di monitoraggio consiste nella valutazione dell'impatto del problema e delle azioni in atto per risolverlo. Forse devi mettere tutte le tue risorse su questo unico problema, ma forse quel livello di attenzione e impegno è controproducente. Quindi, devi sapere quali problemi devono essere intensificati e quali no.

In tal senso, vuoi assicurarti che le tue azioni siano giuste per il problema in questione. Forse questo problema può aspettare. Forse ha bisogno di attenzione immediata. Questo, ovviamente, può cambiare, motivo per cui il monitoraggio e la valutazione continua sono importanti. Puoi vedere in che modo la dashboard di ProjectManager ti consente di monitorare le tue attività in una semplice visualizzazione, in modo da assicurarti che i tuoi problemi vengano risolti.

Sebbene un membro del team possa avere la proprietà del problema, una volta che è stata sviluppata una linea d'azione per affrontarlo e, si spera, risolvere il problema, ora spetta a te fare l'approvazione finale prima dell'implementazione. Quindi devi assicurarti che il piano sia effettivamente efficace e che risolva il problema. Se non lo è, allora si torna al tavolo da disegno. Ultimo ma non meno importante, la parte migliore è quando il problema è stato risolto. Ora puoi cancellare il problema dal registro dei problemi. Ci si sente bene, vero?

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che può aiutarti a gestire meglio i problemi del tuo progetto. Sei online e connesso al tuo team, ricevi dati in tempo reale, che ti tengono sempre più aggiornato sul problema e meglio attrezzato per risolverlo. Provalo tu stesso e scopri cosa può fare per te e i tuoi team, con questa prova gratuita di 30 giorni.