Cos'è un budget operativo? Componenti chiave e modello inclusi

Un budget operativo è uno strumento che aiuta gli imprenditori e i project manager a esaminare le esigenze finanziarie a lungo termine della loro organizzazione o progetto. È fondamentale per prevedere il budget necessario per gestire la tua attività o il tuo progetto.

Questo da solo dovrebbe farti desiderare di capire la definizione e le ragioni per utilizzare un budget operativo. Lo spiegheremo e approfondiremo cosa dovrebbe essere incluso nel tuo budget operativo. Come bonus aggiuntivo, inseriremo anche un modello di budget operativo gratuito per Excel.

Cos'è un budget operativo?

Un budget operativo è uno strumento che ti consente di stimare le entrate e le spese che prevedi di avere per il prossimo anno. Fornisce una stima più dettagliata e accurata suddividendo le spese. Questo processo viene solitamente eseguito alla fine del quarto trimestre o dell'anno per avere un quadro di cosa aspettarsi finanziariamente nel prossimo anno.

La previsione delle entrate e delle spese fa molto di più che aiutare a creare un budget accurato per il nuovo anno, per quanto importante sia. Viene anche utilizzato per fissare obiettivi per le aziende in modo che abbiano aspettative e obiettivi realistici. Ciò consente di raggiungere gli obiettivi e ottenere comunque la redditività. Per i project manager, un budget operativo è un ottimo strumento per tenere traccia dei progressi finanziari per rispettare il budget, garantendo che i costi effettivi corrispondano ai costi pianificati.

Un budget operativo non deve essere uno sforzo annuale. Come utilizzato nella gestione dei progetti, può essere rivisto mensilmente e le aziende sono note per fare rapporti trimestrali. Anche la revisione e la revisione del budget operativo sono importanti, poiché ci saranno sempre spese impreviste che incidono sulla previsione. Essere in grado di utilizzare il budget operativo come un documento vivente significa che aziende e progetti possono rispondere alle pressioni del mercato e ai cambiamenti di portata e adeguarsi di conseguenza per evitare spese eccessive.

Per rivedere e rivedere il budget operativo è necessario un software di gestione dei progetti. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti con dashboard in tempo reale che ti offrono una panoramica di alto livello del tuo progetto. La nostra dashboard in tempo reale raccoglie automaticamente i dati sui costi e altre metriche, che vengono poi visualizzati in grafici e diagrammi di facile lettura. Puoi dare un'occhiata al tuo budget in qualsiasi momento e, soprattutto, non è richiesta alcuna configurazione dispendiosa in termini di tempo come con alternative leggere. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché dovresti usare un budget operativo?

I budget operativi vengono utilizzati da tutti, dagli uomini d'affari ai project manager, per stimare le entrate e le spese future. Ma sono anche un ottimo strumento, come abbiamo notato, da catturare se stai rispettando quel budget. Possono aiutarti a tenere traccia delle operazioni quotidiane per rispettare il tuo budget mentre rivedi la tua spesa effettiva rispetto a quanto ti aspettavi di spendere in un determinato periodo.

Anche l'uso dei budget operativi è fondamentale per rendere finanziariamente responsabile la tua azienda o il tuo progetto. Tenendo traccia delle entrate e delle spese, puoi scoprire più facilmente le aree del tuo budget che sono dispendiose e che possono essere ridotte per aumentare la redditività. Al di là dell'importante efficienza in termini di costi che ciò fornisce, un budget operativo è una grande risorsa per pianificare e gestire le risorse su un progetto. Puoi vedere quanto puoi spendere nel prossimo anno e pianificare di conseguenza.

Quando stai pianificando il tuo prossimo budget operativo, il budget operativo precedente è prezioso. Ti fornisce dati storici per capire meglio dove sono andati i tuoi soldi, il che ti consente di prendere decisioni più informate quando pianifichi il tuo nuovo budget operativo. L'utilizzo di quel vecchio budget operativo con la conoscenza che hai di come l'anno è effettivamente andato a buon fine ti consente di modificare il tuo budget operativo per adeguarti a tali problemi. Man mano che continui ad apportare modifiche, il tuo budget operativo diventa più accurato.

Cosa dovrebbe essere incluso in un budget operativo?

Un budget operativo ti aiuta a definire strategie e fa parte di ciò che rende un'azienda redditizia o un progetto di successo. Imposta la tua attività o il tuo progetto per l'anno a venire e ti fornisce i dati necessari per monitorare se stai rispettando il tuo budget.

Ciò richiede che tu faccia un budget operativo dettagliato. Ci sono una serie di sezioni che ti consentono sia di stimare le entrate e le spese per il prossimo anno, sia di tenerne traccia per rispettare il tuo budget. Queste sezioni includono il budget di vendita, i costi, le spese operative e le spese impreviste.

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Bilancio di vendita

Se stai realizzando un progetto o un servizio, devi iniziare con un budget di vendita. Questa è una stima mensile del numero di prodotti o servizi che venderai e delle entrate che tali vendite porteranno all'azienda. Facendo questo mensilmente, puoi adattarti meglio ai cambiamenti stagionali.

Per fare una stima accurata del tuo budget di vendita, devi elencare quei prodotti o servizi, comprese eventuali variazioni, come dimensioni, colore, ecc., che potresti anche produrre nel corso dell'anno. Ti consigliamo di rivedere le vendite dell'anno scorso poiché i dati finanziari passati ti aiutano a creare un budget di vendita più accurato.

Alcune cose a cui pensare quando si determina ciò che includerà il budget di vendita sono l'aspetto delle vendite mensili di solito, se il prodotto o servizio è influenzato dalla stagionalità, se ci sarà un nuovo lancio di prodotto o servizio per il prossimo anno e come il marketing influenzerà le vendite.

Costi

I costi sono spese dirette derivanti dalla vendita del tuo prodotto o servizio. Questi costi diretti possono includere tutti i materiali che utilizzi per realizzare il tuo prodotto. Anche il costo della manodopera necessaria per realizzare il tuo prodotto o servizio fa parte del costo del tuo budget, anche se esternalizzi la tua manodopera. Qualsiasi merce che rivendi dovrebbe anche essere aggiunta ai costi del tuo budget.

Tutti questi costi relativi al tuo prodotto o servizio nel corso dell'anno ammonteranno ai tuoi costi di budget. Ti consigliamo di calcolare quanto è il costo per unità e poi moltiplicarlo per quante unità hai venduto, che è il costo totale. Questo importo è determinato per ogni voce sui costi del budget e deve essere aggiunto per ottenere il costo totale del mese.

Spese operative

Qui vorrai elencare tutte le tue spese, inclusi i costi variabili e i costi fissi. Ad esempio, i costi variabili sono quelli che cambiano di mese in mese, come i costi di marketing, l'acquisto di un software una tantum, la paga oraria, i costi di spedizione, le forniture e altro ancora. I costi fissi sono poi quelli che rimangono invariati di mese in mese, che comprendono affitto, abbonamenti software, stipendi, assicurazioni e così via. Aggiungerai ciascuno di questi elementi come elemento pubblicitario e poi aggiungerai i costi fissi e variabili insieme per un totale mensile.

Spese impreviste

L'ultima parte del tuo budget operativo sono le spese impreviste. Ci sarà sempre qualcosa che verrà fuori che avrà un impatto sul tuo budget. Per non farti distrarre da queste spese impreviste, devi prevedere un po' di ammortizzazione nel tuo budget per assorbirle. Esistono due modi per prepararsi a spese impreviste; uno è mettere da parte i fondi che ritieni possano coprire quelle spese e, due è aumentare le tue spese mensili di una percentuale, forse del 10 percento.

Questi dati aiutano a determinare il tuo reddito netto seguendo questa equazione:

Entrate – Costi – Spese – Spese impreviste = Reddito netto

Esempio di budget operativo

Tutte queste informazioni possono essere difficili da elaborare, motivo per cui abbiamo un esempio di budget operativo. In esso, abbiamo compilato alcuni esempi con il widget generico, aggiungendo prezzi di vendita, costi, spese operative e spese impreviste. Puoi vedere tutto sul nostro modello di budget operativo gratuito per Excel, che puoi scaricare e utilizzare per il tuo prossimo budget operativo. È uno delle dozzine di modelli di gestione dei progetti gratuiti per Excel e Word che puoi utilizzare per aiutarti a stimare, pianificare e gestire i tuoi progetti.

ProjectManager ti aiuta a tenere traccia dei budget operativi

Un modello di budget operativo può aiutarti a capire il tuo budget, ma non ti consentirà di gestirlo facilmente. Il software di gestione dei progetti ti offre gli strumenti necessari per tenere traccia delle tue spese e assicurarti di non spendere troppo. ProjectManager è un pluripremiato software di gestione dei progetti che ti aiuta a pianificare, gestire e tenere traccia del tuo budget in tempo reale.

Pianifica e gestisci i budget con robusti diagrammi di Gantt

Una volta che hai un budget, aggiungilo al nostro software e organizza quei costi sul nostro diagramma di Gantt. Puoi assegnare costi a risorse e attività e filtrare in base al percorso critico per vedere quali di queste attività sono essenziali per la consegna del tuo progetto. Quindi imposta una linea di base per acquisire il tuo piano e tenere traccia dei costi pianificati rispetto ai costi effettivi per identificare eventuali spese in eccesso e risolverle prima che abbiano un impatto negativo sul budget.

Tieni traccia delle risorse con i grafici del carico di lavoro e le schede attività

Le risorse, come manodopera, materiali, ecc., devono essere gestite. Le nostre funzionalità di gestione delle risorse ti aiutano a tenere traccia di tutte le tue risorse in tempo reale. Il diagramma di Gantt tiene traccia delle risorse umane e non umane, ma questo è solo il punto di partenza. Passa al grafico del carico di lavoro con codice colore per vedere chi è sovrassegnato e bilancia le risorse del tuo team direttamente da quel grafico per farli lavorare a pieno regime. Un altro modo per tenere traccia dei costi è con le nostre schede attività sicure, che si aggiornano automaticamente per mostrare le ore registrate di ciascun membro del team.

Se desideri maggiori informazioni, utilizza i nostri strumenti di reportistica. Ogni rapporto è personalizzabile in modo da poter filtrare i risultati per mostrare solo ciò che vuoi vedere per schede attività, carico di lavoro, stato del progetto e altro. I report possono anche essere condivisi in una varietà di formati per tenere informati i tuoi stakeholder. Il nostro software ti aiuta a evitare che il tuo budget vada fuori controllo.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a creare budget realistici e a gestirli in modo da non spendere troppo. Utilizza le nostre funzionalità di gestione delle attività per mantenere i team produttivi e i nostri strumenti di gestione del rischio per evitare che problemi potenzialmente dannosi ti portino fuori budget. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.