Che cos'è il controllo delle modifiche nella gestione dei progetti?

Non tutti i cambiamenti sono uguali in un progetto. Alcuni cambiamenti ti accadono come ritardi meteorologici, malattia, altri ancora sono richiesti. Qualunque sia il cambiamento, deve essere gestito e analizzato, quindi accettato o rifiutato. Se la modifica viene accettata, è necessario rispondere, il che apre una serie completamente nuova di procedure di controllo delle modifiche per assicurarti di rimanere in pista e nel rispetto del budget.

Il controllo delle modifiche è il processo utilizzato per gestire tutte queste variabili. Se si verifica un cambiamento (cosa che accade sempre), è fondamentale disporre di un meccanismo in atto per controllare quel processo. Ma cos'è il controllo del cambiamento nella gestione dei progetti e quali sono i passaggi necessari per implementarlo?

Che cos'è il controllo del cambiamento?

Il controllo delle modifiche è una metodologia utilizzata per gestire eventuali richieste di modifica che influiscono sulla baseline del progetto. È un modo per catturare quel cambiamento dal punto in cui è stato identificato in ogni fase del ciclo del progetto. Ciò include la valutazione della richiesta e quindi l'approvazione, il rifiuto o il rinvio.

Lo scopo di questo processo è assicurarsi di non modificare le cose nel progetto che non devono essere cambiate. L'ultima cosa che vuoi fare è interrompere il progetto senza una buona ragione, sprecando tempo e risorse preziose. Eventuali modifiche approvate vengono quindi documentate. Il processo di controllo delle modifiche fa parte del più ampio piano di gestione delle modifiche.

Elementi chiave del controllo del cambiamento

Ci sono alcuni elementi chiave che creano un framework di controllo delle modifiche per la gestione dei progetti. Ecco una breve descrizione di loro.

• Scheda di controllo delle modifiche: una scheda di controllo delle modifiche è un gruppo di rappresentanti del team di progetto che si incontrano regolarmente per approvare o disapprovare le richieste di modifica. Se approvano una richiesta di modifica, questa può trasformarsi in un ordine di modifica.
• Richieste di modifica: una richiesta di modifica è una petizione formale per la modifica di un progetto. È un documento che spiega quali sono le modifiche da apportare e le ragioni principali per cui dovrebbero essere implementate.

  Le richieste di modifica possono essere presentate da parti interessate del progetto interne o esterne. Il nostro modello gratuito di richiesta di modifica può aiutarti a semplificare questo processo.

• Ordini di modifica: una volta che il comitato di controllo delle modifiche ha approvato una richiesta di modifica, un ordine di modifica viene firmato dal consiglio e dai clienti o dalle parti interessate.

  Questo è un accordo di entrambe le parti per modificare le condizioni che erano state inizialmente redatte nel contratto originale. Il nostro modello di ordine di modifica gratuito è un ottimo strumento per creare i tuoi ordini di modifica.

• Registro modifiche: un registro modifiche è uno strumento di gestione delle modifiche utilizzato per documentare tutte le modifiche apportate a un piano di progetto oa qualsiasi contratto. È uno strumento indispensabile per qualsiasi project manager.

Il ruolo della richiesta di cambiamento

Una richiesta di modifica è in genere il trigger che avvia il processo di controllo delle modifiche. La richiesta di modifica può provenire da parti interessate che richiedono nuove funzionalità, la necessità di riparare qualcosa che si rivela difettoso durante la fase di esecuzione, aggiornamenti o una serie di altre cause. Qualunque o ovunque provenga il cambiamento, il controllo del cambiamento determina il suo valore e come implementarlo fattibile.

Le procedure di gestione del cambiamento possono variare da un settore all'altro. Ad esempio, i moduli d'ordine di modifica vengono utilizzati dalle società di costruzioni per apportare modifiche all'ambito di un progetto di costruzione.

Il controllo delle modifiche si presenta in molte forme, ma il processo di controllo delle modifiche è più efficace se eseguito con un software di gestione dei progetti. ProjectManager ti consente di catturare il cambiamento nel tuo progetto quando lo scopri su un elenco di attività, una bacheca kanban, un diagramma di Gantt o un foglio di calcolo. Quindi gestisci la modifica con dashboard in tempo reale e report istantanei. Inizia gratuitamente.

Quali sono i vantaggi di un controllo delle modifiche ben eseguito?

Se sai che arriverà un punto (o molti punti) nel tuo progetto che richiederà una decisione su qualche cambiamento grande o piccolo, allora è sicuro dire che, come project manager, vorrai avere un processo associato a questa situazione per garantire che il cambiamento valga la pena. Quindi, ti consigliamo di avere un modo per gestire la modifica per assicurarti che non influisca negativamente sulla pianificazione e sui costi del tuo progetto.

Gestire il cambiamento in modo efficace è fondamentale per portare il tuo progetto in tempo e nel rispetto del budget. Ma ci sono anche vantaggi inaspettati che derivano dal controllo del cambiamento. Per uno, migliora il lavoro di squadra. Il cambiamento è un'opportunità per il tuo team di lavorare insieme per capire come rispondere alla richiesta di cambiamento. Il lavoro di squadra coinvolto nel controllo delle modifiche può essere un vantaggio per la produttività dell'intero progetto.

Il controllo delle modifiche non solo rafforza la capacità del tuo team di lavorare meglio insieme, ma gli effetti positivi si ripercuotono sull'efficienza complessiva. Funziona di pari passo con il lavoro di squadra, ovviamente. Ma più coinvolgi il tuo team nel controllo del cambiamento, più abile diventa nel risolvere rapidamente i problemi. Questo aiuta con il cambiamento, naturalmente, ma renderà anche il tuo team più efficiente in tutte le sue funzioni.

Il team non è l'unico beneficiario degli aspetti positivi legati a un buon controllo del cambiamento; anche i gestori sono aiutati. Il controllo delle modifiche informa il project manager durante la fase di pianificazione del progetto. Inizieranno a pensare al cambiamento e a come rispondervi meglio e impareranno dalla loro esperienza con il controllo del cambiamento per mettere in primo piano maggiori garanzie nella pianificazione dei progetti futuri.

5 passaggi per il processo di controllo delle modifiche

Conoscendo le cinque fasi del controllo delle modifiche e ciò che esse comportano, puoi assicurarti che il tuo progetto e la tua organizzazione possano trarre vantaggio ed evitare le insidie ​​di un processo di controllo delle modifiche errato. Durante questo processo, tieni presente questi due documenti chiave (per i quali forniamo modelli!) per aiutarti a gestire il controllo delle modifiche: il registro delle modifiche e i moduli di richiesta di modifica.

1. Proponi il cambiamento

La prima cosa da fare è identificare il cambiamento. Questo può provenire da chiunque nel team di progetto, da uno stakeholder o anche da un cliente. Ci deve essere un canale aperto per far fluire questi suggerimenti. La proposta di modifica descriverebbe la modifica e in che modo potrebbe avvantaggiare il progetto o l'organizzazione. Se ci sono altri motivi per la modifica, delinearli nel modulo di richiesta di modifica. Questo verrebbe quindi aggiunto al registro delle modifiche.

2. Riepilogo dell'impatto

Una volta proposta la modifica, spetta ora al project manager considerarla nel contesto più ampio del progetto. In che modo questo cambiamento influirà su una serie di variabili? Alcune delle cose a cui pensare sono i costi e se ci sarebbe un risparmio o un maggiore esborso di denaro richiesto. Quali sono i vantaggi di questi problemi di costo? Ci sono vincoli legali o regolamentari? In che modo il cambiamento influirà sul tuo programma? Avrai bisogno di impiegare più risorse? Che dire degli altri progetti e del business in generale? Il cambiamento porterà nuovi rischi o problemi al progetto? Una volta che il project manager ha eseguito la due diligence, raccomanda che la modifica venga approvata o negata.

3. Prendere una decisione

Il project manager formula la raccomandazione ma non è sempre l'autorità per prendere la decisione finale sul cambiamento. Chiunque sia quella persona o quelle persone, il project manager presenterà loro i risultati. Quindi, la persona o le persone autorizzate a prendere la decisione accetteranno la modifica; accettare la modifica, ma con note e condizioni; rifiutare la modifica; o differire, il che significa che la modifica non verrà portata avanti in questo momento ma verrà ulteriormente deliberata in una data successiva.

4. Apporta la modifica

Se la modifica non viene approvata, questo è lo status quo per quanto riguarda la gestione del progetto. Tuttavia, una modifica che è stata accettata passa alla fase di progettazione. Svilupperai un piano d'azione, incluso un programma con date di inizio e fine, che devono incontrare l'approvazione delle parti interessate del progetto. Il piano dovrebbe includere un test di regressione nel caso in cui il cambiamento si riveli troppo problematico per essere portato a termine e il progetto debba tornare al suo intento originale. Dopo che il piano di cambiamento è stato completato, di solito è seguito da un'autopsia per rivedere eventuali incidenti e successi.

5. Chiusura

Proprio come in qualsiasi progetto, la fase finale del piano di controllo delle modifiche è chiuderlo. Ciò include avere la persona che ha richiesto la modifica per supervisionare il risultato finale e assicurarsi che sia d'accordo con esso. Una volta che hanno firmato la modifica, è necessario completare tutti i documenti in sospeso, come il registro delle modifiche, e archiviarli per un uso futuro.

Esempio di processo di controllo delle modifiche

Diamo un'occhiata a un ipotetico cambiamento in un progetto e seguiamo i cinque passaggi che fanno parte del processo di controllo del cambiamento. Prendi qualcosa di semplice come dipingere una casa. Il cliente propone un viraggio di colore dal bianco concordato al verde chiaro.

1. La modifica viene effettuata durante un incontro con il responsabile del progetto di costruzione, che crea una proposta di modifica per catturare la modifica.
2. Il team di costruzione esamina quindi l'impatto che il cambiamento di colore avrà sul progetto. Hanno già acquistato la vernice bianca, la vernice verde è più costosa, ecc.?
3. Dopo aver studiato il suo impatto, il project manager prenderà una decisione. Se andare avanti avrà un impatto sul budget, il cliente verrà consultato.
4. Una volta che tutti sono d'accordo, il cambiamento è fatto. La nuova vernice viene acquistata e applicata alla costruzione.
5. Il cliente approva il lavoro di verniciatura e qualsiasi modifica dei costi, il che porta a termine questo processo di controllo delle modifiche.

Modelli di controllo delle modifiche gratuiti

Il controllo delle modifiche richiede molto lavoro. I modelli possono codificare il processo di controllo delle modifiche per assicurarsi di aver coperto tutte le basi. ProjectManager è la principale fonte online per i modelli di gestione dei progetti, che toccano ogni aspetto della gestione del tuo lavoro. Soprattutto, i download sono tutti gratuiti. Ecco alcuni modelli gratuiti relativi al controllo delle modifiche da provare.

Modifica il modello del modulo d'ordine

Il modello di modulo ordine di modifica gratuito per Excel non solo ti aiuta a identificare la modifica nel progetto, ma fornisce informazioni dettagliate per contestualizzarla. Ad esempio, puoi notare l'opportunità che la modifica fornirà al lavoro, descrivere il motivo della modifica, quanto tempo ci vorrà e avere un'approvazione da chi l'ha richiesta e autorizzata.

Cambia modello di registro

Dopo aver identificato la modifica e aver ottenuto l'approvazione per andare avanti, è necessario un modello in grado di tenere traccia di tale modifica per assicurarsi di rispettare la pianificazione. Il nostro modello di registro delle modifiche gratuito per Excel contiene tutti i dettagli necessari per monitorare la modifica. Dal tipo di richiesta alla data individuata, dalla priorità al suo stato, è tutto qui per il tuo processo di controllo delle modifiche.

Modello di dashboard del progetto

I manager e le parti interessate sono interessati al cambiamento che stai apportando al progetto. Vogliono assicurarsi che stia andando avanti come pianificato e non abbia un impatto negativo sul progetto. Con il nostro modello di dashboard di progetto gratuito per Excel, puoi tenere tutti aggiornati. Il modello gratuito crea grafici che mostrano il carico di lavoro, i costi e le metriche delle attività una volta inseriti i dati manualmente.

In che modo ProjectManager può aiutare il controllo delle modifiche?

I modelli sono un ottimo modo per avviare il processo di controllo delle modifiche, ma il software offre molto di più. ProjectManager è un pluripremiato software per la gestione di progetti e lavori che organizza rischi, problemi e cambiamenti all'interno di un progetto. Il controllo delle modifiche è in realtà un sottoprogetto del progetto più ampio che stai gestendo. È necessario un software con funzionalità per acquisire ciò che potrebbe trarre vantaggio da una modifica, pianificare tale modifica e quindi monitorarla e segnalarla. Possiamo fare tutto questo e molto altro, senza che tu debba mai lasciare il nostro strumento.

Tieni traccia dei progressi delle tue modifiche

Il cambiamento avviene per molte ragioni, ma la maggior parte di esse è iniziata da forze esterne. Tenere d'occhio il tuo progetto è un modo per individuare i problemi e rispondere prima che diventino problemi. La nostra dashboard in tempo reale tiene traccia di diverse metriche di progetto, calcola i dati automaticamente e visualizza i risultati in grafici e grafici colorati. L'uso corretto della dashboard potrebbe darti i primi segnali di eventuali problemi del tuo progetto.

Collabora alla modifica e allega documenti

Una volta identificata la modifica, il passaggio successivo consiste nello svolgere il lavoro per determinare se vale la pena perseguire tale modifica o meno. Mentre il project manager raccoglierà dati e formulerà una raccomandazione, il processo può essere facilitato dalla nostra piattaforma collaborativa. Tutti i membri del team hanno uno spazio per commentare e persino allegare documenti e immagini relativi al cambiamento. Quando il project manager ha una raccomandazione, può eseguirne il backup alle parti interessate.

Crea piani di gestione del cambiamento

Se la tua modifica viene approvata, arriva la pianificazione. Abbiamo un diagramma di Gantt interattivo che raccoglie tutte le tue attività e le colloca su una sequenza temporale una volta determinata la durata di ciascuna. È quindi possibile collegare le attività dipendenti, impostare pietre miliari per suddividere il progetto in fasi e persino assegnare dal Gantt. I team possono collaborare alle loro attività e lo stato di avanzamento è indicato dall'ombreggiatura sulla barra della durata.

ProjectManager è un software basato su cloud che gestisce le modifiche al progetto con funzionalità che ti aiutano in ogni fase del controllo del tuo progetto generale. Identifica cosa deve cambiare, pianifica il cambiamento e poi tieni traccia dei suoi progressi, tutto con lo stesso strumento che hai già a bordo per gestire il progetto più ampio. Assumi il controllo totale delle modifiche al progetto con questa prova gratuita di 30 giorni.