Che cos'è l'amministrazione del contratto? Pratiche e processi chiave

Se hai mai lavorato a un progetto su larga scala, in particolare un progetto di costruzione, hai familiarità con il concetto di amministrazione del contratto. Un datore di lavoro assume un appaltatore per fare il lavoro. Le due parti si accordano su quale sarà il lavoro, quanto tempo ci vorrà e quanto varrà. Questi dettagli sono delineati e consolidati in un documento ufficiale; un contratto.

Ma cosa succede esattamente nella creazione di questi documenti? Stilare un contratto non è così semplice come due parti si siedono e conversano. L'amministrazione del contratto richiede la stessa attenzione e cura di qualsiasi altro aspetto del lavoro.

Che cos'è l'amministrazione dei contratti?

L'amministrazione del contratto è il processo di creazione di un contratto tra datore di lavoro e appaltatore. Il processo termina quando il contratto è stato concordato e tutti hanno firmato la linea tratteggiata. Questi documenti sono creati per proteggere entrambe le parti dell'accordo nel caso qualcosa vada storto o debba essere modificato.

Questi sono l'inizio e il punto finale dell'amministrazione del contratto, ma in mezzo c'è molto lavoro da fare come la pianificazione, la stima e l'appalto. Il primo passo è capire i desideri e le esigenze di ciascuna parte. Questo non è un compito semplice e richiede tempo e fatica. Quindi, l'amministratore del contratto mette questi desideri, bisogni, aspettative, ecc. in una forma scritta che sia facile da capire ea cui fare riferimento.

L'amministrazione del contratto può essere un processo lungo, soprattutto se è la prima volta che un datore di lavoro e un appaltatore lavorano insieme. Può anche essere prorogato, poiché il processo di pianificazione del progetto potrebbe richiedere modifiche al contratto. Tutti questi cambiamenti e ritocchi, così come le negoziazioni iniziali, le riunioni e altro, rientrano nell'ambito dell'amministrazione del contratto.

Che cos'è un amministratore del contratto?

Un amministratore contrattuale è in genere una terza parte con una vasta conoscenza della finanza aziendale e del diritto contrattuale. Un cliente o qualcuno del team del cliente può talvolta fungere da amministratore del contratto, ma questo non è raccomandato. Quando questo è il caso, l'amministrazione del contratto può diventare rapidamente unilaterale e parziale. Questo può portare ad animosità tra il proprietario e il costruttore.

Gli amministratori dei contratti sono assunti per fungere da "intermediari" per i proprietari di progetti, appaltatori o subappaltatori per rappresentare e comunicare entrambe le loro aspettative. Questi individui determinano i modi migliori per rendere felici entrambe le parti e persino negoziare per ciascuna parte, se necessario.

I compiti di un amministratore di contratto variano a seconda del contratto e del tipo di progetto di costruzione. Ogni contratto avrà un insieme unico di richieste. Il fattore coerente è definire chiaramente i termini del contratto e garantire la comunicazione e buoni rapporti tra datore di lavoro e appaltatore.

Qual è il ruolo dell'amministratore del contratto?

Pensa all'amministratore del contratto come a un mediatore imparziale. Durante la creazione di un contratto possono verificarsi errori, controversie e comunicazioni errate. È compito dell'amministratore del contratto supervisionare ciò che sta accadendo e produrre la migliore versione possibile del contratto.

Per molti versi, un amministratore contrattuale è come un consulente di coppia. Non deve necessariamente esserci un problema affinché la coppia possa beneficiare della consulenza. Ma, il più delle volte, datori di lavoro e appaltatori andranno avanti e indietro su termini, appalti, prezzi e altre cose finché entrambe le parti non saranno soddisfatte. Avere qualcuno dedicato alla gestione di queste discussioni rende il processo più fluido.

Alcuni esempi di fattori di cui sarà responsabile un amministratore di contratto sono:

• Gestione delle controversie
• Fornire aggiornamenti del contratto
• Coordinamento con diversi dipartimenti, come il team legale
• Prendere decisioni giuste e imparziali
• Analizzare i rischi
• Stabilire standard di qualità
• Comunicare le aspettative
• Impostazione delle riunioni

Un amministratore contrattuale è lì per semplificare la vita, creare un documento più forte e avviare un forte rapporto datore di lavoro/appaltatore. Questo contratto può creare o distruggere il progetto, nel suo insieme. Errori di comunicazione e incomprensioni sono le principali cause di fallimento del progetto e un grande amministratore contrattuale può prevenirlo.

Amministrazione dei contratti vs. Gestione dei contratti

L'amministrazione del contratto viene comunemente scambiata per la gestione del contratto, ma i due non sono sinonimi. L'amministrazione del contratto è un processo che avviene solo prima che il contratto sia stato finalizzato. Una volta finalizzato il contratto, inizia la gestione del contratto.

Un amministratore del contratto è responsabile di garantire che entrambe le parti siano soddisfatte del contratto che creano insieme. Un contract manager, invece, si occupa dei contratti durante il progetto stesso. Questo prende la forma di rispondere a domande, apportare modifiche e mediare conflitti. Questi due ruoli richiedono competenze diverse e sono quindi due ruoli distinti.

Migliori pratiche per l'amministrazione dei contratti

L'amministrazione del contratto avrà un aspetto diverso da progetto a progetto, poiché ogni contratto avrà termini, accordi, obiettivi diversi, ecc. Tuttavia, ci sono alcune regole di base che si applicano a tutti i tipi di amministrazione del contratto:

• Acquisire familiarità con il progetto: per amministrare il contratto, l'amministratore del contratto deve comprenderlo nel contesto del progetto. In tal modo, sono in grado di rispondere alle domande che potrebbero sorgere alla loro fine e adattano le loro strategie a seconda del tipo di progetto, delle dimensioni, ecc. Sono anche più attrezzati per rispondere alle domande di entrambe le parti all'interno del contratto.
• Prepararsi per risultati imprevisti: ci sono alcune precauzioni extra che un amministratore del contratto può adottare per essere un passo avanti. Un amministratore di costrutto dovrebbe prepararsi per una situazione in cui un datore di lavoro o un appaltatore desidera apportare modifiche significative a un contratto. Quando e se ciò accade, un amministratore del contratto, idealmente, avrà già una risposta al rischio per procedere.
• Rimani obiettivo: in genere, l'amministratore del contratto è una terza parte, quindi può rimanere totalmente neutrale, ma ci sono casi in cui fa parte del cliente o del team dell'acquirente. Quando questo è il caso, l'amministratore del contratto deve fare uno sforzo extra per rimanere totalmente obiettivo.

Come ProjectManager aiuta con l'amministrazione del contratto

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che organizza tutto ciò che ha a che fare con il tuo progetto, dai contratti stipulati con fornitori e appaltatori a piani di progetto e report. Con il nostro potente software, i progetti di costruzione e l'amministrazione dei contratti sono molto più semplici.

Archivia file

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Piano

Quando tutti i tuoi documenti risiedono in un unico posto, puoi anche fare riferimento a piani di progetto, programmi e altro mentre il contratto viene scritto. Un piano di progetto, in particolare, conterrà le informazioni pertinenti da includere nel documento finale. Monitora l'avanzamento del tuo progetto sui nostri solidi diagrammi di Gantt e aggiorna i contratti di conseguenza, tutto da un unico strumento.

Traccia

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Contenuto relativo

L'amministrazione dei contratti è molto importante in diversi settori. Finché ci sono proprietari di progetti, appaltatori e subappaltatori, avrai bisogno di contratti per gestire i progetti con successo. Di seguito sono riportati alcuni esempi di contratti comunemente utilizzati per la gestione dei progetti.

• Contratto di rimborso spese
• Contratto di tempo e materiali
• Costo più contratto
• Contratto a prezzo fisso
• Produzione a contratto

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