Che cos'è l'archiviazione dei dati? Scopri come rende la tua attività più efficiente

Se sei come la maggior parte delle aziende, hai molti file digitali.

A differenza dei vecchi tempi, quando era comune vedere grandi stanze piene dal pavimento al soffitto di enormi schedari, l'odierna tenuta dei registri è completamente senza carta.

E dove sono conservati quei file elettronici? Ovviamente sull'archiviazione dei dati.

Sia che tu stia appena iniziando a provare il marketing basato sui dati o sia qualcosa che la tua azienda utilizza da un po', ci sono numerosi vantaggi nell'assicurarsi di avere la soluzione giusta per le tue esigenze.

Sei pronto per saperne di più su cos'è l'archiviazione dei dati e perché è così cruciale per il business?

Iniziamo.

Che cos'è l'archiviazione dei dati?

In poche parole, l'archiviazione dei dati è il luogo in cui vengono conservati i file elettronici.

Tutto, dai record dei clienti in un programma CRM all'immagine grafica del logo della tua azienda, sono dati.

Ciò significa che hai bisogno di un luogo sicuro, protetto e di facile accesso quando hai bisogno delle informazioni.

Quali sono i tipi di archiviazione dei dati?

In sostanza, ci sono tre tipi principali di archiviazione dei dati.

Ognuno ha una serie di pro e contro che lo rendono migliore per alcune organizzazioni e non adatto per altre.

Archiviazione su cloud

Il cloud computing è facile da usare ed è possibile accedervi praticamente da qualsiasi luogo con un nome utente e una password corretti.

Sebbene ciò sia estremamente conveniente, i costi per archiviare quantità eccessive di dati potrebbero non essere adatti alle grandi aziende.

Archiviazione basata su server o iperconvergenza

Allo stesso modo, lo storage basato su server o iperconvergenza è l'ideale per gli utenti di livello aziendale.

Questo è un tipo di archiviazione dei dati che include la presenza di una grande banca di server nella sede fisica dell'attività.

Coloro che dispongono di dipartimenti IT qualificati e di un budget elevato spesso scelgono questa opzione, poiché è la soluzione migliore per le situazioni in cui c'è un'enorme quantità di dati da archiviare.

L'unico problema? Può costare migliaia di dollari per operare.

Conservazione tradizionale

Qui è dove hai un server localizzato nella tua azienda che funge da unità da condividere tra gli utenti.

A causa dei limiti di dimensione, questo tipo di archiviazione dei dati è l'ideale per le piccole imprese.

Lo svantaggio è che, a meno che tu non disponga di un backup cloud opzionale dei dati, una catastrofe improvvisa come un incendio in un edificio può spazzare via completamente tutti i tuoi dati.

Come funziona l'archiviazione dei dati?

Tutti i tipi di archiviazione dati sono essenzialmente altri computer a cui hai accesso per archiviare file importanti.

➤ In alcuni casi, come l'archiviazione tradizionale, l'unità viene conservata in ufficio.

➤ Con l'archiviazione basata su server o iperconvergenza, grandi rack di unità computer collegate tra loro offrono spazio sicuro per i file digitali.

➤ Il cloud computing è il processo di accesso a un server di grandi dimensioni in tutto il paese o anche nel mondo tramite Internet, che consente quindi di salvare, eliminare o persino copiare file.

Tutti i tipi di archiviazione dei dati includono un componente fisico da qualche parte che mantiene i tuoi file al sicuro, protetti e lontani da terze parti sconosciute.

Sebbene alcuni metodi siano più sicuri di altri, di solito è una combinazione di più tipi di archiviazione di file che è l'ideale per la maggior parte delle aziende.

Con questo intendiamo un'opzione di dati fisici, come la memorizzazione delle informazioni su un server locale o su un disco rigido.

Quindi, esegui il backup tramite archiviazione online o cloud per una misura aggiuntiva.

Qual è l'importanza di scegliere l'archiviazione dei dati giusta per le aziende?

Naturalmente, avere la giusta soluzione di archiviazione dati per la tua azienda offre numerosi vantaggi che vanno ben oltre il non dover gestire un'enorme sala file all'interno del tuo edificio.

In effetti, alcuni dei motivi per cui l'archiviazione dei dati è importante non hanno nulla a che fare con i file stessi e hanno più a che fare con la facilità di accesso.

Ecco cosa devi sapere.

I file sono accessibili in qualsiasi momento

Il mondo si muove velocemente in questi giorni e questo significa che è importante avere accesso ai tuoi dati quando e dove ne hai bisogno.

Sebbene alcune opzioni come l'archiviazione tradizionale non semplifichino l'accesso alla documentazione che stai cercando al volo, il cloud computing sì.

In effetti, il cloud computing consente persino alla tua organizzazione di avere dipendenti remoti.

Quando tutti con le giuste credenziali possono accedere al tuo software CRM o ad altri database, è molto più facile essere produttivi.

Risparmio sui costi e budget complessivo

In poche parole, l'archiviazione dei dati consente alle aziende di operare in modo efficiente.

Ma cercare di scegliere quello giusto per la tua attività a volte si riduce a un risparmio complessivo sui costi.

Ad esempio, potrebbe avere senso utilizzare il cloud computing se si dispone di dipendenti remoti.

Tuttavia, se la soluzione che stai considerando richiede una tariffa per utente e hai centinaia di membri del team, questo potrebbe non essere responsabile.

Allo stesso modo, non avrebbe senso disporre di un intero server a livello aziendale in una piccola impresa , poiché sarebbe troppo costoso assumere un reparto IT per la manutenzione.

La sicurezza dei dati

Le aziende preoccupate per la sicurezza dei dati e dei siti Web devono essere esigenti riguardo alla soluzione di archiviazione dei dati che scelgono.

Sebbene possa sembrare controintuitivo assumere una società di archiviazione cloud di terze parti per gestire l'archiviazione dei dati, la verità è che queste aziende spendono un sacco di soldi ogni anno per aggiornare i sistemi per prevenire hacking e violazioni.

Come cliente, questo funziona a tuo favore.

Se si dispone di un'archiviazione dati tradizionale o basata su server presso la sede dell'ufficio, è necessario aggiornare continuamente i protocolli di sicurezza per far fronte alle minacce più recenti.

Invece, queste organizzazioni sanno che stanno gestendo dati importanti e fanno in modo che la loro attività rimanga al sicuro contro l'ultimo round di attacchi informatici.

Non c'è bisogno di spostare fisicamente i dati

Se la tua attività è in crescita, ci sono buone possibilità che alla fine ti trasferirai in un altro ufficio.

Per coloro che utilizzano l'archiviazione dei dati in loco o anche quegli schedari vecchio stile, ciò significa che la tua azienda dovrà pagare per spostare quei dati nella nuova posizione.

Consideralo per un momento. Enormi rack di server, sistemi informatici o persino scatole di file fisici ingombranti e in gran parte obsoleti.

Chi vuole davvero occuparsene o pagare la spesa aggiuntiva dei traslocatori che lo fanno per te?

Al contrario, avere la giusta soluzione di cloud computing può evitare che questo diventi un problema.

Meno possibilità di perdita di dati

Con la giusta soluzione di archiviazione dei dati, la tua azienda può ridurre notevolmente la possibilità di perdita di dati in caso di una situazione catastrofica.

Ad esempio, cosa accadrebbe se utilizzassi un sistema di archiviazione dati tradizionale senza backup su cloud e si verificasse un enorme incendio durante la notte nel tuo edificio?

Tutte queste informazioni andrebbero perse e la tua azienda sarebbe costretta a ricominciare da capo.

Allo stesso modo, anche la memorizzazione dei dati su laptop o computer desktop locali non è sempre una buona idea.

Il furto, il vandalismo o la negligenza possono causare il danneggiamento o la scomparsa di questi articoli molto rapidamente.

Se ciò accade e le uniche copie dei tuoi file si trovano su questi dischi rigidi, la tua azienda si troverà in una situazione negativa.

Migliore efficienza

Se la tua azienda ha situazioni in cui i clienti devono inviare documenti, foto o altri file, è molto importante disporre della giusta soluzione di archiviazione dei dati.

Dopotutto, i consumatori di oggi sono impazienti e preferiscono opzioni che non richiedono molto tempo o sono difficili da usare.

Le aziende che offrono caricamenti di cloud computing tramite SMS o e-mail spesso ottengono una migliore soddisfazione dei clienti e un numero maggiore di clienti adotta la pratica di inviare informazioni pertinenti quando necessario.

Conclusione: ci sono vantaggi nella scelta dell'archiviazione dei dati giusta

Come puoi vedere, avere il giusto tipo di archiviazione dei dati adatto alle tue esigenze è fondamentale per la tua capacità di gestire la tua attività in modo redditizio, sicuro e con un facile accesso per tutti all'interno della tua organizzazione.

Con la dipendenza dalle informazioni digitali in crescita e sempre più aziende che adottano strategie di marketing basate sui dati, la giusta soluzione di archiviazione è più importante che mai.

E questo è particolarmente vero se la tua azienda ha un gran numero di file, come quelli che tracciano e utilizzano i dati dei clienti come parte della loro strategia di marketing generale.

Stai cercando di aumentare l'uso del marketing basato sui dati da parte della tua organizzazione dopo aver trovato la soluzione di archiviazione elettronica ideale?

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