Che cos'è il design dell'organizzazione? Tipi, principi e altro

La maggior parte delle persone pensa che integrità significhi essere onesti. Anche se questo è vero, la parola ha un altro significato importante per la gestione del progetto: lo stato di essere integri e indivisi. In un certo senso, potresti chiamare design dell'organizzazione l'approccio per creare integrità nella tua organizzazione.

Ad esempio, un edificio che non ha integrità non può resistere. Allo stesso modo, un progetto che non fa parte di una progettazione organizzativa più ampia potrebbe avere difficoltà ad avere successo. Definiamo il design dell'organizzazione ei suoi diversi tipi e principi.

Che cos'è il design dell'organizzazione?

La progettazione dell'organizzazione è un processo per strutturare e gestire le organizzazioni. Ci vuole un approccio olistico al lavoro svolto in un'organizzazione che include formazioni di team, schemi di turni, reporting, processo decisionale, metodi di comunicazione e molto altro. Lo scopo della progettazione dell'organizzazione è aiutare un'organizzazione a eccellere in ciò che fa e aiutarla a raggiungere i suoi obiettivi. Ciò può significare qualsiasi cosa, da una riorganizzazione su larga scala a sottili cambiamenti nelle strutture e nei sistemi.

Il design dell'organizzazione entra spesso in gioco quando un'organizzazione sta crescendo o, al contrario, se si sta ridimensionando. Ciascuno di questi cambiamenti richiede che un'azienda riesamini il modo in cui opera. Altri motivi che spingono la progettazione dell'organizzazione includono un cambiamento nella leadership, nella strategia o nel mercato in cui l'organizzazione opera.

Il motivo per cui viene implementato il design dell'organizzazione è semplicemente per migliorare il modo in cui l'organizzazione funziona. Ciò può significare qualsiasi cosa, dall'individuazione delle inefficienze al prendere decisioni migliori e più rapide. Il design dell'organizzazione può migliorare la qualità dei beni o servizi che un'organizzazione produce, aumentare i profitti e rafforzare le relazioni con la sua base di clienti. Internamente, può creare condizioni di lavoro più sicure, una forza lavoro più felice e motivata e preparare meglio l'azienda per le sfide future.

La creazione e l'implementazione del design dell'organizzazione è considerata un progetto, qualcosa che ha più successo con il software di gestione dei progetti. ProjectManager è un software di gestione dei progetti che aiuta a organizzare, monitorare e creare report sulla pianificazione dei progetti. I nostri diagrammi di Gantt raccolgono tutte le tue attività, collegano le dipendenze per evitare colli di bottiglia e persino filtri per il percorso critico. Puoi impostare una linea di base per tenere traccia dei tuoi progressi effettivi rispetto a quelli pianificati in tempo reale per rispettare la pianificazione. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Principi di progettazione organizzativa

Hai solo una possibilità per la progettazione dell'organizzazione e richiede molto tempo e fatica. Se non lo fai bene, non raccoglierai i frutti e probabilmente non avrai una seconda possibilità. Ciò rende importante conoscere i principi della progettazione dell'organizzazione e come muoversi correttamente attraverso il processo.

Ogni organizzazione è diversa, ovviamente, ma tutte condividono alcune cose in comune. Sebbene questi 10 principi guida possano variare leggermente a seconda di chi li sta applicando, rimangono una tabella di marcia equa per i leader che stanno cercando di ricalibrare le loro organizzazioni per ottenere alcuni dei molti vantaggi possibili dalla progettazione dell'organizzazione.

1. Liberati dal passato: l'organizzazione deve guardare in modo riflessivo a se stessa, al suo scopo e al modo in cui le modifiche a questi pilastri fondamentali influenzeranno clienti, dipendenti e investitori. Quando inizi a esplorare i cambiamenti, pensa a come possono differenziarti dalla concorrenza e come questi cambiamenti si svolgeranno nei prossimi anni.
2. Progetta con la conoscenza del tuo DNA: per sapere a cosa dare la priorità nella progettazione organizzativa, fai un passo indietro e identifica i mattoni universali della tua organizzazione. Tutte le organizzazioni possono essere suddivise in elementi tangibili o formali come il modo in cui vengono prese le decisioni, come vengono elaborati i dati e come viene suddiviso il lavoro. Le aziende hanno anche elementi immateriali o informali come il modo in cui le persone agiscono e sono ispirate a contribuire.
3. Correggi la tua struttura per ultimo: l'organigramma dell'azienda potrebbe sembrare il primo passo logico, ma vuoi creare un ponte che trasporterà l'organizzazione dalle vecchie modalità alle nuove modalità. È un errore comune pensare di poter semplicemente saltare da una struttura all'altra. Quella struttura è il passaggio finale dopo che hai fatto tutto per supportarla e le modifiche che avvierà.
4. Usa il tuo talento migliore: apporti un cambiamento responsabilizzando le persone nella tua organizzazione, quindi indipendentemente dai cambiamenti strutturali che intendi apportare, vuoi identificare i punti di forza dei tuoi attori chiave e assicurarti che abbiano il potere di collaborare e facilitare tali cambiamenti . Il gruppo dirigente è responsabile della progettazione organizzativa di successo.
5. Sapere cosa puoi controllare: è importante elencare i vincoli che ti stanno rallentando come organizzazione e i sacrifici che fai sempre. Conoscere i propri limiti prima di qualsiasi tentativo di eseguire un nuovo progetto di organizzazione. Dovresti anche essere consapevole delle normative, della carenza di forniture e della domanda dei clienti che sono fuori dal tuo controllo, ma non dedicare troppo tempo a concentrarti sulle cose che puoi cambiare.
6. Promuovi la responsabilità: vuoi che tutti siano responsabili del proprio lavoro, il che richiede trasparenza e comunicazioni chiare, non microgestione. Questa è probabilmente la modifica più importante che puoi apportare alla tua organizzazione. Se la comunicazione scorre senza ostacoli e ognuno si assume la responsabilità del proprio lavoro, la struttura che progetti funzionerà meglio.
7. Il benchmarking non è così importante come pensi: possono esserci problemi con il monitoraggio di ciò che stanno facendo i concorrenti. Sebbene possa aiutare a ottimizzare il tuo design ed esporre problemi nascosti, riduce anche le tue capacità uniche. Non è produttivo confrontare la tua organizzazione con altre che potrebbero avere una proposta di valore o capacità diverse. Se devi fare un benchmark, concentrati su elementi selezionati piuttosto che sull'intera organizzazione.
8. Il design dell'organizzazione dovrebbe adattarsi allo scopo dell'azienda: ogni organizzazione è diversa e la struttura giusta per la tua organizzazione probabilmente non si adatta a un'altra. Quando si progetta l'organizzazione, assicurarsi che sia in linea con il proprio scopo e che sia coerente in tutta l'organizzazione.
9. Non trascurare gli elementi immateriali: è facile concentrarsi sugli elementi tangibili della progettazione dell'organizzazione, come i diritti decisionali e l'organigramma, ma non si ottengono i risultati desiderati. Invece, bilancia il tangibile con l'intangibile se vuoi portare a termine le cose. Il tangibile è importante ma senza affrontare il modo in cui le persone pensano e agiscono in quella struttura, non cambierai nulla.
10. Costruisci sui tuoi punti di forza: uno dei modi migliori per implementare un design organizzativo di successo è costruire sui tuoi punti di forza. Spesso il design dell'organizzazione è così lontano dai valori e dai punti di forza fondamentali dell'organizzazione da essere destinato a fallire. Assicurati di trovare i punti di forza dell'organizzazione e di costruire su queste basi.

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Tipi di progettazione dell'organizzazione

Proprio come non esiste un tipo di organizzazione, non esiste un tipo di progettazione organizzativa. Queste varie strutture organizzative sono una struttura per l'organizzazione per distinguere potere e autorità, ruoli e responsabilità e determinare come le informazioni fluiranno attraverso l'organizzazione. Diamo un'occhiata ad alcune delle strutture di progettazione dell'organizzazione più comuni che supportano la progettazione dell'organizzazione.

Struttura gerarchica

Questo è un organigramma condiviso a piramide con il CEO o il manager in cima e ogni livello discendente nella catena di comando fino a quando la base non è costituita da dipendenti di livello base. Questo definisce l'autorità, mostra tutti a cui riferiscono e chiarisce il percorso di carriera. Tuttavia, una struttura gerarchica può rallentare l'innovazione e far sentire coloro che si trovano alla base della piramide come se fossero al di fuori del processo.

Struttura funzionale

Come nella struttura gerarchica, quelli con più autorità e responsabilità sono posti in cima alla carta e poi discende per responsabilità. Tuttavia, l'organizzazione è determinata dalle competenze e dalla funzione dell'azienda, con ogni dipartimento gestito in modo indipendente. Questo dà ai reparti un senso di autodeterminazione e la struttura può essere facilmente ridimensionata. Ma una struttura funzionale può anche creare silos nell'organizzazione e bloccare le comunicazioni interdipartimentali.

Struttura orizzontale o piana

L'opposto di una struttura gerarchica, la struttura orizzontale è popolare tra le startup e altre organizzazioni in cui non c'è molta distanza tra il management e i dipendenti. Incoraggia una minore supervisione e un maggiore coinvolgimento da parte di tutti nell'organizzazione. I dipendenti si sentono responsabili e si assumono maggiori responsabilità. Favorisce la comunicazione e accelera la consegna di nuove idee. Tuttavia, può esserci una mancanza di supervisione che crea confusione ed è difficile da mantenere su larga scala.

Struttura divisionale

Come suggerisce il nome, ogni divisione dell'organizzazione controlla le proprie risorse come se fosse una società indipendente all'interno di un'organizzazione più ampia. Ogni divisione ha i propri team di marketing, vendite e IT. La struttura si presta alle organizzazioni più grandi e consente loro di essere più flessibili, rispondendo rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dei clienti con un approccio personalizzato. Può anche creare risorse duplicate, sprecando tempo ed energia. Anche la comunicazione tra le divisioni può essere difficile, portando a una competizione interna all'interno dell'organizzazione più ampia.

Struttura della matrice

Questa struttura a griglia è ideale per i team interfunzionali creati per servire progetti speciali. Questa struttura aiuta a collegare parti altrimenti disparate. La struttura a matrice aiuta inoltre i manager a trovare facilmente i membri del team per qualsiasi progetto stanno conducendo e fornisce una visione più dinamica dell'organizzazione. I dipendenti sono incoraggiati a utilizzare le proprie competenze al di là di quelle applicate al loro ruolo originale. Può creare conflitti tra manager di diversi reparti.

Struttura a squadre

Come suggerisce il nome, questa struttura organizza i dipendenti per squadre. Questo è contrario a quella che è considerata una struttura gerarchica tradizionale ed è l'ideale per un ambiente collaborativo più orientato alla risoluzione dei problemi in cui i dipendenti hanno un maggiore controllo. Ciò può aumentare la produttività e le prestazioni, abbattendo la mentalità del silo a favore di una maggiore trasparenza. Consente inoltre spostamenti laterali in tutta l'organizzazione e fornisce una minore supervisione manageriale. È perfetto per la gestione agile dei progetti e per i team di Scrum. Tende a rendere meno chiari i percorsi promozionali.

Struttura di rete

Questa struttura funziona bene per le organizzazioni che non hanno i propri servizi centralizzati. Lavorano con fornitori, subappaltatori, liberi professionisti, sedi fuori sede e uffici satellite. Per portare un po' di ordine a questo mix apparentemente caotico, una struttura di rete aiuta ad aprire le comunicazioni tra le persone coinvolte su una gerarchia vecchio stile. Visualizza le varie relazioni in loco e fuori sede nell'organizzazione, promuove un ambiente più flessibile e aiuta tutti a comprendere il flusso di lavoro in modo che possano collaborare più liberamente. Tuttavia, può essere ancora complesso e rende difficile sapere chi ha autorità su cosa.

Come ProjectManager aiuta dopo la progettazione dell'organizzazione

Indipendentemente dal tipo di progettazione organizzativa che applichi nella tua azienda, ProjectManager è l'unico strumento di gestione del lavoro e dei progetti di cui avrai bisogno per connettere i tuoi team ibridi e aiutarli ad aumentare la produttività. Le nostre molteplici viste del progetto significano che puoi lavorare come vuoi, sia in una struttura gerarchica più tradizionale, una struttura piatta e agile o una versione ibrida.

Visualizza il flusso di lavoro con le schede Kanban

Ti abbiamo già mostrato il diagramma di Gantt che è ottimo per una struttura gerarchica, ma questa è solo una delle nostre viste multiple del progetto. Per una struttura piatta o basata sul team, ti consigliamo di utilizzare le schede kanban per gestire gli arretrati e pianificare in modo collaborativo gli sprint. I manager ottengono trasparenza nel processo e possono riallocare le risorse secondo necessità per evitare colli di bottiglia e far lavorare i team a pieno regime.

Tieni traccia dei progressi e delle prestazioni in tempo reale

Non è sufficiente disporre degli strumenti per soddisfare i dettami del design dell'organizzazione che hai, devi monitorare il tuo lavoro per assicurarti che soddisfi le tue aspettative. Il nostro software fornisce dati in tempo reale per un processo decisionale più approfondito. Ottieni una visione di alto livello con la nostra dashboard live che tiene traccia di sei metriche di progetto. Non è richiesta alcuna configurazione e la dashboard calcola automaticamente i dati per te. Per un'analisi più approfondita dei dati, sono disponibili rapporti con un clic, che possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni che desideri visualizzare. Quindi, condividilo con le parti interessate per tenerli aggiornati.

Qualunque sia il design dell'organizzazione che utilizzi, la comunicazione è fondamentale. Il nostro software è collaborativo fino al midollo, semplificando la condivisione di piani, file e altro. Puoi commentare le attività e ricevere notifiche via e-mail e nell'app quando qualcosa viene aggiornato. C'è un'unica fonte di verità che fa lavorare tutti insieme e in modo produttivo.

ProjectManager è un software pluripremiato che collega i team ibridi e promuove una maggiore efficienza. Facilita la progettazione dell'organizzazione di tutti i tipi, indipendentemente dal fatto che i team siano uniti o distribuiti, indipendentemente dalle competenze o dal loro dipartimento. Unisciti ai team di NASA, Siemens e Nestlé per raggiungere il successo con il nostro strumento. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.