Che cos'è la pianificazione organizzativa nella gestione dei progetti?

Se stai cercando di avviare o far crescere un'attività (o semplicemente di mantenere un'attività redditizia), hai bisogno di un piano aziendale. Ma non tutti i piani sono uguali. Se hai bisogno di definire il tuo business e i suoi obiettivi, devi usare la pianificazione organizzativa.

Tale pianificazione fornisce un chiaro percorso da seguire. Quando organizzi i vari dipartimenti della tua azienda, tutti sanno qual è la loro funzione e le attività e i processi necessari per raggiungere i tuoi obiettivi aziendali.

Che cos'è la pianificazione organizzativa?

La pianificazione organizzativa è il modo in cui gli imprenditori organizzano le operazioni quotidiane di un'azienda. Questo può variare da cose semplici, come la ragione di esistenza delle aziende, a considerazioni più complesse, come la definizione di obiettivi per realizzare un obiettivo specifico. Utilizzi il piano organizzativo come struttura per la creazione di attività che, una volta eseguite, consentiranno all'azienda di raggiungere il proprio obiettivo.

La pianificazione organizzativa viene spesso utilizzata per migliorare l'attività complessiva di un'azienda, ma un'azienda può indirizzarla verso la sua forza lavoro, le finanze oi prodotti. Esistono, quindi, vari tipi di obiettivi di pianificazione organizzativa; dallo sviluppo della forza lavoro e pianificazione finanziaria a prodotti, servizi e pianificazione dell'espansione.

Sono molti i dati da organizzare. ProjectManager ha diagrammi di Gantt interattivi che ti aiutano a organizzare tutte queste informazioni, creare un piano funzionale e gestirlo con successo. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

Perché la pianificazione organizzativa è importante

Inutile dire che meglio organizzi la tua azienda, migliori saranno le prestazioni della tua azienda. La pianificazione organizzativa è importante perché consente alle aziende di sviluppare una pianificazione efficace e raggiungere gli obiettivi dichiarati.

Avere un piano organizzativo è utile anche perché un'azienda preparata risponde meglio ai cambiamenti sul posto di lavoro. Inoltre, la pianificazione dell'organizzazione chiarisce i ruoli, le responsabilità e le aspettative di tutti in azienda. Questo aiuta la direzione ad assicurarsi di soddisfare i parametri di riferimento determinati.

Poiché la pianificazione organizzativa crea una struttura in cui le relazioni tra team e manager sono chiaramente definite, può anche rivelare dove ci sono carenze, problemi o responsabilità. L'azienda può quindi risolvere questi limiti.

Tipici processi di pianificazione organizzativa

Queste fasi della pianificazione organizzativa sono definite in questi quattro processi:

1. Pianificazione strategica: questa è la visione d'insieme dell'azienda. Qui si definiscono gli obiettivi dell'azienda. Gli obiettivi devono essere in linea con la missione, la visione e i valori complessivi dell'azienda. Questo processo coinvolge l'alta dirigenza, sebbene tu possa coinvolgere i dipendenti nella discussione.
2. Pianificazione tattica: Successivamente, la discussione si sposta su come implementare il piano sviluppato. Questi sono obiettivi più a breve termine, di solito non più di un anno di durata. È qui che il middle management prende la palla al balzo, in termini di creazione di piani e campagne di marketing.
3. Pianificazione operativa: ora siamo arrivati ​​alle operazioni quotidiane necessarie per eseguire il piano tattico. Qui è dove si impostano orari di lavoro, politiche, regole e regolamenti per i dipendenti. Assegni anche compiti specifici e crei un protocollo per il monitoraggio del lavoro.
4. Pianificazione di emergenza: è importante disporre di uno o due piani di riserva in caso di eventi imprevisti o problemi che rendono impossibile il piano originale. Trascorri del tempo a pensare a possibili rischi e risposte. Gli eventi includono disastri naturali, malfunzionamenti del software o la partenza di un dirigente di livello C dall'azienda.

Come fare un piano organizzativo

Le quattro fasi del processo di pianificazione organizzativa creano un quadro, ma ci sono diversi passaggi durante la creazione di un piano organizzativo:

1. Inizia con gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda: dove vuoi essere a breve e lungo termine?
   Quindi, riunisci una squadra per guidare l'esecuzione, il monitoraggio e l'avanzamento del piano.
2. Crea un grafico che illustri la struttura organizzativa del piano: condividilo con l'intera azienda e tienilo aggiornato sui progressi mentre raggiungi le pietre miliari fissate per il lungo e il breve termine.
3. Definisci gli obiettivi e gli obiettivi dell'azienda: fai un elenco dettagliato per aiutare tutti a comprendere gli obiettivi e gli obiettivi, nonché il loro ruolo nel realizzarli.
4. Crea un elenco di attività con ruoli per tutti i membri del tuo team: assegna loro compiti e assicurati che il team capisca cosa ci si aspetta da loro.
5. Verifica dove si trova attualmente l'azienda: quali processi sono in atto in questo momento? La revisione di questo consente al team di vedere cosa deve fare per raggiungere gli obiettivi di crescita dell'azienda.
6. Prendi ciò che hai raccolto e inseriscilo in un documento: utilizzalo per tenere traccia dei progressi quando esegui il piano organizzativo.

Come comunicare il tuo piano organizzativo al team

Una volta creato un piano organizzativo, è necessario comunicarlo al team. Questo è un passaggio cruciale. Se implementi un piano senza che tutti lo capiscano, potresti avere problemi che potrebbero far deragliare l'intero piano.

Un modo per mettere tutti sulla stessa pagina è convocare una riunione a livello aziendale. Avere un programma serrato che dettaglia il piano organizzativo e ottenere feedback dai presenti. Puoi anche creare un foglio singolo e distribuirlo prima o durante la riunione.

Se la tua azienda ha un software di gestione dei progetti, puoi coinvolgere l'intera azienda nel piano organizzativo, assegnare compiti e comunicare attraverso lo strumento in caso di domande. Quindi, quando implementi il ​​piano organizzativo, puoi monitorare i progressi e assicurarti che tutti rimangano in comunicazione.

Come ProjectManager aiuta con la pianificazione organizzativa

ProjectManager è uno strumento basato su cloud con più viste del progetto che consente ai manager e ai loro team di scegliere lo strumento con cui vogliono lavorare. Indipendentemente da ciò che usano, i dati vengono condivisi sulla piattaforma in modo che tutti lavorino con i dati più aggiornati.

Disporre interi piani sui diagrammi di Gantt

Inizia a pianificare organizzando le attività e aggiungendo scadenze. I diagrammi di Gantt sono lo strumento tradizionale per ottenere tutto il tuo lavoro su una sequenza temporale, ma non tutti i diagrammi di Gantt sono uguali. La visualizzazione del progetto del diagramma di Gantt di ProjectManager consente di filtrare il percorso critico senza calcoli complicati. Vedi cosa è essenziale e cosa puoi saltare, se il tempo e il denaro diventano un problema.

Imposta le linee di base per tenere traccia dei progressi

Una volta completata la pianificazione, è possibile impostare una linea di base. Questo cattura il tuo impegno pianificato per le attività, il costo delle risorse e altro ancora. Ciò significa che, una volta che inizi a eseguire il tuo piano, puoi confrontare lo sforzo effettivo con quello pianificato per assicurarti di tenere il passo.

Ottieni dati in tempo reale da dashboard e report

Per tenere d'occhio i progressi e le prestazioni, utilizza la dashboard live di ProjectManager. Raccoglie i dati, li calcola automaticamente e li visualizza in grafici e grafici di facile lettura. A differenza di altri software, non è necessario configurare la dashboard; è attivo e funzionante dall'inizio.

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